イベント予算テンプレート
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このテンプレートを使用するタイミング：このイベント予算テンプレートを使用すると、あらゆるイベントの費用と収益の両方を管理できます。予測コストと実際のコストの追跡、利益率の監視、社内チームや社外パートナーへの明確な財務サマリーの提示に役立ちます。
注目すべきテンプレート機能:このテンプレートには、会場賃貸料、旅費、広報活動費、イベント・プログラミング費用、チケットおよび製品の売上など、複数の費用および収益カテゴリが含まれており、すべて特定のニーズに合わせてカスタマイズできます。また、予想損益と実際の損益を比較して予算予測の精度を追跡するのに役立つチャートも含まれています。
Smartsheetイベントバジェットを使用すると、タスクの割り当て、自動アラート、コラボレーションによる共有など、ベンダーやイベントチームメンバーとの調整を容易にするテンプレート機能が追加されます。
イベント予算プランナーテンプレート
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このテンプレートをいつ使用するか：このイベント予算プランナーテンプレートを使用すると、物流やマーケティング、ゲストサービス、食品など、イベントのあらゆる詳細にわたって予測される経費を整理できます。初期段階の計画段階や、承認のための予算案を作成する際に発生する可能性のあるコストを総合的に把握できます。
注目すべきテンプレート機能:このテンプレートには、会場、プログラミング、コミュニケーション、スポンサーなど、複数のイベントカテゴリのセクションが含まれています。各カテゴリの下には、詳細な明細が表示されます。シンプルなフォーマットは、コストを見落とすことなく、イベントの規模やスタイルに基づいて行をカスタマイズできる柔軟性を提供します。上部のテンプレートでは、予想される総コストが強調されています。
会議予算&コストトラッカーテンプレート
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このテンプレートを使用するタイミング この会議予算とコストトラッカーテンプレートを使用すると、複数の部門、ベンダー、プログラミングトラックが参加する会議など、多面的なイベントのあらゆる機能にわたって経費を計画および管理することができます。
注目すべきテンプレート機能:このテンプレートは、会場、食品、装飾、プログラミングなど、すべての主要な経費カテゴリをカバーしています。これらは項目ごとに分類され、予測コスト、実際の金額、および差異追跡のフィールドがあります。これにより、イベントが予算を下回っているか超過しているかを確認できます。テンプレートでは小計が自動計算されます。予算の総額サマリーが上部に表示され、すぐに参照できます。構造化されたレイアウトは、さまざまな規模と範囲の会議に有効です。また、利害関係者、ベンダー、または財務チームとの明確なコミュニケーションをサポートします。
Smartsheet のイベント管理予算テンプレートを使用して、イベント計画と予算機能を利用できます。会議などのイベント用に設計されたこのテンプレートでは、共同作業用のスプレッドシートとビジュアルタイムラインを使用して、タスクと予算項目の優先順位付けと監視を行うことができます。
資金調達イベント予算テンプレート
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このテンプレートをいつ使用するか：この予算テンプレートを使用して、資金調達イベントの予算を計画し、収入と費用の見積もりと実績を比較し、資金調達のパフォーマンスと収益性を明確に把握できます。
注目テンプレート機能：一般的なイベント予算とは異なり、収入のトラッキングを重視したテンプレートです。テーブル、個々のチケット、スポンサーシップ階層、寄付、オークションまたはグッズ販売の詳細な内訳が含まれています。また、このテンプレートでは、視覚的に比較可能な利益サマリーも表示されており、一目で結果を分析し、今後のキャンペーンの計画に役立てることができます。
ハイブリッドイベント予算テンプレート
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このテンプレートを使用するタイミング:この予算テンプレートは、仮想要素と対面要素を組み合わせたイベントに使用します。複数の収益源と詳細な経費カテゴリを持つこのテンプレートは、さまざまなイベントに適応できます。
注目すべきテンプレート機能：このテンプレートは、デジタルと物理的なロジスティクスに二重に焦点を当てているため、複雑なイベント形式と利害関係者の報告のバランスを取るチームに特に役立ちます。テンプレートには、予算カテゴリ、予測コスト、実際のコスト、差異、およびメモの列が含まれ、変更の追跡と予算成果の分析に役立ちます。セクションはハイブリッドイベントに合わせて調整されており、バーチャルプラットフォーム料金、食事券、オンサイトケータリング、技術者派遣などの項目が含まれています。収益セクションでは、チケットのメンバーシップレベル、スポンサーレベル、ベンダー収入を追跡します。
政党予算テンプレート
このテンプレートを使用するタイミング: このパーティー予算テンプレートを使用すると、経費を追跡し、予算内に収めながら、個人またはビジネスの現場で個人的なまたはビジネス関連の懇親会を計画できます。
注目すべきテンプレート機能:このテンプレートは経費を分類し、明細に分解して金額を記録し、コメントの余地を残します。また、カテゴリの割合、総予算、総経費、残りの差額を自動計算するサマリー表も含まれています。会場、装飾、飲食、娯楽などのカテゴリー別に資金の配分を円グラフで視覚的に表示します。
イベント予算提案テンプレート
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用のブランクイベント予算提案テンプレートをダウンロード
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このテンプレートを使用するタイミング:このイベント予算提案テンプレートを使用して、イベントの関係者やスポンサーに明確で戦略的な財務計画を提示します。このテンプレートは、事前の承認と予算の徹底的な正当化が必要な会議、サミット、または多額の投資が必要なイベントに最適です。
注目すべきテンプレート機能:このテンプレートは、ナラティブと数値の詳細を組み合わせたもので、イベントの目的、正当性、主な投資分野のセクションを、項目別の収益予測とコストの内訳とともに示します。フォーマット済みの表は設備投資とコンティンジェンシー・プランニングに関する洞察を提供し、テンプレートにはイベントの財務範囲と戦略的価値を完全に把握するための視覚的なコスト・サマリーも含まれています。
イベント予算を作成する際に考慮すべき費用
資金集めや会議、懇親会など、経費の内訳が細かく表示されることで、経費の管理や不測の事態の回避、財務目標の達成に役立ちます。ロジスティックスと参加者体験の両方をサポートする幅広い経費を計画することが重要です。
イベント企画に欠かせない経費カテゴリ
イベントの種類、規模、場所によって予算要件が異なります。今回は、イベント予算を計画する際に留意すべき主な経費について紹介します。
- 会場貸出：イベントスペースの貸出費用は、場所、規模、時間帯によって異なります。テーブルや椅子、基本的な視聴覚サポートなど、含まれているものを必ず確認してください。
- 飲食：ケータリングサービス、飲み物、軽食、時にはスタッフの謝礼が含まれます。ゲスト数、食事のニーズ、食事形式などの要因は、すべて飲食コストに影響を与える可能性があります。
- オーディオビジュアルおよびテクニカルサポート:イベントには、マイク、プロジェクター、スクリーン、ライブストリーミングサービス、技術スタッフが必要な場合があります。ハイブリッドまたは仮想イベントの場合、プラットフォームライセンスやインターネットアップグレードも含まれる場合があります。
- 装飾と看板：雰囲気を高める花、照明、舞台デザイン、ブランド看板、審美的なタッチなどをカバーします。これらの要素は、テーマやブランドに合わせてください。
- エンターテイメントおよび講演者：基調講演料、パネリスト謝礼金、ミュージシャン、DJ、または他のパフォーマーがすべてこのカテゴリーに該当します。旅行、宿泊、ライダーの要件が適用される場合があります。
- マーケティングおよびプロモーション:費用には、デジタル広告、電子メールキャンペーン、チラシ、ビデオ制作、グラフィックデザイン、およびその他のマーケティング要素が含まれる場合があります。
マーケティング費用の詳細な内訳の作成に役立つ マーケティング予算テンプレート集と、マーケティング予算の計画に関するヒントをご覧ください。
- スタッフ：派遣スタッフ、セキュリティ、チェックイン要員、ボランティアが必要かどうかを検討します。また、会場によっては、技術スタッフや清掃クルーの人件費が別途かかる場合もあります。
- 登録とゲスト管理:登録ソフトウェア、IDバッジ、チェックイン資料、オンサイトサポートが含まれます。スムーズなゲスト対応により、出席者のエクスペリエンスが向上します。
- 保険と許可:イベント保険と許可証を確保することで、責任から保護されます。また、会場によって要求される場合もあります。これには、一般的なイベント保険、酒の免許、市町村の許可などが含まれます。
- 交通手段と駐車場:場外会場や大規模なイベントでは、シャトルサービス、付き添い、スピーカーの移動、または貸し切りの駐車場を利用する場合があります。
- 予備費：総予算の一部（通常は5〜10％）を、想定外の費用のために確保します。これにより、直前の変更やオーバーランから保護できます。
さまざまな種類のプロジェクトや事業の財務計画や経費・収入の追跡に役立つその他のツールについては、 プロジェクト予算テンプレートと 運営予算テンプレートの選択をご覧ください。
マーケティング向けの Smartsheet によるイベント予算とキャンペーン計画の改善
Smartsheet は、有能なマーケティング チームが重要視する 3 つのポイントである「効果的なキャンペーン管理」、「一貫したクリエイティブ オペレーション」、および「強力なイベント ロジスティクス」をすべて支援しており、より効果的に作業してより多くのことを実現するのに役立ちます。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。
