FOX Sports (フォックス スポーツ) は Smartsheet でシームレスなイベント放送をサポート

Fox Corporation (フォックス コーポレーション) のスポーツ番組部門である FOX Sports は、テレビ、デジタル、ラジオでスポーツ コンテンツを放送し、週末ごとに 1 億人以上の視聴者を集めています。同社は、ナショナル フットボール リーグ (NFL)、メジャー リーグ ベースボール (MLB)、全米バスケットボール協会 (NBA)、全米ストック カー レース協会 (NASCAR)、および全米大学体育協会 (NCAA) のフットボールやバスケットボールなど、人気リーグの試合を放送しています。

同社のプロジェクト管理チームの役割は、ステージ、通常番組、ワークスペースの改造、コンテンツ ベイの編集、ハイライト、FIFA ワールド カップ、ライブ イベント中継用の音声/映像コントロール ルームなど、FOX Sports のさまざまな部門による放送インフラの設計と構築を支援し、デジタル コンテンツの保存をサポートすることです。「プロジェクト チームのニーズが、試合撮影用のドローンやカメラ、スタジアムの裏から放送するメディア トラックの設備とシステム、または複数のスタジアムでのテレビ生中継のいずれであっても、私たちはそれぞれのイベントに先立ち、オペレーション チームのためにすべてが適切にセットアップされるよう支援します」と、FOX Sports のプロジェクト管理ディレクターである Jessica Nguyen 氏は言います。プロジェクト マネージャーは常時 40 件以上のロジスティクス プロジェクトのポートフォリオを、Smartsheet を使用して最初から最後まで追跡しています。 

「Smartsheet によってあらゆるプロジェクト情報を一元管理できるため、重要なプロジェクト情報をすべてシームレスに追跡し、プロジェクトを期限内に、予算内でデリバリーして、試合が始まる前にすべての準備を整えることができます」と Nguyen 氏は言います。

アプリケーションの統合

FOX Sports は当初、プロジェクト情報の取得、追跡、提示を行うために複数のツールを使用していました。Microsoft Project、Microsoft SharePoint、Microsoft Excel、Atlassian Jira、Confluence など、異なるプラットフォーム間でデータを引き出すための簡単な方法はありませんでした。「それは非常に面倒な作業で、時間がかかり、プロジェクトを管理するためのライセンス料も高額でした。これまで勤めた企業でも、数十年前から同様の苦労を見てきました」と Nguyen 氏は言います。「今まではプロジェクトの最新情報を得るために、さまざまなチームのすべてに電子メールを送信していましたが、正しいデータが返信されるのを待たねばならず、プロジェクトの正確なタイムラインを把握するのは困難でした。スケジュール、予算、ステータス、未解決の問題やタスクなど、高レベルのプロジェクト情報の概要を把握するための統一された方法がなかったのです」。

一元化されたビジネス 

Nguyen 氏が Smartsheet に出会ったのは、システム & テクノロジー チームの新しいシニア バイス プレジデントから、FOX の他のチームが使用している現在のソリューションが気に入らないので、統合型のプロジェクト管理ソリューションを見つけるよう頼まれたことがきっかけでした。「Smartsheet でできることを見て、驚きました」と同氏は言います。Nguyen 氏とそのチームは Smartsheet Control Center でテンプレートを作成し、プロジェクトの作成や、スコープ文書、スケジュール、予算、BOM 予算、機材リスト、設計ログ、RAID ログ、およびドキュメント センターへのリンクといったデータの管理を自動化しました。「あるプロジェクトから次のプロジェクトにテンプレートをコピーして、必要に応じて微調整するのはとても簡単です」と Nguyen 氏は言います。「Smartsheet では技術的な専門知識をさほど必要としないため、すぐ簡単に使い始めることができました」。

FOX Sports は、プロジェクトを最初から最後まで管理するだけでなく、資本計画を立案する際にも Smartsheet を使用しています。資本計画は、会社が会計年度ごとに新規プロジェクトの予算を承認するための年次プロセスです。このプロセスの一環として、同社は Smartsheet Dynamic View を使用し、社内クライアントがプロジェクトのリクエストを追加できるようにしています。「Smartsheet は資本計画の合理化に役立っており、毎年会社の財務チームに対し、予算計画を簡単に提示できます」と Nguyen 氏は言います。また、FOX Sports は Smartsheet を ServiceNow と統合してハードウェアの在庫を追跡したり、Coupa と統合して購買を自動化したりしました。さらに、ハードウェアとソフトウェアのサービス契約を Smartsheet で追跡するほか、米国全体で制作プロジェクトの補助にあたる臨時従業員を対象とした、アサイメント デスク チームによる採用プロセスの管理にも、Smartsheet を使用しています。「Workday との統合にも取り組んでいます」と Nguyen 氏は言います。「プロジェクト マネージャーは Smartsheet の機材リストと、会社の財務システムに格納されている実際の支払い金額との間で 1 セントの狂いもないように、それぞれの請求書を手作業で照合していますが、統合によってその時間を大幅に短縮できます」。

FOX Sports のプロジェクト マネージャーとリーダーシップ チームは、ダッシュボードを使用して各プロジェクトのスナップショット ビューを取得しています。「Smartsheet のダッシュボードにアクセスすれば、あらゆるプロジェクトの現在のステータスを誰でも閲覧でき、スケジュール、予算、機材の注文に関する最新情報を確認できます」と Nguyen 氏は言います。「また、上級経営陣はプロジェクトのすべてのデータとアクション アイテムをダッシュボードで確認できるため、より多くの情報に基づいてビジネス上の意思決定を行うことができます」。

ポートフォリオの追跡が容易に

現在、FOX Sports は Smartsheet を使用して、ロサンゼルスのプロジェクトとノース カロライナ州シャーロットのプロジェクトとの間でポートフォリオ データをまとめるとともに、60 件以上に及ぶプロジェクト全体のデータをリンクすることで、プロジェクト レベルの詳細な可視性を実現しようとしています。「最近、シカゴの Big Ten Network (ビッグ テン ネットワーク、BTN) にも、同じソリューションをわずか数週間で導入しました。BTN の今年度のポートフォリオには 18 件のプロジェクトがあります」と Nguyen 氏は言います。自動化されたデータ集約と一元化されたダッシュボードにより、ポートフォリオの健全性を簡単に監視できます。「すべてのプロジェクトを 1 つのソリューションで管理し、リンクさせることで、各チームのニーズに合わせてダッシュボードやレポートを公開することができます」と Nguyen 氏は説明します。「Smartsheet は、当社のニーズを満たす非常に堅牢なツールです。簡単に習得でき、使いやすく、数週間で導入できます」。

予算追跡の合理化とコストの削減

FOX Sports は Smartsheet を使用してプロジェクト データを一元管理しています。「以前は、すべてのプロジェクトを結び付ける方法がありませんでした。今では Smartsheet でアイコンをクリックするだけで、個々のプロジェクトでもすべてのプロジェクトでも関連情報を一度に表示できます」と Nguyen 氏は言います。その結果、プロジェクト マネージャーと上級経営陣は、ワークフローのすべての段階でプロジェクト予算のサマリーを確認できるようになりました。 

「ハードウェア、ソフトウェア、専門サービス、ケーブル、システム設置の人件費など、すべての費用を Smartsheet で簡単に追跡できます」と Nguyen 氏は言います。「プロジェクトにコミットした度合い、推定したコスト、そして実際に使用できる残りの予算を確認できます。これによって予算をより正確に追跡できるようになったため、一部の領域で実際にコストを削減できています」。

手作業の排除による時間節約 

FOX Sports のプロジェクト マネージャーは、Smartsheet の自動化されたワークフローを活用することで、社内の各部門とやり取りするという時間のかかる作業を排除しました。 

「電子メールでやり取りしたり、手作業を行ったりする必要はもうありません。Smartsheet ですべてが自動化され、適切な担当者に通知が送信されるため、効率が大幅に向上し、時間もかなり節約できます」と Nguyen 氏は説明します。「最近では、発注プロセスが完全に自動化されました。おかげでチームは管理業務の時間を大幅に短縮できています」。

FOX Sports はさらに効率を高めるべく、Smartsheet の機能の追加導入を引き続き検討しています。「Smartsheet がなかったら、プロジェクトをどのように完了させていたかわかりません」と Nguyen 氏は言います。「このツールで行えることはとても多く、私たちが日々取り組んでいるすべてのプロジェクトの管理を簡素化できます」。
 

ストーリーの詳細については、こちらの導入事例をご覧ください。