DIRECTV がエンタープライズ プロジェクト管理の簡素化および一元化に Smartsheet を採用し、戦略的な変革をサポート

何百万人もの人々が、毎日 DIRECTV を利用してテレビ、ストリーミング デバイス、モバイル アプリでスポーツやエンターテイメントを視聴しています。この有料テレビ サービスは、衛星またはインターネットを介し、何百ものチャンネルでサブスクリプション ベースのプレミアム ビデオとオンデマンドのテレビ番組を提供しています。

DIRECTV では変革推進室の指揮の下、組織の戦略的優先事項をサポートするプロジェクトやイニシアチブを通じて、戦略的な変革の達成に努めています。

「顧客基盤の管理は主要な優先事項の一つです。私たちには何百万人もの利用客がいるため、サービスを改善し、より多くのコンテンツを提供する方法を常に探しています」と、DIRECTV のテクニカル プロジェクト管理ディレクターである Amber Grossman 氏は言います。「もう一つの大きな優先事項は、新しいマーケティング キャンペーンやその他の取り組みを通じて、新規利用者を獲得することです」

同社の戦略的優先事項に直接一致するプロジェクトは 200 近くあり、変革推進室では各プロジェクトのライフサイクル全体を追跡するため、Smartsheet を使用しています。そして、そのポートフォリオ内のプロジェクトは拡大、進化、終了を続けています。

「Smartsheet は非常に堅牢なプロジェクト管理ツールです。開始から実装までのあらゆる段階のゲートを通じて、戦略的プロジェクトのポートフォリオを管理できます」と Grossman 氏は言います。

以前はスプレッドシートやその他のツールを使ってプロジェクトを管理していました。

「タスク管理を支援するソフトウェア ツールはたくさんありますが、KPI や財務データを効果的に追跡し、そのデータを各プロジェクトにリンクさせるのは、はるかに難しい作業です」

Smartsheet でミッションクリティカルなプロジェクトを最初から最後まで追跡

これほどの規模と影響力を持つプロジェクトの管理プロセスは複雑であり、重要なプログラムやイニシアチブには本質的に部門横断的な性質があります。Smartsheet は手作業のタスクを自動化し、プロセスの各ステップで効率を確保していくことで、これを合理化します。

ビジネス オーナーが提示する新しいアイデアや問題は、変革チームにもたらされます。そこで問題、根本原因、目標を定義した後、プロジェクトが IT、エンジニアリング、財務などの関係者から構成される、対象分野の専門家を含む実現可能性チームに送られます。

承認されると、各プロジェクトはガバナンス プロセスを経て、Grossman 氏のチームによって追跡されます。「各プロジェクトは全社的な戦略的優先事項のいずれかに沿っています」と彼女は言います。「たとえば、現在 Smartsheet で追跡しているすべてのプロジェクトのうち、15% が顧客ベース管理の優先事項に関連しています」

プロジェクトが正式に承認され、追跡の準備が整うと、変革推進室はプロジェクト データを Smartsheet の「進行中」シートに入力し、そこでプロジェクトが集約されます。各ユーザーには個々の Smartsheet ホームページに「ダッシュボード」があり、そこで特定のイニシアチブを管理できます。また、プロジェクト マネージャーは、プロジェクト所有者の連絡先情報、期限、最新の財務データ情報など、プロジェクトのステータスを一目で確認することができます。

DIRECTV は Smartsheet のワークフロー自動化機能を使用して、プロジェクトの承認をトリガーし、情報が更新された場合や期限が過ぎた場合にさまざまなチームにアラートを送信しています。「Smartsheet のおかげで、すべてのプロジェクトをあらゆる段階で進めることができます」と Grossman 氏は言います。変革チームでは Data Shuttle も導入し、会社のデータベース システムと Smartsheet との間でプロジェクト データをオフロードできるようにしています。Grossman 氏は次のように述べます。「たとえば、一意のプロジェクトの受け入れ ID を他のチームに送信するときも、承認されたプロジェクト データだけを移動すればいいのです」また、Grossman 氏は Smartsheet を使用して、シート間で KPI 情報を自動的にコピー/貼り付けしています。

約 200 件のプロジェクトを一元的に表示

DIRECTV では Smartsheet を使用して、約 200 件のプロジェクトのステータスを一目で把握できるようにし、リーダーや経営幹部への可視性を高めています。また、Smartsheet はプロジェクト マネージャーの作業が戦略的優先事項をどのようにサポートしているかを可視化し、プロジェクト マネージャーがより大きな取り組みに貢献できるようにしています。

「プロジェクトのステータスについて、私たちは定期的に、時には毎日尋ねられます」と Grossman 氏は言います。「Smartsheet を使用することで、臨機応変にレポートを作成したり、ダッシュボードにプロジェクトのサマリーを表示したりすることができるため、経営陣はデータを把握し、意思決定を行うことができます」また、変革チームは、マイルストーンの変更や新しい情報の追加に応じて、プロジェクトを簡単に更新することができます。 

「プロジェクトの更新を Smartsheet に取り込むのは、とても簡単なプロセスです。必要なものがすべてユーザー ダッシュボードで一元管理されているため、チーム メンバーはさまざまな文書やスプレッドシートを見る必要がありません」

財務インサイトへの迅速なアクセス

Smartsheet を使用することで、DIRECTV は異なるプロジェクトの財務データ収集にかかる時間を短縮しています。

「Smartsheet には数式と計算を自動化する機能があります。以前は、KPI データをフィルターしてレポートにエクスポートし、目標と実際の数値の月次または年次の比較を表示するのに多くの時間を費やしていました。今では、切り取って貼り付けてエクスポートするだけでいいので、多くの時間を節約できます」と Grossman 氏は言います。

以前は手動だったプロセスを自動化することで、DIRECTV は財務データとパフォーマンスにすばやくアクセスでき、同社のリーダーシップ チームの意思決定が最適化されました。

DIRECTV では Smartsheet を活用して、プロジェクトを常に、会社の戦略的優先事項に沿って前進させています。

「Smartsheet は優れた功績を特定し、その理由を掘り下げ、可能な場合は他の分野で成功を再現するのに役立ちます。逆に、プロジェクトが順調に進んでいない場合は、Smartsheet を使用してプロジェクトの欠点と、その問題の解決方法を把握できます。どのプロジェクトが正しい方向に進んでいるか、または少し注意が必要かを示す情報を簡単に引き出すことができます」と Grossman 氏は言います。 

「作業をスケジュールどおりに進めることで、財務目標をよりうまく達成できます。追加の機能やコンテンツに投資できるので、お客様にそのメリットを還元できます。Smartsheet の機能とチームの知識を組み合わせることで、戦略目標を達成し、お客様にプラスの影響を与えることができるのです」

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