ワークフロー管理とは？
/content/workflow-management#how-do-you-manage-team-workflowsワークフロー管理とは、プロジェクトの目標を達成するためにタスク シーケンスを調整するプロセスです。 ワークフロー管理の目標は、大きなタスク シーケンスをより小さなタスク シーケンスに分割することにより、ビジネス プロセスを継続的に改善することです。
Doron Meir (ドロン・メイア) 氏は、アートおよびアニメーションのディレクター、ストーリー アーティスト、教師、『Workflow, A Practical Guide to the Creative Process』の著者であり、厳しい予算と納期という制限の中でクリエイティブチームを管理するためのユニークな手法を実践してきた 15 年間の経験を持っています。「ワークフロー管理は、プロセスが何もないところから始まり、首尾よく成功するまでの段取りを決める業務です」とメイア氏は説明します。さらに同氏は、クリエイティブ、エンジニアリング、サービス、製造業、人材など、あらゆるビジネス分野の取り組みにもこの定義が当てはまると指摘しています。
ワークフロー管理プロセス
ワークフロー管理プロセスとは、大規模なビジネス活動を管理しやすい大きさに分割し、目標と目的を達成するためにリソースを割り当てることです。このプロセスは、組織の特定のニーズを満たすように調整されます。
ほとんどの ワークフロー管理設計計画では、8 つのプロセスに従ってリソースを整理します。
- リソースの特定: タスクを完了するために必要なリソースのリストを作成します。これには、すべての人、予算、タイムフレーム、設備、備品、テクノロジー、ベンダーが含まれます。
- タスクのリスト化: 達成すべきタスクをリストアップし、それらを可能な限り小さな論理コンポーネントに分割します。
- 役割の割り当て: すべてのタスクをチームメンバーに割り当てます。望ましい期間内にプロジェクトを完了するには、組織の他の部分の人々や外部のベンダーなど、直属のチーム外から助けを求める必要があるかもしれません。
- 視覚化: ワークフロー図を作成して、ワークフローを視覚的に表します。この図では、タスク シーケンスと相互依存を明確にする必要があります。ワークフローを変更、改善し、関係者と共有できるデジタルツールを使用しましょう。
- テスト: レビューとテストのプロセスに関係者を参加させ、計画の不備を洗い出します。チームメンバーから意見を集めて、提案されたワークフローを改善しましょう。
- トレーニング: 強力なモデルを確立できたら、全体像、チームの役割、予算、タイミングに関する考慮事項、目標に向かって取り組む際に念頭に置くべきタスクの依存関係について、チームと話し合います。
- 展開: チームの規模が大きい場合は、新しいワークフローをまず小さなグループに展開して、ワークフローがどのように機能するかを確認します。その後、チーム全体に展開する前に微調整を行います。展開後は、そのワークフローで業務を行うチームメンバーに、改善点について報告してもらいます。
- 改善: 既存のワークフローを同様の取り組みのテンプレートとして使用し、新しい要件を満たすように変更したり、過去のプロジェクトを改善したりします。すべてのプロジェクト マイルストーンやプロジェクトの事後分析の際に、製品、プロセス、スキルを改善しましょう。
ワークフロー管理のテクニックと図
ワークフロー管理にはさまざまなテクニックがありますが、これらはすべてプロジェクトロードマップの作成や、視覚化および図の活用に役立ちます。使用するワークフロー管理テクニックは、プロジェクトの種類とその複雑さのレベルによって異なります。
ワークフロー分析では、ワークフローのパフォーマンスを分解し、改善の方向性を分析します。ビジネスユーザーは、タスクレベルでワークフローを調べることによって、効率と職場の生産性を最適化するためにプロセスを変更できます。このテクニックの目標は、従業員のエンゲージメント、顧客満足度、ビジネス競争力を向上させることです。
ここでは、ワークフローを作成する最も一般的なテクニックをいくつか紹介します。
- ビジネスプロセスモデリング表記法 (BPMN): ビジネスプロセスモデリング表記法 は、ビジネスモデルのステップを示す手法です。ISO に準拠しているこのテクニックは、システムエンジニアリングとビジネスプロセス管理の標準手法です。以下に示す救急処置室でのデータ収集事例では、ワークフロー管理プロセスが ISO 標準のシンボル、およびシンボルと色の組み合わせで表されています。
- 統合化定義方法論 (IDEF0): 統合化定義のためのモデリング手法は、米国空軍によって開発され、現在は公知となっている方法論です。IDEF0 は、徹底的な調査、テスト、チーム開発に基づく意思決定、アクション、活動をモデル化します。このモデリングテクニックは、製造、ソフトウェアエンジニアリング、ビジネスプロセス、情報システムの分析、開発、エンジニアリングに役立ちます。
- 統一モデリング言語図 (UML): 統一モデリング言語図は、複雑なソフトウェアシステムの行動および構造設計のために開発された、汎用的で発展的なモデリング言語です。このテクニックは、製造プロセスの流れなど、ソフトウェア開発以外でも応用できます。以下の統一モデリング言語図の例は、通信販売のシナリオにおける顧客リクエストと受注のステップをマッピングしたものです。
- フローチャート: フローチャートは、プロセスの個別のステップを順番に表示します。このテクニックは、多くの管理手順やサービス手順、製造プロセス、プロジェクト計画に応用できます。以下の採用フローチャートは、採用プロセスを完了または停止するまでのステップを表しています。
- データフロー図 (DFD): データフロー図 (DFD) は、プロセスにおける情報の流れを視覚的に表したものです。DFD は、オペレーション担当者が潜在的な問題に気づき、プロセスと効率を改善するのに役立ちます。DFD は、基本的な概要を表すことにも、プロセスやシステムを詳細に表すことにも使用できます。以下の図は、シンプルなプロセスを示した図です。他のワークフロー図とは異なり、この図にはデシジョンポイント (定義ポイント) は表されていません。
- 役割アクティビティ図: 役割アクティビティ図は、プロセス、相互作用、コンポーネントアクション内の役割の相互関係を表します。ワークフローは、ユーザーが特定の役割の中でどのように物事を実行し、共同作業を行うかに基づいて管理されます。以下の例は、設計会社において 3 つの役割がどのように関係するかを示しています。
- カラーペトリネット: CPN または CP ネットとも呼ばれるカラーペトリネットは、複雑なシステムでのワークフロー管理に適したテクニックです。このグラフィック言語は、コミュニケーション、同期、リソース共有が不可欠なシナリオに適しています。
- オブジェクト指向手法: オブジェクト指向手法 は、システムの動作と構造に注目して生産性と品質を向上させるソフトウェア開発テクニックです。この手法では、オブジェクトまたはコンポーネントに基づいてソフトウェアを設計します。オブジェクトはモジュール式で、用途変更や他のシステムとの共有が可能です。このアプローチは、複雑かつ大規模で定期的に更新されるプログラムの設計、分析、管理に適しています。
- ガントチャート: ガントチャートは、タスクやアクティビティ間の依存関係を示してプロジェクトスケジュールを作成でき、ほぼすべてのワークフロー事例に応用可能なテクニックです。以下の例は、ある IT プロジェクトを明確に表したガントチャートです。これにより、プロジェクトに関わるすべての人がより簡単にワークフローを管理できるようになります。
- 役割相関図: 役割相関図は、システムメッセージの流れをキャプチャするために使用される UML 図の一種です。このテクニックは、システムやプロセス内の関係のコンテキストを把握するのに役立ちます。
- シミュレーションモデル: シミュレーションモデルのワークフロー管理図は、作業プロセスのステップを最後から最後まで示します。以下の例は、書面コンテンツの管理ワークフローを示したものです。
さまざまな業界におけるワークフロー管理の事例
ワークフロー管理の例は、ほぼすべての種類のビジネスに存在します。営利組織も非営利組織も、ワークフローを管理して、人、材料、テクノロジーのリソースを最大限に活用してコストを削減し、納期を守り、品質の高い成果物を提供しています。
さまざまな企業におけるワークフロー管理の事例を以下に示します。
- カスタマーサービス: 顧客からの苦情調査の割り当て方法を追跡します。
- 医療: 記入から患者による受け取りまで、医師からの処方箋の受領を管理します。
- 人事: 新規採用のプロセス、休暇の処理方法、年間トレーニング要件、給与プロセスを管理します。
- IT: スタッフから問い合わせがあるソフトウェアやハードウェアの問題に対応する方法を管理します。
- 軍事: ワークフローを展開して敵対的な状況を管理し、関与のルールに従います。
- 医薬品製造: 医薬品製造、製品包装、原材料試験、製造後試験、出荷準備における品質を管理します。
- 旅行: フライト、ホテル、ツアー、カーレンタルの予約を作成します。
どの業界でも、ワークフロー管理のテクニックやツール を活用して、割り当てられたビジネスタスクの実行を改善する方法はたくさんあります。
ワークフローを効果的に管理するためのベストプラクティス
ワークフローを効果的に管理するベストプラクティスの最終目標は、「ワークフローシーケンスを、最初から最後まで、より少ない労力、エラー、時間で完了すること」です。
ワークフローをより効果的に管理および最適化する方法を以下に示します。
- 「信頼できる情報源」に基づく監査と調整:
Chris M. Walker (クリス・M・ウォーカー) 氏は、デジタルマーケティング企業 Superstar SEO (スーパースター SEO) の CEO です。同氏は次のように述べています。「新しいクライアントプロジェクトを開始する際や、規模を拡大または縮小したり、新しいツールの活用を始めたりする際には、チームの働き方もそれに合わせて進化する必要があり、実際そうなります。プロセスの詳細を記述した文書をチームの「信頼できる情報源」とし、それに基づいてワークフローを監査および調整して、プロセスを定期的に見直し、改善します。
- 自分もチームも学び続ける:
Teo Vanyo (テオ・ヴァニョ) 氏は、バーチャルアシスタントサービスを提供する企業である Stealth Agents (ステルス・エージェンツ) の CEO です。同氏は次のように述べています。「一流の企業には、自足できる、つまり、さまざまなシナリオで自学していく能力があります。自ら考え、意思決定を行い、ワークフローの改善を提案するようチームメンバーを促します。彼らの献身と継続的な提案を褒めましょう」。
- コントロール性を最大化するモジュール化:
Mia Clarke (ミア・クラーク) 氏は、直流電源を交流電源に変換するインバーターを製造する InvertPro (インバートプロ) の オーナーです。同氏は次のように述べています。「まず、ガントチャートなどの視覚化ツールを使って、大規模なプロジェクトをより小さなモジュールやプロジェクトに分割します。次に、それぞれの作業に名前を付けて、識別しやすくします。プロジェクトをより小さな作業に整理します。そうすれば、進捗状況を確認し、すべてが前進していることを確認できます。個々のタスクだけでなく、プロジェクト全体のスケジュールを必ず理解してください。そうすれば、目標と納期遵守を確実に達成できます。また、バックアップ計画を立てることにより、遅れを取り戻す方法も用意しておきましょう」。
- チームのトレーニング:
Guy Hadas (ガイ・ヘイデス) 氏が CEO 兼 共同創業者を務める Age Group (エイジ・グループ) は、高齢者向けの情報、アクティビティ、製品を集めたオンラインハブを運営する企業です。同社では、基本的かつ非常に重要なワークフロー管理を実現しています。 同氏は次のように述べています。「ワークフロー管理を効率化するには、どのプロジェクトにおいてもその始動時に適切なトレーニングを実施することをお勧めします。さらに、トレーニング方法を改善して、スタッフが自分のワークフローの役割と責任を理解できるようにします。トレーニング内容は定期的に更新しましょう」。
- 可能な限り自動化・統合化する:
Marc Bishop (マーク・ビショップ) 氏は、インバウンドマーケティング、ウェブ開発、セールス強化を専門とするエージェンシーである DigiMagnet (デジマグネット) のビジネスグロース部門を統括するディレクターです。同氏は次のように述べています。「首尾よく機能する一連の自動化ツールを活用することは、シームレスなプロセスの構築に役立ちます。エンタープライズ リソース プランニング (ERP システム) がすでに導入されている場合でも、データにアクセスできるようにツールを統合する必要があります。ワークフロープロセスに含まれる多数のコンポーネントが自動化可能です。たとえば、タイムキーピングと給与計算は、レポート作成と追跡オペレーションの自動化につながる重要な機能です」。
- 全員でエラーやボトルネックを探す:
David Reid (デイビッド・リード) 氏は、国際的なワークフロー管理が必要なプラスチック製造企業 VEM Tooling (VEM ツーリング) の営業担当ディレクターです。「VEM はさまざまな国のベンダーと連携しているため、収益性を失わずに顧客の要求を満たすには、すべてを追跡し、慎重に管理する必要があります」と同氏は説明します。ワークフロー管理は、全員が説明責任を負い、協力し合って、時間を節約しつつ品質を向上させる方法を見つけるグループ活動だと同氏は考えています。「私たちのチームは、ボトルネックを特定して排除し、潜在的な可能性を探し出し、無駄な時間とお金を削減する方法を探すために、常に目を光らせています」と同氏は述べています。
ワークフロー管理のメリット
ワークフロー管理は、不要なタスクや予算項目を排除することにより、組織に利益をもたらします。また、透明性を高め、マイクロマネジメントの必要性を減らし、チームワーク、品質、生産性、収益性を向上させます。
ワークフロー管理には次のようなメリットがあります。
- 承認の迅速化: 承認は一般的に遅れがちなプロセスです。メール通知、簡単な共有、自動化により、遅延を減らし、作業の流れを迅速化できます。
- 情報へのアクセス: 重要なプロセスをレビューし、ボトルネックや問題を防ぐことができます。この監視により、プロジェクトマネージャーは、プロセスが最後から最後までどの程度首尾よく実行されているかを判断できます。
- 責任の割り当て: ワークフロー管理とマッピングにより、どのスタッフがどのタスクを担当し、チームに対して説明責任を負うのかを明確にします。
- 監査証跡の明確化: これは、ワークフロー管理ソフトウェアシステムを使用する場合に特に当てはまります。進捗、タスクの完了、関連する詳細を記録することにより、問題、成功した点、次のワークフローで改善すべき点を簡単に特定できます。
- ルールの定義: 事前定義されたルールがあると、問題が発生した際に憶測に基づいて作業する必要がなく、時間を節約し、組織の作業能力に対する信頼を高めることができます。
- 戦略に集中できる: ワークフローがスムーズに機能していれば、マネージャーは実作業に時間を費やす必要がなくなります。その代わりに、仕事の他の部分に注意を払い、ビジネスの成長と開発を促進できます。
- 可視性の向上: ワークフローは、プロセスをステークホルダーに視覚的に伝える方法です。
- プロセスの改善: 現在のプロセスを精査することによって問題を認識し、改善の機会を得て、ワークフローをさらに最適化します。
- 所要時間の見積もり精度の改善: ワークフロー管理は、プロジェクトマネージャーが、タスクやプロジェクト全体の所要時間を見積もるための基礎となります。
- プロジェクトリスクの低減: プロジェクトがリスクにさらされると、プロジェクトの複雑さが高まり、チームメンバーの数が増える可能性があります。ワークフローにより、スケジュールの遅延や対立を減らし、再作業コストを制限できます。
- 共同作業のサポート: 自動化、管理承認、コミュニケーション、カスタマイズにより、チーム全体の共同作業、部門間コラボレーション、組織間コラボレーションの管理をよりスムーズに行えるようになります。
- 組織的変更のサポート: チームが一貫性を持って作業すると、経営陣がビジネス プロセス側に介入する必要性が制限され、ワークフローに対する理解が促進されます。
チームのワークフローを管理する方法
チームのワークフローを管理するには、まず全員の認識を一致させる必要があります。事前に計画を立て、継続的なコミュニケーションを行い、タイムラインを遵守することによって、パフォーマンスを向上させます。視覚化と自動化は、チームが割り当てられたタスクを自己管理し、コントロールするのに役立ちます。
「納期がどんなに厳しい場合でも、ワークフローを計画しない、ということはありません」と、ワークフローについての著書を持つ Meir (メイア) 氏は言います。「コントロールできていないと、プレッシャーによって不安が生じ、あなたとあなたのチームの効果性が低下します。しかし、明確なワークフローを定めてコントロールすると、プレッシャーがあっても集中でき、効果性も高まります」。
脚本の執筆から最終的なビジュアルの制作まで、アニメーションや映画のプロジェクトは、期限内かつ予算内で完了することが難しいことで知られています。クリエイティブなプロジェクトにおけるワークフロー管理の良い点は、メイア氏がスピニングと呼ぶ、1 つのアイデアやアプローチに行き詰まって時間を無駄にする状況を打破できることです。
「先延ばしは常に敵です」とメイアは言います。「コミュニケーションをとって、問題の解決に集中しましょう。ワークフローによってタスクが速く進むと、手持ちの時間が増えます。結局のところ、ワークフロー管理の構造を確立したのですから、より良い解決策を見つけて改善するために実験する時間もあるはすです。それこそがワークフローの目標であり最高の成果です」。
ワークフローと管理は状況や組織によって異なる姿を見せる、とメイア氏は指摘します。
「ワークフローの例は役に立ちます。私たちに見えるものを管理、コントロールすることがより簡単になるからです」とメイア氏は述べています。
メイア氏が提唱する、クリエイティブワークフロー管理システムの 5 要素を以下に簡単に示します。
出典: Doron Meir (ドロン・メイア) 氏からの寄稿
- キャプチャ: これは、プロジェクトの本質を書面またはビジュアルで表すことにより、テーマを示し、コンテキストを簡潔に考慮するスキルで、クリエイティブワークフローの構成要素の 1 つです。キャプチャを実行することにより、アイデアを実現する前に話し合う機会を持つことができ、本質的な実験に焦点を当て、認識をより詳細にすり合わせて、共同作業を改善し、その成果を、続く 3 つの段階につなげることができます。
- コンセプト: この段階では、生のアイデアをドラフトや大まかなイメージとして形にして、チームが最適なバージョンのアイデアを生成するまでブレインストーミングを行います。この段階では、提供されたアイデアの良し悪しを判断しないでください。悪いアイデアというものはありません。
- ビジョン: この段階では、ソフトウェアプログラミング、脚本の執筆、描画、ペイント、3D 彫刻など、すべての詳細を含む最終的な概念を何らかの媒体で表現します。
- 制作: この段階では、上記の初期バージョンを発展させ、実験を繰り返しながら改良していきます。より洗練されたバージョンを制作してレビューを行い、必要な調整を加えます。
- 計画: この時点で、経営陣が仕事を論理的なセクションに分割し、納期を割り当てます。
ワークフロー管理のケーススタディ
ワークフロー管理のケーススタディは、仕事をより小さな論理的セグメントに分割することの重要性が示しています。強力なワークフローが整えば、仕事のストレスが少なくなり、予算やタイムラインを達成しやすくなります。
ここで紹介する 2 つのケーススタディは、モジュール化され、カスタマイズされたワークフローが実際にどのように機能するかを示しています。
- ストーリーボード「チャンキング」ワークフロー管理ケーススタディ: 「アーティストも一般的な人々も、自分たちの創造性を体系化するものとして考えるのが好きではない」と、ワークフローに関する著書を持つメイア氏は指摘します。構想の段階では「混沌」が不可欠である、と同氏は考えています。自由に探索できることや、恐れ知らずに挑戦することがワークフローに組み込まれていると、そのタスクがクリエイティブとみなされるかどうかにかかわらず、より良い解決策が生まれます。メイア氏がチャンキングと呼ぶ方法でタスクを分割することにより、複雑なタスクでも着手しやすくなります。
- 状況: ストーリーボードはワークフローです。これは、アニメーション、映画、インタラクティブなメディアシーケンス、またはモーショングラフィックを事前に視覚化するための、一連の順序付きのイラストや画像のグラフィックディスプレイです。あるデザイナーは、より困難なプロジェクトに意欲的に取り組もうとしていました。要求が高いストーリーボードの作成を任されたことと、クライアントが寛大な納期を設定してくれたことをとても喜んでいました。しかし、時間に余裕があったせいで、そのデザイナーはそのプロジェクトを先延ばしにしました。クライアントは成果物をいつ見られるのか、と考えていましたが、そのデザイナーは、成果物を見せるためのミーティングの前日になっても、見せられるようなものを何も用意できておらず、行き詰まってしまいました。楽しくのんびりしたプロジェクトは、まったくの悪夢と混乱と不安のスパイラルに陥ってしまったのです。
- 目的: 短い時間で優れたクリエイティブ作品を制作することです。
- 戦略/ワークフロータスク: メイア氏は前述のデザイナーに「あなたの計画は何ですか？」と尋ねました。するとそのデザイナーは、「計画を立てている時間なんてないよ。とにかく作業をしないといけないんだ」と答えました。メイア氏はそのデザイナーに対して「計画を立てない時間なんてないんだよ」と言いました。同氏は、不安のスパイラルを打破するために、計画を立てるためのタイムアウト時間を取るよう、彼らに勧めました。15 分後、彼らは、それぞれに特定のタイムフレームが設定された 6 つのタスクをリストアップしました。これは、デザイナーがストーリボードの作成を進めるうえで指針となるものでした。彼らは、タスクの成果が悪くても、リスト上の特定のタスクにもう 1 秒たりとも余分な時間を費やさないことに同意しました。このワークフローはこのデザイナーの状況を完全に変えました。このデザイナーは、タスクリストが作成される前は、取りかかっている作業すべてに時間がかかりすぎているように感じ、それがストレスとなって、集中することが難しくなっていました。しかし、タスクリストが作成された後は、以前よりも落ち着いて作業を進められるようになりました。
出典: Doron Meir (ドロン・メイア) 氏からの寄稿
- 結果: プレッシャーはまだそこにありましたが、それはアーティストの好意で働きました。シンプルな計画を持つことで、アーティストはコントロール感を持ち、最終的にはクライアントのためにエキサイティングなストーリーボードを作成する構造を彼女に与えることでプロジェクトを救いました。
- アジャイル型プロジェクト製造ワークフロー管理の例:
自動車の走行テスト研究: Jon Quigley (ジョン・クイグリー) 氏は、プロジェクトマネジメントに関する著書を 9 冊出版し、 Value Transformation, LLC (バリュー トランスフォーメーション LLC) の代表を務めています。ここ 20 年間、同氏の顧客の多くは航空宇宙業界や自動車業界の重要なメーカー企業でした。これらの業界のプロジェクトは非常に複雑で、大規模なチームが関与するため、ビジネスプロセスをより小さく、より賢明なワークフローに分割する必要があります。
ここでは、アジャイル型アプローチを使用して自動車品質テストに取り組んだ方法を簡単に説明します。 - 状況: ある大規模な車両開発プロジェクトでは、組み込みソフトウェアを含む機械、電気、電子部品に変更が加えられる予定でした。3,000 以上の仕様と要件があるため、テストスケジュールは厳しく、更新を迅速に行うことが求められていたため、画期的なソリューションが必要でした。さらに、複数の車両バージョンと異なる構成があるため、3,000 を超えるテスト ケースが必要でした。また、プロジェクトマネジメントと実行スタッフは、常に情報を共有し続けなければなりませんでした。
- 目的: 可能な限り迅速にテストを行い、製品システムの多くをカバーすること。
- 戦略/ワークフロータスク: 毎日、就業時間の終わりに、ワークフローの進捗状況が、その場にいるチームメンバーにより、一連の質問に基づいて評価されます。
- デイリーワークフローに関する一連の質問:
毎朝、チームはミーティングを行って潜在的なボトルネックを明らかにし、協力して解決策を考案しました。
前日の仕事に関するレビュー用の質問:- あなたは昨日、何を達成しましたか？
- 作業できなかった成果物はどれですか？それはなぜですか？
- テストケースはいくつありますか？
- 欠陥が見つかりましたか？
- その欠陥はどんな結果をもたらしましたか？
- 追跡システムは更新されましたか？
その日の現行タスクに関する質問: - 今日は何を達成する予定ですか？
- どのテストケースを完了する必要がありますか？
- 特殊な設備や専門知識へのアクセスが必要ですか？
- あなたが直面している障害は何ですか？
- 誰かのサポートを受けられますか？助けになることが何かありますか？
テストケースに基づいて、チームは 6 週間のバーンアップチャートを作成しました。これは、アジャイル型プロジェクトで、イテレーションごとの総作業量を追跡するために使用されるものです。下記のグラフでは、青い線は目標達成率、オレンジ色の線は実際の達成率を表します。エラー削減は、完了済みのテストケース数がテストケース総数に占める割合です。出典: Value Transformation LLC (バリュー トランスフォーメーション LLC) と Jon Quigley (ジョン・クイグリー) 氏からの寄稿
- デイリーワークフローに関する一連の質問:
- 結果: チームは毎朝、チームの意見に基づいてチャートを更新しました。バーンアップチャートは、その日に発見された欠陥が完了済みのテストケース数に占める割合を示しました。このプロセスにより、完了する日を予測することができましたが、より重要なこととして、構成要素とシステムの状態をプロジェクトマネージャーと経営陣に伝えることができました。このレベルの透明性によって、実際の課題を簡単に管理し、迅速に軌道修正できました。
ワークフロー管理とプロジェクト管理の違い
ワークフロー管理では、一般的に、ワークフロー図やソフトウェアを使用して、一連のタスクを管理し、プロジェクトを完了することに重点を置いています。プロジェクト管理 は、組織の目標を達成するための全体計画、監視、評価に重点を置いています。
ワークフローとプロジェクト管理は似ていますが、明確な違いがあります。ワークフロー管理は、最小限の変更でプロセスを継続的にメンテナンスすることです。対照的に、プロジェクト管理では、特定された個々のプロジェクトの変更に対応するために、より広範な調整と計画が必要になります。
プロジェクト管理ワークフローの詳細については、Smartsheet のガイドをご覧ください。
ワークフロー管理とビジネス プロセス管理の違い
ワークフロー管理もビジネスプロセス管理 (BPM) も、作業プロセスを合理化します。違いは、ワークフロー管理が単一のタスクシーケンスを完了するのに対し、ビジネスプロセス管理はプロセスを設計し、継続的にプロセスを最適化し、人々やシステム間でそれらを実行します。
ビジネスプロセス管理は、複数のワークフローとプロセスを最適化し、ビジネス全体を改善します。ビジネスプロセス管理では、ソフトウェアを使用してさまざまなワークフローを他のアプリケーション、システム、テクノロジー、人といった要素と統合する必要があります。
ワークフロー管理システムとは何ですか？
ワークフロー管理システムは、反復プロセスを自動化し、未完了のタスクを監視することにより、企業が課題を克服するのに役立ちます。これらのシステムは、個々のパフォーマンスと会社全体のパフォーマンスを監視および測定するためのワークフローと指標の完全な監督を含む、高度なワークフロー管理をサポートします。
自動化は時間を節約し、生産性を改善し、エラーを減らします。自動化は実用的でもあります。Smartsheet の職場調査によると、40% 以上の労働者が、反復タスクが週の 4 分の 1 を占めていると答えています。回答者によると、これらのタスクの大部分には、データ収集、データ入力、電子メールが含まれます。
ワークフロー管理システムの例: Atlassian (アトラシアン) の Jira におけるソフトウェア開発
Atlassian (アトラシアン) の Jira ソフトウェアは、ウェブ開発ワークフロー管理とアジャイルチームをサポートしています。このソフトウェアには、そのまま使える、またはカスタマイズのベースとして使えるワークフロー図が含まれています。Jira のワークフロー図と管理プラットフォームは、完全な可視性を提供し、すべての詳細の作成、追跡、コミュニケーション、通知を 1 つのプラットフォームでリアルタイムに実行することを可能にします。このプラットフォームには柔軟性があり、代替パスや重要な意思決定ポイントを簡単に確認できます。また、アジャイルソフトウェア開発チームが支持する Kanban や Scrum などのさまざまなフレームワークを組み込むことも可能です。Atlassian Jira で追跡されるソフトウェア開発のワークフロー例 (下図) では、色付きの長方形はワークフローステップを表し、矢印と線は潜在的なパスを示しています。ステージ間の移行はテキストで示されています。
ワークフロー管理システムについて
ワークフロー管理システム (WfMS) は、チームがワークフローを追跡、監視、調整するのに役立つソフトウェア インフラストラクチャ システムです。ワークフロー管理システムを使用すると、ユーザーはさまざまな状況に必要なワークフローを定義できます。
また、多くのワークフロー管理システムでは、チームがプロセスを分析して測定し、改善の機会を特定することもできます。
多くのワークフロー管理システムは、自動処理とルーティングの機能を備えており、複数の独立したシステムとプロセスを統合して一貫性のある構造にします。また、既存のインフラストラクチャと統合でき、ソースが異なるさまざまな製品を整理します。ワークフロー管理システムは、多くの場合、ステータスの更新を反映する通知機能を備えています。
ワークフロー管理システムは通常、プロジェクトのニーズに応じて 3 種類のワークフローをサポートします。
- ルールに基づくワークフロー: 事前に定義されたルールが、大枠のシーケンシャルワークフローの進捗を決定します。ルールは、if、then、またはその他の関数を使用して構築されます。関数の値が真なのか偽なのかは、ルール内の条件によって決まります。
- シーケンシャル ワークフロー: このタイプのワークフローは、フローチャートのような漸進的かつ直線的で、あるプロセスやタスクから次に移動し、シーケンスをバックトラックすることはありません。
- ステート マシン ワークフロー: これらのワークフローは、ある「状態」から別の「状態」に移動します。複雑なワークフローは、依存関係にとって必要な場合にはバックトラックすることがあります。
ワークフロー管理システムの制限事項
ワークフロー管理システムに関する制限事項には、技術的、メンテナンス、使いやすさ、統合などの問題があります。また、ワークフローシステムは、ステークホルダー間のコミュニケーションを可能にするものである必要があります。企業は、ソフトウェアシステムを慎重に検討し、徹底的にテストしてから購入することにより、前述の制限事項を回避できます。
ワークフローに関する著書を持つ Meir (メイア) 氏は、ソフトウェアは貴重な働きをするが、いくつか注意すべき点もある、と言います。「人間どうしのやり取りを排除するほどソフトウェアに過度に依存すべきではありません」と同氏は警告します。「時間を節約し、チームの共同作業と生産性を促進する方法でシステムを自動化する必要があります」。
ワークフロー管理システムには、一般的に以下のような課題が伴います。
- 統合に関する課題: ソフトウェアが統合可能なツールを購入前に調査して、現在のツールを引き続き使用できるようにします。
- 人間どうしのコミュニケーションやコミュニケーションツールの欠如: ソフトウェアシステムの使用は役に立ちますが、共同作業の促進にとっては逆効果になる場合もあります。ワークフローシステムは、ステークホルダーと簡単にコミュニケーションをとったり、既存の作業ツールを統合できたりするものである必要があります。
- メンテナンス要件: 自動化について実装前と実装後に徹底的にテストし、現在のツールを上回るメリットが得られるかどうかを確認する必要があります。得られるメリットを最大化するには、ワークフローを更新する必要があります。
- システムの問題: ワークフローソフトウェアが複雑であるために、ベンダーや IT チームが修理や修正を行う必要が生じ、それによってダウンタイムが発生する可能性もあります。
- 使いにくさ: ワークフロー管理システムは複雑な場合があり、必ずしも直感的に使用できるとは限りません。オンボーディングが簡単で、使い始めるためのトレーニングが難しすぎないシステムを選びましょう。
ワークフロー管理ソフトウェアの特徴
ワークフロー管理ソフトウェアの主な機能は、効果と使いやすさを保証します。クラス最高のシステムは通常、クラウドベースで、共同作業ツールと複数のレポート機能を提供します。簡単にアクセスできるように、カスタマイズ、拡張性、モビリティなどの柔軟な機能を探してください。
ワークフローに関する著書を持つ Meir (メイア) 氏は次のように述べています。「ワークフローシステムは、全員が簡単に使用できるものである必要があります。組織内のあらゆる場所ですでに使用しているソフトウェアと互換性のある、柔軟なソフトウェアを探してください」。
以下の機能を備えたワークフロー管理ソフトウェアを探しましょう。
- どこからでもアクセス可能: 世界全体のコミュニケーションがモバイルで行われている現在、ワークフロー管理ツールもモバイルアクセス機能を備えている必要があります。また、インターネット接続がない、または制限されている場所でも、記録、データ、進捗、プロセスを確認できるシステムが必要です。
- 説明責任: レポート、透明性、明確な目標の割り当てにより、全員が説明責任を負い、自己監視を行うことが可能になります。
- 自動化と通知: 人によるアクションを必要とせずにタスクの実行、電子メールの送信、リマインダーの設定、タスクのスケジュール、ドリップキャンペーンへのトリガー適用などを行う自動化機能により、ワークフローの実行がはるかに簡単になります。リマインダーは、すべてのチームメンバーがファイルをアップロードし、時間を追跡し、最新情報を提供するタイミングを把握するのに役立ちます。
- クラウドベースのプラットフォーム: クラウド上にワークフロー管理システムを展開すると、メンテナンスや更新について心配する必要がなくなり、厳格なセキュリティを維持でき、信頼性の高いベンダーパートナーシップを築くことができます。
- 共同作業ツール: 同僚にメッセージを伝え、プロジェクトに関するすべてのものを表示できる、カスタマイズ可能なダッシュボードを作成できるシステムを探して、全員がプロジェクトのステータスを更新できるようにしましょう。共同作業のサポートだけでなく、組織全体でドキュメントや知識を共有できることも、ワークフロー管理ツールを使う大きなメリットの 1 つです。
- カスタマイズ: 賢明な管理ツールは、ユーザー定義のルールを通じてワークフローステップを柔軟に作成および構成できます。ドラッグ アンド ドロップ インターフェイスを使用すれば、ワークフローのマッピングと修正が簡素化され、IT チームや開発者は、変更リクエストではなく優先事項に集中できます。
- 統合: テクノロジーとシームレスに統合し、財務、CRM、販売、マーケティング、ソーシャルメディアプラットフォームへの既存の投資を最大限に活用できるワークフローツールを探してください。
- 直感的なインターフェイス: 直感的なインターフェイスにより、オンボーディングが速く済むため、チームはすぐに作業を始めて、共同作業に取り組むことができるようになります。
- 並行ワークフロー: 多くの場合、ユーザーが個別にタスクを完了できるよう、タスクへの同時アクセスが必要になります。そのため、個人やベンダーがタスクを完了するのを待つ代わりに、検討中のソフトウェアに並行ワークフローを組み込む必要があります。
- レポートとインサイト: 効率的な自動化システムは、レポートやダッシュボードを作成するオプションや、プロセスに変更が発生した場合に情報を提供する高度な追跡機能を備えています。適切なシステムは、ボトルネックの解決、サイロの検出、進捗の監視、優れた同僚の認識に役立ちます。
- ルールベースのアクセス: この機能を使用すると、ワークフローをカスタマイズできます。他のワークフローを壊さずにルールを変更できるようにする必要があります。コード不要のルールを探して、マネージャーが簡単にツールを使用できるようにしましょう。
- 拡張性: クラス最高のワークフローシステムは、ビジネスの成長やワークフローの複雑化に伴い、ワークフローとプロセスを拡張する能力を持つ必要があります。
優れた管理ソフトウェアの基礎となるのは、首尾よく機能するワークフローエンジンやソフトウェアアプリです。アプリはワークフローの設計に基づき、最適なワークフロー自動化のためのシーケンスを通してプロセスをガイドします。ワークフローエンジンは、ワークフロー内の活動の状態を管理および監視します。
Smartsheet で組織のワークフローを自在にコントロール
ニーズに合わせ変化に対応できるようデザインされた、柔軟性のあるプラットフォームで、チームの能力を最大限に引き出しましょう。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。