ワークフロー図のハンドブック： 例、チャートタイプ、エキスパートのヒント

ワークフロー図は、ワークフロー、ビジネスプロセス、または結果を達成するために必要な一連のステップを、開始から完了まで視覚化したものです。 図は、リソースの流れと役割間の引き継ぎ、タスクの依存関係と所有権も示しています。 

「ワークフロー図は、チームが活動を行い、結果を達成する方法を人々が理解するのに役立ちます」と、Fraction ERPのディレクター兼共同クリエイターであるGiles Johnstonは説明します。 「ワークフロー図は個々のステップを強調表示するため、[製造中の] サイクル期間や欠陥を減らすのに役立ちます。 最終的には、図は生産性を高めるのに役立ちます。」

ワークフロー図は複雑である必要はありません。 紙面やホワイトボードに素早くスケッチするだけで十分です。 また、専用のワークフロー・プラットフォームに描かれた特殊なシンボルを使用して、洗練された図面を作成することもできます。 

ワークフロー図は、多くの場合、フローチャート、プロセスフローチャート、プロセスマップ、プロセスフロー図、またはプロセスワークフロー図と呼ばれています。 ワークフロー図はシステムの大雑把な概観であると考える人もいますが、さらに詳細な情報を含めることもできます。 

化学、製造、その他のエンジニアリングの専門分野を含むワークフロー図は、多くの業界や企業が、材料の流れや主要な機器間の関係を示すのに役立ちます。 ワークフロー図は、新入社員の操作機器やシステムの概要としても機能します。

ワークフロー図は、大規模なプロジェクトの根底にあるプロセスを視覚化するのに役立ちます。 ワークフロー・テンプレートには段階的なステップが表示されるため、エンドユーザーは各ステップをより簡単に理解し、従い、解析できます。 

さらに、ワークフロー図はステップを完了させる順序を表し、具体的な作業をわかりやすい構造化された形式で決定するのに役立ちます。 これらの図は、プロセス内の変更を簡単に特定して行い、効率を高めるのに役立ちます。 最終的に、ワークフロー図を使えば、プロジェクト管理から医療、建設まで、あらゆるビジネスプロセスや業界に固有のプロセス要件を把握、視覚化、構築することを促します。

ワークフロー図の構成要素は、ワークフローで起こることに関する情報を伝えるものです。 すべてのワークフローにはインプット、変換、アウトプットが含まれます。 ボックス、線、矢印、その他の記号は、これらのワークフロー図の構成要素を表します。 

• インプット： インプットとは、ステップやプロセスを完了するために必要なリソースです。 また、インプットはワークフローステップのきっかけとも考えることができます。 インプットには、材料、職員、金銭、機械、データ、および情報が含まれます。
• 変換: 変換とは、インプットがどのように変化してアウトプットを生成するかを表します。 変換は、ワークフローの次のステップのトリガーと考えることができます。 変換には、保険申請の承認を求めて転送する、芝刈り機を建設する、生データにアルゴリズムを適用するなどの行為が含まれます。
• アウトプット： アウトプットはインプットの変換の結果です。 状況に応じて、アウトプットは、完成した芝刈り機などの最終製品、職員が支払いプロセスを開始するために会計に転送する承認された保険請求などの別のプロセスへのインプットなどです。

複雑なワークフロー図は、タスク、タスクの順序、意思決定ポイント、プロセスの流れを示し、代替経路や、ワークフローが前のステップに戻るリワーク・ループまたはポイントをマッピングします。 ワークフローには、タスクやプロセスの所有権を含めることが重要です。

下の図は、Atlassian JIRAでレンダリングされたワークフローです。 色付きの長方形はワークフローのステップを、線と矢印は潜在的な経路を表し、テキストは段階間の移行タイプを表します。

さまざまな状態やアクションを表すワークフローの記号や図形を使用して、図を作成します。 利用できるすべての独特な記号を使用する必要はありませんが、特定の図形は、複雑なプロセスを一目で理解しやすくします。 

業界によっては、ワークフローグラフィックに特殊な記号が含まれている場合もあれば、ボックスや接続矢印のみを使用してフローを図化することもできます。 ほとんどのチームでは5つ前後の記号を使用しますが、2つか3つで十分な場合があります。

以下の記号が頻繁に使用されます： 

• 楕円形： この記号を使用して、プロセスの開始または最終点を示します。 
• 長方形： これは通常、プロセスのステップを示します。
• 矢印： 矢印は、プロセス経路またはプロセス自体の方向の流れを示します。 
• ダイアモンドまたは菱形： これらの記号は、意思決定ポイントを示します。 
• 文書： 文書記号は、アウトプットまたはインプットが文書または報告書であることを示します。 たとえば、フォームの記入や提出、メモの作成、報告書の作成などが挙げられます。

組織は、ビジネス機能やレベルを全体にわたってビジネスワークフロー図を使用する場合があります。 そのため、記号や形をカスタマイズする場合でも、全員が使用する標準表記法を確立する必要があります。

ワークフロー図を読むには、まず図のタイトル、記号の説明、構成要素ID番号を特定します (より複雑な図面の場合)。 次に、プロセスの始まりを見つけ、矢印で示された論理的順序に従います。 

多くの業界では、左から右に読む図の形式を設定しています。 新しいワークフロー図に取り組む場合は、その分野の特定のレイアウト規則に慣れましょう。 

流れの方向を理解したら、記号をお読みください (以下の記号の説明を参照)。 特殊な記号を見るには、国際標準機関 (ISO)、AMI、ASME のシンボル基準を参照してください。

ワークフロー図は、いくつかの簡単なステップで作成できます。 最初に、マッピングする主要なプロセスを決定します。 次に、シンプルなスケッチを作成します。 ソフトウェアは必要ありません — ペン (シンボルを描くために) や紙で十分です。

「適切な記号を持つことを心配しないでください」とJohnstonは言います。 「できる限り細かく詳細に、ステップの何もかもを把握することがより重要です。 表記を気にすると、人々をうんざりさせ、怖がらせる可能性があります。 代わりに、いくつかのボックスを矢印で描画します。 図の作成のプロセスに参加して、居心地の良さを感じることは、側面に傾斜のあるダイアモンドや、ボックスの底に波打った線が必要かどうかに悩むよりもずっと重要です。」 

チームが最終下書きに同意したら、正式なバージョンが必要な場合は、ワークフロー図を描画ソフトウェアやワークフロー自動化プラットフォームに転送できます。 

ワークフロー図の作成方法については、以下の手順に従ってください：

1. あなたのプロセスを選択してください： プロセスと、図を作成する理由を理解します。
2. プロセスに名前を付けます： 名前は能動的で、動詞から始める必要があります。 
3. 開始と終了点を規定します： プロセスの境界を設定します。 Johnstonによりますと、「多くの企業がプロセスの無作為なプロセス部分をマッピングして誤りを犯しています。」
4. 各タスクまたはステップをリスト表示します： 各ステップを順番にリストし、その所有者をメモしておきます。 素早くスケッチを作成することは、ディスカッションとチームのコンセンサスを得るツールとして機能します。 この初期スケッチにサイクル時間と活用の追加を考慮する場合もあります。 また、Johnstonは、詳細がなければ改善の機会を失うため、1つの大きな箱ではなく、小さなステップを含めることを提案しています。
5. 描画に次の項目を含めます：
   1. プロセスは途中で発生しませんので、少なくとも1つの出発節点。
   2. プロセスを作成するために活動が必要になるため、少なくとも2つのタスク節点。
   3. 永久に続くものはないため、少なくとも1つの停止節点。 停止節点はまた、ユーザーが結果または出力を達成したかどうかを判断するのにも役立ちます。 
   4. 意思決定節点、すべてのワークフローが直線的ではないため。 ワークフローには、多くの場合、はい／いいえの選択肢や代替経路が含まれます。
   5. コネクタは、異なるプロセスセクション間を飛び越えることができる場合です。
   6. あるプロセスのアウトプットが別のプロセスのインプットになる時のインタフェース節点。 
   7. すべての項目のラベル。
   8. 必要に応じて説明メモ。
6. ワークフロー・プラットフォームまたはグラフィック・プログラムで正式なワークフロー図を作成します： 
   1. 誰が図を使うのか、そして彼らが必要とする詳細とプレゼンテーションのレベルを考慮します。 
   2. 外部の関係者が文書を閲覧する場合は、機密情報を追加しないようにしましょう。 
   3. 複雑なプロセスやシステム図の場合は、主要なプロセスラインを濃い色で、小さなプロセス線を薄い色にします。 
   4. 複雑な図では、主要なワークフロー項目に番号が付くことがよくあります。

ワークフロー図には、ワークフロー図、プロセスマップ、フローチャートなど、いくつかの種類があります。 これらの用語を同じ意味で使用する人もいますが、それらは異なります。 一部の形式は、異なる情報を表示したり、特定のインサイトを表示するのに適しています。 

ワークフロープロセスの図を作成する方法を決定する際には、以下の異なるアプローチを検討してください：

• 活動図： 活動図は、結果または製品を作成するために必要な構成要素のステップを示します。 これらの図では、統一モデリング言語 (UML) を使用することもありますが、簡単な表記法も使用できます。
• 米国規格協会 (ANSI) 図： ANSI図は、ANSIワークフローガイドラインに基づいた記号で構成されます。 エンジニアリング、実用性、機械、ソフトウェア、配管および計測機器 (P&ID)、一般的なプロセスフローを表すワークフローの最初の一般的な言語は、ANSI表記法でした。 基本的な記号は、他の記号セットと似ていますが、輸送、FAX や電話、スイッチなどを通じたデータ転送などの項目の特別な記号が含まれています。
• 基本フロー図： このタイプの図は、シンプルや不確かなプロセスを示したり、ステップの時系列を理解したりする場合に使用します。 このタイプの図では、いくつかの基本的な記号しか使用しない場合があります。
• ビジネスプロセスモデル表記法 (BPMN)： BPMNは、大雑把なプロセス、データフロー、システムを図示します。 BPMNは正式な記号とレイアウトを使用して、技術ユーザーでもビジネスユーザーでも、チームや組織間でプロセスを理解しやすくします。 
• データフロー図（DFD）： データフロー図は、プロセスやシステムを通したデータや情報の流れを示します。 これらの図には意思決定ポイントは含まれません。
• プロセスフロー図： プロセスフロー図は、化学、製造、またはその他のプロセスを表示して、重要な設備と材料の流れを示します。 プロセスフロー図は、組織の基本的なプロセスを表したり、活動内容を示したりします。 これらの図はシンプルなワークフローである場合もありますが、BPMNでは正式な文書である場合もあります。
• サプライヤー、インプット、プロセス、アウトプット、顧客（SIPOC）図： SIPOC図は、ワークフローにおける重要なステップと、プロセスの所有者、インプット、アウトプット間の関係を示します。 ハンドオフと頻度を理解するために、SIPOCにタイムラインを追加し、スケジュールの期待値と実際の作業を示すのに役立てます。
• スイムレーンまたは部門横断図： スイムレーン図 (部門横断図とも呼ばれる) は、プロセスにおける役割の機能や、プロセスが異なる部門間でどのように移動するかを示します。 スイムレーン図は、冗長な役割やステップを示したり、部門が共有するタスクやプロセスを明らかにしたりできます。 これらの図は、プロセスの所有権を別の役割に移すべきボトルネックやケースを特定するのに役立ちます。
• トップダウン図: トップダウン図では、主要なステップのみが詳細になり、多くの場合詳細なフローチャートで補完されます。
• 統一モデリング言語 (UML) 図: UML図は、コンピューター・アーキテクチャでよく使用されます。 UML図には9つの変形があり、それぞれが相互作用、オブジェクト、順序など、特定の焦点を持っています。 
• バリューストリーム図: バリューストリーム・マップは、商品や情報がどのように流れ、製品を作成するか、顧客に価値を追加するかを示します。 これらの図は、プロセスの無駄やボトルネックを見つけるためのツールです。

ワークフロー図は、雇用プロセス、計画の段階、アプリのユーザー経路を示すことができます。 次のワークフローチャートの例が示すように、業界や努力のほとんどすべてにワークフロー図が役立ちます。

• アプリ開発者： アプリ開発者ワークフローは、開発者が製品の作成に使用するステップを強調表示します。 この例では、ワークフロー図はソフトウェア機能の仕組みを詳述しています。
• 電子商取引： 電子商取引のワークフロー図は、顧客が注文を要請し、受け取る方法を示します。 このワークフローには、オンライン注文または電話注文の2つの経路と、履行のための経路が含まれます。
• 教育： この教育例は、学生を登録するプロセスを示しています。 それは、各役割の活動を表示するスイムレーン図です。
• 財務： 財務ワークフローのこの例では、従業員が新規購入要請を提出する方法を示します。 書式の作成時に文書記号が使用され、意思決定ポイントと代替経路が表示されます。
• マーケティング： この概要ワークフロー図では、マーケティング計画の作成と実装に関する大雑把なステップを説明します。
• 医療： この医療ワークフロー図は、患者の受け入れと退院の経験におけるステップをカラフルに描画したものです。
• オンボーディング： この例では、スイムレーンはオンボーディング活動のタイムラインを表しています。 この図では、ユーザーが実施必要な活動を描画し、タスクの所有者を説明し、タスクの順序を示します。

ワークフロー図は、ワークフローの改善やビジネスプロセスの設計に役立ちます。 また、ワークフロー図を使用すると、プロセスユーザーが作業順序を理解し、覚えやすくなります。 図は、人々が活動を理解する能力を高めます。

さらに、ワークフロー図を使用して以下の作業を行うことができます：

• 上流と下流のプロセスを明確化します： コンサルタントがより大きなシステムに適合する機械や形式などの製品を構築する場合、これらの製品を使用する関係者もプロセスを理解していません。 
• プロセスを一目で理解することに役立ちます： ワークフロー図を使えば、各プロセスステップで何が起こるのかを見ることができます。 
• チームタスクの理解に役立ちます： 人は自分の仕事だけでなく、タスクが全体像にどのように組み込まれているのかを理解する必要があります。
• 継続的改善を構築します： ワークフロー図は、チームが付加価値を生み出さない活動を特定するのに役立つため、継続的改善に役立ちます。
• よりユーザーに優しい文書化を提供します： 多くの人にとって、書面による指示よりも写真を見る方が理解しやすいです。

ワークフローテンプレートは、最も単純なタスクの概要と詳細をも示すので、ビジネスプロセスでは不要に思えます。 しかし、ワークフローテンプレートは、以下を含む主要な詳細を特定するのに非常に有意義なリソースです：

• 各プロセスに適切なチームメンバー
• 改善分野または効率を高める可能性のあるプロセス
• データ収集または監視
• 承認プロセスと承認を提供する主な関係者
• 計画されたプロセスステップに対するチームの調整 

さらに、ワークフロー図を使えば、複雑で詳細なプロセスをより理解しやすく、明確、簡潔にすることもできます。 ワークフロー図は、企業やチームメンバーが以下の作業を行うのにも役立ちます：

• ステップ間の流れを示します。
• プロセスのあらゆる部分を規定、解析、議論します。
• プロセスを標準化し、プロセスのギャップを見つけて特定します。
• 問題を特定し、ビジネスに付加価値を生み出さないプロセスを排除します。
• チームメンバー間のコミュニケーションとチームワークを促進します。
• プロセスとその進展について、全員が共通認識を持つようにします。
• プロセス、それを継続する理由、およびビジネス価値の明確な理解を提供します。

ユーザーはさまざまな理由でワークフローの使用から遠ざかる傾向があります。 既存のプロセスの中断に躊躇する、プロセスの完全無制御を維持したい、既成の構造に従わない独自のプロセスを構築したいかもしれません。

しかし、ワークフロー図は、すべてのユニークなプロセスの一貫性と効率を提供するのに役立ち、チームメンバーがプロセスを実行する際のプロセスの全体的な制御と効果を高めます。

ワークフロー図を使えば、プロセスの概要を把握したり、問題を予測して回避したりできます。 詳細なワークフロー図は、タスクを完了し、作業が順調に進むようにすることに役立ちます。 また、ワークフローは役割と責任を説明することもできます。 

さらに、ワークフロー図のプロセスは、生産性を低下させる可能性のある不具合や遅延を予測して回避することで、ワークフローの改善を支援します。 また、図には、削除または標準化すべき隠れたプロセスを表面化します。

ワークフロー図は、いくつかの点で役立ちます。 図は、効率的な承認プロセスを作成し、プロセスのリソースと参加者を割り当てる場所を示すのに役立ちます。 

前述のメリットに加えて、ワークフロー図は以下の点で役立ちます：

• タスクの頻度と、各タスクの完了に必要な理想的な時間を指定します。
• 図は、各プロセスのタスク手順や、プロセスの個々のステップを含みます。
• ステップに進んだ後で、自動または手動でワークフローを開始します。
• ステップやプロセスの完了後に、主要関係者に文書を送信して承認を得て、単回レビューを作成して効率を高めます。
• 承認ステータスを設定し、承認が与えられた後にのみステップを実行するようにします。
• 特定の時点、または指定した日付まで、ワークフローを一時停止または停止します。
• ワークフローのステータスを設定し、関与するリソースに更新を送信します。
• ワークフロー内でステップを直接更新して、効率を高めます。
• プロセスと締め切りと所有者を追跡する
• 「部族の知識」を捕獲して、オンボーディングとトレーニングをサポートします。
• プロセス解析と改善。

ワークフロー図を解析することで、プロセスのボトルネックや無駄を特定できます。 これを行うには、不要なステップと不足しているステップを探します。 ワークフローの提案では、すべてのアクションとフロー方向が正しいことを確認します。 

Johnstonは、解析がプロセス改善にどのように役立つのか指摘しています。 「人々がマンモスチャートをマッピングしているのを見てきましたが、一歩下がって見ると、いくつかのステップが間違った場所にあることに気づきました。 それがワークフロー図を持つ真の力です： 一歩下がって、『それはもはや意味がない』と言えるのです。」

「正式なワークフローとワークフローマネージャーで自分のプロセスを実際に固める前に、私はプロセス図作成に多くの時間を費やすだろうと思います」と、Michigan Manufacturing Technology Centerの無駄のないプログラムマネージャーであるScott Lofkenは言います。 「もし私が製造業で、仕事場を見ていたら、価値合理化マッピングのような無駄のないアプローチで時間を使うかもしれません。 合併整理する方法を見つける必要があります。 自問してください、『なぜこのダブルチェックがあるのか？ なぜ私はこれに2つの署名があるのか？』と。価値合理化マッピングは多くのトランザクションを取り除くでしょう。 その場で固める前に、無駄なワークフローを取り除くかもしれません。」  

既存のプロセスを解析する際には、職員の間で不一致の期待事項を探します。 仕事に対するアプローチが異なる人もいるかもしれませんし、一部の問題や改善点は明らかかもしれません。 さらに、なぜ図を作成したのかを考えてみましょう。覚えておくべき主要な点は、全般的改善を探している場合は、異なる可能性があります。 

ワークフローチャートを体系的にレビューするには、次の手順をお試しください： 

1. タイミング： ステップやプロセスにどのくらいの時間がかかるかについて、人々の意見が一致しない場合があります。 「周囲を回って『時計はいつ始まるのか』と人に尋ねれば、いろいろな奇妙な答えが返ってくるでしょう」とChaikenは言います。 各プロセスセグメントをレビューし、問題を予測します。
2. 論理： イベントは注文間違いでしょうか？ ステップがどのように流れるべきかを自問してください。
3. 遅延： 価値合理化マップは、遅延と待機を表示するための優れたツールです。 しかし、時間の無駄は他のフローにも現れるかもしれません。 
4. ギャップと内訳： ワークフローの問題は、ボトルネック、未完了のインプットやアウトプット、並行して発生する可能性のある順序で行われるステップ、不要な依存関係、一貫性のない仕事量などとして表示されます。 
5. 見つからない情報： ステップやプロセス自体には、記録や作業指示が必要な場合があります。 
6. 見つからない所有者： プロセスとステップの所有者は、フローを維持してアウトプットを達成します。 責任はワークフローの重要な情報です。 「これらの入念な図を作成しても、ワークフローの様々な部分を誰が担当しているのかを理解していない人たちがいることは、非常に驚きです」と、Johnsonは説明しています。

ワークフロー解析の詳細については、このワークフロー解析記事をご覧ください。

ワークフロー図、フローチャート、データフロー図は似ていますが、目的は異なる場合があります。 ワークフロー図は、多くの場合、すべてのプロセスとその依存関係をマッピングします； フローチャートはステップまたはアルゴリズムを描画します； データフロー図は、プロセスや組織を通じたデータの動きを示します。 

ワークフローは、フローチャートやプロセスマップを使って視覚的に表現できます (ワークフローのグラフィック表現は単に図と呼ばれます)。 図は、ワークフローのステップ、それらが発生する順序、各過渡期で何が起こるかを理解するのに役立ちます。

フローチャートは、さまざまな分野に特化した記号を使って、ステップと過渡期を描くことができます。 この図形による言語の最も洗練された表現は、BPMNで見られます。 プロセスマップは、各ステップの要件に関する詳細情報を提供する場合があります。 

データフロー図は、プロセスまたはシステム内のデータまたは情報の流れを示します。 同じ記号とテキストを使用して、目的地と保管点間のインプットと経路を記述します。 対照的に、DFDには開始点や終了点、意思決定ポイントは含まれません。

ワークフロー図 、またはフローチャートは、1921年にFrankとLillian Gilbrethによって初めて作成され、導入されました。 この最初の繰り返しチャートは プロセスフローチャートと呼ばれていましたが、現代のワークフロー図に形を変えました。 

Gilbrethsは、ワークフロー図の概念を米国機械学会 (ASME) に紹介し、本のプロセスチャートで詳しく説明しています： 仕事するための、1つの最良の方法を見つける最初のステップ。 Allan H. アメリカの生産技術者であるMogensenは、初めて1930年代初頭にワークフローを一貫してビジネスに適用し、それをチームメンバーに教えました。 彼はワークフロー図やフローチャートを普及させ、「簡素化の父」と見なされています。

彼らの仕事は、1890年代にFrederick Winslow Taylorによって始まった科学的管理の概念をさらに発展させました。 テイラー主義と呼ばれる生産に対する科学的アプローチは、再現性と測定の概念を管理に導入しました。 科学的管理の弟子の一人は、アメリカのエンジニアでビジネスコンサルタントのHenry Ganttで、1910年にフローチャートの人気の前駆体であるガントチャートを紹介しました。 現在でも、主にプロジェクト管理で使用されているガントチャートは、時間と活動の関係を描写しています。  

1950年代には、機能の層を描写する機能ブロックフロー図が開発され始めました。 現時点では、米国 海軍はプログラム評価レビュー技術 (PERT) チャートを紹介し「p」は時には、プロジェクトを指します。 1970年代までに、米国 国防総省は、防衛請負業者と武装サービスのすべての支部によって広く適合されたIDEF表記法を開発しました。 ボトルネックを特定し、論理的思考を促すツールであるIDEF図は、オブジェクト指向の焦点を当てることで、コンピューターのアーキテクチャを記述するのに非常に適しています。  

ワークフロー図はもともと製造や化学エンジニアリングで使用されましたが、多くの業界では何らかの形のプロセス図が採用されています。 最近のソフトウェア・エンジニアリングの開発には、UMLが含まれます。 2004年、ビジネスプロセス管理イニシアチブはビジネスプロセスを記述するためにBPMNのバージョン1.0をリリースしました。

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