ワークフロー分析とは
「ワークフロー分析」という用語は、プロジェクト管理ワークフローの調査と最適化を指します。企業は、ワークフロー分析により、戦略の誤りを特定し、時代遅れのプロセス、非効率的なプロセス、または無駄なプロセスを明確にすることができます。
「ワークフロー分析は、チーム全体の効率性を調べて改善するために役立ちました。」と、Upshift (アップシフト) の CEO 兼共同創設者であるスティーブ・アネフスキー (Steve Anevski) 氏は述べています。「この分析により、従業員とより効果的に関わり、情報に基づいた意思決定を行うことができました。」
ワークフロー分析の適切なタイミング
ワークフロー分析は、プロジェクトにボトルネックが発生したり、冗長なタスクのために時間が浪費されていたりする場合は常に重要になります。また、これらの非効率性の問題が発生する前でも、ワークフローを定期的に監査することは有益である場合があります。
ワークフロー分析は、部門間の成果物の待ち時間が長くなっていることや、同じタスクに関して特定のチームが他のチームよりも明らかに時間がかかっていることの原因を特定するために役立ちます。最近、ソフトウェアの使用を変更したり、ハードウェアをアップグレードしたりした場合は、既存の手法が古くなっていることが判明する可能性があります。新しいマネージャーを採用したり、新しいチームを作成したりする場合は、既存のワークフローを調べるとともに、人事異動を考慮する必要がある可能性があります。ビジネス プロセスでエラーが見つかるたびにワークフローを検証する必要がある場合もあります。
「ワークフローを定期的に分析することは間違いなくベスト プラクティスです。」と、Pixoul (ピクソウル) の CEO であるデヴォン・ファタ (Devon Fata) 氏は述べています。「しかし、リモート ワークへの移行といった大きな移行を行う際や、定期的な分析以外で効率性の問題に気づいた場合にも必要です。」
ワークフロー分析の要素
ワークフロー分析を成功させるために必要な、重要な要素がいくつかあります。まず、問題のワークフローを特定し、それらに関するデータを収集します。これは、偏見を持たずに行います。各ステップについて、完了に必要な時間、完了率、および運用コストを記録します。
- ステップをリストアップする: ワークフローを最初から最後まで実行するために必要な各ステップのリストを作成します。プロセスをより容易に視覚化するために、視覚的な、分岐する意思決定ツリーを作成することを検討してください。
- 各ステップの完了に必要な時間を見積もる: タスクの完了に必要な時間を評価し、それを各タスクの実際の所要時間と比較します。この情報を利用できない場合は、今後記録を開始することをお勧めします。
- 各ステップのコストを判定する: 資材費や人件費を含む各プロセス ステップのコストを合計します。タスクの価値に対してコストが異常に高くないか検討してください。
- 冗長性を排除する: プロセスにおいて、目標の達成に貢献していないステップや、他のステップの取り組みを不必要に繰り返しているステップを削除します。
- ワークフローを合理化する: 可能であれば、ワークフローの一部を自動化します。ワークフローの自動化について詳しくは、Smartsheet が提供しているワークフローのデジタル化に関するガイドを参照してください。
ワークフロー分析のステップ
ワークフロー分析には 5 つのステップがあります。まず、問題のワークフローを特定し、それらに関するデータを収集します。次に、そのデータを調べて、問題領域に変更を加えます。最後に、必要に応じて、これらのワークフローを管理および調整するスケジュールを作成します。
1. 分析が必要なワークフローを特定する
スケジュールを作成して、各ワークフローを定期的に分析します。ワークフローを初めて分析する場合は、ワークフローをチーム別または部門別に分けて、系統的に調べます。
「ワークフローの一部が非効率だと感じる場合は、おそらくそうであり、それは、始めるのに最適な場所です。」とファタ氏は述べています。「特に早い段階では、自分の直感に従うことが、低い位置にある果実を得るチャンスにつながります。これらの簡単な変更を加える際に、見つけにくい効率性の問題を特定するために必要なスキルも磨かれます。」
2. 各ワークフローに関するデータを収集して整理する
ワークフローに関連するデータを収集して整理します。保存されたレポート、ソフトウェア ログ、電子メールなどを使用して、ビジネスにおけるワークフローの過去の使用状況を徹底的に把握する必要があります。必要な情報が見つからない場合は、今後その情報のログを作成するようにメモしておきます。
ワークフローごとに、次の作業を行います。
- ワークフローが達成を目指すタスクを特定し、目標が達成されていることを確認します。
- 各ステップの完了目標時間を決定し、過去のデータを使用して各ステップの実際の所要時間を確認します。
- 各タスクの完了率とワークフロー全体の完了率を調べます。完了が難しいステップや完了が不可能なステップをメモしておきます。
- ワークフローの最初から最後までの各ステップをアウトラインとしてまとめます。
- レポートを収集し、それらの保存を確認します。ファイルやフォルダーの命名方法とドライブの編成に注意してください。
3. データを分析する
収集したデータを使用して、各ワークフローの現状に関する結論を出します。問題のなく稼働している部分と、改善できる領域を特定します。
「チームのワークフロー レポートと、ワークフロー全体の各プロセスのレポートを作成してください。レポートが完成したら、統計的な手法を使用して、最適なレベルで実行されている部分を判定します。パフォーマンスが低い部分について、改善または排除する方法を見つけ出してください。」と、アネフスキー氏は提案しています。
各ワークフローについて、次の質問に答えます。
- 各ステップは理にかなっていますか。新入社員はそれらを最小限のトレーニングで完了できますか。各ステップを初めて見る部外者として観察して、ステップが明確に文書化されており、簡単に実行できることを確認してください。
- 各ステップに合理的な時間が費やされていますか。完了に長い時間がかかるステップや、定期的に期限を超えているステップに注意してください。問題があるのはワークフローなのか期限なのかを調べます。
- 冗長なプロセスはありませんか。各ステップについて、それが必要な理由を特定します。削減または完全に排除できるステップが見つかる場合があります。
- 人々に報告させているデータは、そのすべてが必要ですか。多くの場合、企業は、他の場所で利用できる情報を提供するレポートを必要としています。誰も参照しないレポートを作成するために従業員が時間を浪費しないようにしてください。
- 情報は簡単に見つかりますか。レポートの保存場所を調べ、命名規則や記録場所の非効率性を特定します。ワークフロー分析のためにアクセスする必要がある情報をメモし、それがアクセスしやすい場所に記録/保存されていることを確認します。
- 明らかな誤りや古くなっているステップはありますか。ソフトウェアを変更したり、チームを組み合わせたりすると、ステップやワークフロー全体が冗長になっていることに気付く場合があります。ワークフローがソフトウェアおよび企業の最新の手順に従っていることを確認します。
4. 必要な変更を行う
変更する必要がある項目が見つかったら、それらを変更します。修正する必要があるステップやワークフローについてチームに相談し、その方法を尋ねます。一部のステップを完全に追加、変更、または削除する必要がある場合もあります。ワークフローが進化するにつれて、分析プロセスはシンプルになります。
「私たちはカイゼンの哲学を持っています。カイゼンとは継続的な改善の一種です。」と、A Line at the Door (ア ライン アット ザ ドア) の CEO であるスティーブン・ボーマン (Steven Bowman) 氏は述べています。「私たちは常に、改善方法に関するチームやクライアントからのフィードバックを求めています。ワークフローも同じです。」
期限を延長したり (一般に見逃されることが多い)、プロジェクト全体を通じて資料の印刷やコピーを何度も行う代わりに一括して大量に行ったり、電子メールのテンプレートを使用したり、会議の招待の書き込みを自動化したりすることはすべて、一般的なワークフローの改善方法の例です。
詳しくは、Smartsheet が提供しているカイゼン手法の包括的ガイドおよび継続的改善の実装ガイドを参照してください。
5. 必要に応じて管理および調整する
ワークフローを確認するスケジュールを作成します。ビジネス ニーズが変化するにつれて、ワークフローの効率性が低下したり、ワークフローが古くなったりする場合があります。問題を発生する前に必要な変更を把握できるように、ワークフローを定期的に確認することをお勧めします。
「年間を通じてワークフローを定期的に分析することは有益です。ワークフロー テクノロジーが時間の経過とともに改善されるにつれて、プロセスも改善できます。各四半期のワークフローを批判的な目で見ると、将来に向けて情報に基づいた意思決定を行うために役立ちます。」と、アネフスキー氏は提案しています。
ワークフロー分析が組織にもたらすメリット
定期的なワークフロー分析は、組織の時間をより賢明に使用し、コストを削減し、従業員の士気を高めるために役立ちます。大きなメリットのいくつかを、以下に簡単に示します。
- 冗長なプロセスの把握: 定期的なワークフロー分析は、重複するプロセスや古くなったプロセスを特定し、対処するために役立ちます。これらのプロセスを合理化または排除することは、日常業務に大きなプラスの影響を与える可能性があります。
- 無駄な時間の削減: ワークフローの効率性が改善されると、従業員の時間の生産性が向上します。その結果、目標達成のためにより多くの時間を使用できるようになります。
- コストの削減: 従業員の効率性が向上すると、同じタスクに必要な労働時間が減少します。ワークフローの効率性が向上すると、紙やプリンターのインクなどの事務用品も節約できる場合があります。
「作業プロセスの各部分を調べて、最初から最後まですべてを観察すると、自動化やペーパーレス化が可能なフェーズを簡単に発見できるかもしれません。分析を通じて発見された変更を適用すると、効率性が向上し、利益が増加します。」と、VIP to Go (ビップ ツー ゴー) の CEO であるエイブ・ブリューア (Abe Breuer) 氏は述べています。 - 士気の向上: 従業員は自分の時間を価値あるものにすることを望んでいます。生産性が向上し、リストにあるタスクを次々に完了できれば、士気が高まります。「ワークフロー分析から収集されるデータは、情報に基づいた意思決定に役立ち、より有意義なタスクを従業員に割り当てられるようになります。生産性の向上は、全員の集中力を維持し、チームにより大きな価値を生み出すために役立ちます。」と、アネフスキー氏は述べています。
- 全体的な効率性の向上: 上記のメリットはすべて、チームと企業の全体的な効率性の向上につながります。ワークフローのベスト プラクティスが確立されるにつれて、将来的にワークフローの効率性を分析し、最大化することがさらに容易になります。
ワークフロー分析のベスト プラクティス
ワークフロー分析は重要なプロセスです。既存の基盤の活用から、中立性の維持や、チームの巻き込みまで、ベスト プラクティスを維持するための専門家のヒントを以下にまとめます。
- 既存のものを活用する: ほとんどの企業では、正式に文書化されていなくても、ワークフローが導入されています。ワークフローを分析して更新する際は、既存の作業プロセスをベースにしてください。
「ワークフローに問題があるからといって、最初から始める必要があるわけではありません。」と、ボーマン氏は述べています。「ワークフローを扱いやすいセグメントに分割し、それらのセグメントを分析します。赤ん坊を風呂の水と一緒に捨てないようにしてください。」 - 中立性を維持する: 変更は困難な場合があります。以前ほど最適化されることがなくなっているワークフローの作成に関わる場合は、特にそうです。
「特に、現在の行動を変える必要がある場合、新しいことをするように各従業員を説得するのは難しいかもしれません。」と、ブリューア氏は述べています。ワークフローを分析する際には、感情と偏見を除いて作業することが重要です。分析チームが中立性を維持できない場合は、プロセスを進めるために役立つサードパーティーのコンサルタントを雇う価値があるかもしれません。 - ソフトウェア ソリューションを使用する: ワークフロー分析を支援する多くのソフトウェア ツールが存在します。業務をスムーズに進めるためにワークフロー エンジンの使用を検討してください。
- 視覚化する:
複雑なワークフローは、視覚化することにより、概念化がはるかに容易になります。SoStocked (ソーストックト) の共同創設者であるチェルシー・コーエン (Chelsea Cohen) 氏は、組織で視覚的なワークフローの戦略をどのように活用しているのかについて、「私達は、カンバン システムから開始します。」と説明します。「カンバンは、プロジェクト全体を視覚的なボードに簡素化できるため、ワークフロー分析の最も分かりやすい方法の一つです。主要なタスクを別々の列に分類し、チーム メンバーが責任を果たしたときにリアルタイムにサインオフさせることができます。これにより、ワークフローの滞り始めるポイントを簡単に特定できるため、より迅速に対処できます。」
カンバン ボードのセットアップ方法について詳しくは、こちらを参照してください。 - 時間とコストを追跡する: ワークフロー分析の最終的な目標は、企業の時間とコストを節約することです。それには、ワークフローの完了に必要な人件費と平均時間を追跡する必要があります。このデータを使用すると、改善点を追跡し、遅滞箇所を特定して、問題が発生する前に対処できます。
- スケジュールを分析する: ワークフローを見なおす時間を確保します。月に数時間を費やして基本的な分析を行うと、将来的にさらに多くの時間を節約できます。「ワークフロー分析を行うのに最適なタイミングというものはありません。早いほど効果的です。また、定期的なプロセス レビューは、解決にかかる時間とコストが大きくなる前に問題を特定するために役立ちます。」と、コーエン氏は述べています。
- チームに相談する: ワークフローを使用している従業員から意見を得ます。「ワークフローの何が問題なのかを本当に把握したい場合は、実際のユーザーからフィードバックを得てください。」と、ブリューア氏は述べています。セグメントが古くなっていたり非効率的だったりする場合、日常的に作業するユーザーは、そのことを誰よりもよく知っています。
- 変更を加えます: データを収集するだけではなく、エラーを修正します。非効率性を特定したら、必要な変更を加えて、それらを最小限に抑えるか排除します。ワークフロー分析の目標は、単なるデータ収集ではなく、そのデータを使用して有意義な変化を促進することです。
ワークフローの分析と修正の例
現実世界における修正のためのワークフロー分析は、どのようなものでしょうか。一般的なワークフローの問題の例と、タイムリーな分析でそれらを修正する方法を、以下に示します。
- 人件費割り当ての非効率性: 小規模な企業が急速に成長すると、その成長に合わせて問題が急拡大する場合があります。たとえば、6 人の従業員で創業し、全員が紙のタイムカードに時間を記録している小規模企業があるとします。マネージャーは、カードを収集し、紙の記録をスプレッドシートに入力します。その後、マネージャーは会計士にスプレッドシートを送信し、会計士がすべての従業員の税と給与を決定して、紙の小切手を生成して配布します。
5 年後、この企業は従業員が 35 人になりましたが、やはり手動の時間追跡および会計ワークフローを使用しています。従業員がそれぞれの勤務時間の追跡に費やす時間は変わっていませんが、高給取りの会計士とマネージャーは、現在、ソフトウェアを使用すれば簡単に自動化できるタスクを完了するために一日のかなりの時間を費やしています。
解決策: 企業の規模が小さいときは、時間を節約するソフトウェアのコストが非常に大きく感じられる場合があります。これらのワークフローを改善するために時間追跡用のパンチ クロックと給与計算ソフトウェアを実装することで、この企業は、それまで給与計算の処理に費やしていた非常に多くの労働時間とコストを節約できます。 - オフィスの設計: オフィスのレイアウトや設備でさえ、時間とコストの無駄につながる可能性があります。たとえば、数十人の従業員が 1 つの印刷ステーションにアクセスするようにセットアップされたオフィスがあるとします。ワークフローにドキュメントの印刷が含まれている場合、プリンターから遠く離れた部屋や階にいる従業員は、完了に時間がかかります。また、各プリンターを使用する従業員が増えるほど、待ち時間の渋滞が発生し、プリンターのメンテナンスにかかるコストも増える可能性があります。同様に、創業時に購入した手頃な価格のインクジェット プリンターでは、より高い使用率を念頭に購入されるレーザー プリンターと同じパフォーマンスは期待できません。
解決策: ワークフローの効率性を最大化する一つの方法は、従業員がオフィスを歩き回る物理的な動きの効率性を改善することです。事務用品や印刷ステーションをできるだけ中央に配置するか、理想的にはオフィスの周りに複数のステーションや備品を分散配置する必要があります。また、設備が適切に維持され、最新の状態であることを確認します。メンテナンスやアップグレードにコストをかけることで、長期的には緊急修理のコストを削減できます。さらに、レポートをダッシュボードに表示したり、それらをアクセス可能なクラウド ドライブに保存したりすることで、さまざまなドキュメントの印刷が不要になり、ワークフローが飛躍的に合理化されます。 - 不要なレポート: 新しいワークフロー プロセスを導入する際、多くの企業が、新しいレポート方法も作成する傾向があります。たとえば、2 つ目の店舗を開業する小売企業があるとします。上級マネージャーは一度に 2 か所に存在できないので、従業員の日次ステータス レポート ワークフローを実装して、店舗での重要な出来事を常に把握できるようにしました。
時が経ち、より多くの店舗を開業しましたが、マネージャーは、ほとんどの日が同じことの繰り返しで、事案もないことに気付きました。マネージャーは、隅々まで読んでも時間がかかるだけで役に立つ情報がほとんどないため、レポートを毎日読むことをやめました。店舗が増えるにつれて、めったに読まれない日次レポートの作成に時間を費やす従業員も増えます。問題が発生した場合、マネージャーは、何が起こったのかを正確に把握するために、時間をかけてレポートのフォルダーをかき分ける必要がある可能性があります。
解決策: 企業の成長に合わせてワークフローを見なおすことで、それらのワークフローを改善します。新しい店舗ごとに、どのようなデータを収集すると実際に役立つのかを検討する必要があります。レポートは、範囲や頻度を減らしたり、再編成したりして不要なセクションを除外することができます。また、状況の異常値のみをレポートするシステムを確立して、特定しやすく、影響力の大きなものにすることも検討してください。
ワークフロー分析を使用して効率性を改善する方法
ワークフロー分析は、会社の運営に関するインサイトを提供します。それらのインサイトは、コストの削減、従業員の士気の向上、および運営の効率化に役立ちます。ワークフローを定期的に分析することは、日々のプロセスの変化を把握し、それらがスムーズに稼働する状態を維持するための最良の方法です。
ボーマン氏は、ワークフロー分析の実装が企業の時間の節約にどのように役立ったかを説明し、「ワークフロー分析により、ボトルネックがどこに存在し、ワークフローがどれほど時代遅れのものになっているのかを正確に示してくれたため、業務を効率化する上で非常に重要でした。」と述べています。「私達は例外を把握するワークフローを構築しました。物事が完璧ではない状態を把握するには、各ステップは、本質的に不適格でした。私達のテストのうち、問題に結び付いたものは 8% だけでしたが、テストのたびに問題解決ワークフローを実行することになりました。ワークフローを分析することで、この方法では多くのリソースが浪費されていることが判明しました。その後、インスタンスがトリップワイヤーに達するまでは成功として扱われ、それに応じて対処するというワークフローを作成しました。インスタンスの数が大幅に減少したことで、監視作業も大幅に減少し、効率性が大幅に向上しました。」
定期的なワークフロー分析は、小さな非効率性を、大きくて複雑なものになる前に把握するために不可欠です。ワークフローの問題は、時間をかけて蓄積され、プロアクティブに対処する時間がないと気付く前に表面化する可能性があります。優れた攻撃、つまり、ワークフローの問題をできるだけ早く特定して対処することが、最善の防衛となります。
リモート ワーク環境へのワークフローの適用に関する特別な考慮事項
ワークフロー分析はすべての企業にとって重要ですが、リモート ワークに移行する際には特別な考慮事項があります。新しいコミュニケーション スタイルへの対応から、ワークフロー作成へのアプローチの変更にいたるまで、最適な専門家のアドバイスのいくつかを以下に示します。
- 考え方を変える: リモート環境のワークフロー分析は、オフィス復帰のための一時しのぎであってはなりません。全般的な効率性の検討を開始し、両方の環境に適したワークフローを組み込んでください。
「ワークフロー分析は、リモート ワークへの移行に不可欠でした。」と、ファタ氏は述べています。「私達のプロセスの多くが、深く考えることなく、社内業務環境から移植されました。ワークフロー分析は、リモート ワークを行っている企業からリモート ワーク指向の企業へと変革するために役立ちました。」 - 非同期コミュニケーションを受け入れる: リモート ワークは、特に異なるタイムゾーンの人々と共同作業する場合に、コミュニケーションの柔軟性を提供します。非同期コミュニケーションの利用を受け入れ、時刻ではなく日付に基づいて締め切りとリマインダーを設定することを検討してください。
「リモート ワークに移行すると、コミュニケーションがはるかにシンプルになりました。非同期コミュニケーションに移行したことは、1 日の労働時間を確保するために役立ちました。従業員は、マネージャーの会議が修了するのを待つ必要がなく、重要なメッセージを書いたメモを残すだけで済みます。」と、DesignBro (デザインブロ) の創設者であるクリスチャン・ホイネン (Christiaan Huynen) 氏は述べています。 - より大規模なグループにプロセスを適用する: オンボーディング プロセスは、多くの企業のリモート環境で、非常にシンプルなものになっています。オンボーディング グループは、より大規模で部門横断的なものになる可能性があります。1 人の人事スタッフが、何十人もの新入社員のグループ ビデオ ミーティングを主導できます。新入社員は、自分のペースで、トレーニングに取り組み、必要なフォームに記入することができます。これらの文書の提出と承認も容易であるため、新入社員と人事部の時間を節約できます。
「新入社員のオンボーディングとトレーニングのプロセスは、リモート ワーク モデルを通じて非常にシンプルになりました。このプロセスは自動化されているため、人事部の専門家は戦略的な割り当てにより多くの時間を使うことができます。従来のプロセスでは、さまざまなオンボーディング ツールを使用することで混乱が発生していました。」と、アネフスキー氏は述べています。「戻ることになるかどうかは分かりません。」 - 説明責任を考慮する: リモート環境では、従業員の時間の確保など、より困難になる事柄もあります。時間追跡の説明責任を維持するために、新しいプロセスを作成する必要がある可能性もあります。「従業員の勤務時間は、組織にとって、取り組むことが難しい問題でした。」と、アネフスキー氏は述べています。「従業員が書類上では残業しているのに、実際にはそれぞれのプロジェクトが進捗していないと気付くことがよくありました。朝、数時間余計に寝るために、プロジェクトで遅くまで働いているふりをしていたのです。」
- ソフトウェアを使用する: 以前は早口で確認していた多くのタスクが、クイック オプション ボタンで確認できるようになります。Olive (オリーブ) の最高マーケティング責任者であるポール・シャーマン (Paul Sherman) 氏は、容易な移行を実現した方法について説明しています。「オフィスにいたときには割り当てやプロジェクトを口頭で確認していました。同僚への短時間の電話で確認したり、同僚のオフィスまで歩いて『OK』という返事を聞いたりしました。今はもう、そのようなことはしていません。プロジェクトのマイルストーンに達すると、プロジェクト管理ソフトウェアでマークするだけで、関係者に通知が届きます。些細な変更ですが、便利です。」
- 技術的適性を考慮する: リモート環境で新しいワークフローを作成する際には、スタッフの技術的適性を考慮することが特に重要です。使用するソフトウェアに関するスタッフのトレーニングに時間を費やしてください。また、技術に精通していない従業員の場合は、レッスンを受けるにも少し時間がかかる場合があることを忘れないでください。
「リモート ワークのワークフローを変更する際には、従業員の技術リテラシーを考慮する必要があります。当然のことながら、リモート ワークのワークフローにはオフィスにいる場合よりもはるかに多くのソフトウェア プログラムが含まれており、その使用方法について全員が同じ認識を持つ必要があります。これらのツールの使用方法についてチームをトレーニングするために、半日 (場合によっては丸 1 日) のスケジュールを設定してください。」と、シャーマン氏は述べています。「信じてください。将来的に非常に多くの時間と労力を節約できます。」 - 柔軟性を維持する: 従業員に個々のワークフローでのある程度の裁量権を与え、従業員を信頼して、その従業員と企業のどちらにも役立つスケジュールを考えさせます。
Offices.net (オフィス ドット ネット) の共同創設者であるテリーシャ・エアード (Teresha Aird) 氏は、企業と従業員がリモート移行に取り組んだ方法について説明し、「リモート ワークの選択肢を提供することで、当初は仕事への注力と家族や家庭での娯楽などとのバランスを取ることに苦労する従業員がいるであろうことは、最初から分かっていました。」と述べています。「しかし、従業員やチームが理想的なリモート ワークフローを見つけ出し、生産性を維持するために新しい習慣を採用することで、これらの初期の苦労はすぐに修正されると信じていました。多くの従業員が、リモート環境でタスクを完了するための最適な順序を判断するためにワークフローを試行錯誤する必要があると報告したことで、これは真実であることが証明されました。また、多くの従業員が、リモートに移行したことで、早めまたは遅めに昼食休憩を取ったり、通勤時間がないために多少早く仕事を開始したりするなど、スケジュールを若干変更しました。
ワークフロー分析のメリット
ワークフロー分析のメリットは、短期と長期の両方で生じます。生産性の向上から、コストの削減や、従業員の定着化まで、主なメリットを以下に簡単に示します。
- より効率的な職場の維持: 定期的なワークフロー分析は、効率性の文化を確立するために役立ちます。ワークフローを定期的に見なおし、必要に応じて修正することで、スタッフは、組織にメリットをもたらす新しいやり方の採用に慣れるようになります。
- プロセスの進化に合わせたワークフローの合理化: 企業が成長するにつれて、そのプロセスも成長する必要があります。ワークフローを改善するためにワークフローを分解する必要はありません。多くの場合、テクノロジーや人員配置の小さな変更であっても、ワークフローの調整も必要になります。
- 生産性の向上: ワークフローを合理化すると、時間の浪費が減少します。ワークフローの効率性が向上すれば、スタッフの生産的な時間も増加します。
- コストの削減: 冗長なワークフローや非効率的なワークフローを完了するためにスタッフに支払う期間が短くなれば、それだけコストを削減できます。多くの場合、日常的なワークフローで使用されているソフトウェアや機器を更新することでも、長期的にコストを削減できます。
- 従業員の定着率の向上: 自分の貢献が重要だと感じる従業員は、満足度が高まり、企業が自分の時間を大切にしていると考える可能性が高くなります。従業員は、士気が低い企業よりも、満足できる企業に長く留まる傾向があります。
ワークフロー分析とプロジェクト管理
プロジェクト管理では、プロジェクトを成功裏に完了することに重点が置かれます。ワークフロー分析は、チームがプロジェクト完了までのすべてのステップで最も効率的なルートを確保することにより、このプロセスを支援します。
優秀なプロジェクト マネージャーは、非効率的なワークフローの特定を支援し、可能な場合には提案や変更を行うことができます。非効率的なワークフローは、それに日常的に関わっていない人では特定が難しい可能性があるため、プロジェクト マネージャーは、改善できる可能性のあるプロセスを注視しつづける必要があります。ワークフロー分析に対するこの積極的なアプローチは、組織全体が段階的に前向きな変化を生み出すために役立ちます。
組織に適したワークフロー分析ツールを選択する方法
企業に適したソフトウェア ツールを選択するには、ニーズと利用可能な製品を比較検討する必要があります。既存のシステムとの統合から、一般的なタスクの自動化まで、いくつかの重要な考慮事項について専門家に意見を求めました。
「私達のビジネス哲学は、人、プロセス、およびテクノロジーであり、この順序も重要です。」と、ボーマン氏は述べています。「ワークフローは、本質的にプロセスであり、重要な構成要素です。ただし、たとえ最高の人材と最新のテクノロジーがそろっていても、プロセスやワークフローに欠陥があれば、ビジネスは失敗する可能性があります。適切な人材と適切でスムーズに実行されるワークフローをそろえ、適切なテクノロジーを適用することで、1 日の仕事が大幅に簡素化されます。適切な人材とワークフローをそろえることで、テクノロジーは、ビジネスの拡大を可能にするのです。」
- 使いやすさ: 学習しやすいワークフロー分析ツールを選択してください。選択したツールが、テクニカル サポートにアクセスしやすいものであることも確認してください。
「ワークフローはビジネス プロセスの重要な一部であるため、ワークフローを管理するソフトウェアは、使いやすいものである必要があります。これには、ユーザー インターフェイス (UI/UX) と、複数のプラットフォーム (Windows/Mac) やデバイス (デスクトップとモバイル) のサポートが含まれます。また、だれもが、しばしばソフトウェア サポートを利用する必要があるため、サポートに容易にアクセスできることも重要です。」と、ボーマン氏は述べています。 - ロー コードとノー コード: チームの適性と、独自のワークフローをコーディングする能力を考慮してください。最新のソリューションの多くには、一般ユーザーでも非常にアクセスしやすい組み込みのテンプレートを使用してワークフローを作成するノー コード テクノロジーが含まれています。
「複雑なワークフローを管理できる技術的な専門知識をチームの全員が持っているわけではありません。」と、アネフスキー 氏は述べています。「チームの全員がプロセスに参加できるように、分析ツールは、ユーザーフレンドリーである必要があります。A-B-C のようにシンプルである必要があります。」 - 過去の変更: 過去の使用状況データを保存して追跡するために役立つ製品を検討してください。現在のワークフローと過去のワークフローを比較して、どれだけ進化しているのかを確認します。
「私が重視するのは、常に過去のパフォーマンスを追跡できる機能です。特に、月ごと、曜日ごと、または時間帯ごとに分割できる機能を必要としています。これは、過去のパフォーマンスに対する改善を評価するだけなく、効率化のサイクル、つまりワークフローが 1 年間や 1 週間でどのように変化しているのかを特定するために役立ちます。」と、ファタ氏は述べています。 - コスト: 予算内で最適なワークフロー分析システムを選択してください。必ず、効率性の向上をもたらすコスト削減機会を検討してください。
- 拡張性: 企業とともに拡張および変更できるシステムを選択してください。また、さまざまな種類の状況で使用できるように、動的かつカスタマイズ可能なものである必要もあります。
「拡張性の要因があれば、ソフトウェア パッケージやプラットフォームを変更せずに、適応させ、変更し、拡張することができます。」と、ボーマン氏は述べています。 - 自動化: ワークフローを自動化することで長期的に時間とコストを節約できるため、自動化を支援するプラットフォームを検討してください。「ワークフローの自動化は、最大限の生産性を実現するために役立ちます。レポート システムは、プロセス完了までのすべてのステップを管理できる必要があります。」と、アネフスキー氏は述べています。
- アプリの統合: ワークフロー分析ツールは、すでに使用しているプログラムと適切に統合できる必要があります。多くのワークフロー エンジンは、普及しているグループ チャットやクラウド ストレージ プログラムをサポートしています。統合は、以前には「あるとうれしい」機能であったものの、現在ではほとんどの組織が要件と考えていると、ブリューア氏は述べています。ワークフローは相互に独立して機能するため、すべてがシームレスに進行することが重要です。
- ロールベースのアクセス: 多くのワークフロー ツールでは、ユーザーのロールに基づいてワークフローの表示または編集が許可されます。これらのシステムを使用して、マネージャーがチームのために独自のワークフローを作成および管理し、それらを表示および変更可能なユーザーを指定できるようにすることを検討してください。チームが、ワークフロー管理システムによる階層型アクセスを利用して、各ユーザーが表示可能なものを制御することで、機密情報のセキュリティを維持することを、ブリューア氏は推奨しています。
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