ワークフローを分析して効率性を向上させる方法

ワークフロー分析はすべての企業にとって重要ですが、リモート ワークに移行する際には特別な考慮事項があります。新しいコミュニケーション スタイルへの対応から、ワークフロー作成へのアプローチの変更にいたるまで、最適な専門家のアドバイスのいくつかを以下に示します。

• 考え方を変える: リモート環境のワークフロー分析は、オフィス復帰のための一時しのぎであってはなりません。全般的な効率性の検討を開始し、両方の環境に適したワークフローを組み込んでください。
  
  「ワークフロー分析は、リモート ワークへの移行に不可欠でした。」と、ファタ氏は述べています。「私達のプロセスの多くが、深く考えることなく、社内業務環境から移植されました。ワークフロー分析は、リモート ワークを行っている企業からリモート ワーク指向の企業へと変革するために役立ちました。」
• 非同期コミュニケーションを受け入れる: リモート ワークは、特に異なるタイムゾーンの人々と共同作業する場合に、コミュニケーションの柔軟性を提供します。非同期コミュニケーションの利用を受け入れ、時刻ではなく日付に基づいて締め切りとリマインダーを設定することを検討してください。
  
  「リモート ワークに移行すると、コミュニケーションがはるかにシンプルになりました。非同期コミュニケーションに移行したことは、1 日の労働時間を確保するために役立ちました。従業員は、マネージャーの会議が修了するのを待つ必要がなく、重要なメッセージを書いたメモを残すだけで済みます。」と、DesignBro (デザインブロ) の創設者であるクリスチャン・ホイネン (Christiaan Huynen) 氏は述べています。
• より大規模なグループにプロセスを適用する: オンボーディング プロセスは、多くの企業のリモート環境で、非常にシンプルなものになっています。オンボーディング グループは、より大規模で部門横断的なものになる可能性があります。1 人の人事スタッフが、何十人もの新入社員のグループ ビデオ ミーティングを主導できます。新入社員は、自分のペースで、トレーニングに取り組み、必要なフォームに記入することができます。これらの文書の提出と承認も容易であるため、新入社員と人事部の時間を節約できます。
  
  「新入社員のオンボーディングとトレーニングのプロセスは、リモート ワーク モデルを通じて非常にシンプルになりました。このプロセスは自動化されているため、人事部の専門家は戦略的な割り当てにより多くの時間を使うことができます。従来のプロセスでは、さまざまなオンボーディング ツールを使用することで混乱が発生していました。」と、アネフスキー氏は述べています。「戻ることになるかどうかは分かりません。」
• 説明責任を考慮する: リモート環境では、従業員の時間の確保など、より困難になる事柄もあります。時間追跡の説明責任を維持するために、新しいプロセスを作成する必要がある可能性もあります。「従業員の勤務時間は、組織にとって、取り組むことが難しい問題でした。」と、アネフスキー氏は述べています。「従業員が書類上では残業しているのに、実際にはそれぞれのプロジェクトが進捗していないと気付くことがよくありました。朝、数時間余計に寝るために、プロジェクトで遅くまで働いているふりをしていたのです。」
• ソフトウェアを使用する: 以前は早口で確認していた多くのタスクが、クイック オプション ボタンで確認できるようになります。Olive (オリーブ) の最高マーケティング責任者であるポール・シャーマン (Paul Sherman) 氏は、容易な移行を実現した方法について説明しています。「オフィスにいたときには割り当てやプロジェクトを口頭で確認していました。同僚への短時間の電話で確認したり、同僚のオフィスまで歩いて『OK』という返事を聞いたりしました。今はもう、そのようなことはしていません。プロジェクトのマイルストーンに達すると、プロジェクト管理ソフトウェアでマークするだけで、関係者に通知が届きます。些細な変更ですが、便利です。」
• 技術的適性を考慮する: リモート環境で新しいワークフローを作成する際には、スタッフの技術的適性を考慮することが特に重要です。使用するソフトウェアに関するスタッフのトレーニングに時間を費やしてください。また、技術に精通していない従業員の場合は、レッスンを受けるにも少し時間がかかる場合があることを忘れないでください。
  
  「リモート ワークのワークフローを変更する際には、従業員の技術リテラシーを考慮する必要があります。当然のことながら、リモート ワークのワークフローにはオフィスにいる場合よりもはるかに多くのソフトウェア プログラムが含まれており、その使用方法について全員が同じ認識を持つ必要があります。これらのツールの使用方法についてチームをトレーニングするために、半日 (場合によっては丸 1 日) のスケジュールを設定してください。」と、シャーマン氏は述べています。「信じてください。将来的に非常に多くの時間と労力を節約できます。」
• 柔軟性を維持する: 従業員に個々のワークフローでのある程度の裁量権を与え、従業員を信頼して、その従業員と企業のどちらにも役立つスケジュールを考えさせます。
  
  Offices.net (オフィス ドット ネット) の共同創設者であるテリーシャ・エアード (Teresha Aird) 氏は、企業と従業員がリモート移行に取り組んだ方法について説明し、「リモート ワークの選択肢を提供することで、当初は仕事への注力と家族や家庭での娯楽などとのバランスを取ることに苦労する従業員がいるであろうことは、最初から分かっていました。」と述べています。「しかし、従業員やチームが理想的なリモート ワークフローを見つけ出し、生産性を維持するために新しい習慣を採用することで、これらの初期の苦労はすぐに修正されると信じていました。多くの従業員が、リモート環境でタスクを完了するための最適な順序を判断するためにワークフローを試行錯誤する必要があると報告したことで、これは真実であることが証明されました。また、多くの従業員が、リモートに移行したことで、早めまたは遅めに昼食休憩を取ったり、通勤時間がないために多少早く仕事を開始したりするなど、スケジュールを若干変更しました。