非同期コミュニケーションの基本ガイド

非同期コミュニケーションを十分に取り入れて活用するには、以下に概説するベスト プラクティスに従ってください。

• 大半の物事は緊急でないと認識する: 非同期コミュニケーションの導入に関する最も重要な側面の 1 つは、大半の物事は後で応答できると認識することです。応答が 5 分以内に返ってこようと、あるいは 5 時間以内に返ってこようと、それによって生産性が妨げられる可能性はほとんどありません。本当に緊急の場合は、会議を辞退し、非同期型のコミュニケーション方法を提案して、その緊急事態に関係するスタッフにのみメッセージを直接送信しましょう。
• 明確なプロセスを持つ: 非同期型の電子メールやチャットを送信すべきタイミングと、会議を予定すべきタイミングを、スタッフが区別できるようにしましょう。そうすることで、メッセージへの返信や適切なコミュニケーション方法の使用について、スタッフが感じるストレスを軽減できます。同様に、関連情報を文書化するタイミングと方法についての明確なプロセスを使用して、詳細を見逃さないようにしましょう。
• 時間を効果的に区切る: チーム メンバーからの応答を待っている間は別のプロジェクトに取り組み、時間を無為に過ごさないようにしましょう。そうすることで、自分の妨げになっている可能性があるプロジェクトを回避し、待機中に他のプロジェクトを繰り返し改善することもできます。
• 非線形の勤務時間帯を十分に理解する: 人々は今まで以上に、1 日のさまざまな時間帯で仕事をしています。そうした人たちが別のタイム ゾーンで生活している場合は、それが特に当てはまります。非同期コミュニケーションを導入する際はこの要素を考慮に入れ、自分が生産性を発揮できる時間帯に合わせてスケジュールを変更することを検討してください。さまざまな勤務スケジュールを試すとともに、非同期型の組織はそうした多様なスケジュールを完全にサポートしてくれることを意識しましょう。
• 便利なツールを活用する: 効果的な非同期コミュニケーションのもう 1 つの重要な要素は、すべての情報を文書化して 1 つの場所に保存できるツールを活用し、全員が必要な情報にアクセスして最新情報をリアル タイムで入手できるようにすることです。誰もが最新情報を把握できるように、信頼できる唯一の情報源を生み出すツールを見つけましょう。
• チーム メンバー全員から全面的なサポートを受ける: 新しいツールをプロセスに統合する場合、「チームの全員が同意していなければ、[そうしたツールを] 導入するのが難しくなる可能性があります」とハンキン氏は言います。この問題を解決するために、ツールやコミュニケーションの変更について継続的に話し合いましょう。「これらのツールを使用する方法と理由について、上司の上司と個別に話し合うか、あるいは議論しましょう」と同氏は付け加えています。
• 完璧な状態ではなく進歩を目指す: 非同期コミュニケーションに慣れるには、少し時間がかかります。スタッフに時間を与え、生産性を発揮できる時間の増加や従業員のより柔軟な勤務スケジュールなど、この新しいコミュニケーション形式から得られる小さな成果を祝いましょう。