非同期コミュニケーションとは何なのか?
非同期コミュニケーション とは、データの断続的転送であり、即座の応答を要求していません。
物理的に人がいなくても、非同期コミュニケーションを使ってコミュニケーションすることができます。 例えば、次のシナリオが非同期コミュニケーションのタイミングとして適格と判断されるでしょう。 貴方がメールを送ります。 その電子メールの受信者はメッセージを見て、後で応答します。
非同期コミュニケーションはリモートワークにおいて重要な役割を果たし、事実、専門家たちは非同期コミュニケーションがリモートワークの未来を担うと言います。 このタイプのコミュニケーションは、柔軟性があるため、自分のワークバランスを保ちながら生産性を維持するのに役立ちます。 貴方の仕事がオンラインである必要の無い仕事ならば、自分でより時間のコントロールがきます。
このタイプのコミュニケーションは、リモートワーカーや 分散チームにとって特に役立ちます。なぜなら、厳格な勤務時間に従うのではなく、チーム内部の責任で仕事の責任分担スケジュールを立てられるからです。 非同期コミュニケーションにより、自分宛てのメッセージや質問について十分考え、準備が整い答えられるようになったら応じるという権限が与えられます。
非同期コミュニケーションの実例
インターネットは非同期コミュニケーションに革命を起こし、インターネットのおかげで非同期コミュニケーションが有効な方法になりました。 非同期コミュニケーションの例をいくつか以下にご紹介します。
- メール アドレス
- メッセンジャーアプリ
- ステータス更新 (プロジェクト、チーム、組織レベルについて)
- 週間お知らせ (新規採用者紹介、会社レベルの通知事項等)
- 特に分散型ソフトウェア開発チームの場合、チャットアプリ (Slack等) 上での議論
- イントラネット (Yammer等)
非同期コミュニケーションの利点
非同期コミュニケーションには多くの利点があります。 非同期コミュニケーションは生産性、コミュニケーションとドキュメントの質、チームメンバーの全体的士気が向上し、より柔軟なスケジューリングが可能になります。
非同期コミュニケーションの多数の利点を以下に示します。
- 柔軟性の向上： 非同期コミュニケーション法を使っている人は、受け取ったメッセージ、メールまたはチャットに直ぐに応答する必要はありません。
- 周到なコミュニケーション： 対応について考え、起こり得る全てのシナリオを考察する時間が増えれば、徹底的で、公正で、洞察力に満ちたコミュニケーションが可能になります。
- ドキュメント作業と透明性の向上： 非同期コミュニケーション法を使って、コミュニケーションを自動的に記録保存することで、コメント、メッセージ、メール等を保存できます。 この方法で、今後いつでも自分のドキュメントにアクセスできるので、さらに余分なコミュニケーションを削減し、生産生を改善します。
- プロジェクトメンバーがより幸福： 勤務日の仕事の自己コントロールの部分が増え、勤務時間を選択する権限を付与されるなら、通常プロジェクトメンバーは幸せをより強く感じます。 このような自由裁量権により、社員は自分のライフスタイルに合わせて時間を調整できます。 マネージャーや同僚が即座の対応を要求したり期待したりしない場合、プロジェクトメンバーは自分の仕事に集中でき、都合のよいときに対応できます。 加えて、幸福感のあるプロジェクトメンバーはストレスが少なく、結果的に精神的にも肉体的にも健康を保てる傾向にあります。
- 生産性の向上： チームメンバーはメールやチャットの返信に集中する必要がないため、複雑で価値の高い仕事に時間を多く費やせます。 また、チームのメンバーは、より短い時間でより多くの仕事をこなすことができ、これにより、より重要な仕事により多くの時間を費やすことができます。 メールの合間を見計らうのではなく、重要な仕事に集中しているため、生産性が向上します。
- よりよい計画設定： ストレスが減り、集中力が散漫な時間が少なくなるため、仕事のスケジュールをより慎重に立て、重要な仕事に時間を割くことができます。
- 時間帯の違いによる問題の減少： 非同期コミュニケーションは、地理的にばらばらに離れた社員に同水準の活躍の場を提供します。 これにより、自分の都合が良い時にいつでもメッセージを送信・閲覧・返信できるので、企業にとって社員確保と採用層の拡大が容易になります。
- 自律性と代理業務の増加： 自分必要に合わせて自分のスケジュールを組み立てられれば、より権限が与えられ、より責任を感じます。 そして、自分の生活をよりコントロールできれば、より誠意を持って会社に長く勤め、より質の高い仕事ができます。
非同期コミュニケーションの今後の課題
非同期コミュニケーション法の導入には数多くの利点がありますが、今後の課題も残されています。 問題解決時間が長くなり、誤解の頻度が増加し、ブレインストーミングセッションの頻度が減ります。
非同期文化を構築する方法
チームメンバーの間でより非同期の文化を築くためには、以下の構築の鍵を握る処理を順に行ってください：
- 貴方の会社のニーズの評価： 種々の新ツールや新技術を導入する前に、対応しようとしているビジネスニーズを分析する時間を取ります。
アミラ・ヘンケン（Amira Hankin） は、データの視覚化と地図製作 専門の戦略デザイン会社 Stamenのシニアプロダクトデザイナーです。 “会社のニーズを評価して、大きな目標への達成をサポートするツールをより適切に選択してください」と彼女は言います。 これらのニーズを検討するには、「選択するツールの選択意図と理由を認識している必要があります。」 - 過剰なコミュニケーション： チームメンバーと連絡を取るには、各メッセージにスクリーンショット、データポイント、スライド集等のできるだけ詳細な情報を付け加えます。 リクエストや締め切りについては絶対明示してください。
- ユーザーに返信時間を与える： 非同期コミュニケーションの利点は、返事について十分に考えた後に、自分のペースで対応できることです。 この柔軟性により、数時間 (あるいは数日) で返答することを確認してください。 待っている間、自分の時間を有効に使い、返事雄を待つ間にできる全てを行いましょう。
- 必要な全てのドキュメントへのアクセスを確認します： 閲覧や編集の許可を待つと、元々遅いコミュニケーション形態に、不要な応答時間がさらに追加される場合があります。 そのため、全てのドキュメント作成に対して全員が許可を得ているのかを事前に確認してください。
- 事前に関連情報を共有する： 会議の開催や呼出の前に、全員が自分に合った必要情報を入手し、会話に積極的に貢献できるようにしましょう。
- ディスカッションの全てのトピックを文書化する： 会議中にディスカッショントピックおよびアクションアイテムの全てをメモし、全員が後で情報を簡単に見つけられ、記憶を再現できるようにします。 また、 (可能であれば）会議を記録し、自由に会議記録を確認できるようにします。
- 通知をオフにする： 集中度の高い仕事の最中や勤務時間後には、メール、チャットアプリ、その他のコミュニケーション手段からの通知機能をオフにしてください。 全ての通知に対する返答を1 日の特定の時間帯ブロックすることで、生産性を最大限に高めることができます。
- この新しいタイプのコミュニケーションを常に促進する： 先に述べたように、全く新しいコミュニケーション手段を導入するのは簡単ではありません。 模範を示し、チームメンバー間で非同期コミュニケーションを促進し、全員がこの新しい手段に参加できるようにします。
リーダーはいかにチーム内で非同期コミュニケーションを促進できるか
リーダーは組織において変化の推進力になり、特にその変化がチームメンバー同士のコミュニケーション方法に関わる場合その役割は明かです。 完全に機能する非同期組織を作成するには、以下の点を考慮に入れます。
- 要求される勤務時間、特にオフィス勤務の時間 を除きます。
- 組織内の信頼と責任範囲を強調します。
- メールやチャットアプリ等への応答時間に関するチーム全体の期待値を設定します。
- マネジメントのDRI (直接の担当者) モデルを実行します。
- 透明性を重視し、それをサポートするコミュニケーションツールを使います。
- 緊急に必要となった場合の特別なコミュニケーション方法を用意します。
- チームメンバーに柔軟性を与え、常に都合がよくなくても大丈夫だと知らせます。 彼らのためにこの応対方法をモデル化しましょう。
- 非同期コミュニケーションの中核となる強力で効果的なコミュニケーションを促進します。
- 社員がデスクで過ごす時間数ではなく、生産性に基づいて評価します。
非同期コミュニケーションのベストプラクティス（最良の実例）
非同期コミュニケーションを完全に導入・活用するには、以下の最良の事例に従ってください：
- ほとんどの問題が緊急ではないことの確認： 非同期コミュニケーションを導入する上で最も重要な要素の 1 つは、ほとんど全ての返事が待ってもらえるということに気づくということです。 誰かが5 分以内あるいは5時間以内に返信したとしても。貴方の生産性に支障をきたすことはまずないでしょう。 緊急性が本当に高い場合には、会議を辞退し、非同期コミュニケーション法を提案し、緊急事態関係者であるスタッフだけにダイレクトメッセージを送ります。
- 明確なプロセスを持つ： 非同期メールやチャットをいつ送信するのか、いつ会議を予定すべきかを判断するのに役立ちます。 これにより、メッセージの返信、適切なコミュニケーションの使用に対するストレスを減らすことができます。 同様に、関連性のある情報をいつ、どのように文書化するかについての明確なプロセスに従うので、詳細を見逃す心配がありません。
- 時間を効果的に分割する： チームメンバーからの返事を待つ間は、別のプロジェクトに取り組んで、ぶらぶらと仕事をしない時間がなくなります。 これにより、待っている間につまずいていたプロジェクトに取り組み、他のプロジェクトに反復改善法を使うこともできます。
- 順調に進まない作業日を完璧に理解する： これまで以上に人々は異なる時間帯に働いています。特に異なるタイムゾーンに住んでいる人はその傾向が顕著です。 非同期コミュニケーションを導入する際には、この要素を考慮に入れ、自分の生産性の高い時間に合わせてスケジュールを調整することを検討します。 色々な仕事のスケジュールを試してみてください。非同期組織がこうした様々な時間表を完全にサポートしていることが分かります。
- 役に立つツールを利用する： 効果的な非同期コミュニケーションのもう1つの重要な要素は、ドキュメントを作成し、全ての情報を1か所で保管することで、これにより、どのメンバーも必要に応じてリアルタイムでデータ更新ができるようになります。 誰もが常に情報に通じているように、この信頼できる唯一の情報源を作成するツールを見つけましょう。
- チームメンバー全員から完全なサポートを獲得する： 新しいツールをプロセスに組み込むと、「チーム全員が自主的に取り組まないと、それらのツールの導入は難しくなります」と ヘンケン氏は言います。 この問題を軽減するには、「ツールの使い方や使う理由についての個人的な会話でも、上司の上司との議論のなかでも」ツールやコミュニケーションの変更について、話し合いを続けるようにします。
- 完璧ではなく進歩を目指す： 非同期コミュニケーションに慣れるのに少し時間がかかります。 社員に時間を与え、この新しいコミュニケーション方法で生産性の高い 1 日の時間と、社員が柔軟に働けるスケジュール等を勝ち取られたことを祝います。
チームと職場における非同期コミュニケーションのベストプラクティス
チーム全体、さらには組織全体で非同期コミュニケーションの利点を最大限に引き出すために、いくつかのベストプラクティスを貴方のアプローチに適用しましょう。 ここでは、知っていて便利なヒントをいくつかご紹介します。
- 全ての重要な情報を利用可能にし、前もって提供します。
- 文章が明確で、正確で、よく考えらえていることを確認します。
- 生産性を最大限に高めるためには、1 日の作業を区分し、貴方がいつ対応可能で、いつオフラインになるかをチームメンバーが把握できるようにします。
- メールをまとめて処理し、連絡時間を毎日 2 回のセッションに分け 、メールの非アクティブ化を予定している間はオートレスポンダー（自動応答機能） を設定します。
- 貴方のコミュニケーション時間をおよび貴方の優先事項をチームメンバーと共有することで、貴方が最も対応しやすい時間帯をチームメンバーが把握できます。
- 状況を含めて全ての通知、チャット、メールを送信するのは、チームメンバーに十分な情報を提供しして彼らがメッセージに対応できるようにするためです。
- 不要なメールでの言及やダイレクトチャットを避けます。
- 同期コミュニケーションツールへの依存を減らすように働きます。 携帯電話からこれらのツールを取り外し、常にメッセージに返信するというプレッシャーを感じないようにしてください。
非同期ツールがチームの生産性向上にどれだけ役に立つかを知るために、非同期コミュニケーションとコラボレーションツールの最終のガイドをご覧ください。
非同期会議のベストプラクティス
これらの非同期コミュニケーション形態を採用し、実際に使い始める際に、非同期ミーティングを開始します。 この新しいコミュニケーション法を使って最も効果的な会議を作成するには、以下のベストプラクティスを利用しましょう。
- 事前に協議事項を共有することで、会議の参加者は議論のトピックを知り、メモを取ることができます。
- 中央ポータルを使用し、チームメンバーとポータルを共有することで、全員が簡単にメモ、スケジュール、進捗更新状況、参照ドキュメントをアップロードして共同で使うことがきます。
- ワークフロー構築が可能なプロジェクト管理システムを導入することにより、チームメンバーは複数のプロジェクトにおける日々のタスクを追跡できます。
- 非同期ビデオツールを使用して、多くの人と必要なだけメッセージを共有できます。 これにより、全員が都合のよい時に動画の再検討またはスライド集の再閲覧ができるようになります。
- 会議を行えるかどうかについて正直に話すのは書面で行うことができます。 会議が必要だと判断した場合は、アクションアイテムを使って具体的な会議の協議事項を用意しましょう。
- ポストモーテム会議（プロジェクト終了後の会議）を 開催して、同期会議 が成功したか、非同期でそれを処理できたかを判断します。
- 非同期会議では、全員が発言するよう促しましょう。
- 会議中に行うべきフィードバックや提供する情報の種類に関するガイドラインを設定し、会議の進行に合わせ、会議を注意深く、順調に進めます。
非同期コミュニケーションテンプレート
非同期会議協議事項テンプレート
非同期会議協議事項テンプレートをダウンロードする。
この便利なテンプレートを使って、非同期会議の協議事項を設定します。 参加者、全体的な目標、分ごとの会議スケジュール、会議リーダーの連絡先情報等、会議に欠かせない事項を全てリストアップします。
このテンプレートを使うと、非同期会議で全員の時間が効果的に使用されます。
非同期会議議事録テンプレート
非同期会議議事録テンプレートをダウンロードする。
この便利な会議議事録テンプレートを使えば、非同期会議中全員が同一ページに並び、その状態が維持されます。
非同期コミュニケーションを念頭に置いて設計されたこのテンプレートでは、会議の参加者と会議の協議事項をリスト化し、決定と課題を追跡し、アクションアイテムを使ってブレインストーミングを行えるため、計画が進んでも誰もが計画の最新の情報に通じていられます。
同期コミュニケーションとは何でしょうか?
非同期コミュニケーションと対照をなす同期コミュニケーションとは、一般的に対面して行うリアルタイムの全時間コミュニケーションを指します。
同期コミュニケーションを実践するならば、人々はすぐに応答し、新しい情報を即座に知ることができます。 同期コミュニケーションの例としては、オンサイト会議、リアルタイムチャット、電話等が挙げられます。
非同期チームコミュニケーションと同期チームコミュニケーションの違い
同期コミュニケーションはリアルタイムで行われ、すぐに返答する必要があるのに対し、非同期コミュニケーションは即座に行われることはなく、応答時を調整できます。
多くの組織が非同期コミュニケーションを採用したのは、柔軟性が高まり、スケジュールをコントロールしやすくなり、メール、チャット、その他の通知にいつ返信するかを決めることができるからです。 また、この方法により、各チームメンバーに自律性を持たせるため、常にオンラインであるべきことから起こるストレスを軽減し、様々な地域にいるプロジェクトメンバーのスケジュール調整の必要性を最小限に抑えます。
一方、同期コミュニケーションでは、締め切りや厳密かつ迅速な対応が重視されるため、ストレスが増し、燃え尽き症候群につながる可能性があります。 また、この方法は、メール、チャット、またはその他のコミュニケーション手段により絶え間ない脅威と数多くの中断を引き起こします。 同期コミュニケーションは、定義上、人の注意力を分散し、深く集中した仕事への取り組みを困難にします。
まさらに、同期コミュニケーションですぐに対応する必要が出てくると、その対応の質が下がり、結局は話し合いが増えるため、適切な解決策を練り上げる時間も減ります。 同期コミュニケーションでは、生産性よりもつながりを優先する傾向があり、常に最適なソリューションが得られるとは限らない環境が作られます。
非同期コミュニケーションと同期コミュニケーションのバランスを取る。
非同期コミュニケーションの普及が進んでいますが、同期コミュニケーションの方が理にかなっている事例もあります。
同期コミュニケーションがより適切なのは以下のような場合です。
- 少量で、深刻ではない仕事 (例えば。 メールやチャットへの返信、ロジスティクス（物流）の手配、またはステータス会議の予定設定等)
- チームビルディング、うちとけたやり取り、チームや組織間の社会性の向上
- 緊急かつ迅速な対応が必要な状況 (例えば、 サーバが故障している場合)
- コラボレーションセッションまたはブレインストーミングセッション
- チーム旅行、祝賀会、職場の同僚との関係
- トラブルシューティング
- 社外関係者や納入業者との初会合
- 感情的に微妙な対面して話し合う必要があるトピック
非同期コミュニケーションがより適切なのは以下のような場合です。
- より多くの時間とエネルギーを要する複雑で厳しい仕事 (例として、 問題に対する解決策の調査、発売計画やキャンペーン要旨の作成、プレゼン資料の作成等)
- 会社のディスカッションと更新
- 一般的なフィードバック
- 新しいチームメンバー紹介
- 詳細な技術的会話
- プロジェクトディスカッション
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