プログラム管理計画作成の必須ガイド

By Kate Eby | 2022年7月8日

チーム リーダーは、プログラムをうまく管理するために、堅実なプログラム管理計画を作成する必要があります。ここでは、効果的な計画を作成するために必要なことや実行すべき手順など、専門家からのアドバイスとヒントを集めました。

このページでは、プログラム管理計画の主要な構成要素と、計画を立てる際に取るべき手順をご紹介します。また、専門家が始める際に役立つヒントを共有するほか、カスタマイズ可能なプログラム管理計画テンプレートをダウンロードできます。

プログラム管理計画とは?

プログラム管理計画とは、企業がプログラムをどのように管理し、実行する予定であるかを詳細に説明したものです。この計画には、プログラムの概要に加えて、プログラムのスコープと今後の戦略に関する詳細が記載されています。

プログラム管理計画には、プロジェクト管理計画との類似点と相違点があります。これらの違いは、プロジェクト管理とプログラム管理の違いを反映しています。

プログラム管理計画の目的とは?

プログラム管理計画の目的は、プログラムを正常に実行するための構造と詳細を定めることです。また、プログラム リーダーが必要に応じて計画を変更する方法についても説明します。

Jeff Givens

「プログラム管理計画について考えるとき、それはプログラムを実行するために必要なすべてのことを文書化した戦略的なロードマップである」と、ビジネス プロセスのアウトソーシング会社である JDA TSG のオペレーション担当シニア バイス プレジデント、Jeff Givens 氏は述べています。「それはタイムライン、マイルストーン、責任、期限、そして将来への期待です」。

プログラムを効果的に実行し管理するには、適切なプログラム管理計画が不可欠です。詳細情報については、こちらのガイドのプログラム管理のベスト プラクティスをご覧ください。

プログラム管理計画はどのように作成しますか?

プログラム マネージャーは、プログラム管理計画の作業を主導します。彼らはプログラム スポンサー、シニア リーダーシップ、プログラム チーム メンバーからの意見を収集します。

プログラム マネージャーは、計画の予備草案を準備し、プログラム憲章、組織がプログラムのために行ったビジネス ケースおよびビジネス分析調査を参照します。プログラム マネージャーは、プログラムの予算、スコープ、利点に関する情報も提供します。この作業が完了したら、スポンサー、会社のリーダー、その他の関係者と草案を共有し、最終的な意見や承認を求めます。

プログラム マネージャーの責任と、成功するために必要なことについての詳細情報をご覧ください。

プログラム管理計画には何を含めるべきですか?

プログラム管理計画の構成要素は、ニーズに応じて異なる場合があります。しかし、ほとんどすべてのプログラム管理計画には共通の要素があります。これには、目標と成果物、責任、プログラム ガバナンスに関する詳細が含まれます。

プログラム管理計画の構成要素

プログラム管理計画の構成要素は、プログラムの詳細を提供し、それを前進させるための指針を提供します。一般的な構成要素は次のとおりです。

プログラム概要: この導入セクションでは、多くの場合、プログラムのビジョン、ビジネス価値、目標が定義されます。概要には、プログラムのスコープの概要と成功を測定するための基準も含まれる場合もあります。

主要な成果物の特定: 概要またはその他の場所で、組織がプログラムで達成することを期待する主要な成果物について説明します。

関係者の特定: プログラム計画では、プログラムの主要な関係者 (プログラムの成功に関心を持ち、プログラムを導く役割を果たす人またはグループ) を特定して指名します。 

「プログラムの関係者は誰で、コミュニケーションはどのように管理されるのでしょうか?」と、Project Management Essentials, LLC (プロジェクト マネジメント エッセンシャルズ LLC) の設立代表者である Alan Zucker 氏は問いかけます。「プロジェクト管理と同様に、プログラムの関係者の関与は成功に不可欠です。関係者を特定し、そのニーズを評価することが必要です」。

責任と説明責任の特定: プログラム管理計画では、プログラムを前進させるための主要なタスクと作業領域の概要を示し、それらを完了する責任と説明責任を負うチーム メンバーまたはグループを指定します。Givens 氏は、「実行責任と説明責任を負うのは誰か?」が計画に規定しなければならないものであると説明しています。彼は、プログラム マネージャーやチームはしばしば RACI チャート (実行責任者、説明責任者、相談先、報告先) を使用して、さまざまな人やグループが特定のタスクにどのように関与するか、または特定のタスクに関する情報をどのように受け取るかについての詳細を示すと付け加えました。RACI マトリックスについて、それが何を表し、どのように機能するのか、詳細情報をご覧ください。プログラムの各側面について誰が責任を負うかを決定するための無料の RACI テンプレートをダウンロードしてください。

スケジュール、タイムライン、期限: この計画では、プログラムのスケジュールとタイムライン、および重要なタスクの期限を設定します。「タイムラインは常に存在し、調整可能なマイルストーン、つまり特定の時点までに何を達成したいか、そしてそれに対して自分をどのように評価するかも同時に存在します。それらは常に作成する必要があります」と Givens 氏は説明します。この計画は全体的なロードマップを提供し、プログラムの全体的な作業分解構成図を示すことができます。また、必要に応じてチームがどのようにタイムラインを管理し、変更するかについても説明することができます。

依存関係と制約: 多くのプログラム タスクは他のタスクの完了に依存します。また、一部の作業は、他の職務またはプログラムの他の詳細な条件によって制約されることもあります。プログラム管理計画には、これらの依存関係と制約に関する詳細を含める必要があります。

プログラム構造: プログラム管理計画には、組織がプログラムをどのように処理するか、リーダーがプログラム リーダーとどのように連携するかが詳細に記述されます。この計画では、プログラム リーダーシップがプロジェクト リーダーや他のチーム メンバーとどのようにやり取りし、監督するかについても概説します。「これには、プログラム マネージャーの上位にあるリーダーシップと監督の階層 (リーダーシップ委員会またはエグゼクティブ リーダーシップ委員会) だけでなく、プログラム マネージャーとプロジェクト マネージャー間の構造と関係も含まれます」と Zucker 氏は明言します。「プログラムがプログラム管理オフィスまたは実行オフィスを持つほど大規模な場合は、その組織の機能と構造も説明します」。プログラム管理オフィスの構造と業務についての詳細情報をご覧ください。

プログラムのガバナンス: プログラム構造と密接に結びついたガバナンスを、どのように行うかについて詳述します。プログラム管理計画では、さまざまな会社またはプログラム チームのリーダーの権限と責任を明記する必要があります。ガバナンスでは、リーダーシップ グループが会議を開く頻度と、重要な問題を適切なリーダーに提起する方法も決定されます。

プログラム実行: この計画では、プログラムが作業の重要な部分をどのように管理するかについての基本的な詳細が提供されます。「プロジェクトは実行を管理しますが、プログラムでは、リスク、変更、相互依存性、ステータス レポートなど、プログラムに影響を与える項目をどのように管理および調整するかを定義する必要があります」と Zucker 氏は説明します。「これらの要素は、プロジェクト レベルとプログラム レベルの両方で管理されます。このセクションでは、プログラムに何を昇格させる必要があるか、またプログラムがそれらにどのように対処するかについて説明します」。

コスト管理: 計画には、プログラムの予算と支出を網羅するセクションを含めることができます。また、コスト管理の責任者や予算変更の承認権限を持つ人物に関する詳細も記載する場合があります。

コミュニケーション計画: 計画には、コミュニケーションの頻度や種類、誰がコミュニケーションを提供するのかなど、プログラム リーダーとチームがどのようにコミュニケーションを実行および管理するかについても含まれる場合があります。Zucker 氏はまた、チームが関係者の情報ニーズを理解し、「そのニーズをサポートするためにコミュニケーション戦略が策定されている」ことも指摘しています。さまざまなプロジェクト コミュニケーション計画テンプレートをダウンロードしてください。プログラム管理用のテンプレートを変更し、ニーズに合わせてカスタマイズできます。

リスク管理: プログラム管理計画では、多くの場合、リーダーがリスクを評価、監視、対処する方法が詳細に説明されています。

変更管理計画: 必要な変更を特定して管理する方法について説明するセクションも必要です。また計画では、これらの変更が効率的に行われるようにするための明確なプロセスも概説します。「変更管理プロセスは常に存在する必要がある」と、JDA TSG の Givens 氏はアドバイスします。「未知のことが起こったらどうなるでしょうか?ただあてもなく対処しようとするのではなく、その変化に体系的にどう対処しますか?」効果的な変更管理計画の作成方法について、詳細情報をご覧ください。

利点の実現: あらゆる計画には、プログラムが成功したかどうかを判断する方法も詳細に記載する必要があります。このセクションでは、考えられる利点と、それらの利点が実現されたかどうかを特定します。「プログラムの成功をどのように測定し、評価し、対処しますか?」と Zucker 氏は問いかけます。「このセクションでは、プログラムに対して確立された主要なパフォーマンス メトリックについて説明します」。

終了手順: 計画には、リーダーがプログラムを終了することを決定した場合にチームが何をしなければならないかを説明するセクションも含める必要があります。多くの点で、終了手順はプロジェクトの終了に似ています。その中には、プログラムの全体的な評価、学んだ教訓、そして学んだ教訓を今後の業務にどのように活かすか、などが含まれる場合があります。

プログラム管理計画の書き方とは?

プログラム管理計画を書くには、環境と関係者のニーズを評価する必要があります。プログラムを実行する人からの意見を集めなければなりません。

何よりもまず、プログラムのコンテキストと環境を理解する必要があります。以前のプログラムは失敗しましたか?プログラムが進めようとしている作業に関して、過去にどのような問題がありましたか?予算の問題はありますか?

「すべてのプログラムはそれぞれ異なります」と Zucker 氏は言います。「効果的なプログラム管理計画を策定するには、プログラム マネージャーは文化、運用環境、制約を理解する必要があります」。

プログラム管理計画を作成する手順は次のとおりです。

1. 主要な関係者を理解する

プログラムの主要な関係者が誰であるか、そして彼らがプログラムで何を達成することを望んでいるかを十分に理解する必要があります。

「主要な関係者と会って、プログラムに対する期待を理解してください」と Zucker 氏はアドバイスします。「主要な関係者には、顧客、組織のリーダー、プロジェクトレベルの配信パートナーなどが含まれる可能性があることに留意してください」。

2. 実行者の意見を聞く

プログラム チーム内で作業を行う予定の人や、過去に作業を行った人からの意見を得ることは非常に重要です。それは、プログラムが推進しようとしている製品や取り組みに携わってきた人からの意見を得ることも意味します。

「特に地位の高い人にとって最も理解しにくいことの 1 つは、その仕事をしている人に尋ねることだと私は思います」と Givens 氏は語ります。「フロント エンドの作業、つまりガジェットの構築やプロセスの構築を行う人に、このプログラムの目的について聞いてみてください。彼らの考えを聞いてください。結局のところ、彼らの賛同がなければ、最高のプログラム計画も決して機能しません。なぜなら、彼らが日々の業務を開始し、実行して、確実に完了させる必要があるからです」。

「もし確信が持てないなら、最前線で働いている人に考えを聞いてみてください。彼らはその計画についてどう思っているのでしょうか?計画に統合するために彼らは日常的に何をしているのでしょうか?多くの場合、人は現場の現状を理解せずに、CEO が望むことを解決しようとすることに夢中になります。迷った場合は、実行者に尋ねてください。そして決断し、行動するのです」。

3. 初稿を作成してレビューする

初期評価を行い、意見を集めた後、プログラム計画の初稿を書き始めます。上記の構成要素のいくつかを必ず含めてください。次に、その初稿を主要な関係者やプログラムに携わる他の人と共有します。さらなる意見や変更案を尋ねます。必要に応じて計画を調整します。

4. 責任について合意する

完成した計画には、責任と説明責任が詳細に記載されている必要があります。誰がどのタスクを実行しますか?最終的に誰がその完了に責任を負いますか?

「関係者全員の責任と説明責任について合意書を作成し、それらの要素に対する責任を彼らに負わせるようにします」と Givens 氏は言います。「タイムラインやマイルストーン、期限、期待など、すべてが (そこから) 橋渡しされることになります」。

5. チェックポイントの確立と監視

プログラム計画では、チーム リーダーとメンバーが継続的に進捗状況を確認できる構造を設ける必要があります。 

「一貫したチェックポイントを設けてください」と Givens 氏は言います。「プログラムに応じて、そのチェックポイントは毎日、毎週、または毎月でも構いません」。

6. 必要に応じて調整する

チェックポイントを設定して監視する主な機能は、いつ調整を行うべきかを評価して理解することです。

「(目標の) 1 つは素早く失敗することです」と Givens 氏は言います。「何かがうまくいかない場合は、それを変えなければなりません。試したアイデアがうまくいかなかった場合は、すぐに変更して失敗し、説明責任と責任に取り組みながら、次にうまくいく方法に移る時です」。

「プログラムの進捗状況に合わせて計画を調整してください」と Zucker 氏は言います。「完璧な計画など存在しません。計画を継続的に評価し、調整する必要があります」。

プログラム管理計画サンプル

プログラム管理計画サンプル

サンプル データ付きのプログラム管理計画をダウンロード - Microsoft (マイクロソフト) Word

この完成したプログラム管理計画のサンプルをダウンロードして、自分のチーム向けの計画の作成方法を理解してください。このテンプレートを使用して、関係者分析、マイルストーン グラフ、リスク ログなど、プログラムに関連するセクションを完了し、独自のプログラム管理計画を作成してください。ニーズに応じてカスタマイズもできます。

他にも、大学の例もいくつか含め、プログラム管理計画のサンプルを提供するリソースを用意しています。

プログラム管理計画作成のヒント

プログラム管理計画の構成要素に関する詳細を提供するだけでなく、専門家は計画を調整して全員が協力して作業できるようにする方法のヒントを共有します。ここに、プログラム管理計画の草案に関する専門家のヒントをいくつか紹介します。

必要に応じて計画を調整できる準備を整える

どれほど優れた計画であっても、それは単なる計画に過ぎません。現実は変化の必要性をもたらします。チームは適応し、プログラムを前進させる準備ができていなければなりません。

「このプロジェクトやプログラムがどんなものになるか想像したとしても、必然的に多少は違ったものになります」と Givens 氏は述べます。「当初のビジョンを長期的な真実として持ち続けてください。(しかし) 物事が別の方向に進み始めていることに気づいたら、それを当初考えていたものに無理やり合わせようとするのではなく、その変化に適応してください。木を見て森を見ずにならないようにしてください。計画の特定の要素が機能していないとしても、プログラムが機能しないということではありません。それは、計画の中で起こっていること自体が機能していないということです」。

Givens 氏は、最大予算やチーム メンバーの責任など、いくつかの要素は不変かもしれないと述べています。「しかし、現実がどうなるかに適応できるように、他のすべては柔軟である必要があります」。

期限は守るが、早すぎる納品についてはよく考える

あなたのチームは良い仕事を行い、期限を守りたいと考えています。しかし、締め切り前に早く終わらせすぎると危険を伴うことがあります。特にクライアントのために仕事をしている外部のグループの場合はなおさらだと Givens 氏は言います。

「(期限に対して) 約束は控えめに、成果は過大に、と言う人もいますが、それは危険だと思います」と彼は付け加えます。「1 月 1 日に期限を設定して、12 月 1 日になり、よし、準備ができたと言っても、多くの場合、クライアントはまだ準備ができていないと言います。そして彼らはあなたがしたことすべてを疑い始めるでしょう。そして 1 か月間、あなたはすべてを見直すことになります」。

競合する利害のバランスをとる方法を理解する

組織のリーダーやプロジェクト マネージャーのトップや、その他の重要な関係者など、組織内外の多くの人がプログラムに関与する可能性があります。プログラム管理計画には、プログラム リーダーが組織内政治やニュアンスに対処するのに役立つ構造を含める必要があります。

「プログラム管理は簡単ではありません」と Zucker 氏は言います。「それは猫の群れを飼うようなものです。リーダーとプロジェクト マネージャーの利害と優先順位は競合する場合があります。プロジェクト マネージャーは、多くの場合、それぞれの分野における強力なリーダーです。プログラム管理計画では、これらの競合する利害、管理スタイル、ニーズのバランスを取る必要があります」。

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