複数のプロジェクトを管理するための戦略
複数のプロジェクトを効率的、効果的、徹底的に管理するためには、構造化された戦略が必要です。これらの戦略を使用することで、プロジェクトが目標に合致し、最大限の価値をもたらすことができます。選択する戦術や方法論は、ニーズ、組織構造、チームの能力によって異なります。
1. プロジェクトの優先順位付けと選択
プロジェクトに優先順位を付けることで、最も戦略的なイニシアチブに必要な焦点とリソースを確保できます。プロジェクトを望ましい結果に整合させ、複数のプロジェクトにわたるリソース割り当てを最適化するために、この戦略を実行します。
支援戦術には次のものがある。
- プロジェクトスコアカードの使用：ROI、戦略的連携、リスク、必要なリソースなど、確立された基準に基づいてプロジェクトを評価し、ランク付けします。
- アイゼンハワー行列を使用する：プロジェクトの優先度レベルを決定するために、緊急度と重要度に基づいて評価する。
- 賢明なリソース配分:優先順位の高いプロジェクトに確実にリソースを割り当てます。
方法論の使用:リーン原則は、無駄を減らすために優先順位付けを重視します。一方、プロジェクトポートフォリオ管理(PPM)は、ROI、戦略的連携、リソースの可用性に基づいてプロジェクトの優先順位付けに役立ちます。
「プロジェクトがビジネス目標に与える影響に基づいて優先順位を付け、チームメンバーの強みと能力に応じてタスクを委任しています」と、オーストラリアのLEDネオンライトと看板の製造・小売業者Custom NeonのCEO兼共同創業者である Jake Munday氏は語る。「優先順位を付けることで、ワークロードのバランスをうまくとることができ、重要な取り組みが必要とされる注意を確実に受けることができます。アイゼンハワー・ボックス法を使って、重要/重要でない、緊急/緊急のカテゴリーにジョブを分けています。そうすることで優先順位付けのプロセスが容易になる」
中国の金属加工メーカー、エイブル・ハードウェアの創業者ジェイソン・ウー氏も優先順位付けに大きく依存している。「無駄を省いたリーン生産技術を伴う価値の高いプロジェクトにリソースを集中させるのに役立っています」と同氏は説明します。
2. スケジュールを立てる
特定のプロジェクト、チーム、プロジェクトのポートフォリオ、組織全体のスケジュールなど、組織のニーズに最適なプロジェクトスケジュールを作成します。例えば、マスタースケジュール は、すべてのプロジェクトのスケジュールを包括的に把握でき、依存関係を管理し、競合を回避することができます。このアプローチを使用することで、複数のプロジェクト間の調整とリソース割り当てを強化できます。
戦術には、次のようなものがあります。
- プロジェクトカレンダーの作成:適切なカレンダーツールを使用して、プロジェクトのスケジュールをマップします。
- ガントチャートの実装：ガントチャートを使用してプロジェクトのスケジュールを視覚化し、進捗を追跡します。
- チームカレンダーとの同期：競合を避けるために、チームメンバーがカレンダーをプロジェクトのタイムラインに合わせていることを確認してください。
- 手法の使用:クリティカルパス法(CPM)は、重要なタスクを特定し、タイムリーな完了を保証するのに役立ちます。PPMは、すべてのプロジェクトスケジュールの大まかな概要を提供します。
SOCiの技術プログラム管理担当副社長であるマリオ・ジェラード氏は、組織にとってガントチャートとクリティカルパス手法は不可欠だと言います。SOCiは、企業がソーシャルメディア、評判、ローカル検索を管理するためのSaaSプラットフォームを提供する。
技術プログラム管理に関するブログやポッドキャストも持っているジェラード氏は 、 「 複数のプロジェクトを追跡するには、まず依存関係を理解し、それらをリンクするツールを使用する必要があります。ここまでやれば、クリティカルパスがわかり、プロジェクトを効果的に管理できるようになります」
3. プロジェクトを管理可能なタスクに分解する
プロジェクトを小さく管理しやすいタスクに分割することで、複雑なプロジェクトの追跡と管理が容易になります。このアプローチを使用すると、タスクの所有権と進捗に関する説明責任と明確さが確保されます。
戦術には、次のようなものがあります。
- WBS（Work Breakdown Structures）使用：プロジェクトをより小さく管理しやすいタスクに分解します。
- タスクオーナーの割り当て：各タスクの責任者を指定します。
- マイルストーンの設定：進捗を追跡し、達成を祝うための主要なマイルストーンを定義します。
- 方法論使用：スクラムやカンバンなどのアジャイル方法論では、管理可能なタスクに作業を分解し、短期的な目標を設定することを重視します。
4. プロジェクト管理ツールを使う
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトデータを一元管理し、コミュニケーションを強化することができるため、進捗管理やタスク管理が容易になります。また、これらのツールは、自動化、追跡、レポート機能を提供し、効率を向上させます。
戦術には、次のようなものがあります。
- ソフトウェアソリューションの活用:状況に適したプロジェクト管理ツールを使用します。
- コミュニケーションの集中化：中央コミュニケーションプラットフォームを使用します。
- ルーチンタスクの自動化: 反復タスクの自動化を実装します。
- 方法論の使用:アジャイルツールにはタスク管理とコミュニケーションのための機能が含まれていることが多いのに対し、リーン原則はワークフローを最適化し、無駄を削減するツールを提唱しています。
カリフォルニア州に本拠を置くBest Online CabinetsのCOO兼共同創設者であるJosh Qian氏は、適切なPMツールの価値について次のように述べています 「高度なプロジェクトトラッキングツールにより、動的なリソーススケジューリング、アーンドバリュー管理、ポートフォリオレベルのレポート作成が可能になります。クリティカルパス分析、リスクレジスタ、例外ベースのアラートといった戦術は、プロジェクトのスケジュールを狂わせる前に潜在的な障害を特定し、軽減するのに役立ちます」
テックスタートアップのCOOであるアリーナ・サムチェンコ（Alina Samchenko）氏 HireDevelopersBizも先進的なPMツールを支持しています。ポートフォリオに関する期限やリソースの使用状況に対する進捗状況を把握できます」
5. プロジェクト管理オフィス (PMO) 憲章
大規模な組織では、プロジェクトやプロジェクトポートフォリオ全体を管理する中央ハブを持つことで、多くの場合にメリットが得られます。この指定オフィスの設立は、PMの専門知識と標準化されたプロセスの構築に役立ちます。
戦術には、次のようなものがあります。
- 標準化プロセス開発：プロジェクト管理のための統一された手順とテンプレートを作成します。
- リソース割り当ての集中化：PMOを使用して、プロジェクト間でリソースを管理および割り当てます。
- リスクマネジメント戦略の実装： PMOを使用してリスク評価と軽減の取り組みを監督する。
- 方法論の使用：PPM方法論を導入して、イニシアチブの優先順位付け、ワークロードの分散、組織目標への整合化を実現します。
「私のトップ戦略の1つは、すべてのアクティブなプロジェクトの調整と実行を監視するための集中プロジェクト管理オフィスを設立することです」と、Qian氏は述べています。「リソースの割り当て、リスク管理、プロジェクト間の依存関係のハブです。通常、プロジェクトポートフォリオ管理の手法を使用して、イニシアチブの優先順位付け、ワークロードのバランス調整、組織目標への整合を図る必要があります」と同氏は付け加えます。
6. プロジェクトマネージャーとチームの作業負荷のバランス
プロジェクトマネージャは、複数のプロジェクトをうまく処理できるように、作業負荷を効果的に分散できる必要があります。PMに過剰な負担をかけると、効率の低下、バーンアウト、プロジェクトの成果の低下を招く可能性があります。
戦術には、次のようなものがあります。
- キャパシティ評価:各プロジェクトマネージャとチームメンバーの作業負荷を定期的に評価し、負荷が大きすぎないことを確認します。
- 強み別タスク配分：プロジェクトマネージャーやチームメンバーのスキルや専門性に応じてタスクを割り当てます。
- サポートの提供：プロジェクトマネージャが作業負荷を効果的に管理できるように、チームから必要なリソースとサポートを受けていることを確認します。
- 手法を使用:リソースの平準化やリソースの平滑化などのリソース管理ツールと技術を導入することで、ワークロードのバランスを取り、リソース使用率を最適化することができます。
ジャーナル『IEEE Transactions on Engineering Management』の2013年の研究によると、プロジェクトマネージャーは複数のプロジェクトを効果的にリードできるが、あるポイントまでしかリードできない。この特定の研究「複数プロジェクトのグループ管理における有効性の主な推進要因」では 、 「 プロジェクトマネージャに複数のプロジェクトを割り当てることは、管理と効率化の促進、相互に関連するプロジェクトの調整、知識と技術の移転に役立つ可能性がある。しかし、複数のプロジェクトを率いるマネージャーは、あまりにも多くのプロジェクトを率いると、あまり効果的ではありません。この効果のなさは、プロジェクトのパフォーマンスの低下につながり、ひいては組織のパフォーマンスに悪影響を及ぼす可能性があります」
7. 進捗状況の監視と計画の調整
進捗状況を監視し、計画の調整を柔軟に行うことで、プロジェクトが順調に進むようにします。このプロアクティブなアプローチを利用することで、変化や課題に迅速に対応することができます。
戦術には、次のようなものがあります。
- 定期チェックイン：毎週または隔週でミーティングのスケジュールを設定し、プロジェクトの状況を確認します。
- 重要業績評価指標（KPI）：
- 柔軟性：プロジェクトのダイナミクスの変化に応じて計画を調整し、リソースを再割り当てできるように準備する。
- 方法論の使用：アジャイル方法論は、反復サイクルと定期的なレビューにより、継続的な監視と調整をサポートします。PPMフレームワークは、定期的な進捗確認と柔軟性も重視しています。
フィラデルフィアに拠点を置くYRフィットネスの創設者で経験豊富な起業家である George Yang氏は 、 「 定期的なチームミーティングとアップデートで全員が足並みを揃え、プロジェクトやその他のタイプの課題の進捗状況をかなり伝えている」と言います。
8. 効果的なコミュニケーション
明確なコミュニケーションチャネルを確立し、関係者に定期的な最新情報を提供することで、すべての人に情報を伝え、エンゲージメントを高めます。コミュニケーションを効果的に行うことで、コラボレーションが促進され、迅速な問題解決に役立ちます。
戦術には、次のようなものがあります。
- クリアチャネルの確立:通信の手段と場所を定義します。
- 定期的な更新:関係者に頻繁に更新を提供します。
- フィードバックループの継続:チームメンバーからのオープンなフィードバックを促します。
- 方法論の使用アジャイルとリーンの方法論は、どちらもプロジェクトの成果を高める上で効果的なコミュニケーションと継続的なフィードバックの重要性を強調しています。
SmartsheetのシニアテクニカルプロジェクトマネージャーであるLulu Richter氏は
「効果的なコミュニケーションは、プロジェクトマネージャーにとって付加価値を高める最も手っ取り早い方法の1つです」と語る。「一貫性、簡潔さ、明確さなど、優れたコミュニケーションの原則の多くは普遍的です。プロジェクトマネージャーとして、コミュニケーション手法の有効性を常に評価し、オーディエンスやプロジェクトのフェーズに基づいて適応させています」と彼女は付け加えます。
9. リスク管理を利用する
潜在的な問題がエスカレートしないように、リスクをプロアクティブに特定して管理します。プロジェクトの安定性を維持するためには、定期的なリスクレビューとコンティンジェンシー計画が不可欠です。
戦術には、次のようなものがあります。
- リスクの早期把握：各プロジェクトの開始時にリスクアセスメントを実施。1つはRAID分析で、 risks, assumptions, issues, and dependenciesの略である。
- コンティンジェンシープランの策定：特定されたリスクに対処するためのバックアッププランを準備します。
- 定期的なリスクレビューの実施：<リスクを監視し、軽減戦略を継続的に更新する。
- 方法論の使用：シックスシグマのDMAICフレームワークは、リスク管理を主要なコンポーネントとして含んでいます。PPMフレームワークは、プロジェクトポートフォリオ全体にわたる継続的なリスク評価を重視しています。
SmartsheetのRichter氏は 、 「 最初にRAID分析演習を実施することで、潜在的なリスクに対する洞察を導き出すことができるため、プロジェクトが開始する前に軽減計画を策定できます 。 」「チームエクササイズに時間を割くことで、リスク管理の重要性と、継続的にリスクを特定するチームの集団責任を強調することができます」と彼女は指摘する。
10. プロジェクト予算の追跡
プロジェクトの予算を監視することで、財務を管理し、リソースを効率的に割り当てることができます。予算を管理し、プロジェクトのニーズに基づいて定期的に調整を行うことで、予算の規律を維持できます。
戦術には、次のようなものがあります。
- 予算ベースライン設定：各プロジェクトの初期予算を設定します。
- 監視費用：予算予測に対して支出を定期的に追跡します。
- 必要に応じ調整：プロジェクトのニーズと財務実績に基づいて予算を調整します。
- 手法の使用: PPMツールには予算追跡機能が含まれていることが多く、リーン原則ではコスト削減が重視されます。
11. 効果的な委任
効果的に委任すると、個々の強みに基づいてタスクを割り当てることで、チームのパフォーマンスを最適化します。アカウンタビリティとモチベーションを高めるためには、マイクロマネジメントを行わずに、チームメンバーに権限を与え、監督を徹底する。
戦術には、次のようなものがあります。
- チームの強み把握：個々のチームメンバーの強みと専門性に基づいてタスクを割り当てます。
- チームメンバーの能力強化:チームメンバーが必要とする権限とリソースを提供します。
- 信頼できるが検証: マイクロ管理せずに監視を提供。
- 方法論の使用リーン原則はチームの強みの活用と従業員のエンパワーメントを提唱し、アジャイルプラクティスは自己組織的なチームを重視します。
Able HardwareのWoo氏は 、 「 委任はチームメンバーが主体性を持つ力を与え、イニシアチブを促すため、非常に重要です。続けて 、 「 初期は完璧さとマイクロマネジメントを重視していました。でも、何年もかけて、成功の本当の鍵はチームへの信頼と継続的な改善に集中することだと分かった」
12. コラボレーションとチームワークの促進
コラボレーションとチームワークを育むことで、集団で取り組むことでプロジェクトの目標を達成できます。共同ワークスペースを構築し、チームのクロスファンクショナル機能を促進することで、生産性とイノベーションを高めることができます。
戦術には、次のようなものがあります。
- コラボレーションワークスペース作成：チームのコラボレーション、ドキュメント共有、コミュニケーションを促進するツールを使用します。
- チームの横断的機能の促進： 異なる部門や部門間のコラボレーションを促進する。
- 定期的なチームミーティングの開催： プロジェクトの進捗や課題について話し合う定期的なミーティングのスケジュールを設定します。
- 方法論使用：アジャイルプラクティス、特にスクラムはチームワークとコラボレーションを重視し、リーン原則はコラボレーションによる問題解決をサポートします。
YRフィットネスのヤン氏は 、 「 専門性の異なる、つまり異なる視点を持つメンバーで構成される、部門横断的なプロジェクトチームを構築しています」と語る。
13. プロジェクト・ポートフォリオ管理アプローチの導入
プロジェクトポートフォリオ管理アプローチを導入すると、複数のプロジェクトを効果的に管理および監督できます。この戦略を使用すると、すべてのプロジェクトを戦略目標に合わせて、最適なリソース配分を行うことができます。PPMは、複数のプロジェクトを同時に実行する大規模なマトリックス型の組織で最もよく機能します。
戦術には、次のようなものがあります。
- PPMツール使用：PPMソフトウェアを実装して、複数のプロジェクトを管理および監督します。
- プロジェクトと戦略目標の整合:すべてのプロジェクトが組織の戦略目標に整合していることを確認します。
- プロジェクトの負荷分散：リスク、リソースの可用性、予算などの要因に基づいて、ポートフォリオ内のプロジェクトのバランスを調整します。
- 手法の使用PPMは、複数のプロジェクトを管理するために特別に設計されており、プロジェクトを戦略的目標に合わせるためのツールとフレームワークを提供します。
Yangは PPMプロセスを使用している多くの専門家の1人だ ： 「 我々は、プロジェクトがビジネス目標に及ぼす潜在的な影響と相対的な整合性に基づいて、プロジェクトの優先順位付けを行っている。例えば、昨年、新しいフィットネス機器の開発に取り組み、売上を30%増加させました。サポート戦術には、定期的なポートフォリオレビューやリソース計画セッションが含まれるため、優先順位とリソースを適切に傾けることができます」
14. プログラム管理の原則を適用する
プログラムマネジメントは、関連プロジェクトのグループを調整し、プロジェクトを個別に管理した場合では達成できない戦略的な目的と利益を達成することに重点を置いています。このアプローチを使用すると、プロジェクトをより広範な戦略目標に整合させ、相互依存関係を効果的に管理できます。
組織は、プロジェクトポートフォリオ管理フレームワーク内でプログラム管理戦略を適用できます。
戦術には、次のようなものがあります。
- 関連プロジェクトの調整： 関連プロジェクトが共通の戦略目標に貢献し、相乗効果の恩恵を受けられるように、関連プロジェクトを同時に管理します。
- 組織戦略との整合性： プログラム内のすべてのプロジェクトが組織の全体的な戦略目標と一致し、貢献していることを確認します。
- リソース使用率の最適化:プロジェクト間でリソースを共有して、効率を改善し、利用可能なリソースを最大限に活用します。
- 相互依存関係の管理： プロジェクト間の相互依存関係を特定して管理することで、競合を回避し、円滑な進行を実現します。
「複数のプロジェクトを遂行するほとんどの組織は、プログラム管理フレームワークを導入することでメリットを得ることができます」とリヒター氏は言います。「プログラムマネジメントでは、PMは組織目標を設定し、その指針となる目標に照らしてすべてのプロジェクトを評価する。このトップダウンの視点を持つことで、プロジェクトマネージャはプロジェクトの優先順位付けをより適切に行い、冗長性を減らすことができます」と彼女は付け加えます。
15. アジャイル手法の活用
アジャイル手法により、複数のプロジェクトを管理する際の柔軟性と応答性を強化できます。反復開発に従事し、定期的にレビューを行うことで、継続的な改善と適応性を確保します。
手法としては、次のようなものがあります。
- スクラム：スクラムは反復的なプロジェクト管理に使用し、定期的なスプリントとレビューを確実に実施する。スクラムは、主にタイムボックス化と最速の時間で最高の価値を提供することに基づいています。
- かんばん： かんばんボードを導入し、作業の可視化やワークフローの管理を行います。かんばんを使うと、チームは優先順位の付いたバックログで作業し、自己管理のためのより良い設定になります。
- スクラムバン： スクラムとカンバンの原則を組み合わせて、プロジェクト管理に柔軟なアプローチを行います。
アジャイルメソッドの背後にある戦術には、次のようなものがあります。
- 継続的デリバリの使用： 継続的デリバリの実践により、ソフトウェアと製品を常にデプロイ可能にし、頻繁なリリースと即時のフィードバックを可能にします。
- 反復開発： プロジェクトを小さく管理しやすい反復に分割し、フィードバックと変化する要件に基づいて定期的な評価と適応を可能にします。
- チームの自律性を与える： チームが意思決定や自分の仕事を管理できるように支援し、説明責任、イノベーション、変化への応答性を促進します。
Best Online CabinetsのQian氏は 、 「 スクラムやカンバンなどのアジャイル方法論を活用すると、高い効果が得られることがわかりました。「これらのアプローチは、段階的な配信、頻繁なチェックイン、継続的な改善を促進する」と強調する。
Qian氏はさらに 、 「 当初、私はウォーターフォール型の従来のプロジェクト管理手法により重点を置き、事前の計画と厳格な変更管理プロセスを強調しました。しかし、俊敏性と即応性に対するニーズが高まるにつれ、プロジェクトチームが優先順位や要件の変化に迅速に適応できるよう支援する反復型のコラボレーションフレームワークを重視するようになりました」
ムンデイも年月とともに考え方が変わった。「時間の経過とともに、複数のプロジェクトを管理および追跡する私のアプローチは、従来の計画ベースの戦略から、よりアジャイルで柔軟な方法論へと移行しました。この変化は、市場の変化と社内ダイナミクスに迅速に対応する必要性から引き起こされました。eコマース業界の速いペースとCustom Neonでのスケーリングが相まって、硬直的なアプローチでは効果が薄いことは明らかでした」とMunday氏は指摘する。
アジャイル手法の詳細については、この アジャイルプロジェクト管理の包括的なガイドをご覧ください。
16. 継続的改善の実施
継続的な改善の文化を醸成し、得られた教訓を特定し、ベストプラクティスを将来のプロジェクトに生かす。継続的なトレーニングとプロジェクト後のレビューにより、プロジェクト全体のパフォーマンスが向上します。
戦術には、次のようなものがあります。
- プロジェクト振り返りの実施： 得られた教訓と改善点を特定する。
- 教訓データベースの維持：完成したプロジェクトから得られた知見を文書化し、今後の作業に役立てる。
- 奨励トレーニング： チーム内で継続的な学習とスキル開発を促進します。
- 方法論の使用： シックスシグマとリーンはどちらも継続的な評価とトレーニングによる継続的な改善を重視しており、アジャイルフレームワークは定期的な振り返りによって改善すべき領域を特定することを奨励しています。
「継続的改善の概念は、チームが成功と失敗のバイナリーの外側で運営し、成長マインドセットを受け入れることに挑戦します」とリヒターは言う。「リーダーは、継続的な改善の文化を支える上で重要な役割を果たします。組織が挫折にどう対処するかは、プロジェクトチームが課題に全体としてどう対処するかを決定します」と彼女は付け加えます。
複数のプロジェクトを管理するためのスターター キット
このスターターキットには、一連のプロジェクトに使用するテンプレートが用意されています。優先順位付けや計画から実行、クロージングまでを案内してくれます。これらを使用して、この記事で説明する専門的な戦略と戦術を実装できます。
このキットには以下が含まれています。
- A proposed プロジェクトテンプレート 評価のためのアイデアの概要。
- A プロジェクトスコアカード for Microsoft Word は、確立された基準で プロジェクトを評価するためのものです。
- An Eisenhower Matrix for Microsoft Word は、プロジェクトを重要度と緊急度に基づいて並べ替える。
- A プロジェクトリスク評価テンプレート は、貴社のイニシアチブとリスクへの対応方法を評価するためのテンプレートです。
- プロジェクトと目標を定義するための Excel のサンプルデータ付き プロジェクト憲章とサンプルデータなしの プロジェクト憲章。
- Excel のガントチャート付き 複数プロジェクト計画 テンプレート。
- Excel のガントチャート付き 作業明細構造
- 関係者や関係者に常に知らせるための 複数プロジェクト状況レポート テンプレート。
- A プロジェクト検死 教訓を捉える。
複数のプロジェクトを追跡する戦略
複数のプロジェクトを効果的に追跡することで、スケジュールを守り、予算内に収め、目標を達成できます。適切な戦略を使用することで、プロジェクトの進捗状況を可視化し、情報に基づいた意思決定を支援します。
1. 集中管理ダッシュボードの導入
一元化されたダッシュボードにより、すべてのプロジェクトを追跡するための単一の参照ポイントが提供され、進捗状況とパフォーマンス指標をリアルタイムで確認できます。
支援戦術には次のものがある。
- プロジェクト管理ソフトウェアの活用：組織に適したソフトウェアを選択することは、目標を達成するために不可欠です。
- ビューのカスタマイズ：ダッシュボードをカスタマイズして、主要な指標、タイムライン、進捗インジケータを表示します。
- リアルタイム更新の取得：ダッシュボードにリアルタイムの更新が表示されるようにします。
Best Online CabinetsのQian氏は 、 「 クラウドベースのプロジェクト管理ツールとリアルタイムのデータ可用性により、プロジェクトのパフォーマンスを追跡および監視する方法が変わりました。トレンドの特定、潜在的な問題の予測、データ主導の意思決定のために、予測分析、機械学習、動的な可視化をより活用できるようになりました」
Custom NeonのMunday氏は、包括的なプロジェクト管理プラットフォームのメリットについて 、 「 これらのツールは、すべてのプロジェクトの概要、タスクの依存関係、期日、進捗状況の更新が一目でわかるダッシュボードを提供します。これらのツールからの通知やレポートをカスタマイズすることで、関連する関係者に常に情報を提供し、プロジェクトが隙間から抜け落ちないようにすることができます」
もう1人の熱狂者は、医療技術プラットフォーム EssenviaのCEOであるSoumya Mahapatra氏だ。「複数のプロジェクトを追跡するために、ダッシュボードを1つにするのが大好きです。また、進捗状況をさまざまな視点から把握するために、複数のチームメンバーから定性的な最新情報を受け取ることも好きです」とマハパトラ氏は言います。
2. 定期的なステータスミーティングの実施と有用なレポートの配布
定期的にステータスミーティングを行い、標準化されたレポートを作成することで、プロジェクトの進捗や課題について全員が常に把握できます。
戦術には、次のようなものがあります。
- ウィークリーチェックインの実施プロジェクトチームとの定期的なステータスミーティングの開催。
- レポート作成の標準化：プロジェクトのステータス更新のための標準レポート作成フォーマットを開発します。
- 関係者との更新の共有:関係者に定期的な更新情報を提供します。
「すべてのプロジェクトについて毎週レビューと監査を実施し、マイルストーンと予算に対する進捗状況を追跡しています」とムンデイ氏は言います。「そのためには、プロジェクトごとに固有の定量的なKPIを追跡します」と同氏は付け加える。
3. チャートと図を使用する
ガントチャートとタイムラインにより、プロジェクトのスケジュールを視覚的に表示し、依存関係の確認や進捗管理を容易にします。PERTチャートとフィッシュボーンダイアグラムは、詳細な計画と問題解決のための追加ツールを提供します。
戦術には、次のようなものがあります。
- ガントチャートの作成：プロジェクトのスケジュール、依存関係、マイルストーンを視覚化します。
- クリティカルパスの強調表示:クリティカルパス上のタスクを特定して監視します。
- PERTチャート使用：特に複数の依存関係を持つ複雑なプロジェクトの場合、プロジェクトタスクを計画およびスケジュールします。
- Fishbone（石川）ダイアグラムの採用：プロジェクト内の潜在的な問題の原因を特定します。
- 手法の使用:ウォーターフォールモデルは、他の手法も適用できますが、ステージと要件が明確に定義されたプロジェクトに最適です。
「定期的な監査でデータの視覚表現（ガントチャートやかんばんボードなど）を作成することで、より明確な評価とコミュニケーションが可能になります」とムンデイ氏は言います。
4. 重要業績評価指標 (KPI)
KPIは、プロジェクトのパフォーマンスを目標と照らし合わせて測定し、意思決定のための実用的な洞察を提供します。
戦術には、次のようなものがあります。
- 関連KPIの定義プロジェクトの目的や組織目標に沿ったKPIを設定します。
- KPIの一貫した追跡：これらのKPIを定期的に監視します。
- KPI Insightsに基づく調整：KPIデータを使用して、十分な情報に基づいた意思決定と調整を行います。
HireDevelopersBizの
Samchenko氏は 、 「 プロジェクトごとに特定の重要業績評価指標を設定し、カスタマイズされたダッシュボードで監視しています。KPIを使うことで、プロジェクトの健全性を把握でき、軌道から外れているプロジェクトを迅速に特定できるため、迅速な改善アクションを取ることができます」
5. 自動化とアラートの活用
自動化とアラートを使用すると、追跡プロセスを合理化し、重要なイベントにタイムリーに対応できます。
戦術には、次のようなものがあります。
- 自動通知設定：プロジェクト管理ツールを使用して、重要なイベントのアラートを自動化します。
- ルーチンレポートの自動化:プロジェクトステータスレポートの自動生成と配布をスケジュールします。
- Workflow Automationの導入: 反復作業とワークフローを自動化します。
6. ビジュアル管理ツールの活用
かんばんボードやタスクリストなどの視覚的な管理ツールにより、プロジェクトタスクとそのステータスを明確に把握できます。
戦術には、次のようなものがあります。
- カンバンボードの活用：プロジェクトタスクとそのステータスを可視化します。
- タスクリストの活用：プロジェクトごとに明確で詳細なタスクリストを維持します。
- 進捗チャートの使用:バーンダウンチャートなどのチャートを使用して、時間の経過に伴う進捗を追跡します。
- 手法の採用：スクラムバンは、スクラムとカンバンの原則を組み合わせて、プロジェクトを効果的に管理および追跡します。
7. リスクの管理と問題追跡
リスクを管理し、問題をプロアクティブに追跡すると、潜在的な問題がエスカレートする前に軽減できます。
戦術には、次のようなものがあります。
- リスク登録の維持：潜在的なリスク、その影響、軽減戦略を追跡します。
- 定期的なリスクレビューの実施：リスク登録簿を更新し、新たなリスクまたは進化するリスクについて議論する。
- 問題追跡システムの導入: 問題が発生したときに追跡し、責任を割り当て、解決の進捗を監視します。
- 方法論：フィッシュボーン図は、問題の根本原因の特定に役立ちます。
8. ステークホルダーの参加と透明性のあるコミュニケーション
関係者を巻き込み、透明性のあるコミュニケーションを維持すると、全員がプロジェクトのステータスについて整合し、情報を得られるようになります。
戦術には、次のようなものがあります。
- ステークホルダーミーティングの定期的な開催：プロジェクトの進捗状況の確認、懸念事項への対応、フィードバックの収集。
- 透明性のあるコミュニケーションの維持：プロジェクトのステータス、課題、変更について、関係者とオープンにコミュニケーションを取る。
- ステークホルダーレポートの発行：ステークホルダーのニーズに合わせた詳細なレポートを提供します。
ニック・ヴァレンティノは、プロジェクトの関係者に定期的なチェックインを助言しています。「ベンチマークは役に立つ一方で、個々の苦労を捉えられないこともあります。プロジェクト全体の進捗状況を明確に把握する必要があり、そのためには複数の関係者からのヒアリングが必要です」とValentino氏は言います。
9.計画を継続的に監視し、調整する
プロジェクト計画を継続的に監視し、プロジェクトと目標の整合性を維持します。
戦術には、次のようなものがあります。
- リアルタイム監視ツールの使用：プロジェクト活動のリアルタイム監視を提供するツールを使用します。
- 必要に応じた計画の調整：リアルタイムのデータと変化する状況に基づいてプロジェクト計画を調整します。
- フィードバックループの維持：プロジェクトチームからの継続的なフィードバックを奨励します。
- 手法の採用: スケールドアジャイルフレームワーク(SAFe)を使用すると、複数のチームやプロジェクトにわたってアジャイルプラクティスをスケールできます。
10. 継続的改善を強調する
プロジェクト後のレビューや継続的なトレーニングを通じて継続的な改善を強調し、プロジェクト追跡の精度を高め、全体的なパフォーマンスを強化します。
戦術には、次のようなものがあります。
- プロジェクト後レビューの実施関係者からのフィードバックの収集など、プロジェクト後レビューを徹底します。
- 教訓データベースの維持：教訓のデータベースを維持する。
- 継続的トレーニングの実施:プロジェクトマネージャおよびチームメンバー向けの継続的なトレーニングに投資します。
- 方法論の使用：RUP（Rational Unified Process）は、反復的な開発サイクルを実施するための構造化されたアプローチを提供します。
11. プロジェクト予算の追跡
プロジェクトの予算を監視して、財務管理とリソース割り当てを促進する。
戦術には、次のようなものがあります。
- 予算ベースライン設定：各プロジェクトの初期予算を設定します。
- 監視費用：予算予測に対して支出を定期的に追跡します。
- 必要に応じた調整：プロジェクトのニーズと財務実績に基づいて予算調整を行います。
12. ビジュアルレポートツールを使用する
視覚的なレポートツールは、プロジェクトデータの洞察力を高め、より良い意思決定を促進します。
戦術には、次のようなものがあります。
- ダッシュボードの使用：ダッシュボードを使用して、主要な指標とプロジェクトデータを視覚的に提示します。
- グラフとチャートの活用：さまざまなグラフとチャートを活用して、データの傾向とパフォーマンス指標を表現します。
13.タイムトラッキングシステムを実装する
タイムトラッキングシステムを使用することで、正確な請求、効率的な時間管理、およびより良いプロジェクト計画が可能になります。
戦術には、次のようなものがあります。
- タイムトラッキングソフトウェア使用：さまざまなタスクやプロジェクトに費やされた時間を追跡するツールを使用します。
- 時間データの分析：追跡した時間データを定期的に見直し、非効率な点や改善すべき点を特定します。
- リソース割り当ての最適化:タイムトラッキングデータを使用して、より効果的にリソースを割り当てます。
14. 異なる方法論の統合
プロジェクトの性質や組織のニーズに応じて、さまざまな手法を統合することで、追跡と管理を強化できます。
戦術には、次のようなものがあります。
- ウォーターフォール:ステージが明確に定義されたプロジェクトにはウォーターフォールを使用します。
- アジャイル:アジャイルを実装して反復開発と柔軟性を実現。
- スクラムバン：スクラムとカンバンを組み合わせてハイブリッドプロジェクト管理を実現。
使用する戦略や戦術を決定する際には、プロジェクトの具体的なニーズ、チームの能力、組織の目標を考慮します。すべての戦略と戦術がすべての状況に適用されるわけではなく 、一部のアプローチは相互に排他的な場合がある。例えば、アジャイルとウォーターフォールの方法論ではアプローチが異なり、同時には使えないかもしれません。プロジェクトの要件と組織の状況に最適な戦略を選択します。
複数のプロジェクトを管理するための段階的なプロセス
複数のプロジェクトを効果的に管理するには、明確で構造化されたアプローチが必要です。ここでは、さまざまなシナリオ、方法論、および戦術に適用できる幅広い手順について説明します。
潜在的なプロジェクトの特定：組織全体の人がプロジェクトのアイデアを提案します。比較や評価ができるように、十分な詳細を記述します。この初期段階では、すべての重要な機会を検討するために、さまざまなアイデアを集めます。
プロジェクトの優先順位付けと選択：会社やプロジェクト管理のリーダーは、スコアカードやマトリックスなどの優先順位付けツールを使用して、各プロジェクトの価値を評価します。このような評価を実施することで、プロジェクトのランク付けや効率的なリソース配分が可能になります。優先順位を付けることで、最も重要なプロジェクトに必要な注意とリソースを確実に供給し、リソースのボトルネックやプロジェクトの遅延を防ぐことができます。
ステークホルダーの関与と管理：プロジェクトマネージャは、関連するすべてのステークホルダーを特定し、そのニーズと期待を確実に把握します。その後、PMはプロジェクトのライフサイクルを通じて関係者に常に情報を提供し、関与させます。ステークホルダーを効果的に管理することで、抵抗を最小限に抑え、プロジェクトをスムーズに遂行することができます。
個別プロジェクト計画の作成:プロジェクトマネージャは、プロジェクト範囲、目的、成果物、スケジュール、および関係者の役割を指定して、詳細なプロジェクト憲章と計画を作成します。この作業には、KPIと成功基準の定義、コミュニケーション計画とリスク管理計画の概要説明が含まれます。計画段階で細部に気を配ると、ロードマップが明確になり、プロジェクトごとに期待値を定義することができ、スムーズな遂行が促進されます。
リスクと問題の管理 - プロジェクトマネージャは、潜在的なリスクを早い段階で特定し、軽減計画を策定します。プロジェクトの進行に影響が及ばないように、発生した問題を追跡し、迅速に解決します。リスクをプロアクティブに管理すれば、予期せぬ問題によってプロジェクトが脱線することはありません。
マスタープランの作成—プロジェクトマネージャは、すべてのプロジェクトとそれに関連するスケジュールと依存関係を含む、高レベルの計画を作成します。ガントチャートやプロジェクトカレンダーなどの高度な計画ツールを使用して、スケジュールを視覚化します。これらの画像対応ツールを使用することで、相互依存関係を把握し、スケジュールを効果的に管理できるため、プロジェクトを連携して進めることができます。
Break Down Projects into Tasks: プロジェクトマネージャは、タスクを管理可能な作業に分解します。タスクを分解すると、チームメンバーのスキルや専門知識に基づいてアサインできるため、次のことを確実に達成できます。作業を適切かつ効率的に配分する、進捗を効率的に管理する、潜在的な問題をより簡単に特定する。
リソースの割り当て： プロジェクトマネージャはチームと協力して、人員、予算、ツールなど、各プロジェクトに必要なリソースを特定し、割り当てます。プロジェクト全体でこれらのリソースを効率的に使用して、無駄やボトルネックを回避しています。リソースを適切に割り当てると、各チームが過剰な拡張を行わずにプロジェクトを成功裏に完了するために必要なものを確保できます。
Set Milestones and Deadlines: プロジェクトマネージャは、各プロジェクトの主要なマイルストーンと期限を設定します。そして、これらの期限を関係者全員に伝達します。この情報を広めることで、透明性を維持し、プロジェクトの進捗や期待について全員に知らせることができます。マイルストーンは、プロジェクトを軌道に乗せ、重要な目標を達成するのに役立つチェックポイントです。
プロジェクト管理ツール使用： 企業のリーダーがプロジェクト管理ソフトウェアの購入に同意し、ITチームとプロジェクト管理チームがそれを実装します。プロジェクトマネージャは、進捗管理、タスク管理、コミュニケーションの促進に使用します。リアルタイムデータ機能を備えたソフトウェアを選択することで、監視および追跡プロセスを大幅に強化できます。これらのツールは、プロジェクトに関連するすべての情報を一元管理するプラットフォームを提供し、コラボレーションをシームレスにします。
進捗の監視と追跡：プロジェクトマネージャは、マイルストーンと期限に照らして各プロジェクトの進捗を定期的に確認します。定期的な見直しを実施することで、逸脱箇所を特定し、迅速な是正措置を取ることができます。
必要に応じた計画の調整 —プロジェクトマネージャは、進捗、フィードバック、状況の変化に基づいてプロジェクト計画を調整します。リソースを再配置し、必要に応じてスケジュールを修正して、プロジェクトを順調に進めます。柔軟性を維持することで、勢いを失うことなく、プロジェクトの新しい課題や機会に適応できます。
ドキュメントとレポート：プロジェクトマネージャは、プロジェクトの活動、決定、および変更を文書化します。ステークホルダーに定期的なレポートを提供し、プロジェクトの状況や成果について知らせます。プロジェクトを徹底的に文書化すると、アカウンタビリティが確保され、将来のプロジェクトの参照先になります。
コミュニケーションとコラボレーションの醸成:プロジェクトマネージャは、チームメンバーと関係者のための明確なコミュニケーションチャネルを確立します。定期的なアップデート、フィードバック、コラボレーションを促しています。オープンなコミュニケーションを維持することで、あらゆる問題に迅速に対応し、チームの結束を保つことができます。
定期的なレビューと評価の実施:プロジェクトマネージャは定期的にミーティングを開催し、プロジェクトのパフォーマンスを確認し、問題があれば対処します。これらの会議を利用して、情報に基づいた意思決定を行い、必要に応じて調整します。
継続的改善の確保： プロジェクトマネージャは、プロジェクトの振り返りを行い、得られた教訓を特定します。ベストプラクティスや洞察のデータベースを保持し、将来のプロジェクトに適用することで、プロジェクト管理プロセスの継続的な改善を保証します。
Celebrate Successes：チームは、主要なマイルストーンとプロジェクトの成功を認識し、完了を祝います。業績を祝うことでチームの士気が高まり、前向きなプロジェクト文化が定着します。
以下のステップに従うことで、複数のプロジェクトを効果的に管理し、スケジュールを遂行し、予算内に収め、目標を達成することができます。組織やプロジェクトに固有の要件を満たすために、必要に応じてこれらの手順をカスタマイズします。
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