次のことを想定してみてください。少数の相互に関連する複雑なプロジェクトについて承認を受けました。それらはすべて 1 つの収益目標に適合していますが、チーム内の何人かのメンバーが実行しなければなりません。これまでは従来型のプロジェクト ポートフォリオ管理ツールに投資してきましたが、1 つだけ問題があります。そのツールが、従来型のプロジェクト管理トレーニングを受けた専門家向けだということです。誰もがそのような経験を経ているわけではありません。偶然プロジェクト マネージャーになった人も非常に多いはずです。細かいことに長けている、よく練り上げられた最適の手順を確立している、特定のプロジェクト管理のトレーニングを受けていなくてもうまくこなしてしまうタイプなどが考えられます。Smartsheet は、戦略的プランニング、優先順位付け、さらには作業遂行から納品、レポート作成に至るまで、お客様が直感的に使用できるテクノロジーを通じて、より迅速にビジネス成果を達成できるよう、継続的にイノベーションに取り組んでいます。弊社は、組織内の誰もが簡単に業務の計画、実行、拡大縮小を行えることを重視して、イノベーションを推進しているのです。
今回は Smartsheet プラットフォームによる最新のプロジェクトおよびポートフォリオ管理に注目し、この四半期内にリリースされるさまざまなイノベーションをご紹介します。それらはプロジェクト管理を専門としない方々にも、日常業務を円滑にする機能を提供するものです。
業務のプランニング: 人、優先順位、目的の連携
プランニングは、必ずしも年単位あるいは複数年単位のプロセスではなくなっています。新製品をリリースする、市場に迅速に参入する、競争力を強化する、あるいは単に顧客ベースの維持と拡張を図る。そういった区別を問わず、求められるのはボトルネックの排除に重点を置いたすばやい意思決定のはずです。しかし、進行中のプロジェクト、プログラム、ポートフォリオに対する影響を評価せずに、そうした意思決定を支持することはできません。Smartsheet を使用すると、組織戦略との緊密な連携のとれたプロジェクトとプログラムを特定し、効果的に優先順位付けを行うことができます。また、全体的な目標や方向性が変更された場合は、ビジネス主導で優先順位を柔軟に調整し、新しい目標を支持することができます。次の 3 つの新機能はまさにそのために役立ちます。
- PPM 成熟度評価ツール: Smartsheet PPM 成熟度評価を使用して、プロジェクトとポートフォリオ管理の成熟度を包括的に把握し、そのレベルを向上させるための手順を見い出すことができます(現在使用可能)。
- キャパシティ ビュー: キャパシティ ビューを使用すると、組織全体にわたるリソース割り当ての過剰または不足を把握し、新しい作業を誰に割り当てられるかを特定し、採用ニーズを予測してより効率的な人員配置を行うことができます(Resource Management by Smartsheet で使用可能)。
- バーンダウン チャート: ポートフォリオ WorkApps とカスタム Bridge 拡張機能を組み合わせることで、チームの作業遂行が加速されます。アジャイルなチームは、組み込みの構成オプション、一般的なアジャイル ワークフローの自動化、そして JIRA 統合を活用して、所定の時間内に予算の範囲内で作業を完了することができます。また、カンバン ボードによる強力な視覚化、プロジェクト項目を分類するためのパーキング ロット、新たに利用可能になったバーンダウン チャートを使用することで、複数のスプリントとユーザー ストーリーを確実に管理できます。ユーザーはワーク インサイトを組み込んだバーンダウン チャートを作成し、複数のスプリントとプロジェクトにわたって、チームの生産性を可視化できるようになりました。この新機能により、スコープ クリープやプロジェクトの遅延も簡単に特定できるようになります。つまりチームの実際の作業状況をスナップショットとして確認できるのです(現在はエンタープライズ プランのユーザーの場合に使用可能)。
作業効率を高めて成果を挙げる
リーダーは、戦略から実行へと効果的に移行するために必要な人、プロセス、テクノロジーを結びつけなければなりません。エンタープライズ作業管理プラットフォームの Smartsheet は、共同作業を促進し、仕事を妨げる障壁を取り除くことで、ユーザーの目標達成をサポートし、優れた成果を実現します。ここでは、Smartsheet を使った作業をさらにシームレスなものにする機能強化をご紹介します。
- GenAI: Smartsheet は GenAI によってそのプラットフォームのパワーを解放することで、現実のビジネス上の課題を迅速に解決し、ビジネス上の重要な意思決定のために新たなインサイトをすばやく見つけ出し、組織全体を連動させて業務を遂行することを可能にして、次のように、より大きな価値をお客様に提供します。
- 数秒でインサイトを得る: Smartsheet で「先月予算超過となったプログラムを部門別に特定したい」などの質問を行うと、Smartsheet はセキュリティ、コンプライアンス、プライバシーに対して包括的なアプローチをとると同時に、機械学習を活用してシートレベルのインサイトと視覚化されたデータを数秒で提供します(近日リリース予定)。
- すばやく答えを得る: ソリューションの構築や構成、拡張に関する支援を必要としていますか。最新の AI を活用したヘルプ アシスタントにより、状況に応じてカスタマイズされた応答を得ることが可能になります(近日リリース予定)。
- 最初から最適なソリューションを構築: GenAI により、最適なテンプレートをすばやく特定し、パーソナライズすることが可能です。洗練されたソリューションを数秒で構築できます。AI ヘルプ アシスタントでは、何を行う必要があるかを簡単に説明するだけで数式が生成されます (近日リリース予定)。
- TIME(): 新しい数式により、従来は日単位の粒度であった関数を時間、分、秒まで追跡できるようになります(近日リリース予定)。
- ワーク インサイトに対する書式設定の機能拡張: ワーク インサイト ウィジェットのフォント、テキスト、強調 (太字、斜体)、色に一貫性のある書式設定を適用し、ダッシュボードを見やすくすることができます。ワーク インサイトのグラフのタイプや色をブランドに合わせて変更することも可能です(近日リリース予定)。
仕事を柔軟に拡大: ビジネスを迅速に変革する
ここからが微妙な部分です。あなたはプロジェクト管理者として、戦略を策定し、その戦略を全社的に周知させ、各チームの連携をはかり、チームが選んだツールセットを用意し、個々の仕事の手法を支持しながら、所定の期日、予算、品質でプロジェクトを完了させ、価値創出までの時間を短縮させました。
次に求められるのは、その成果を各ビジネス ユニット、そして全社的にも拡大することです。その際には、他のアプリケーションや記録システムとの統合を図り、意思決定、効率性、インサイト、コンプライアンスを向上させる必要があります。Smartsheet はお客様の組織の成長に合わせたソリューションの拡張性と信頼性を高めるため、積極的な投資を行っています。弊社が行った投資の例と、今四半期に予定されている新たな機能拡張の内容を次に示します。
- 拡張性とパフォーマンスのための投資: Smartsheet は、データ、セル リンク、数式の保存、共有、読み込み、処理を担う、主要な拡張システムとパフォーマンス システムを大幅に強化しました。その強化により、データ、セル リンク、数式を、場所を問わず超高速で処理できるようになりました。
- 高度な機能評価: 複数のプラットフォームにわたってデータ アライメントを確保したり、詳細な共有制御によって、適切な人と適切なタイミングで情報を共有できるメリットを感じつつ、Smartsheet の導入に踏み切れていませんか。まずは Data Shuttle と Dynamic View をお試しのうえ、購入をご検討ください(近日リリース予定)。
- 専門サービスへのアクセスが容易: 拡張を求めていても、その方法が不明ですか。専門サービスの購入を考える一方で、どのサービスがビジネス ニーズに適しているかがはっきりしませんか。Smartsheet 専門サービスはこれまで以上に簡単に購入できます。注文フォームを使用すれば、Smartsheet の広範なサービスの検討と購入を行え、必要な場合には専門サービスやワーク パッケージのステートメントの利用も可能です(近日リリース予定)。
- レポートやダッシュボードのデータ エグレス: システム管理者はレポートやダッシュボード、さらには内部ユーザーにデータ エグレス ポリシーを適用して、セキュリティとガバナンスを向上させることができます(近日リリース予定)。
Smartsheet を使用すれば、ポートフォリオ レベル、プロジェクト レベル、さらにはワークフロー レベルの自動化によって、何百あるいは何千ものプロジェクトを管理することが可能です。その結果、必要に応じた何千ものユーザーを対象とするイノベーションが加速されます。Smartsheet は、急速に変化するお客様のニーズに対応するため、柔軟性、拡張性、構成可能性を常に提供しています。たとえば National Oceanic and Atmospheric Administration (NOAA) では、複雑な内部プロセスを簡素化することで、暴風雨の予測、気候の監視、水産業の管理といった重要なタスクに集中できるようになりました。また Phillips では、患者の安全、医療品質、完全性を確保しながら、救命に関わる臨床研究を急速に進めることが可能になりました。
2023 年 9 月 19 ～ 21 日にシアトルで開催される年次カスタマー カンファレンス、Smartsheet ENGAGE 2023 では、他にもさまざまな新機能をご紹介する予定です。ENGAGE ではそれらの機能を実際にご覧いただけます。また Modern PPM トラックのセッションでは、PPM の成熟度評価、人、プロセス、テクノロジーの拡大などのトピックを取り上げます。さらに Smartsheet を利用してビジネス目標を達成する方法について、専門家のガイダンスも受けられます。
この四半期のうちに、また Smartsheet ENGAGE 2023 に関する最新情報をお知らせする予定です。それまでは、コミュニティの製品発表チャンネルに登録することで、拡張機能のリリースに関する通知を受け取ることができます。まだ Smartsheet をご利用でない場合は、この機会にぜひお試しください。
ありがとうございました。
ベン・カニング (Ben Canning)、製品管理部門担当シニア バイス プレジデント
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