Philips (フィリップス)、Smartsheet でプロジェクト実施を強化し、臨床研究を迅速化

Philips は過去 130 年にわたりヘルスケアの未来を拓いてきました。そして治験は科学の進歩に不可欠な推進要素です。「Philips の焦点は、当社がスポンサーとなる研究や支援する研究における患者の安全、品質、完全性を確保することにあります。治験はそれぞれ複雑で、多くの関係者が関与する複数の専門分野にまたがるプロセスがあり、各関係者が密に協力して業務に当たる必要があります」と、Philips のクリニカル オペレーション マネージャーである Gemma Quinn 氏は述べています。

プロジェクト レベルでの強化による大きな影響

Philips Clinical Operations チームは、様々な技術的スキルを持つ人員が使えるように、わかりやすいインターフェースのあるソフトウェアを求めていました。

「また、複雑さやチームの規模が様々な治験を管理するために、適応性のあるソリューションも必要でした」と、Quinn 氏は加えます。

情報のギャップを埋め、すべてのタスク、プロジェクト、タイムライン、リソースを 1 か所にまとめるために、このチームは Smartsheet を導入しました。「Smartsheet は明らかに正しい選択でした。適応性があり、当社の時間とリソースをプロジェクトに効率よく結びつけることができたからです」と、Quinn 氏は述べています。 

即座に新しいプロジェクトを立ち上げる

「すべてのプロジェクトのメトリックを統一するために、最初にプロジェクト ツールキットを作成しました。このキットには、グローバルな治験プロセスに基づいて、計画基本セット、タイムトラッカー、ダッシュボードが含まれています」と、Quinn 氏は述べています。このツールキットは、プロジェクト マネージャーが新しい治験を素早く開始するための、複製可能なブループリントとなりました。「誰かから新しいプロジェクトの開始依頼があると、Control Center を使えるように設定し、テンプレート、レポート、フォームにアクセスできるようにします。これによって、素早く効率的に、一貫性が保てます」と、Quinn 氏は続けます。すべての研究には 1 つのポートフォリオ ダッシュボードからアクセスできます。「ここで各研究の現在の段階に関するインサイトなど、概要を確認できます」と、Quinn 氏は加えました。

新しいプロジェクトを開始する前に、プロジェクト マネージャーは Smartsheet でリクエスト フォームを作成します。「必須フィールドに入力して、フォームを提出します。これが Smartsheet のデータ収集シートに保存されます。その後、当社のチームは、Smartsheet で誰かが治験フォルダの作成リクエストを行ったという通知を受け、直ちに対応することができます」と、彼女は加えました。

様々な Smartsheet のフォームがあらゆるプロジェクト段階で使用されます。これによって、いつでもどこでも誰からでも情報を収集し、タスクをより早く進めることができます。

「フィールド値、ドロップダウンリスト、その他のツールを事前設定することでメトリックの一貫性を保ち、標準フォーマットを維持します。これで情報の検索、回復、共有が容易になります」と、Quinn 氏は詳細を説明しています。

全体的かつ部分的に焦点を合わせる

Smartsheet を活用することで、Philips Clinical Operations は各プロジェクトに関する幅広い視点を得られます。また、状況に応じて、必要な詳細情報を簡単に掘り下げることもできます。「様々なツールやプラットフォームから一貫したメトリックを引き出し、ポートフォリオ レベルで包括的な概要を作成することができます。また、ダッシュボードでプロジェクトのステータスに関するより詳しい情報を確認し、掘り下げることもできます」と、Quinn 氏は説明します。

各チームに個別のダッシュボードがあり、各プロジェクトにはステータスを明確に示すインジケーター付きのシートがあります。「私たちは、直感的な信号システムを使用しており、プロジェクトがスケジュールどおりに進んでいる場合は緑、やや遅れている場合はオレンジ、大きく遅れている場合は赤と色で表します。これでプロジェクトの進行具合を簡単に確認でき、どのような懸念にも確実に対処できます」と、Quinn 氏は述べます。

重要なコラボレーションに緊急性を追加

また Smartsheet により、Philips Clinical Operations チームは関係者全員とのコラボレーションを促進することで、臨床プロジェクトを迅速に実施することができます。「私たちは、統一された業務方法を導入したいと考えていました。私のお気に入りの機能の 1 つは、チームがプロジェクトを立ち上げる際に必要なすべての情報が含まれたシートがあることです。非生産的な電子メールでのコミュニケーションの代わりに、自分自身で情報に簡単にアクセスできるのです」と、Quinn 氏は述べます。

透明性を確保するために、すべてのシートでプロジェクトの担当業務が人員に割り当てられます。また、チームメンバー間の重要なコミュニケーションがリアル タイムに、かつプロジェクトの状況に沿って直接行われます。

「この対話機能によって、電子メールを送信する代わりにシートにコメントを追加したり、チーム メンバーに直接質問したりできます。シートには最新のコメントのみが表示され、古いコメントはその特定のシートの会話履歴に保存されることで、セルが大きくなりすぎることはありません」と、Quinn 氏は説明します。

プロジェクトを前進させる

最終的に、Philips Clinical Operations のチームは、関係者がフォームで簡単にプロジェクトを更新できるようにしています。「シートでの作業に不満がある場合は、フォームを介してシートを更新することができます。アクションが必要な場合は、システムが必要なすべての情報を記載した自動通知を送信します。そして、この通知には、作業を行うウェブサイトのフォームへの直リンクが記載されます」と、Quinn 氏は述べます。フォームが完成したら、すべての更新がシートに自動入力されます。

さらに、Smartsheet の概要表示のおかげで、関係者が各治験の複雑さ、タイムライン、依存関係を確認することができます。「これにより、プロジェクト全体に対するタスクの遅れの影響や各治験の依存関係を可視化することの重要性について、各部門に理解を促すことができます」と、Quinn 氏は述べます。

より良い健康のための、より良いイノベーション

現在、Philips Clinical Operations は Smartsheet を主に事業上重要なプロジェクトに使用しています。これらのプロジェクトでは、すべて同じセットのリソースとツールが活用されています。治験の計画立案と実行監督を迅速に進めるため、チームはリソース管理と割り当て設定を試験的に行い、調達や担当業務の割り当てにおけるプロセスの安定化を模索しています。

「私たちは今後のプロジェクトのリソース業務をさらに効率的に行えるようにしたいと考えています。そうすることで、リソースを振り返り、割り当てに過剰や過少がないかどうかを評価し、次回に備えてこれを最適化することができます」と、Quinn 氏は共有します。

Philips はそのモットーにイノベーションを掲げており、医学的研究を推進するために、コラボレーション、コミュニケーション、メトリック共有の新しい形を開発し続けています。Smartsheet は Clinical Operations の活動において不可欠なものとなっています。

「リソースの予測、利用の追跡、リアルタイムでプログラム管理を行う能力が、治験の実行に不可欠です。Smartsheet を使用することで、経営陣は重要な意思決定に活用できるダッシュボードを得ることができます」と、Quinn 氏はまとめます。