定義: チーム憲章とは何か
チーム憲章とは、チームやプロジェクトのミッション、運用範囲、目標、結果、期間を記載した文書です。すべてのチーム メンバーがチーム憲章の作成を支援します。
チーム憲章は、共通の目標を特定し、個々のメンバーから協力を得て、チームを結束させるために使用されるため、欠かせないものです。また、全体的な目的を明確にすることで、チームの活動を順調に進めるのに役立ちます。
そこで疑問が浮かびます。チームとは何でしょうか？チームとは、従業員、マネージャー、長期の請負業者も含んだグループで、さまざまな関連プロジェクトで長期間にわたり協力します。メンバーが時間とともに入れ替わる場合は、新しいチームが憲章の元再結集し、単にそれを受け継ぐだけにはしないことが重要です。そうしなければ、憲章は役に立たない過去の遺物になってしまいます。
経営陣の中には、チーム憲章よりもプロジェクト憲章になじみのある人もいるでしょう。これらは同様の目的に役立ちますが、グループや目標が異なります。プロジェクト憲章には、特定のプロジェクトの条件が含まれており、これは数週間か数か月 (あるいは数年) 続く可能性があります。プロジェクト憲章の定義要因は、それが特定のプロジェクトの期間中、チームにのみ適用されるということです。このようなプロジェクトは、製品のアップデートのリリースのための販促用品の作成、広報イニシアチブ、建物の増築などが考えられます。プロジェクトが終了した後は、憲章は無効になります。
しかし、チーム憲章はより大きく、より長期の視野を持つものです。また、チーム メンバーは自分の仕事においてさまざまなプロジェクト憲章のメンバーになっている場合もあり、プロジェクト憲章はチーム憲章の同意事項と一致している必要があります。
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チーム憲章を作成することのメリットは何か
チーム憲章は、チームの全員がサポートする簡潔なビジョンとミッションを提供する必要があります。憲章は、チームが検討または追求するあらゆる活動に対して保持する基準である必要があります。
チームが発表または作成されたら、すべてのメンバーが集まって、特定の成果物に取り組む前に憲章を作成する必要があります。これにより、すべてのメンバーが声を出し、サポートと賛同を保証し、説明責任を高めることができます。チーム憲章の目的は次のとおりです。
- 当初、参加に抵抗感があった可能性のあるメンバーを含め、すべてのチーム メンバーの賛同を得る
- リーダーシップを含むチーム メンバーが同じ原則のすべてに責任を持つ
- 役割と責任を明確で測定可能な方法で書き出す
- 変化への適応、障害への対処、参加などのアクションの定義など、オペレーションを定義する
- 組織内の他のメンバーに対して、チームの目的とミッションの透明性を示す
- 競合する要求やプロジェクトが発生した場合に明瞭性を提供し、混乱を減らす
“Why you’re creating the team in the first place should lead your team charter,” says Debbi Tillman, Director of Program Management at Mitchell International in San Diego. “And you need a team charter any time you need to form a deeper synergy among team members.”
“This can be especially critical if you are bringing together two teams that have previously worked separately,” Tillman continues, “Getting everyone’s input and buy-in is really critical to the success of your new team.”
チーム憲章を省略する: 最適な成功へのリスク
チーム憲章の作成には時間がかかりますが、このステップを省略するのは危険です。憲章がなければ、役割、オペレーション、チームの全体的な方向性が明確ではなくなるため、混乱や失敗が発生することがよくあります。
「憲章を作成するのに長い時間をかける必要はありません」と Tillman 氏は言います。チームの規模や範囲によりますが、午後一杯の時間から最大 2 ～ 3 日の時間になります。「しかし、アジャイルの原則では、『速く動くためには、ゆっくり動く必要がある』そうです。言い換えれば、チームの全員が憲章を作成する時間を取り、全員が明確で、前進する力を感じられるようにするのです」
チーム憲章を書き留めておくと、強力なツールボックスになります。「それは推測ではなく、熟考になります」と Tillman 氏は付け加えます。「憲章を持たないことに対する大きなリスクは、慣性です。言い換えれば、最も声が大きく、最も威圧的なチーム メンバーが、自分の意見を進めてしまう可能性があります。そして、これはチーム全体が同意したことではありません。」
効果的なチーム憲章の作成方法
チームはさまざまなモチベーションを持つ個人で構成されているため、チーム憲章はチームの多くの側面を反映する必要があります。さらに、チームの焦点、優先順位、価値観も含める必要があります。
関与する人物から憲章の期間に至るまで、次の質問を検討してください。
- 誰が関与しているか: チーム内のすべての人が関与する必要があります。そうしなければ、最終的に苦労したり失敗したりすることになります。最初にチーム憲章を作成する際に抵抗感や曖昧さに対処しておくと、成功のための「絆を築き、基盤を固める」ことになるだろう、と Tillman 氏は言います。チームを抜ける人がいなくなるのです。
- チーム リーダーは誰で、誰が対立を解決するのか: 早い段階で決定すべき重要な要素は、チーム リーダーと、それ以降の指揮権は誰にあるのかです。チームが十分な大きさであれば、さまざまなテーマに関するリーダーが存在する可能性があります。これらは一緒に合意し、憲章の一部として書いておく必要があります。対立の解決方法や、文書化する必要があるエスカレーション パスがある場合も同様です。
- 憲章作成のプロセスにはどのくらいの時間が必要か: これは場合によりさまざまです。多くのビジネス リーダーは、これは半日から 2 ～ 3 日間のワークショップまでの期間になると言います。重要なのは、チームのすべてのメンバーが確実に貢献し、憲章が作成された後は、全員が署名して仕事を進めたいという気持ちになることです。
- チーム憲章の期間: チームは、憲章が四半期、1 年間、継続中のすべての作業を対象にするかどうかを決定する必要があります。チームが 1 年間の憲章に合意し、必要に応じて時折確認を行えば、頻繁に変更されるものではないとわかり、信頼することができます。
以下は、チーム憲章の作成に関わる一般的な手順を示す図です。これらの作業は必ずしも特定の順序で行う必要はありませんが、効果的なチーム憲章を作成するには、これらすべての手順が必要です。
成功するチーム憲章の最初の要素: 背景
チーム メンバーは、憲章作成ミーティングに参加し、そこで彼らを導いてきた行動や意思決定について話し合う必要があります。できるだけ多くの情報を持ち込んで、チームの背景をまとめましょう。
リーダーから関係者までの特定について、以下に質問事項をいくつかご紹介します。
- チーム リーダーは誰ですか？その人が不在の場合、2 番目以降に指揮権を持つのは誰ですか？
- 主要な関係者はこのチームに何を必要とし、期待していますか？
- 各チーム メンバーはチームに何をもたらしますか？また、各自が期待することは何ですか？この最後の質問は、特に消極的な参加者がいる場合は、サポートと賛同を得るために不可欠です。
成功するチーム憲章の第 2 の要素: ミッションとビジョンの目標
チームの背景とリーダーシップを確立したら、憲章のより深い側面に焦点を当てます。これらの項目は、すべてのチーム活動がサポートすべき指針となります。
主な項目は次のとおりです。
- 成功した状態を決定します。どのように測定しますか？
- チームが一緒に働く時間の目安になる原則を説明します。
- チームが会社の成功 (財務面など) で果たす重要な役割を定義します。
- 簡潔なミッション ステートメントを作成します。 これは、チームを超えてより広く共有される場合もあれば、共有されない場合もありますが、簡潔にしておくと、頭の中で把握して、内容をチェックしやすくなります。Tillman 氏は、「私の (プログラム管理部門の) チーム ミッション ステートメントは、『落ち着いた運用』です。これは組織全体に対する価値提案の一部であり、私たちはこれに沿って、すべての活動の測定を目指しています」と述べています。
- 中間締め切り、目標、マイルストーンを作成して、憲章に立ち返り、作業、パフォーマンス、チームの交流がどのようにマッピングされるかを判定します。
成功するチーム憲章の第 3 の要素: 役割と責任
ミッション ステートメントを作成し、各チーム メンバーが背景と動機を共有したら、チームの役割と責任を定義します。
次のように、これらの役割を書き留め、定義できます。
- 誰が何をしているのか、誰のためにしているのかを説明します。
- チームが目標を達成するために必要なすべての専門知識を評価します。
- 埋めるべきギャップを書き留めます。新しいチーム メンバー (契約社員、パートタイム、社内からの時折の参加者) が必要ですか？
- 役割と責任の RACI (責任者、説明責任者、協業先、報告先) マトリクスを作成します。
- すべてのチーム メンバーに声をかけ、記録し、定義に反映するようにします。これは、憲章とチーム両方の成功の鍵となります。話を聞かされていない、自分が関わっていない、自分は構造をサポートしていないと感じるチーム メンバーが 1 人でもいると、チームは成功できない可能性が高くなります。
成功するチーム憲章の第 4 の要素: 予算とリソース
役割と責任を定義すると、チームは手元のタスクの予算とリソースを評価できます。チームの予算を決定する方法は通常、トップダウン法とボトムアップ法の 2 つがあります。
- トップダウン法: このシナリオでは、チームは関連する期間に提供された予算を使用し、プロジェクトとタスクに分配する方法を決定します。
- ボトムアップ法: この方法を使用するのに十分な時間が割り当てられないことがよくありますが、はるかに戦略的で便利な場合があります。この方法では、グループとしてのチーム (または専用のサブグループ) が、業務に必要な予算やリソースの種類を決定し、大規模な組織に請求します。
最終的に予算が決定されますが、リソースが適正に割り当てられるかどうかはチーム次第です。その後、チームはプロジェクトとマイルストーンを反映したチーム予算を作成できます。
成功するチーム憲章の第 5 の要素: 内部チェック、バランス、レビュー
チーム憲章は、それに沿って測定されるアクションと同じくらい効果的であるため、チームが内部チェック、バランス、レビューをどのように扱うかを話し合うことが重要です。憲章には、期待事項、確認事項、メンバー個人の目標を設定する必要があります。
また、チーム リーダーは、メンバーに割り当てられたチーム目標をチーム メンバーの年間レビューに反映するかどうかを決定する必要があります。効率的なシステムでは、SMART 目標を使用します。これらの目標は次のとおりです。
- 特定された (Specific)
- 測定可能 (Measurable)
- 達成可能 (Achievable)
- 現実的 (Realistic)
- 時間ベース (Time-based)
Mitchell International (ミッチェル インターナショナル) の Debbi Tillman 氏のチームでは、チームの目標の一部は会社の「サービス レベル契約」に似ています。たとえば、プログラム管理部門のチーム憲章の一部として、メンバーは、部門内の誰かのリクエストすべてに対し、その人がリクエストした人に 2 時間以内に回答するということに合意したとします。さらに、リクエストと次のステップの待ち時間は、2 日を超えないものとします。
また、チーム メンバーの説明責任について解説することも重要です。これは、チーム ミーティングへの出席から広範な成果物まで、あらゆるものに適用されます。
最後に、このステップでは、チーム憲章の最高レベルに立ち返って、パフォーマンスや個人の態度を評価し、混乱を避ける必要があります。
成功するチーム憲章の第 6 の要素: チーム メンバーの分析と評価
チームが評価のトップダウン モデルに逆戻りしないようにするには、個々の貢献者がチーム リーダーのパフォーマンスに関するフィードバックを行う機会を得る必要があります。さらに、同僚間のフィードバックの文化を作ることで、全員の視点が確実に伝わるようになります。
効果的なチーム憲章の詳細を学ぶには
チーム憲章の理論と適用、効果的なチーム憲章の作成方法について学ぶことに興味がある場合は、役立つ情報を含むいくつかのビジネス書籍があります。以下にいくつかご紹介します。
『The Six Sigma Way: How, GE, Motorola, and Other Top Companies Are Honing Their Performance』Peter S. Pande、Robert P. Neuman、Roland R. Cavanagh 著
『Creating Effective Teams: A Guide for Members and Leaders』Susan Wheelan 著
『Creating Productive Organizations: Developing Your Work Force Manual』Elizabeth A. Smith 著
Smartsheet は効果的なチーム憲章の作成に役立ちます
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