不動産プロジェクト管理とは？
プロジェクト管理は成長分野であり、専門家は多くの業界で同じように活用しています。プロジェクト マネージャーを認定する Project Management Institute (プロジェクトマネジメント協会: PMI) は、プロジェクトの定義を、一時的なチームの採用を必要とする一時的かつ独自の取り組み、および定義された期間内に一連のタスクを完了させることの両方としています。プロジェクト マネージャーとは、プロジェクトのさまざまな部分をまとめ合わせ、作業のさまざまなフェーズを事前に定義された予算内で効率的に完了させる責任を担う人物です。プロジェクト マネージャーが指定されない、または肩書きを与えられない場合もありますが、プロジェクト マネージャーの仕事は、組織もしくは特定プロジェクトに属する誰かの権限の下で完了します。
スマート プロジェクト管理を実行する商業向け不動産業界
不動産取引や建設事業 (新築および改築) では、複数のステップ、多額の資金、複数の関係者の意見が必要です。家の購入を考えましょう。ローンを契約し、利用可能な不動産を調べ、不動産を選んで入札し、検査して保険に加入し、購入の交渉を行い、購入契約を締結し、その場所に引っ越します。ここで、以上の概念を商業向け不動産の世界に移してみます。将来のビル建設に向けて広大な空き地を購入するには、同様のステップが必要ですが、はるかに大規模なものとなります。デベロッパーは、調査、資金調達、購入の交渉を行う、市や郡の都市計画担当部署や許認可担当部署との面談で、計画した不動産の用途が許可されるかどうかを判断する、公聴会を開催する、不動産の敷地計画や駐車場の排水などの事項についてエンジニアリングの専門家と調整する、市や郡の都市計画委員会にプランを提出する、といったことが必要になります。こうしたプランニングが必要なことから、不動産プロジェクトを成功させるにはスマート プロジェクト管理が不可欠である、という事実が生まれます。
なぜ不動産業界においてプロジェクト管理が重要なのか？
大規模な不動産プロジェクトは費用がかかり、多数の関係者を巻き込む可視性の高い事業であることがほとんどです。自社の不動産プロジェクトを監督する企業や、建物ネットワーク全体にわたる不動産プロジェクトに定期的に取り組む企業は、次の理由でプロジェクトを管理するためのシステムを発展させる必要があります。
- 予算管理: プロジェクト マネージャーは、複数の請負業者を雇って管理する、変更指示によるコストの増加を監視する、資材の予算を割り当てる、ベンダーへの支払いを行う、調達した資金を適切に使用する、そして多数のプロトコルに従ってプロジェクトを予算内に抑えることが必要となります。
- 時間管理: プロジェクト マネージャーは時間の追跡も行う必要があります。時間通りに資材を注文しなかったり、請負業者間の調整に失敗したり、数週間かかる許可を取り忘れたりすると、プロジェクトが遅延する可能性があります。それにより、プロジェクトのコストやプロジェクト クライアントのコストが増え、プロジェクト自体に直接結びつかないコストすら発生します。たとえば、新しい本社オフィスが期限内に完成しないと、企業は完成まで賃貸契約を延長する必要があります。
- リスク管理: すべてのプロジェクトには、予算を超過するリスクや、想定以上の時間を要するリスクがあります。また、企業はプロジェクトによってリスクに晒されます。プロジェクト マネージャーは、適切な免許や資格を持つ専門家のみを雇い、プロジェクトに十分な保険をかけ、すべての当事者の責任を明確にする契約を作成および管理することでリスクを軽減する責任を負い、訴訟やその他の経費を避けることを目的としたその他のタスクを任されています。プロジェクト リスク管理の複雑さについては、この記事をお読みください。
- コミュニケーションの問題: 複雑な大規模プロジェクトでは、パブリック コメントの期間、コミュニティによる反対運動やコミュニティへの通知に関する要件、そして公的な支援活動が必要な場合もあります。さらに、複数の当事者がプロジェクトで共同作業を行っている場合は、地元住民の賛意と支援を得るために、そして地域の指導者に都市計画や免許交付を承認してもらったり、あるいはプロジェクトを予定通りに継続させるべく、通常の規則に例外を設けるよう圧力をかけてもらったりするために、プロジェクトの進捗に関する「ストーリー」を説明することが推奨され、時にはそれが必要な場合もあります。一般市民にいつどうやって関連情報を伝えるかに関しては、関係者管理の決定版ガイドに関する記事をお読みください。
プロジェクト管理は、運用管理やポートフォリオ管理とどう違うのか？
プロジェクトとは、一時的に行われる有限数のタスク セットで、開始、中間、終了があります。しかし運用には、終了しないタスクや繰り返し行われるタスクもあります。企業はオフィス ビルを建設する際にプロジェクト マネージャーを必要としますが、建物の供用が始まると、所有者やテナントは施設マネージャーを雇って建物のシステムを定期的に維持することになります。このメンテナンスを、建物の運用と呼びます。建物のエレベーターや空調システムの整備、清掃クルーや造園業者の管理、小さな故障の修理などのタスクはすべて、運用の範疇に入ります。
プログラム管理は、運用と同じく継続的に行われます。ポートフォリオ管理では、複数の不動産アセット (ホテル、オフィス ビル、フランチャイズ施設などの建物) を管理し、一定の基準を維持しながら、損益 (P&L) や出費を予測範囲内に収めます。複合アパートメント管理会社のポートフォリオ管理では、稼働率を一定の範囲に保つために賃貸価格を調整したり、あるいは新興のターゲット市場に訴えるべく、特定の郵便番号に所属する一部のユニットや建物を選択的に改良するかどうかを評価したりする場合があります。ポートフォリオ マネージャーは、雇用主のポートフォリオ パフォーマンスの最適化を目指して、これらの活動を行います。
不動産プロジェクト管理会社は何をするのか？
北米規模または世界規模の不動産プロジェクトを扱うコンサルティング会社が数十社あります。これらの企業は不動産プロジェクト管理を専門とし、都市計画、許可、政府の建築要件に関する現地の知識を持つスタッフが大都市にいるため、大企業とビジネスを展開することが多いです。こうした組織は、プロジェクト マネージャーを企業向けの不動産プロジェクトに割り当て、外部または内部の専門家を起用してチームを編成するとともに、期限と予算の範囲内に収まるようにプロジェクトを管理することがあります。
外部のプロジェクト マネージャーの採用を検討している企業は、次のように問う必要があります。
- プロジェクト管理にどうアプローチするか？
- 自社の専門家は、プロジェクト管理の資格やその他の資格を取得しているか？
- 自社が以前に携わったプロジェクトはどういった種類のものか？(新築、改築、フランチャイズ全体を対象とした施設の機能向上、あるいは環境やエネルギー効率に関連するプロジェクト)
- 自社はどのような種類のクライアントや業界を相手としているか？クライアントからの紹介を共有できるようになっているか？
不動産プロジェクトの種類
不動産のプロジェクトとは何でしょうか？他の分野と同じく、限定された開始、終了、達成を伴う一連のタスクです。一般的な不動産プロジェクトの例を以下に示します。
- 買収プロジェクト管理: 開発目的で商業向け不動産を購入することは、多くのステップを必要とするプロジェクト管理です。これらのステップには、用地の特定と評価、進めるために必要な区分けや資格の調査、資金調達の編成と資金調達層の確保、購入プロセスの実施、およびパブリック コメント期間の調整や、メディアへの計画の伝達などが含まれます。
- 新規建設の開発: 用地を買収したデベロッパーは、プロジェクトを中心にビジネス プランを策定し、特定の期間内に完了させるとともに、供用を開始して収益を上げます。
- 既存の企業ビルの不動産プロジェクト: 小売店、ガソリン スタンド、ホテルの運営企業、または多数の都市にオフィスを構える全国規模の企業 (レンタカー会社、金融サービス オフィス、不動産仲介オフィスなど) のように、複数の拠点から成るネットワークを有する企業であれば、小規模プロジェクトのように思えるものであっても、大規模プロジェクトへと成長することがあります。一般的な複数拠点プロジェクトの例として、環境面の機能向上や LEED の認定、新しいブランドやロゴの導入、もしくは (おそらく企業合併後の) 再ブランディングが行われ、新しい日除けや看板の設置、多数の拠点における内装の更新、本社オフィスのデザインと艤装、古いスペースを新しい用途に対応させるための改造、または防音設備から、新しい空調システムやアクセス機能に至るまで、オフィス固有の機能の導入が行われます。
- ニッチな専門知識が必要な商業プロジェクト: 医療施設、病院、工場、データ センター、物流センター、および高度な機密保持が要求されるコミュニケーション施設 (コールセンター、911 救急センターなど) が、このカテゴリーに分類されます。これらのプロジェクトには、専門請負業者、技術的に熟練した下請け業者、都市計画のスキルを持つエンジニアが必要な場合があります。たとえば、大きな部品の出荷や受領を行う工場や、流通の監視を行う工場の許可が下りると、プロジェクト リーダーは想定されるトラックの交通量増加に対応するために、特別なアクセス道路を構想に入れたり、または高速道路の料金所のレーン数を増やすよう、現地の行政機関に要請したりすることがあります。
不動産プロジェクト管理: その短い歴史
今日知られている不動産プロジェクト管理の大半は、仕事を通じて教えられていましたが、ウィスコンシン大学マディソン校のジェームズ・グラースカンプ (James Graaskamp) 教授は、不動産開発に関する広範かつ全体論的な概念を発表し、現在の不動産プロジェクト管理分野に情報を提供しています。Graaskamp 教授は、各不動産プロジェクトは独自のビジネスであり、当面の物理的、環境的、社会学的環境に影響を与えると主張しました。したがって、プランナーやマネージャーが考慮しなければならないことは、特定の不動産取引の財務的要素とタイムラインに留まりません。
James Graaskamp 教授は著書『The Fundamentals of Real Estate Development (原題)』の中で、このように記しています。「製造された製品と同じく、不動産プロジェクトは、長期的な目標を達成するためにプログラムされたより大規模な物理的システムの一部だが、それぞれの不動産プロジェクトは独自の小規模事業体でもある。したがって、開発プロセスとは、長年にわたって不動産企業を運営するのに必要な建設技術、資金調達、マーケティング スキル、管理業務、補修の連続体である。」
Daniel Kohlhepp, a real estate developer turned professor, developed what he termed the “real estate development matrix” framework to describe real estate projects. “I’ve been trying to teach people about real estate development and as part of that process I’ve had to repeatedly define it for them,” he says. “The concept of a project manager is defined differently all around the United States. Project management teams typically account for 5 percent of an overall real estate project’s costs. One thing’s for sure: If you don’t have project management, you can’t succeed.”
コールヘップ (Kohlhepp) のモデルによると、不動産プロジェクトは連続する 7 段階のライフサイクルに沿って実行され、各段階では 8 つのタスクを検討し、完了させることが必要です。プロジェクト マネージャーやプランナーは、プロジェクトをこのフレームワークの中に位置づけ、必要なタスクを追跡することができます。
Kohlhepp による不動産開発の 7 つの段階は次のとおりです。
- ランド バンキング: 土地資産を保有している所有者が、不動産の売却や開発を検討している場合があります。この段階はやや受動的です。
- ランド パッケージング: 未開発の土地の所有者が「土地パッケージ業者」に不動産を売却します。するとその業者は、土地に関する計画案を正式化し、都市計画の変更や、環境面またはエンジニアリング面の調査といった紙上の改善を完了することで、土地の価値を向上させます。
- 土地開発: デベロッパーがパッケージ業者の位置付け通りに不動産を購入し、建物デベロッパーへと売却できるように、その不動産をさらに改善します。この段階では、道路、電気や水道などの設備、集水施設の建設が必要な場合があります。
- 建物開発: 建物デベロッパーが「垂直方向に進み」、建設が始まります。
- 建物の運用: 建物の運用者が不動産を賃貸および管理し、運用プロセスと履歴を作成して、将来的にその不動産やビジネスを売却できるようにします。建物の運用者には、もっぱら大規模な不動産プロジェクトに投資する投資家、不動産投信 (REIT)、保険会社、年金基金などが含まれます。
- 改修段階: リフォーム業者が不動産を購入し、欠陥を修正することで、あるいは建物の配置を変えて運営することで、不動産に価値を注入します。
- 再開発段階: 不動産の「再開発」では、建物を取り壊すか、完全に再開発する必要があるような、大規模な物理的損傷やその他の欠陥を抱えた物件を購入 (または差し押さえを通じて取得) します。これにより、7 段階の開発が再び始まります。
Kohlhepp のマトリクスによると、各開発段階で検討すべきタスクが 8 つあります。以下にその例を挙げます。
- 取得タスク: ここには実現可能性調査、引受/資金調達の要件、契約交渉、締結が含まれます。
- 資金調達: この段階には、不動産の将来的な財務状況の予測、資本の調達、資本を管理する方法のモデリングが含まれます。
- 市場調査とマーケティング戦略: 予想される経済状況を基にすると、特定の対象者に対するプロジェクトの宣伝、価格設定、プロモーション、およびターゲット化をどのように行うべきでしょうか？
- 環境要件: ここには物件の状況、LEED 認証とコンプライアンス、大気状況、および組み込む必要がある文化的・歴史的背景の調査が含まれます。
- 承認と許可: 連邦、地域、州、市、またはその地域の民間関係者レベルで作業を進めるには、どのような承認と許可が必要でしょうか？
- 改善: 建設やその準備を行う際、実現可能で必要なのは、どのような計画と設計、エンジニアリング、建設計画でしょうか？
- 交通とアクセス性の検討: 居住者や訪問者は、公共または民間の交通機関を介してどのようにアクセスするでしょうか？新しいアクセス システムによって、物件の設計と建設が必要になるでしょうか？
- 譲渡: デベロッパーは売却するつもりでしょうか？そうであれば、デベロッパーはどのように不動産を売り込み、売却交渉を行い、買い手との開発契約を交渉する必要があるでしょうか？
プロジェクト管理のもう 1 つのアプローチにデザイン構造マトリクスがあります。これはテキサス・キリスト教大学ニーリー・スクール・オブ・ビジネスのオペレーション マネジメント担当准教授、タイソン・ブラウニング博士 (Dr. Tyson Browning) が共著書『Design Structure Matrix Methods and Applications (原題)』で説明しています。このタスクのグラフィック表現では、正方形のチャートを使用してプロジェクトの段階をクラスター化し、複数の関係者やプロセスがプロジェクトの最終段階に向けた動きに重きを置いたり、それに影響を与えたりする必要がある交点を表します。
不動産プロジェクトの各フェーズを解剖する
不動産プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの各段階と、それらの段階でどのようなタスクが発生するのかをしっかり把握する必要があります。定義上、プロジェクトには開始、中間、終了があるので、各フェーズにも開始、中間、終了 (これはマイルストーン、出口、またはゲートとも呼ばれます) があり、プロジェクト マネージャーは作業の進行に合わせてリストをチェックします。
プロジェクト マネージャーは、目の前にあるプロジェクトをどう定義するかに注意を払う必要があります。プロジェクトのプランニング段階は非常に重要であり、マネージャーは次の質問を検討する必要があります。プロジェクト全体の期間はどれくらいになるのか？(または、雇用主やクライアントはどれだけの時間を割り当てているのか？) プロジェクトが買収プロジェクトの場合、デュー デリジェンス プロセスの各ステップについて時間的な枠組みが存在するのか？その枠組みの中で、チーム メンバーはどのくらいの時間でタスクを完了させる必要があるのか？これらの質問に対する答えに応じて、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのコンテナ全体を満たすのに必要なチームの採用、スケジューリング、予算、および設計とエンジニアリングの規模またはスコープを調整することができます。
プロジェクトの定義と時間の配分が済んだら、プランナーは、プロジェクトで複数の関係者からの意見、フィードバック、承認を受け取るのに必要な時間も予測する必要があります。さらに、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの現場管理、作業員の給与計算の処理、請負業者間のスムーズな共同作業の促進、変更指示 (追加の資材や高額な資材の要求) への対処を行うとともに、スケジュールの変更 (天候による障害、作業員の病欠、許可の保留) をプロジェクトに組み込む必要があります。プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのスケジュールと、チーム メンバーによるタイムリーなタスク実行に対する、強力かつ全体的なガバナンス能力を示す必要があります。
プロジェクトの完了後、プロジェクト マネージャーは、雇用主やクライアントがプロジェクトの成功を測定できるように、最終レポートや監査報告書などのポストモーテム タスクをまとめる必要があります。多くのプロジェクト マネージャーは、プロジェクトを期限内かつ予算内に抑えると、それに直結したボーナスを受け取ります。
急募: 不動産プロジェクト マネージャー
不動産プロジェクト管理の仕事には需要があり、給料も高いです。米国労働統計局によると、アメリカでは 2010 年から 2020 年にかけて、この分野の成長率は 17% に達すると予測されています。Project Management Institute (プロジェクト マネジメント協会) のデータによると、建設業を含む 7 つの業界全体で、1,570 万人分のプロジェクト管理の新規雇用が全世界で発生するものと予想されています。
不動産プロジェクト マネージャーは、複数のプロジェクトを同時に処理することが多いため、日々の生活が大きく変動する場合があります。小規模な改修作業を主導したり、新しい建設現場の地主と調整したり、入ってくるプロジェクトのスタッフを増やしたり、ベンダーを雇ったり、あるいは電気システム、音響、照明、インテリアを更新または変更するなど、テナント改善業務に取り組んだりします。マルチ タスク、コミュニケーション スキル、時間管理、複数の関係者との共同作業、プレッシャーへの耐性、そして分析能力が必要です。
“The Great Recession of 2008 blew a hole in the market, in terms of creating a pipeline of professionals who would now have five to seven years of experience in construction, development and design, or capital improvement work,” says Kipp Gillian, a Former Real Estate Developer who recruits nationally for real estate project management roles at Gillian Executive Search in Los Angeles.
エントリ レベルの雇用では、給与は 5 万ドル (プラス 10 ～ 15% のボーナス) から始まり、大都市の市場では 15 万 ～ 18 万ドル (プラス 20 ～ 25% のボーナス) に増加すると、Gillian 氏は言います。しかし、給与は経験や都市部の市場によって大きく異なる場合があります。ジョブ ポータル Payscale のレポートによると、上級不動産プロジェクト マネージャーの平均年収は 94,770 ドルです。
不動産プロジェクト管理コンサルティング会社や建築会社と同じく、デベロッパーや不動産所有者も、これらの職種の採用を行っています。この分野に入ろうとするには学士号が必要ですが、その専攻は、プロジェクト管理のどのような役割を目指しているかによって異なります。将来の不動産開発プロジェクト マネージャーは、数学、会計、ビジネス管理を学び、分析に関する講座や、プロジェクトで使用されているのと似たプロフォーマ予算を立案する講座を受講することが望ましいと、Gilian 氏は言います。それ以外の場合は、土木や建築を専攻し、建設管理の学位を取得するのが望ましいです。
「インターンシップこそが重要です。」と Gillian 氏は言います。「この分野で仕事を探しているなら、優れたプロジェクト リストに取って代われるものはありません。」
新しい建設現場、ホテル、工業用不動産に取り組むことができるプロジェクト マネージャーの需要があると、彼は言います。また、2 種類の不動産が同じ敷地にある「複合型」不動産サイトについても、プロジェクト マネージャーのニーズがあります。その例として、1 階が商業施設となっているマンションや、オフィスや住宅が入った商業施設などがあります。
「複合型では、高度なスキル セットが必要です。」と Gilian 氏は言います。「1 つの REIT が、プロジェクトのうちパートナーが構成する部分に対処できるスキルを持つ、プロジェクト マネージャーを雇うこともあります。そのため、住宅建設業者が小売施設デベロッパーと話せる人を雇うこともあれば、その逆もあります。」
プロジェクト管理ソフトウェア
不動産プロジェクトの管理に携わろうと考えている、あるいは現場での仕事を目指しているのであれば、基本的な技術を知る必要があると、Gilian 氏は助言します。一般的に、スプレッドシートやスケジューリング技術を用いて作業し、モバイル アプリを使用することができれば、不動産環境向けに設計された現場用ソフトウェア プログラムに適応できます。現在では請負業者や建設作業員でさえも、現場の出来事についてチーム メンバーに警告する際に、アナログな方法ではなく、バーチャルな「メモ」システムを使用するよう求められています。
不動産業務用に設計された基本的なソフトウェア プログラムやクラウドベースのテクノロジー (Procorem など) が多数ある一方で、不動産などのプロジェクトを対象としたカスタマイズ可能な製品も存在します (Projectmates など)。
ソフトウェアを検討する際は、次の質問を考えてください。
- タスク追跡: タスクを自動化して追跡できますか？複数の参加者間でタスクを共有できますか？
- フォーム: 自分のプロジェクトに適した追跡しやすいフォームを使用 (または作成) できますか？
- To-Do リスト: To-Do リストを簡単に作成して割り当てることができますか？
- レポート作成: タスクのステータスや、プロジェクトの各部分のステータスを詳細に記述したレポートを生成できますか？
- 階層: 監査、支払い、変更指示のすべてを、1 つの環境から追跡および実行できるよう、権限レベルを設定できますか？クライアントは何らかの詳細を見ることができますか？
- 文書管理: 文書を簡単にアーカイブし、それにアクセスできますか？
- 財務機能: 支払いシステムや予算文書にアクセスできますか？
- プロジェクト履歴: プロジェクトの履歴を監査できますか？
- クラウド機能: 多数の関係者が現場や様々な場所で共同作業を行い、勤務時間も異なる場合、クラウドを介してプロジェクトの詳細を共有できますか？
- 統合: そのプロジェクト ソフトウェアは、Google ドライブや Dropbox などのファイル共有ネットワーク、会計用の Quickbooks、あるいは銀行システムや支払いシステムなど、一般的なプログラムと同期するようになっていますか？
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