Smartsheet でオンラインスクラムボードを構築する方法

業界に関係なく、スクラム手法はチームの作業効率を高め、締め切りや成果物の変更時に柔軟性を維持するために役立ちます。もちろん、スクラム手法の導入を成功させるには、ワークフローを整理して監視し、すべてのチームメンバーを参加させて軌道に乗せるスクラムマスターが必要です。

また、スクラムマスターは、チームが完了している作業を視覚化するのに役立つツールであるスクラムボードの構築も担当することが一般的です。この記事では、スクラムマスターの背景と役割を考え、一般的なスクラムボードの有用性を説明し、チームがスクラムメソッドを使用できるようにする 1 つのツールである Smartsheet をご紹介します。その後、Smartsheet でスクラムボードを設定する方法について手順を追って説明します。

スクラム手法とスクラムマスター

スクラム手法では、スクラムマスターはグループリーダーとして行動し、他のすべてのチームメンバーのコミュニケーションと参加を促進します。スクラムマスターのトレーニングや認定プログラムに参加してスキルを磨き、スクラムチームを指導するためのベストプラクティスを学ぶ人もいますが、これは必ずしも必要ではありません。ソフトウェア開発チームのスクラムマスターに任命され、正式なスクラムマスターのトレーニングや認定を受けていない場合でも、優れたスクラムマスターになることができます。

最初のステップは、プロジェクト全体を通じてすべてのチームメンバーが参照し、共同作業できるスクラムボードを作成することです。課題は、一目でワークフローのステータスと進捗状況を示し、ワークフローの進捗を妨げる障害を明らかにしながら、チームメンバー間の共同作業と信頼関係を促進するオンラインスクラムボードを構築することです。これは、チームにオンサイトワーカーとリモートワーカーの両方が含まれる場合に特に重要です。

Agile for All の共同オーナーであるリチャード・ローレンス (Richard Lawrence) 氏は、Scrum Alliance 認定エンタープライズコーチであり認定スクラムトレーナーです。同氏は、効果的なオンラインスクラムボードツールを選択するためのヒントをいくつか提供しています。「オンラインツールの場合も物理的なボードと同様に、チームや関係者がどのような決定を下す必要があり、それらの意思決定にどのような情報が必要かに焦点を当てることをお勧めします。多くのオンラインツールは、実際の問題を解決することよりも、物理的なボードの外観をコピーすることを重視するという誤りを犯しています。」

もちろん、後でトレーニングコースやプログラムに参加することもできますが、その間に、顧客やオーナーはスプリントの管理と日々のスクラムミーティングの実施を可能な限り早く始め、生産性と効率性を向上することを求めるでしょう。

物理的スクラムボードとオンラインスクラムボード

スクラムボードを作成する際には、物理的なツールとオンラインツールのどちらを作成するかを決定する必要があります。どちらのオプションにもメリットがありますが (以下に概説します)、2 つのツールの違いを理解することは、チームとプロジェクトに適したツールを選択するために役立ちます。適切なタイプのスクラムツール (物理的またはデジタル) を選択することで、チームが生産性を最大限に高めることができます。

物理的なスクラムボードは、毎日のスクラムミーティング中や、勤務日やプロジェクトサイクルを通じて、チームメンバーが視覚的に焦点を確認できるようにします。物理的なボードは対面のやりとりに依存するため、ブレインストーミングや自発的なコミュニケーションが促進されます。物理的なスクラムボードのカードには必要なデータのみが含まれており、チームメンバーは作業が完了するとボード上でカードを手動で移動します。これは、チームメンバーがタスクの所有権を実感することにつながります。

物理的なスクラムボードを構築するために、多くのチームはホワイトボードと付箋を使用しています。必要な作業段階の列 (To Do、進行中の作業、完了、必要なその他の列) を描き、ボードにワークフローを作成します。次に、付箋にタスクを書き込み (これがスクラム「カード」として機能します)、ホワイトボードの適切な作業段階の列に貼ります。ボード上で付箋を物理的に移動して、段階を反映します。これらの対面でのアップデートは、効果的なスクラムのワークフローに不可欠なチーム間のコミュニケーションを促進するのに役立ちます。

しかし、今日の職場環境では、多くのチームがバーチャルまたはデジタルスクラムボードとも呼ばれるオンラインスクラムボードを使用しています。オンラインスクラムボードを使用すると、分散チームやリモートチームがボードにアクセスし、24 時間 365 日お互いに共同作業を行い、ビジネスや特定のプロジェクトに合わせてボードをカスタマイズすることもできます。オンラインスクラムボードでは対面の要素を再現できなくなりますが、時間と場所を問わずアクセスでき、グラフィック、チャート、ビュー、ステータス追跡などを使用してワークフローを強化できるなど、より多くのメリットをアジャイルチームに提供します。一部のツールではボード上のカードを拡張して、より詳細な情報やメモを含めたり、関連するドキュメント、リンク、レポートを添付したりできます。さらに、スクラムを初めて使用する場合や、トレーニングを受けずにスクラムマスターの役割を務める場合、多くのオンラインツールがテンプレートを提供しているため簡単に開始できます。

物理的なスクラムボードとオンラインスクラムボードの両方がスクラム手法の導入に役立ちますが、チームのニーズに最も合ったツールを選択することが重要です。

Smartsheet をスクラムボードとして使用する

Smartsheet は、ワークフローの計画、整理、管理に使用できるクラウドベースのプロジェクト管理ツールです。また、スクラム手法を促進し、スクラムマスターがタスクに優先順位を付けたり、最終的にはプロダクトオーナーやその他の関係者が困難な意思決定をするために役立つスプリントデータをカスタマイズしたりするために使用できます。設定が直感的で分かりやすいため、Smartsheet のテンプレートを使用すればスクラムボードを簡単に開始できます。

Smartsheet のデフォルトビューは一般的なスプレッドシートの外観ですが、Web アプリケーションには、ガント、カレンダー、カードビューなど、作業を表示する方法が他にも複数あります。Smartsheet のカードビューは、アジャイルプロジェクト管理手法を促進するように設計されており、スクラムボードとカンバンボードの両方に適用して、データを整理および表示できます。Smartsheet でスクラムボードを作成するには、非常に視覚的で柔軟性の高いインターフェイスであり、容易な共同作業を実現するカードビューを使用します。

以下のステップバイステップの手順で、Smartsheet のレイアウトと共同作業ツール、スクラムボードの作成に使用する Smartsheet のビュータイプであるカードビューを詳しく紹介します。

Smartsheet でスクラムボードを構築する方法

ステップ 1: Smartsheet でスクラムボードの作成を開始するには、Smartsheet のカンバンテンプレートからボードを作成します。

[+] アイコンをクリックし、検索バーに「ボード」と入力します。

ステップ 2: スクラムボードにカードを追加します。

任意の列にカードを追加するには、それぞれのカードレーンの下部にある [+] ボタンをクリックするだけです。各カードは、スクラムボード上の異なるタスクまたは To-Do 項目を表します。
カードの該当フィールドにタイトルと説明を入力します。

また、カードには、[サイズ]、[優先度]、[割り当て先] の 3 つのプリセットドロップダウンリストも表示されます。タスクに適した値を選択します。これらのドロップダウンリストの値で、後に使用するボードのレーンを異なる方法で整理できます。
また、添付ファイル (関連するドキュメント、リンク、レポート) を追加したり、カードに直接コメントを追加したりすることもできます。
[OK] をクリックします. 新しく作成したカードがスクラムボードに表示されます。
上記の手順を繰り返して、ボードに必要な数のカードを追加します。
カードを編集するには、カードの右下にあるドロップダウンメニューをクリックして [編集] を選択します。これで、カードのフィールドを編集できます。

ステップ 3: 作業サイクル内でカードを移動します。

物理的なスクラムボードと同様に、作業が完了したら作業サイクル列でカードを移動します。
次のステップを完了したら、カードを次のレーンにドラッグアンドドロップします。
また、1 つのレーンに複数のカードがある場合は、カードをレーン内で垂直方向に移動することもできます。
進行中の作業 (WIP) 制限は、スクラム手法で作業を管理する際に便利なツールです。WIP 制限を使用すると、ボトルネックを排除し、チームメンバーが十分な処理能力を持つタスクのみを引き受けられるようにします。[カードビュー]で WIP 制限を使用するには、他の進行中のタスクの中で現実的に完了できる場合にのみ、[進行中] のレーンにカードを移動します。

ステップ 4: スクラムボードのビューを調整します。
各カードに表示される情報を調整します。

[カード] ビューの右上にあるアイコンを選択して、[カードビュー] のビュータイプをクリックします。
スクラムボードに表示したくないフィールドを削除するか、タスクに関する追加情報を表示するためのカスタムフィールドを追加します。

レーンを変更して、さまざまな基準で作業を整理する

カンバンテンプレートを使用すると、スクラムボードのレーンはデフォルトで [ステータス] になります。ただし、ドロップダウンリストフィールドを作成すれば、レーンを他の基準で整理することもできます。
スクラムボードの右上にあるメニューを選択します。
オーナーなど、他の基準でレーンを整理するオプションが表示されます。整理する基準を選択します。

スクラムボードが「ピボット」され、新しいレーンに整理された作業が表示されます。各カードには引き続き同じ情報が含まれますが、ビューは異なります。これは、タスクの特定の側面を追跡する必要がある場合に便利です。

その他の Smartsheet ビューでスクラムボードを表示する

カードビューでスクラムボードを作成しますが、ツールバーの適切なビューアイコンをクリックすると、他の Smartsheet のビュー (従来のグリッド、ガント、カレンダー) で作業を表示できます。
グリッドビューでは、[プライマリ] 列がカードまたはタスク名になります。カードの他のすべてのフィールドがシートの列になります。

ステップ 5: スクラムボードを共有します。
スクラムボードを無制限の共同作業者と共有し、全員の認識を揃えることができます。

ボードの下部にある [共有] をクリックします。ここで、ボードを共有したい人の電子メールを追加できます。
各共同作業者の適切な権限レベル (閲覧者、編集者、管理者) を選択します。

*注: チームのスクラムマスターを務める場合は、管理者のアクセス権限を所有する必要があります。

ステップ 6: スクラムボードをエクスポートします。
Smartsheet のすべての情報はクラウドに自動的に保存されますが、Excel、MS プロジェクト、または .pdf にエクスポートしてデータをバックアップすることもできます。

プロジェクトシートまたはカードビューでタイトルタブを右クリックし、[エクスポート] を選択してファイルタイプを選択します。エクスポート先のファイルの種類を選択し、プロジェクトの関係者に電子メールで送信するか、参照用に印刷します。

Smartsheet による柔軟なオンラインスクラムボードツールとは

シンプルなタスク管理やプロジェクトプランニングから、複雑なリソース計画やポートフォリオマネジメントまで、Smartsheet は共同作業の改善と作業速度の向上に役立ち、より多くの成果を上げるのに効果的です。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップレポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チームメンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。