パフォーマンス改善計画とは何ですか?
パフォーマンス改善計画は、従業員の行動ではなく、従業員のパフォーマンスに対処するための「是正措置」です。 PIP は、パフォーマンス改善の責任を変更し、マネージャー、従業員、および会社の間で相互に共有されます。 パフォーマンス行動計画とも呼ばれる PIP は、是正措置を伝達し、リソースを提供し、期待される結果のタイムラインを業績不振の従業員に割り当てるプロセスとドキュメントです。
職務内容、会社の目標、組織の変更、その他のパフォーマンス管理施策に基づいて、満足のいくパフォーマンス基準を達成できない従業員は、PIP の説明責任を負います。 PIP で割り当てられた期待値が文書化されたタイムライン (たとえば、30/60/90 日間) で達成されず、従業員が仕事のパフォーマンスを改善できない場合、PIP は雇用の終了を含む明確な結果を提供します。
カスタマイズ可能な 30 日間のパフォーマンス改善計画テンプレート
業績不振に関する社員との会話は、十分に困難なものです。 効果的なパフォーマンス改善を行うために、さらに無理をしてはいけません。 この無料テンプレートを使用して 30 日間の PIP を作成しましょう。 各従業員のニーズやスケジュールに合わせて、アクション プランとタイムラインをカスタマイズできます。 このスプレッドシート テンプレートには、効果的な PIP の重要な要素がすべて含まれています。
パフォーマンス改善計画アクション計画テンプレート
パフォーマンス改善計画ミーティングが終わったら、アクションを実行しましょう。 このパフォーマンス改善アクション プランは、あなたとあなたの従業員のためのスタンドアロンのリソースとして設計されています。 これを使用すると、PIP ドキュメントを計画および整理し、従業員が機密文書全体を参照しなくても使用できるコピーを提供できます。
販売実績改善計画テンプレート
販売実績改善計画テンプレートのダウンロード - Word
優れたセールス マネージャーは、パフォーマンス管理コーチングを用いて、チームから常に成果を引き出すことができます。 未達成者を監督し、生産性を向上させ、高いパフォーマンスを発揮する文化を作るためのコミュニケーション ツールを必要とするセールス マネージャーやビジネス オーナーは、このテンプレートを使用して、幅広い売上目標をより小さく実行可能なアクション アイテムに分割できます。 このテンプレートは、あなたと営業担当者が重要業績評価指標 (KPI) で進捗状況を測定し、生産的な活動に焦点を当てるのに役立つよう設計されています。
パフォーマンス改善計画のタイムライン テンプレート
パフォーマンス改善計画には、30 日、60 日、または 90 日間に対応しています。 このカスタマイズ可能なスプレッドシート テンプレートを使用して、アクティビティ、進捗確認ミーティング、PIP 終了日をスケジュールします。 それを従業員のための週単位の行動計画として設計し、成功のためのリソースを提供する積極的なアプローチをとります。 行動計画の目的と期待値、PIP の各ステップに合わせてタイムラインを整理し、従業員が PIP の機密文書にアクセスしなくても参照できるようにします。
パフォーマンス改善計画メモのテンプレートのサンプル
パフォーマンス改善計画メモのテンプレートのダウンロード
このテンプレートを再利用し、PIP ミーティングを終了するたびにカスタマイズした PDF メモとして保存します。 この文書は、パフォーマンス改善計画全体のサマリー レターとして設計・作成されています。 従業員の改善が必要な領域、計画の目標、期間、期待事項、および PIP の結果を要約して強調表示します。
パフォーマンス開発計画と PIP の違いは?
パフォーマンス改善計画とパフォーマンス開発計画 (PDP) の違いは、従業員のパフォーマンスが不足している特定の分野に重点を置いていることです。 PIP とは、業績不振の従業員の改善に焦点を当てた詳細な計画です。 対照的に、PDP は、年間または四半期ごとの継続的な計画の一部である大まかな行動計画であり、業績不振だけでなく、すべての従業員の継続的な開発と改善に重点を置いています。
パフォーマンス改善計画の目的は何ですか?
人事の専門家は、パフォーマンス改善計画を雇用法や規制を満たすために正式な保護観察通知として使用し、パフォーマンスの低下にリアルタイムで対処するために、年次業績評価の範囲外で使用することがよくあります。 このような状況において、PIP は従来の書面による警告よりも役に立つだけでなく、従業員を成功へと導き、特定の分野で改善する機会を提供するための正式な手続きでもあります。
PIP の目的と結果は、さまざまな要因によって異なりますが、多くの場合、次の達成に役立ちます:
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マネージャーと従業員の 1 対 1 のミーティングをガイドする。
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職場でのパフォーマンスに対する期待内容を説明し、従業員とのオープンな対話を行う。
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職場の具体的なパフォーマンスに関する問題を伝える。
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パフォーマンスの不足の理由を判断する。
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レビュー セッションで目標を設定し、進捗をフォローアップし、成功を測定する。
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将来のアクションや改善に対する期待事項を関係者全員に示す。
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業績不振の従業員には、業績不振の分野を修正しないと影響があることを通知する。
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職場での論争や訴訟に関与する雇用主とマネージャーを保護するための法的文書として機能する。
PIP のメリット
パフォーマンス改善計画の主なメリットは、従業員のパフォーマンスを改善することです。 成功すれば、リソースの浪費や、業績の低い従業員を置き換えることに伴う離職コストを回避できます。 しかし、PIP を効果的に活用することには、より微妙なメリットもあります。 コミュニケーション ツールとしての PIP は、明確かつ簡潔な文書を提供し、通常の懲戒処分の記述以上の説明責任の基準を確立します。 職場で業績を下げるすべてのメンバーに対して正しく一貫して使用すると、PIP はリーダーシップとの関係の質を向上させ、長期的に従業員のエンゲージメントを高める姿勢を示します。
PIP を使用しない場合
パフォーマンス改善計画を使用すると、雇用主とマネージャーに一定量のリスクが伴います。 従業員にとって、PIP は、降格、異動、解雇に向かっているという警告とみなされることが多くあります。 PIP は単なる形式的なものであり、従業員を計画に入れる頃には、パフォーマンスの問題を修正するにはすでに遅すぎるという一般的な意見があります。 このツールを活用する雇用主は、会社の利益のために、また法的な文書化のためにそうしているのであって、従業員を解雇したり、失ったりする決定はすでに動いているという考えです。
したがって、明確なコミュニケーションによって大切な従業員の職場でのパフォーマンスを改善する誠実な機会がある場合に、PIP を使用してください。 それ以外の場合は、従業員を驚かせたり、失うリスクがあります。 パフォーマンスの向上を目的としていない場合は、必然的にチームを破壊するリスクを拡大し、生産性に影響を与え、全員のパフォーマンス水準を下げることになります。
パフォーマンス改善計画フォームの作成方法
パフォーマンス改善計画は、社内のオーディエンス向けに設計された機密文書です。 ただし、雇用に関する論争や訴訟が発生した場合には、法的な精査を受ける必要がある場合を想定して文書を作成し、使用してください。 提示する情報をビジネスの場にふさわしい言葉で要約し、意見や専門用語、カジュアルな言葉を使わず、事実のみを記載します。
パフォーマンス改善計画を作成する前に、以下のガイドラインを検討してください:
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人事チームと話し合い、PIP ポリシーが定められていることを確認し、従業員とミーティングを行う前に、いつ、どこで、どのように、誰とコミュニケーションを取る必要があるかを特定します。
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ミーティングの前に、従業員のパフォーマンスを監視し、改善が必要な作業を詳細に記述します。
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1 対 1の予定が入っていない場合は、パフォーマンスについて話し合うミーティングについて従業員に通知します。
パフォーマンス改善計画は、通常 1 ～ 2 ページの簡潔な書式です。 これは、フォーマルな言葉とトーンで主要なトピックを提示する機密文書です。 各 PIP 計画の内容 (および作成する対話) を、作成する理由とレビュー中の従業員に基づいて決定します。 ただし、PIP を作成する際には、以下を含むがこれに限定されない、一般的な情報フレームワークがあります:
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参加者: 会議に参加するすべてのメンバーの名前、役職、部門、および従業員、上司、経営陣、人事部などのプロセスが含まれます。
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日付: ドキュメントの作成日、従業員との会議の日付、PIP でカバーされるパフォーマンス課題の日付範囲、および PIP でカバーされる期間の関連する日付を、ドキュメントのアクション プランとタイムライン セクションに含めます。
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懸念事項のサマリー: 従業員のパフォーマンスに関する問題、これらの懸念に関連する過去の従業員との話し合い、改善や是正が必要な特定の作業を詳細に記載します。 このセクションでは、従業員の業績に食い違いがある領域について説明し、事実や例を使ってパフォーマンスの欠如を詳しく説明します。 従業員に提供した過去のトレーニングをリストに記載し、これらのパフォーマンスの不一致に対処します。
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改善目標のサマリー: PIP の目標を従業員に明らかにし、何を達成する必要があるかを明らかにします。 特定の作業パフォーマンスの面で PIP の望ましい結果を文書化します。 S.M.A.R.T. プロトコルに従って、各目標 (具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、時間的制約がある) を確立します。
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リソースとサポート: 追加のトレーニング、資料、外部リソースなど、改善をサポートするために従業員に提供するリソースをリストアップします。
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期待と結果: 従業員に対して所定の期間に期待する具体的な内容を記述します。 これらの期待を達成できない場合の結果を文書化し、記載します。
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タイムラインを使ったアクション計画: 従業員が目標を達成するために実施する必要がある具体的なアクションと、その進捗状況を測定する方法の詳細を含めます。 アクションプランには、PIP 保護観察期間の承認タイムラインも含める必要があります。 PIP ミーティングの日付、計画の正式な開始日、終了日 (最終的な PIP レビュー)、予定されている進捗更新ミーティングの日付を含めます。
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署名: PIP ミーティングに参加している全員の名前と署名と日付を追加します。
パフォーマンス改善計画フォームの使い方
十分に計画された、よく書かれたパフォーマンス改善計画は、貴重なツールです。 会話のトピックや、従業員に対して作成を依頼する具体的なパフォーマンス改善を伝える情報を含めます。 PIP を読む人は誰でも、会議に出席していたかどうかにかかわらず、懸念事項、実施中のアクション、望ましい結果を理解できる必要があります。
一貫した効果的な PIP プロセスを実現し、従業員のパフォーマンス向上により期待される結果を達成するには、ステップ バイ ステップのフレームワークを使用して計画の準備と実行を行います。
ステップ 1: パフォーマンスの問題を文書化する
積極的に行動する。 パフォーマンスの問題を一定期間にわたって観察し、文書化することで、従業員の不備を包括的に把握できます。
ステップ 2: アクション プランを策定する
従業員とミーティングを行い、PIP を導入する前に、アクション プランを作成します。 準備が整ったアクション プランは、PIP のバックボーンであり、従業員のパフォーマンスの問題を修正するための青写真として機能します。 さらに、アクション プランを早期に準備することで、必要なリソースを特定し、スケジュールを調整し、PIP の正確なタイムラインを策定するのに十分な時間が得られます。
ステップ 3: フィードバックを求める
承認を得るために人事部に提出する前に、PIP の最初の下書きを確認し、同僚や他のマネージャーからのフィードバックを求めます。 パフォーマンス管理に初めて PIP を使用する場合は、従業員の対応を練習し、準備できるように、予行練習とロールプレイ ミーティングを検討してください。
ステップ 4: ミーティングを開催する
PIP ミーティングの日時を決定し、すべての参加者とスケジュールを設定します。 会話をするのに十分な時間を設け、従業員からの質問やフィードバックを予測します。 カレンダーをブロックし、気が散るものをオフにし、中断を避けることにより、従業員のプライバシーを保護し、会議の機密性を維持します。
ステップ 5: 進捗の確認
採用者と共に PIP を実行し、最終レビューに先駆けてフォローアップ ミーティングをスケジュールします。 チェックインを使用してフィードバック、リソース、サポートを提供します。 進捗レポートの時間を毎週 1 対 1 のミーティングに盛り込み、これらのチェックインの日程を PIP のアクション プランのタイムラインに盛り込みます。
ステップ 6: 結論
最終ミーティングの予定を立てます。 PIP をレビューし、PIP の期待と結果に基づいて適切なアクションで計画を締めくくります。 終了する場合は、会社の方針や手順に基づき、会議の終了に備えましょう。 正しく準備し、実行すれば、パフォーマンス改善計画の最終結果は驚くことではありません。
人事部門向けの Smartsheet でパフォーマンス改善計画を合理化
パフォーマンス管理プロセスの不十分な結果は、人事部門にとっても、会社全体の健全性にも影響します。 マネージャーは、パフォーマンス改善計画を使用して、従業員の職業能力の向上、アクション ステップの計画、成果の測定、結果の文書化を行います。 文書化したものを測定し、測定したものを管理します。
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