プロジェクトおよびポートフォリオ管理を成功させるための6つのステップ
プロジェクトおよびポートフォリオ管理 (PPM) を成功させるための秘訣は何でしょうか？すべての基点は構造と透明性にあります。このガイドでは、すでに進行中の作業を把握し、リソースと送られてくるリクエストを管理するための明確なプロセスを構築する方法を学びます。
次に、正しい目標に集中し続けられるよう、チームに寄せられる要求に優先順位を付ける方法について説明します。さらに、プロジェクト実行の合理化と効果的なレポートやモニタリングにより、プロジェクトの途中で優先順位が変わってもスムーズに進行させる方法について解説します。
今日、PPMの成功はこれまで以上に重要になっています。状況が急速に変化していく中でも、適切に実践すれば、目指す結果を提供できるだけでなく組織 (およびチーム メンバー) の成功を後押しするプロセスを構築できます。
既存業務の洗い出し
可視性と制御を実現
Smartsheet による PPM 専門職を対象とした最近の調査では、ほとんどの回答者が、混乱を予測し迅速に方向転換するために必要な情報を可視化できていないと述べています。既存の業務、今後の成果物、作業ステータス、そしてリソースの需要を把握するためには、既存の業務を洗い出すことが不可欠です。
次のシンプルなヒントを参考に始めましょう。
1 つのポータルを作成してすべてのプロジェクトを追跡します。すべての人がアクセスでき、チームと関係者にリアルタイムで最新情報を提供できる、一元化された場所を選びましょう。
プロジェクトの詳細を追跡するための基準を定めます。関係者と話し合い、彼らが最も重要視する大まかな要件を突き止めましょう。これには、主なマイルストーン、RACIの内訳、予算、承認などが含まれます。
成功を判断する指標を把握します。プロジェクトごとに成功に不可欠な目標とメトリックを理解し、それぞれがどこで追跡されているかを把握します。
プロジェクト管理プロセスを統合します。ポートフォリオ全体でプロジェクトを管理するための一貫したプロセスを構築することで、すべてのプロジェクトのステータスを把握しやすくなります。
申請管理と受付
自動化により効率を高める
申請管理と受付のプロセスを手作業で行っていると、PPM専門のプロが混乱に対応できなくなります。プロジェクトの受け入れと優先順位付けのプロセスは、過重労働や燃え尽き症候群を防ぎつつ、チームが最優先事項に集中できるようにするための最初の防御線となります。
次のシンプルなヒントを参考に始めましょう。
プロジェクトのリクエスト提出プロセスを作成します。チームがどこからでも簡単にアクセスして送信できるデータ収集フォームを設定します。このフォームには、新しいリクエストの確認と優先順位付けに必要なすべての情報を含めます。
通知を設定し、アラート送信を自動化します。これにより、リクエストを常に把握し、適切なタイミングでレビューに回すことができます。
自動化を有効活用しましょう。リクエストがプロセスを通過するたびに、自動化アラートでビジネス所有者に継続的に通知し、ステータスを効果的に伝えます。
評価と優先順位付け
プロジェクト選定に対する戦略的アプローチ
プロジェクトの潜在的なリスク、成功要因、そして組織目標との整合性を一貫した反復可能なプロセスで評価することで、どれを開始、中止、続行すべきかを判断しやすくなります。しかし調査の結果、ほぼ4分の1の組織が、変化に対応するための標準化されたプロセスが無いことがわかりました。
次のシンプルなヒントを参考に始めましょう。
リスクを予測し、軽減する方法を学びます。現在および将来のプロジェクト タスクへの悪影響を軽減・防止するための計算と対策を講じます。
詳細なプロジェクト スケジュールを作成します。プロジェクトのフェーズごとにタスクと依存関係を分割して、堅牢なプロジェクト タイムラインを設定します。
リソースを効率的に予測し管理します。各プロジェクトの適切な予算、人材、技術的ニーズを特定し、割り当てましょう。
プロジェクトを成功に導く要素を判断します。期待する結果に基づいて、プロジェクトの成功を測定する方法を定義します。
リソース管理
スキル、作業量、ツールの連携
適切な人材を適切なタスクに確実に割り当てることで、燃え尽き症候群になるリスクを軽減し、従業員の貢献意欲と定着率を高めることができます。
次のシンプルなヒントを参考に始めましょう。
チームのスキルと希望を記録します。メンバーのスキル、稼働状況、関心事をプロジェクトの要求に合わせて調整することで、業務に最適なチームを編成できます。
作業量と空き状況を視覚化し、バランスよく配分します。チーム メンバーの空き状況と作業量を追跡し、必要に応じてプロジェクト計画を調整できるようにします。
管理ツールと計画ツールを統合します。複数のツールを常に更新していると、いずれかの更新を忘れた場合、成功に影響を及ぼす可能性があります。リアルタイムで連携できるツールを探しましょう。
プロジェクトの実行
正確なプロジェクトの遂行
プロジェクトの受け入れと優先順位付けプロセスを調整し、作業に取り組む適切な人材を確保したら、次はプロジェクトを期限内に予算内で遂行することに集中します。
次のシンプルなヒントを参考に始めましょう。
柔軟なプロジェクト管理ツールを見つけます。組織内のプロジェクトには同じようなフェーズがあることが多いですが、個々のプロジェクトのニーズに適応できるツールを見つけることが不可欠です。
共通ワークフローのテンプレートを作成します。毎回スムーズに開始できるよう、ベストプラクティスを組み込んだプロジェクト テンプレート集を作成します。
関係者が作業にアクセスできるようにします。ステータスの更新や詳細の共有にかかる時間を短縮するため、関係者全員とプロジェクト計画やダッシュボードを共有するようにしましょう。
レポート作成と監視
最新情報を常に把握し、柔軟性を維持
さまざまな段階にある複数のプロジェクトを管理するには、手作業でのステータス報告や会議に何時間も費やすことなく、作業の進捗とパフォーマンスを監視・報告できる方法が必要です。
次のシンプルなヒントを参考に始めましょう。
主要なメトリックを最優先に表示します。自動化されたレポートを設定することで、ステータスや更新リクエストへの対応にかかる時間を減らし、実際の作業により多くの時間を割くことができます。
最も必要とされる情報を提供します。関係者向けに包括的なポートフォリオ ダッシュボードを作成して共有すると、関係者はプロジェクトの大まかな健全性をすばやく確認しつつ、必要に応じて詳細情報を掘り下げることもできます。
レポート作成ツールとPPMツールを連携します。情報に基づいたビジネスの意思決定には、リアルタイムの情報が必要です。レポート作成をプロジェクト計画と連携させ、作業の発生に応じてステータスとパフォーマンスが自動的にまとめられるようにしましょう。
まとめ
戦略を実行に移す
PPMを成功させるための重要なステップは次のとおりです。
- 業務の洗い出し
- 申請管理と受付
- 効果的な優先順位付け
- リソースの最適化
- プロジェクトの実行
- ステータスの追跡とレポート
こういった主な要素を理解することで、合理化されたオペレーションとインパクトのある結果を実現するための強固な基盤を構築できます。
PPMの成功に必要なのはレポートやプロセスだけではありません。あらゆるレベルで可視性を確保し、取り組みを目標と一致させ、従業員が最も重要なことに集中できるようにすることが重要です。ここで示されたステップはほんの始まりに過ぎません。アプローチを洗練させていくうちに、たとえ小さな改善でも大きな価値を生み出すことがわかるでしょう、
次のステップに向けてSmartsheetを活用し、業務の計画、調整、構築、拡張をこれまで以上に迅速かつ効率的に行う方法をご覧ください。