無料のインシデント レポート テンプレート

インシデント レポートを書く際は、出来事の重要な事実を明確かつ客観的に記録するようにします。目標は、何が起こったのか、誰が関与したか、いつ、どこで発生し、どのような行動が実行されたか、または実行されるかを伝えることです。内容は説明責任、調査、是正措置を裏付けるものでなければならず、憶測や感情を交えずにレポートを記入するようにします。

以下の一般的な手順に従って、詳細かつ効果的なインシデント レポートを作成しましょう。

1. 基本的な事実をすぐに収集する
   まず、インシデントの日時、場所などの基本情報を収集します。関係者の氏名、その役割、該当する場合は目撃者を特定します。これらの事実を早期に収集することで、より正確で完全なレポートを作成できます。
    
2. 明確で客観的な経緯を提供する
   中立的で事実に基づく言葉を使い、インシデントを時系列で説明します。憶測や責任の追及を避け、単に何が起こったのか、何が観察されたのか、そして何が行われたのかを述べます。該当する場合は関係者からの直接の発言を引用し、関連性がある場合にのみ感覚的な詳細を含めます。
    
3. 怪我、損害、影響を文書化する
   インシデントが人や物的財産に損害を加えた場合は、それらの影響の性質と程度を明確に説明します。応急処置、避難、封じ込めなど、即座に行った措置を含め、救急機関が関与したかどうかを明記します。
    
4. 目撃者の証言を記録する
   その出来事を目撃した人がいた場合は、その人の氏名と連絡先情報を記録し、証言をまとめます。可能であれば、レポート文書の一部として、書面による証言または署名付きの証言も添付します。
    
5. 通知とフォローアップ措置を記載する
   インシデントの通知を受けた人 (上司、人事部、親、IT セキュリティなど) が、いつ、誰によって通知されたかを記録します。懲戒処分、技術調査、予防措置など、実施された、または推奨されるフォローアップ手順を含めます。
    
6. 署名とレビューで終了する
   レポートの最後に、報告者の氏名、役割、提出日、署名を記入します。該当する場合は、監督者または管理部門によるレビューを受けるためにフォームを送付し、組織のプロトコルに従ってコピーを適切に保管します。
    

これらの手順に従うことで、正式な記録として機能し、コンプライアンスをサポートし、今後同様のインシデントを防止するのに役立つ信頼性の高いプロフェッショナルなインシデント レポートを作成できます。