リソース稼働率の定義
稼働率とは、生産性の高い請求可能な作業に使用される従業員の利用可能な時間の量を割合で表したものと定義されます。
従業員の稼働率は、組織が追跡するための重要な指標です。これは、コストとオーバーヘッドをカバーするのに十分な請求かどうかを会社が理解するのに役立つ、請求効率の指標です。
リソース管理に関しては、稼働率は予測、リソースの最適化、その他の多くの重要なビジネス機能に役立ちます。シンプルな測定で、ビジネスの運営方法に強力な影響を与えます。
稼働率の計算式
稼働率を計算する数式は次のとおりです。
請求可能な合計時間数 / 利用可能な合計時間数
たとえば、Web デザイン会社のフロントエンド開発者である Leslie の稼働率を見つけたいとします。ある週、彼女は 40 時間作業可能です。これは、年間 2,080 時間に相当します。2 週間の休暇を取ると仮定すると、その年の作業可能な時間の合計は 2,000 時間です。
それでは、彼女が年間を通じてさまざまなクライアント プロジェクトで 1,500 時間の請求を行っているとします。この使用率を使用すると、彼女の稼働率は次のように計算できます。
1,500 / 2,000 = .75
彼女の稼働率は 75% です。つまり、昨年 Leslie の請求対象は 75% でした。作業可能な 2,000 時間すべてを請求可能なクライアントの仕事に請求していたら、利用率は 100% になっていましたが、そのようなことはまず起こりません。また望ましいことでもありません。
それはなぜでしょうか？現実的には、従業員にはクライアントに請求できないその他の職務があり、最適な稼働率は請求不可能な時間を考慮する必要があるためです。
Leslie は部門の責任者なので、下位部門のメンバーのトレーニングを担当しています。彼女はプロジェクトの見積もりを手伝う責任があります。そして、彼女は昼食と (欠かせない) コーヒー休憩に時間がかかります。これらの機能のいずれも課金対象ではないので、Leslie の最適な利用率は、これらの活動に費やす時間を考慮する必要があります。
そのため、ほとんどの組織では従業員の目標稼働率を設定し、請求不可能な作業に費やす必要がある作業可能時間の数と、収益性を維持するために会社に請求する必要がある時間を考慮します。
目標稼働率は、人や地位によって異なります。マネージャーは一般的に目標稼働率が低くなりますが、一方で最前線の人員は目標稼働率がより高くなります。
Leslie の場合、目標稼働率は 75% です。つまり、作業可能な時間の少なくとも 75% は請求可能な仕事に費やす必要がありますが、25% 以下は請求不可能な管理、改訂作業、または無償の作業である必要があります。彼女がこれらの割合を維持するか、より良い割合としている限り、彼女は効率的に活用されていると考えられます。
稼働率から学べること
稼働率を数値化することで、貴重なインサイトが数多く得られます。
部門別または職務別に従業員の稼働率を調べることで、需要が最も多い場所 (稼働率が最も高い) を確認できます。これにより、会社を成長させる機会や、スタッフの追加を検討する必要がある場所を特定できます。
稼働率を利益に結びつけると、どのサービスが最も収益性が高いかを把握できます。
これらのインサイトはどちらも営業担当者に役立ちます。どのタイプのプロジェクトが最も収益性が高く、どのプロジェクトが会社独自の強みを発揮するかを知ることで、組織のビジネス戦略と一致しないリードに貴重な時間を無駄にする必要がなくなります。
一貫して 100% に近づいている稼働率は、スタッフを働かせ過ぎていることを示していますので、規模を拡大する時期なのかもしれません。
稼働率が一貫して低い場合は、パイプラインに十分な作業がない、請求できない管理機能に多くの時間が無駄になっている、または会社のプロジェクトにフリーランサーが多すぎることを示している可能性があります。
一貫して高すぎたり低すぎたりする稼働率は、組織にとって望ましくありません。これは通常、将来的なリスクを示しています。
しかし、稼働率が高すぎるとはどういう事でしょうか？また、稼働率が低すぎるとはどういう事なのでしょう？まず、特定の状況に対する理想的な稼働率を知る必要があります。
理想的な稼働率とは？
組織の理想的な稼働率は、対象となる請求可能な割合と、会社のすべての人員配置費に加え、オーバーヘッドと利益率のバランスを取ったものです。しかし、そこまで進むのはまだ後の話です。
まず、組織の稼働率やキャパシティ稼働率について話し合う必要があります。
キャパシティ稼働率
キャパシティ稼働率とは、組織内のすべての従業員の平均稼働率で、次の使用状況の計算式を使用して計算できます。
全従業員稼働率の合計 / 従業員総数
したがって、Leslie が 5 人の請求可能な従業員を持つ非常に小さな会社で働いているとすると、そのキャパシティ稼働率は次のように計算できます。
(75% + 80% + 60% +85% + 70%) / 5 =
370% / 5 = 74%
(この数式の最初の 5 つの割合は、5 人の従業員の稼働率を表しています)
つまり、Leslie の会社の平均稼働率は 74% です。
キャパシティ稼働率は、会社全体が作業可能な時間をどれだけ効率的に利用しているかを示す重要な数字です。
稼働率が低い企業は、すべての時間の請求可能な価値を失い、多くの資金を使わないまま残しています。
キャパシティ稼働率を使用して最適な請求レートを計算する
通常、企業がすべての労働リソースに対して 1 時間あたり何を請求すべきかを知りたい場合、次の数式が使用されます。
(リソース コスト + オーバーヘッド + 利益率) / 総平均労働時間
たとえば、Leslie の会社の平均人件費は $100,000、従業員 1 人あたりのオーバーヘッドは $20,000、目標は 20% の利益率 ($120,000 x .20 = $24,000) であるとします。全員が 2,000 時間の作業可能時間を持っていると仮定すると、次のように請求レートを計算できます。
(100,000 + 20,000 + 24,000) / 2,000 =
144,000 / 2,000 = 72
Leslie の会社は、経費をカバーし、20% の利益を実現するために、1 時間に 72 ドルを請求する必要があります。
しかし、この数式では、すべての従業員が 100% の稼働率を持っていると仮定しています。これが非現実的で望ましくないということについては説明した通りです。
この方程式にキャパシティ稼働率を含めると、はるかに現実的な請求可能な数字が得られます。
(144,000 / 2,000) / キャパシティ稼働率 (Leslie の会社では 74%、つまり .74)
(144,000 / 2,000) / .74 =
72 / .74 = 97.29
小数点以下を切り捨てると、20% の利益率を実現するための最適な請求可能なレートは、1 時間あたり 97 ドルです。このレートは、会社の作業可能な時間のうち、請求不可能であり、収益を生み出さないその他の 26% を考慮したため、高くなります。
理想的な稼働率の計算
理想的な稼働率を理解する準備が整いました。組織のキャパシティ稼働率を使って最適な時間単位の料金を計算しても構いませんが、これはキャパシティ稼働率が健全であると仮定した場合です。
Leslie の会社のキャパシティ稼働率が 74% ではなく 50% だったらどうでしょうか？そうすると、最適な時間単位の請求レートは 97 ドルではなく 144 ドルになります。これは会社のクライアントが 1 時間あたりに支払いを希望する金額を超えるかもしれません。請求可能な時間が不足しているため、クライアントにペナルティを適用することになります。
まず、時間単位の請求可能なレートの目標を設定することから始め、目標の請求可能なレートで望ましい 20% の利益率を実現できる、理想的な稼働率に戻す方がよいでしょう。
したがって、理想的な稼働率の計算式は次のようになります。
(リソース コスト + オーバーヘッド + 利益率) / 総労働時間 x 目標の請求可能なレート
たとえば、1 時間あたり 80 ドルの請求可能なレートを目標としましょう。先程の総コストを使用すると、次のようになります。
144,000 / 2,000 x 80 =
144,000 / 180,000 = .80
これは、Leslie の会社がすべての出費をカバーし、さらに 20% の利益を上げるには、クライアントに 1 時間あたり 80 ドルを請求する場合、80% のキャパシティ稼働率が必要であることを示しています。
では、どのようにすれば稼働率を上げられると思いますか？
稼働率を引き上げる方法
組織のキャパシティ稼働率を上げるには、キャパシティは個人の平均であるため、すべての従業員稼働率を上げる必要があります。
最初のステップとしては、前述したように、各従業員のベースラインを設定するのがよいでしょう。先程の例では、Leslie の稼働率は 75% で、請求不可能な管理作業に時間を割くことができました。
これらの目標稼働率を各従業員およびそのマネージャーと共有することが重要です。何を狙っているのかわからなければ、ターゲットに当てることはできません。従業員が稼働率の所有権を取得することを許可します。また、目標率に達しなかった場合でも従業員を罰しません (過失のためでない限り)。請求可能な作業が十分でなければ、おそらく彼らが原因ではありません。
代わりに、目標稼働率を達成または超過した従業員に報酬を与えます。目標を達成することに積極的かつ意欲的な従業員は、会社でより活動的に役割を果たします。また、請求可能な時間を増やすために、ビジネスを立ち上げようとすることさえあるかもしれません。従業員が目標稼働率を重荷と感じるのではなく、エキサイティングな課題とみなすのが理想的です。
時間追跡ソフトウェアの使用
ツールが使いやすいものであれば、時間追跡ソフトウェアを使用して請求可能な時間を追跡することには多くのメリットがあります。従業員はすでにより高い料金で請求している可能性がありますが、時間追跡は手間がかかるため、すべての時間に十分または正確に請求できない場合があります。あるいは、ソフトウェアの設計と実装が不十分なため、時間の一部が誤って分類されている場合もあります。
時間追跡ソフトウェアは、プロセスを可能な限り簡単かつ正確にするのが理想的です。従業員が時間を適切かつ正確に記録し始めると、あなたの組織が思ったよりもうまくいっていることに気がつくかもしれません。
請求不可能な時間を最小限に抑える
これは大きな意味があります。前述のとおり、すべての会社にはスケジュールに組み込まれた請求不可の時間が必要ですが、請求不可能な時間が多すぎると無駄が発生します。これは、次のことを示す可能性があります。
- パイプラインを埋めるのに十分な請求可能な作業がなく、従業員が暇を持て余している
- 内部プロセスに非効率な部分があり、余分な管理の時間が発生している
- マネージャーが現場に戻り、請求可能な仕事をもっと引き受ける必要がある
- 利用可能なトレーニング時間で、ジュニア チーム メンバーが利用可能な作業量に対応するための準備を整えられていない
作業可能な時間は有限のリソースであることはご存知の通りです。その時間が請求不可能な管理作業に取られると、チームの利用可能性が不正確になり、支払いの発生する仕事に専念できる時間数の感覚が歪みます。
これは、実行する能力が不足しているとして作業を断られたり、利用率を上げる可能性のある請求可能な作業のバックログをさらに低下させるなど、大変な結果につながる可能性があります。
その観点からすると、請求不可能な時間の無駄を減らすことで、ポジティブなフィードバック ループが生じ、稼働率が大きく上昇します。
さらに良い方法
稼働率を最適化する最善の方法は、良質で正確な情報を収集することです。過去の稼働率データをしっかりと把握することで、過去の傾向を理解するのに役立ちます。これらのインサイトを使用して稼働率をより正確に予測できるため、事前に計画を立て、ビジネス パイプラインについてよりスマートな意思決定を行うことができます。
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