ガントチャートと作業分解構造（WBS）
作業分解構造 (WBS)は、プロジェクトが達成または構築するものを示す図であり、プロジェクトの範囲を含みます。ガントチャートは、プロジェクト活動のタイムラインを示すためにバーを使用する視覚的なものです。
概要:
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作業分解構造とガントチャートは、プロジェクト計画において重要な役割を果たします。成功したプロジェクトの完了は、明確に定義された目標と完了日があることに依存しています。あなたの目標とスケジュールは、プロジェクトのコストや労働ニーズなどの他の変数に影響を与えるため、正確に設定することが重要です。
建設やソフトウェア開発などの分野では、作業分解構造がガントチャートの出発点として機能します。この2つのツールは、マネージャーがプロジェクト計画を作成するのに役立ちます。
これらのツールをさらに探求し、プロジェクト計画をどのように強化できるかを知るには、以下のリソースをチェックしてください。
- 作業分解構造のガイド: WBSを作成する目的、構造、およびベストプラクティスを学び、ガントチャートを含む他のプロジェクト計画ツールの基盤としてどのように機能するかを確認してください。
- WBSのダウンロード可能なテンプレート: 異なるプロジェクトタイプのための無料でカスタマイズ可能なWBSテンプレートにアクセスします。これらのテンプレートには、Smartsheet、Excel、Google Sheets、PowerPointのオプションが含まれています。
- ガントチャートのガイド: ガントチャートの基本、主要なコンポーネント、およびプロジェクトのタイムラインを視覚化し、依存関係を管理し、進捗を追跡するためにそれらを使用する方法を学びます。このガイドには、ガントチャートを作成し適用するためのチェックリストも含まれています。
- プロジェクト管理におけるガントチャートの最適な使用: ガントチャートの利点と制限を探ります。それらが効率を改善し、リソース管理を助け、プロジェクトスケジュールの明確な概要を提供する方法を確認してください。 — 複雑さやスケーラビリティなどの潜在的な課題も含まれます。
WBSとガントチャートの違い
作業分解構造はあなたが作っているものを示し、ガントチャートはあなたがそれを行う時期を示します。WBSは作業を階層的に、上から下へと分解します。ガントチャートは線形で、左から右へと時間の進行を表示します。
プロジェクトプランナーは、作業分解構造を名詞中心と表現することが多く、活動ではなく具体的なマイルストーンや成果をリストアップします。例えば、建物を建設する際、作業分解構造は基礎、電気システム、屋根などの構造の構成要素を表示します。
対照的に、ガントチャートは日付に焦点を当て、プロジェクト活動の順序を示し、タスク間の依存関係を反映します。依存関係は、1つのタスクを開始または終了する能力が他のタスクの進行または完了に依存する活動の関係です。例えば、壁を塗るためには、まずそれを建てなければなりません。
これらの関係はクリティカルパスを決定し、依存する活動の最も長い系列を特定し、それらを完了するのに必要な時間を計算することでプロジェクトの期間を決定するのに役立つスケジューリングツールです。
作業分解構造（WBS）対ガントチャート
| WBS | ガント チャートの比較 | |
|---|---|---|
| 重点 | スコープを小さなコンポーネントに分解することによって、プロジェクトが何を提供するかを定義します。 | タイムラインに沿ってタスクがいつ発生するかを定義します。 |
| 形式 | 階層的 — 提供物のトップダウンのアウトラインで、しばしばツリーまたはネストされたリストとして視覚化されます。 | 線形 — タスクのタイミングを開始から終了まで追跡する水平棒グラフ。 |
| コンテンツ | 成果物ベース — 行動ではなく名詞（例：「屋根」、「ウェブサイト」）に焦点を当てます。 | タスクベース — 動詞とプロセスに焦点を当てる（例："インストール"、"設計"） |
| タイムライン | 静的 — 日付やタスクの期間を含まない | 動的 — 開始日と終了日、期間、重複するタスクを含む |
| 依存関係 | 表現されていない — タスクの順序と関係が示されていない | 明確に表現されている — タスクのシーケンスとクリティカルパスの関係を示す |
| 使用事例 | プロジェクトの範囲を定義し、スケジュールが始まる前に必要なすべての成果物を特定するのに最適 | タスクのスケジューリング、進捗の追跡、依存関係の管理に最適 |
ガントチャートにおける依存関係の背景については、依存関係のあるガントチャートテンプレートのまとめとクリティカルパステンプレートのまとめをお読みください。
ガントチャートと作業分解構造を比較する際、人工知能アプリケーション開発者であるRephrase Mediaの創設者マシュー・ラミレスは、作業分解構造はプロジェクト計画のためのものであり、ガントチャートはプロジェクト追跡のためのものであると述べて、2つのツールを区別します。
「ガントチャートとは異なり、作業分解構造はタスクがどのように、またはいつ行われるかを指定しません。WBSはスケジュールやすべての活動と責任のリストではありません。チームリーダーは時々、プロジェクトに必要なすべてのタスクをWBSに含めようとします。これはしばしばタスクの見落としやプロジェクトの遅延につながります。」
— SpinupWPのCEOブラッド・トゥーセナード、サーバー制御パネルを製造する会社
プロジェクト実行中、プロジェクト参加者は2つのリソースを異なる方法で使用します。作業分解構造はプロジェクトの進行中に大きく変わることはなく、ガントチャートは進捗に基づいて頻繁に更新されます。これは、チームが途中で何を構築するかを変更することはめったにないと考えると理解できます。
とはいえ、発見された作業、材料の不足、予期しない天候などの予期しない状況がプロジェクトを遅らせたり加速させたりすることは非常に一般的です。これらの変更は通常、ガントチャートに日次または週次の修正をもたらします。
WBSをガントチャートに変換する方法
作業分解構造は、計画者がプロジェクト中に作成する最初のリソースの一つです。 この情報や他のプロジェクト情報を使用してガントチャートを作成するには、プロジェクト計画ソフトウェアを使用するか、以下のステップバイステップの指示に従うことができます。
ステップ1：作業分解構造から始める
あなたの作業分解構造は、プロジェクトの最終結果をその構成要素に分解して示します。これらは活動ではなく、具体的な製品であるべきことを忘れないでください。
例として、家の建設を考えてみましょう。図の一番上に最終製品である家をリストします。
その下に、基礎、フレーム、屋根、電気、暖房と冷却、水と下水、仕上げなど、さまざまな建設システムとコンポーネントに仕事を分解します。次に、各コンポーネントをさらに分解します（例：『仕上げ』の下に、塗料、床材、器具をリストします）。
プロジェクトの複雑さに応じて、各コンポーネントをさらに数回分解し、各レベルで小さなマイルストーンをリストすることができます。最後には、マイルストーンを含むガントチャートが得られます。WBSの最小要素は作業パッケージと呼ばれます。例えば、フローリングのWBS階層では、「キッチンの床」が1つの作業パッケージになるかもしれません。
ステップ2：各作業パッケージの活動を特定する
各作業パッケージについて、望ましい結果を達成するために必要な活動やタスクを特定します。作業分解構造は名詞に焦点を当てていますが、これらの活動はプロセスまたは動詞指向です。
この例では、床材の作業パッケージは、さまざまな部屋とその床材の種類に分解されます。そこから、床材の作業を完了するために必要な活動を特定します。リビングルームの場合、これは下地を敷くこと、ハードウッドフロアを設置すること、ハードウッドをサンディングすること、ハードウッドをシーリングすること、乾燥させること、トップコートを塗ること、そしてトップコートを乾燥させることを含みます。
オンライン採用プラットフォームTalentMarketplaceの最高技術責任者スコット・ハーシュは次のように説明しています：
「作業分解構造は、すべてを大きなタスクに分解し、それをガントチャートに載せてスプリント、つまりソフトウェア開発でよく使われる作業の時間的サイクルで作業するために使用できます。」彼は、一般的な間違いの一つは、ガントチャートを作成する前にタスクを分解しないことだと言います。
この例では、ガントシートの行にリビングルームのフローリングのコンポーネント活動をリストします。
ステップ3：タスクの順序を設定する
プロジェクトの活動は正しい順序で発生する必要があります — これらは依存するタスクです。フローリングの前に下地を敷く順序は明らかですが、床が乾いている間にペンキ屋がリビングルームに入れないという依存関係を追加すると、状況はより複雑になります。したがって、ペイントはリビングルームのフローリングの仕上がりに依存しています。スケジューラーは、リビングルームのフローリングを設置してからペイントするまでの間に2日間を設ける必要があります。
トゥーセナールは、「作業分解構造からガントチャートを作成する前に、タスクの依存関係を確認することが重要です」と言います。これは、あるタスクが別のタスクの完了に依存していることを特定することを意味します。前任者タスクと後任者タスクの間には4つのタイプの依存関係があります。
これらの依存関係は次のとおりです：
- 前任者は後任者が開始する前に終了しなければなりません。
- 前任者は後任者が開始する前に開始しなければなりません。
- 前任者は後任者が終了する前に終了しなければなりません。
- 前提条件は、後続のタスクが完了する前に開始しなければなりません。
これらの依存関係をガントチャートに表現します。
ステップ4: 各タスクの期間を見積もる
プロジェクト計画プロセスの別の部分では、作業を完了するために必要なすべてのリソース（人員、材料、機器など）を特定します。これらは依存関係にも影響を与える可能性があります。たとえば、リビングルームのフローリングを敷いている人がキッチンの床も設置している場合です。つまり、別の作業者を追加しない限り、これらの2つのタスクは同時に進行できません。
代わりに、現場準備を行う際に2台目の掘削機を導入することでプロジェクトを加速できるかもしれません。これらの考慮事項と決定は、作業分解構造をガントチャートに変換するプロセスの一部です。
これらのリソース計画を作成した後、各活動にかかる時間を見積もります。開始と終了の間の時間は、期間と呼ばれます。さまざまな見積もり技術を使用できます。たとえば、プログラム評価レビュー技術（PERT）。たとえば、プロジェクトマネージャーは、アクティブな作業と乾燥時間の両方を含めて、リビングルームの床を設置するのに9営業日かかると見積もるかもしれません。
ステップ5：ガントチャートを作成する
さあ、ガントチャートの作成に進むことができます。このプロセスを簡素化するためにソフトウェアを使用できますが、スプレッドシートでも機能します。または、Microsoft Wordでガントチャートを作成する方法を学ぶか、事前に作成された無料のMicrosoft WordのガントチャートテンプレートやMicrosoft PowerPointを見つけることができます。
各タスクをそれぞれの行に入力します。プロジェクトの期間に対して、各日ごとに1列を割り当てます。（長期プロジェクトの場合、週または月を使用することを決定するかもしれません。）最初のタスクから始めて、活動が行われると予想される各日の行にわたってセルを塗りつぶします。
ガントチャートを手動で作成する場合は、プロジェクトの概要を見やすくするために、行の配置にWBS階層を反映させてください。これを行うには、作業パッケージの名前でヘッダー行にラベルを付けます。（家の例では、1つのヘッダー行は仕上げと呼ばれます。）その下に、次のレベルの分解のために子行を挿入し、インデントします: 塗装、床材、器具。
各子行の下に、リビングルームの床を敷くなどのコンポーネント活動のために行をインデントまたは色分けします。タスクをさらに分解するために行を追加しインデントし続けることができますが、詳細が多すぎるとチャートが把握しにくくなります。
プロジェクト計画ソフトウェアの利点の一つは、階層をまとめて異なる方法で情報を表示できることです。例えば、完了活動や床工事活動の要約ビューを見ることができます。期間を示す列のシェーディングは、子タスクの期間を取り込み、すべての要約タスクの開始と終了を反映します。
ガントチャートを構築するにつれて、シェーディングの領域は右に移動します。この変更は、タスクを完了するとプロジェクトが次の活動に進み、時間が経過することを示しています。シェーディングは、次のタスクの日付の列の別の行で拾われます。同時に発生するタスクは、チャート上で並行してシェーディングされたセルとして表示されます。
依存関係がほとんどないタスク、例えばフェンスを建てる場合は、意味があるときにいつでもスケジュールできます。フェンスの場合、これは現場の準備が整った後、地面が平らにされ、過剰な機械がもはや出入りする必要がないときです。依存関係のないタスクは、クリティカルパスに追加されません。
ステップ6: 依存関係を追加する
タスク行の間に矢印で依存関係を表現します。そうすることで、潜在的なスケジュールの複雑さが明確になります。
ConvincelyソフトウェアのUXチーフ、グレゴリー・ヨンが言うように、「ガントモデルと作業分解構造を展開する練習をしてください。これは、通常、依存関係が停滞する場所である接続タスクを明確に視覚化します。」そうしないと、これらの問題は残りますが、誰もそれに取り組まないのは、プロジェクトの指導チャートで視覚化されていないからです。
ガントチャートにおけるタスク間の4つの依存関係は次のとおりです：
- 終了から開始:前のタスクが後続のタスクが開始する前に終了しなければならない場合、前のタスクのバーの終わりから後続のタスクのバーの開始まで矢印を描きます。
- 開始から開始:前のタスクが後続のタスクが開始する前に開始しなければならない場合、両方のタスクバーの開始の間に矢印を描きます。
- 終了から終了:前のタスクが後続のタスクが終了する前に完了しなければならない場合、前のタスクのバーの終わりから後続のタスクのバーの終わりまで矢印を描きます。
- 開始から終了:前のタスクが後続のタスクが終了する前に開始しなければならない場合、前のタスクのバーの開始と後続のタスクのバーの終わりの間に矢印を描きます。
すべてのタスクを入力すると、プロジェクトのクリティカルパスと期間が表示されます。これは、最初のタスクの開始から最後のタスクの完了までの時間です。
ステップ7: 活動のためのバッファを考慮する
経験豊富なプランナーは、予期しない事態を予想することを知っています。驚きには、重要なスタッフの病気や納品の遅れが含まれることがあります。これらの出来事は、プロジェクトの遅延の可能性を高めます。
プランナーは、これらの予測不可能なイベントに備えてバッファを組み込むことができます。この余分な時間を既存の活動に追加するか、実際の作業を表さない時間を考慮するためのプレースホルダーを含めることができます。これらのバッファを色分けして、目立たせることができます。
一般的に、クライアントはプロジェクトをできるだけ早く完了させたいと考えています。なぜなら、長い期間はコストを増加させ、回収を遅らせるからです。これにより、バッファを最小限に抑えるプレッシャーが加わります。バッファの適切なサイズを決定するには、実用性と効率のバランスを取る必要があります。
ガントチャートに変換された作業分解構造の例テンプレート
WBSからガントチャートテンプレートの空白およびサンプルバージョンをダウンロード
このテンプレートを使用するタイミング: WBSをガントスタイルのタイムラインに変換する必要があるときにこのテンプレートを使用します。特に活動を整理し、期間を見積もり、依存関係をマッピングするのに役立ちます。これにより、タスクがどのように組み合わさるかを確認できます。
注目すべきテンプレートの特徴: このテンプレートには、WBS階層、活動の行、および期間の列が含まれています。また、各作業パッケージ内のタスクに関するメモのスペースも提供します。情報がどのように接続してタイムラインを形成するかを確認するには、例のタブに移動してください。
これらをチェックしてください プロジェクト管理チャート より便利な文書と情報のために。
ガントチャートを作業分解構造に変換する方法
一部のプロジェクト計画ソフトウェアはガントチャートをWBSに変換するかもしれませんが、これは通常推奨されません。適切な WBS は、タスクではなく成果物に焦点を当てるべきです。例えば、WBS に最終草案などのプロジェクト成果をリストし、執筆などの活動はガントチャートに残します。
この機能を実行しようとするアプリケーションは具体的な結果をリストせず、代わりに作業分解構造の活動をリストします。覚えておいてください、作業分解構造の各レベルは、活動ではなく、何が構築されているか、または達成されているかを示すべきです。
したがって、コンテンツマーケティングキャンペーンの作業分解構造は、意図されたプロジェクト結果として階層の最上部にブログコンテンツをリストするべきです。次に、成果物をコンテンツカレンダー、初稿、編集済み原稿、画像、投稿されたコンテンツに分類します。関連するガントチャートは、活動のための行を割り当てます：ブレインストーミング、スケジューリング、執筆、編集、グラフィックデザイン、アップロード。結果とプロセスは関連していますが、同じではありません。
あなたが異なるタブに作業分解構造を示すガントチャートを作成するかもしれませんが（上記の例のように）、専門家はガントチャートを作業分解構造に変換したい状況を想像するのは難しいと言います。これは、最終結果や構成要素の結果を知らない場合にのみ価値があります。しかし、これはあまり起こりそうにありません。なぜなら、チームは一般的に目標なしにプロジェクトに着手しないからです。
複数のプロジェクトを追跡するためのガントチャートのテンプレートは、複数プロジェクト用のガントチャートのテンプレートまとめで見つけることができます。
作業分解構造とガントチャートが正確であることを確認する方法
あなたのWBSとガントチャートは、正確であるときにのみ役立ちます。正確性は、情報が少ない初期段階では達成するのが難しいです。正確性を最大化するために、プロジェクトが進行するにつれて計画に新しい情報を継続的に追加してください。
専門家は、オープンなコミュニケーション、柔軟性、頻繁なレビューが正確性を助けるとアドバイスしています。いくつかのヒントがあります：
- コミュニケーション：TalentMarketplaceのヒルシュは、他のプロジェクトの利害関係者と連絡を取り合い、彼らの意見を集めることが重要だと言います。「プロジェクトの専門家とのコミュニケーションが鍵です。」プロジェクトマネージャーとして、あなたはプロジェクトのすべての要素を理解していますが、すべての要素の詳細を理解しているわけではありません。従業員と話し、彼らがタスクを記録するために必要なリソースを提供することが重要です」と彼は言います。
- 柔軟性を保つ: アルバート・ホは、ヘルスケアヒーローズの創設者であり、オンタリオ州ブラントンのウィリアム・オスラー・ヘルスシステムのプロジェクトマネージャーです。彼は、「プロジェクトマネージャーは、プロジェクトの開始時に依存関係を理解し、期間を決定するために必要なすべての情報を持つことはありません。新しい情報が明らかになるにつれて、プロジェクトマネージャーはプロジェクトチームをサポートしなければなりません。」彼は、プロジェクトにテレヘルスのアポイントメントを組み込む必要が予想外に生じた例を挙げています。「これは、見積もりを取得し、ソリューションを設計し、実装し、テストし、トレーニングし、展開するのに8週間を要する新たなリクエストでした。」利害関係者は、変更された範囲にプロジェクトを適応させるために柔軟でなければなりませんでした。
- 頻繁に作業を見直す: ヨンは、参加者が WBS とガントチャートを見直すために、週次のプロジェクトチーム会議を奨励しています。「これは、チームの進捗を確認し、停滞している依存関係を明確にし、新しいマイクロタスクを追加する最も明確で迅速な方法です」と彼は述べています。リフレーズのラミレスは、プロジェクトマネージャーは毎日仕事分解構造とガントチャートを見直し、タスクが適切に割り当てられていることを確認すべきだと言います。さらに、プロジェクトマネージャーは、各週の初めにタイムラインとガントチャートを確認し、タスクが時間通りに完了していることを確認すべきです。「さもなければ、作業が単に遅延している場合、プロジェクトマネージャーはタイムラインを更新する必要があります。作業が適切に範囲設定されていなかった場合、作業分解はプロジェクトの新しい範囲を正確に反映するために変更する必要があるかもしれません」と彼は付け加えます。
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