ガント チャートと作業分解構成図 (WBS)
作業分解構成図 (WBS) とは、プロジェクト スコープを含む、プロジェクトが何を達成または構築するのかを示す図です。 ガント チャートは、バーを使用してプロジェクトのアクティビティのタイムラインを視覚的に表現したものです。
プロジェクトの完了には、明確に定義された目標と完了日が必要なため、作業分解構成図とガント チャートはともにプロジェクト計画において重要な役割を果たします。 目標とスケジュールは、プロジェクトのコストや人件費のニーズなどさまざまな要素に影響するため、プロジェクトを正しく遂行するために非常に重要です。
建設・建築やソフトウェア開発などの分野では、作業分解構成図がガント チャートの開始点として機能します。 この 2 つのツールは、マネージャーがプロジェクト計画を作成するのに役立ちます。
作業分解構成図の基礎と作成方法については、こちらの作業分解構成図のガイドをご覧ください。 WBS 用のダウンロード可能なテンプレート (プロジェクト タイプ別のテンプレートを含む) をご覧ください。
ガント チャートの仕組みとメリットについては、こちらのガント チャートのガイドをご覧ください。 プロジェクト管理におけるガント チャートの使い方 (業界別の例など) について詳しく掘り下げた記事をご覧ください。
WBS とガント チャートの違い
作業分解構成図は何を行っているかを示し、ガント チャートは作業をいつ進めるかを示します。 WBS では作業を上から下へと階層別に分解します。 ガント チャートは直線的で、左から右へと時間経過が示されます。
プロジェクト プランナーは、作業分解構成図を、アクティビティではなく、具体的なマイルストーンや成果を列挙する名詞中心型と説明することがよくあります。 たとえば、建物を建築する場合、作業分解構成図には、基礎、電気系、屋根などの構造の構成要素が示されます。
対照的に、ガント チャートは日付に焦点を当て、プロジェクトのアクティビティの順序を示し、タスク間の依存関係を反映します。 依存関係とは、あるタスクを開始または終了できるかどうかが、別のタスクの進捗や完了に依存するアクティビティの関係です。 たとえば、壁を塗るには、まず壁を作る必要があります。
これらの関係により、最長の依存アクティビティを特定し、必要な期間を計算して、プロジェクト期間を決定するのに役立つスケジューリング ツールであるクリティカル パスが決まります。
ガント チャートでの依存関係の背景については、依存関係を含むガント チャート テンプレートのまとめとクリティカル パス テンプレートのまとめをご覧ください。
人工知能アプリケーション開発企業である Rephrase Media の創設者である Matthew Ramirez 氏は、ガント チャートと作業分解構成図を比較する際、作業分解構成図はプロジェクト計画用、ガント チャートはプロジェクト追跡用とすることで、この 2 つのツールを区別しています。
サーバー コントロール パネルを製造している SpinupWP のCEO である Utah Tousenard 氏は、「ガント チャートとは異なり、作業分解構成図ではタスクの実行方法やタイミングが定まっていません」と語っています。 「WBS はスケジュールでも、すべてのアクティビティや責任のリストでもありません。 チーム リーダーは、プロジェクトに必要なすべてのタスクを WBS に含めようとすることもあります。 これは多くの場合、タスクの見落としやプロジェクトの遅延につながります」
プロジェクトの実行中、プロジェクト参加者は 2 つの資料をさまざまな方法で使用します。 作業分解構成図はプロジェクトの過程で大きく変化しない傾向がありますが、ガント チャートは進捗に基づいて頻繁に更新されます。 これは、チームが途中で作るものを変更することはめったにない、と考えると納得できます。
しかし、新しい作業の発見、材料の不足、予想外の天候など、予想外の状況ではプロジェクトが遅れたり早まったりすることは非常に一般的です。 これらの変更は、通常、ガント チャートに対する日次または週次の変更になります。
WBS をガント チャートに変換する方法
作業分解構成図は、プロジェクト中にプランナーが作成する最初の資料の 1 つです。これやその他のプロジェクト情報を使用してガント チャートを作成するには、プロジェクト計画ソフトウェアを使用するか、以下のステップ バイ ステップの手順に従います。
ステップ 1: 作業分解構成図から始める
作業分解構成図は、プロジェクトの最終結果をその構成要素に分割して示します。 これらはアクティビティではなく、具体的な製品である必要があることを忘れないでください。
一例として、住宅の建設を見てみましょう。 図の一番上に最終製品 (家) を記載します。
その下で、基礎、フレーム、屋根、電気、冷暖房、上下水道、仕上げなど、さまざまな建築システムとコンポーネントに作業を分解します。 その後、各コンポーネントをさらに分解します (例えば、 「仕上げ」の下に、塗装、床張り、備品を列挙します)。
プロジェクトの複雑さに応じて、各コンポーネントを何度か分解し続け、各レベルでより小さなマイルストーンを列挙する場合もあります。 最後に、マイルストーンを含むガント チャートが作成されます。 WBS の最小要素は作業パッケージと呼ばれます. たとえば、床張りの WBS 階層では、キッチンの床が 1 つの作業パッケージになる場合があります。
ステップ 2: 各作業パッケージのアクティビティを特定する
作業パッケージごとに、望ましい結果を得るために実行する必要のあるアクティビティやタスクを決定します。 作業分解構成図は名詞中心型ですが、これらのアクティビティはプロセス指向または動詞指向です。
この例では、床張りのパッケージは、さまざまな部屋とその床のタイプに分割します。 そこから、床張りの作業を完了するために必要なアクティビティを決定します。 リビング ルームの場合、床の下地敷き、硬材床の施工、硬材のサンディング、硬材のシーリング、乾燥、トップコートの塗布、トップコートの乾燥などが含まれます。
オンライン採用プラットフォーム TalentMarketplace の最高技術責任者である Scott Hirsch 氏は、「作業分解構成図は、すべてを大きなタスクに分解し、それをガント チャート上に配置することで、スプリント (ソフトウェア開発でよく使用される時間区切りの作業サイクル) 単位で作業を行うために使用できます」と説明しています。 彼は、一般的な間違いの 1 つは、ガント チャートを作成する前にタスクを分解していないことだと指摘しています。
この例では、ガント シートの行にリビングの床張り用のコンポーネント アクティビティを列挙しています。
ステップ 3: タスクの順序を設定する
プロジェクトのアクティビティは、適切な順序で行う必要があります。これらは依存タスクです。 床張りの前に床の下地を敷くという順序は明らかですが、床を乾燥させている間は塗装業者がリビング ルームに入ることができないという依存関係を追加すると、より複雑になります。 したがって、塗装はリビング ルームの床張りの終了に依存します。 リビング ルームの床の施工と塗装の間に、硬材のトップコートを乾燥させるための期間を 2 日間スケジュールに組み込む必要があります。
Tousenard 氏は、「作業分解構成図からガント チャートを作成する前に、タスクの依存関係を確認することが重要です。 これは、別のタスクの完了に依存するタスクを識別することを意味します。 先行タスクと後続タスクの間には、4 種類の依存関係があります」と述べています。
これらの依存関係は次のとおりです:
- 後続作業を開始する前に、先行タスクを完了する必要がある。
- 後続作業を開始する前に、先行タスクを開始する必要がある。
- 後続作業を終了する前に、先行タスクを終了する必要がある。
- 後続作業を終了する前に、先行タスクを開始する必要がある。
これらの依存関係をガント チャートに示します。その方法を簡単に説明します。
ステップ 4: 各タスクの期間を見積もる
プロジェクト計画プロセスのもう 1 つの部分では、人員、資材、設備など、作業を完了するために必要なすべてのリソースを特定します。 これらは、リビング ルームの床を施工する人がキッチンの床も施工している場合などに、依存関係の要因となります。 つまり、別の作業者を追加しない限り、これらの 2 つのタスクを同時に進行することはできません。
また、現場準備の際に 2 つ目の油圧ショベルを取り込むことで、プロジェクトのスピードアップを図ることができる場合もあります。 これらの検討や決定は、作業分解構成図をガント チャートに変換するプロセスの一部です。
これらのリソース計画を作成したら、各アクティビティの所要時間を見積もります。 開始と終了の間の時間を期間と呼びます。 プログラム評価レビュー テクニック (PERT)など、さまざまな見積もり手法を使用できます。 リビング ルームの床の例では、プロジェクト マネージャーは、施工には作業時間と乾燥時間を含めて 9 営業日かかると見積もっています。
ステップ 5: ガント チャートを構築する
これで、ガント チャートの作成に移ることができます。 ソフトウェアを使ってこのプロセスを簡素化することもできますが、スプレッドシートを使用することもできます。 また、Microsoft Word でガント チャートを構築する方法を学習したり、Microsoft Word または Microsoft PowerPointで既成の無料のガント チャート テンプレートを見つけたりすることもできます。
各タスクをそれぞれの行に入力します。 プロジェクト期間内の各日に 1 列ずつ割り当てます (長期プロジェクトの場合は、週や月を使用する場合もあります)。 最初のタスクから、アクティビティが行われると予想される各日で、行をまたいでセルを網掛けします。
ガント チャートを手作業で下書きする場合は、WBS 階層を行配置に反映することで、プロジェクトの概要を簡単に示すことができます。 これを行うには、作業パッケージの名前でヘッダー行にラベルを付けます (住宅の例では、あるヘッダー行は仕上げとなります)。 その下に、次のレベルの内訳について子行を挿入してインデントします: 塗装、床張り、備品。
リビング ルームの床張りなど、コンポーネントのアクティビティのために、各子行の下の行をインデントしたり色分けしたりします。 引き続き行を追加したり、インデントしたりして、さらにタスクを分解したりすることもできますが、細分化しすぎるとチャートを把握するのが難しくなります。
プロジェクト計画ソフトウェアの利点の 1 つは、階層をロールアップしてさまざまな方法で情報を表示できることです。 たとえば、仕上げのアクティビティや床張りのアクティビティの概要を見ることができます。 期間を示す列の網掛けは、子タスクの期間を含み、要約されたすべてのタスクの開始と終了を反映します。
ガント チャートを構築していくと、網かけの領域が右側に移動します。 この変化は、タスクを完了するとプロジェクトが次の作業に進み、時間が経過することを示しています。 網掛けは、後続のタスクの日付の列の別の行にピックアップされます。 同時に発生するタスクは、チャート上で並列の網掛けセルとして表示されます。
フェンスの建設など、依存関係がほとんどないタスクがある場合は、適切なタイミングでスケジュールを立てることができます。 フェンスの場合は、敷地の準備後、地面が平準化され、大型機械が施設に出入りする必要がなくなったときに行われます。 依存関係のないタスクはクリティカル パスに追加されません。
ステップ 6: 依存関係の追加
タスク行間に矢印で依存関係を表します。 そうすることで、潜在的なスケジュールの複雑さを明確にできます。
Convincely ソフトウェアの UX チーフである Ergy Yong 氏は、「ガント モデルと作業分解構成図を展開して、何が接続タスクと呼ばれるのかを明確に可視化することで、通常これらの依存関係が行き詰まるところを明らかにしましょう。 そうしないと、これらの問題は長引き、プロジェクトのガイドとなるチャート上で可視化されたり伝達されたりしないため、誰も対処しなくなってしまいます」と語っています。
ガント チャートのタスク間の 4 つの依存関係を以下に示します。
- 後続タスクを開始する前に先行タスクを終了する必要がある場合は、先行タスクのバーの終端から後続タスクのバーの始端に矢印を描きます。
- 後続タスクを開始する前に先行タスクを開始する必要がある場合は、両方のタスクのバーの始端の間に矢印を描きます。
- 後続タスクを終了する前に先行タスクを完了する必要がある場合は、先行タスクのバーの終端から後続タスクのバーの終端に矢印を描きます。
- 後続タスクを終了する前に先行タスクを開始する必要がある場合は、先行タスクのバーの始端から後続タスクのバーの終端に矢印を描きます。
すべてのタスクを入力すると、プロジェクトのクリティカル パスと期間が示されます。 これは、最初のタスクの開始から最後のタスクの完了までの時間です。
ステップ 7: アクティビティのバッファーを検討する
経験豊富なプランナーは、予期せぬ事態が発生することを知っています。 予期せぬ事態には、主要なスタッフの病気や物資の遅延などが含まれます。 このようなインシデントにより、プロジェクトの遅延の可能性が高くなります。
プランナーは、このような予期せぬ事態のために、バッファーを組み込むことができます。 この追加の時間を既存のアクティビティに追加したり、時間を考慮するプレースホルダーを含めることができますが、実際の作業を表すものではありません。 これらのバッファーは色分けして示すことができます。
一般的に、長期化したプロジェクトではコストが増加し、回収が遅れるため、クライアントはプロジェクトをできるだけ早く完了させたいと考えます。 これにより、バッファーを最小限に抑えなければならないというプレッシャーが増加します。 バッファーを適切なサイズにするには、実用性と効率性のバランスをとる必要があります。
作業分解構成図をガント チャートに変換するテンプレートの例
WBS からガント チャートへのテンプレートの例をダウンロードする — Microsoft Excel
このテンプレートには、作業分解構成図の階層、作業パッケージの達成に必要な作業に関するメモ、所要期間の見積もり、その他の詳細が含まれます。 ガント チャートのテンプレートの例では、これらの情報を組み合わせて、依存関係を含むプロジェクト タイムラインを作成する方法を示しています。
WBS からガント チャートへのテンプレート
WBS からガント チャートへのテンプレートをダウンロードする — Microsoft Excel
上のリンクから、作業分解構成図からガント チャートへのテンプレートの空バージョンをダウンロードできます。 このテンプレートには、作業分解構成図の階層を表示するスペースがあり、アクティビティの行と期間の列が含まれるため、自分のプロジェクトで一から開始できます。
ガント チャートを作業分解構成図に変換する方法
プロジェクト計画ソフトウェア アプリケーションの中にはガント チャートを作業分解構成図に変換するものもありますが、出来上がったチャートがベスト プラクティスに従わないことはよくあります。 一般的に、ガント チャートから作業分解構成図をリバース エンジニアリングする必要はありません。
この機能を実現しようとするアプリケーションでは、具体的な成果が列挙されず、作業分解構成図にアクティビティを列挙しているだけです。 作業分解構成図の各レベルは、作業ではなく、何が構築または達成されているかを示す必要があることを覚えておきましょう。
つまり、コンテンツ マーケティング キャンペーンの作業分解構成図では、目的のプロジェクトの成果として、ブログ コンテンツを階層の最上部にリストアップする必要があります。 次に、成果物をコンテンツ カレンダー、最初の下書き、編集した下書き、画像、投稿コンテンツに分類します。 関連するガント チャートでは、以下アクティビティの行が割り当てられます: ブレインストーミング、スケジューリング、執筆、編集、グラフィック デザイン、アップロード。 結果とプロセスは関連していますが、同じではありません。
上の例のように、作業分解構成図を別のタブに表示するガント チャートを作成することはあっても、ガント チャートを作業分解構成図に変換する状況は考えづらいと専門家は語っています。 この値は、終了またはコンポーネントの結果がわからない場合にのみ使用します。 しかし、チームが目標を持たずにプロジェクトに着手することは一般的にないため、これはまず起こりません。
予算や依存関係を含むガント チャートを使用して複数のプロジェクトを追跡するためのテンプレートは、複数プロジェクト用のガント チャートのテンプレートのまとめで見つけることができます。
作業分解構成図とガント チャートの正確性を確認する方法
WBS とガント チャートは正確でなければ役立ちません。 情報の正確性が低い場合、早期に目標達成するのは困難です。 正確性を最大限に高めるために、プロジェクトの進捗に合わせて新しい情報を継続的に計画に追加します。
専門家は、オープンなコミュニケーション、柔軟性、頻繁なレビューを行えば、正確性を高めることができるとアドバイスしています。 以下のヒントを参考にしてください:
- コミュニケーション: TalentLofplace の Hirsch 氏は、他のプロジェクト関係者と連絡を取り合い、意見を集めることが不可欠であると述べています。 「プロジェクトの専門家とのコミュニケーションは鍵となります。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのすべてのコンポーネントを理解していますが、すべてのコンポーネントの詳細までは理解していない場合もあります。 従業員と話し、タスクを記録するために必要なリソースを提供することは不可欠です」と語っています。
- 柔軟性を維持する:
Albert Ho 氏は、Healthcare Heroes の創設者であり、オンタリオ州ブランプトンの William Osler Health System のプロジェクト マネージャーを務めています。 彼は、「プロジェクトの開始時点で、プロジェクト マネージャーが依存関係を把握し、期間を決定するために必要なすべての情報を持っていることはありえません。 新しい情報が明らかになったときに、プロジェクト マネージャーはプロジェクト チームをサポートする必要があります」と指摘します。 彼は、あるプロジェクトに遠隔医療の予約を組み込まなければならなかった予想外の例を挙げています。 「見積もり、設計し、実装、テスト、トレーニング、デプロイに 8 週間を要した、まったく新しいリクエストでした」 関係者は、変更されたスコープに合わせてプロジェクトを柔軟に調整する必要がありました。 - 作業を頻繁に見直す: Yong 氏は、参加者が WBS とガント チャートを確認できるように、毎週のプロジェクト チーム ミーティングを奨励しています。 彼は、「これは、チームの進捗を確認し、依存関係の停滞を明確にし、新しいマイクロ タスクを追加する最も明確で迅速な方法です」と指摘します。Rephrase の Ramirez 氏は、「プロジェクト マネージャーは、タスクが適切に割り当てられていることを確認するために、毎日の終わりに作業分解構成図とガント チャートを見直す必要がある」と述べています。 また、プロジェクト マネージャーは、各週の初めにタイムラインとガント チャートを見て、タスクが予定どおりに完了していることを確認する必要があります。 彼は、「そうしないと、作業が遅れただけで、プロジェクト マネージャーがタイムラインを更新しなければならなくなります。 作業のスコープが適切ではない場合、プロジェクトの新しいスコープを正確に反映させるために、作業分解構成図を変更する必要があるかもしれません」と付け加えました。
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