標準的な作業手順の作成方法: 専門家のヒントと無料のテンプレート

既存の SOP を更新する場合も、新しい SOP をゼロから作成する場合もあります。いずれの場合も、SOP の作成は、ただ座って手順を書くだけの作業ではありません。役立つ SOP を作成するためには、少なくともそのトピックについての基本的な知識を得ておくのが良いでしょう。プロセスや下書きについて、他の人に意見を求めることも必要です。ここでは、標準的な運用手順を作成するためのステップバイステップの方法を紹介します。

1. 文書化が必要な業務プロセスのリストを作成する。マネージャーの場合は、どのプロセスを文書化すべきかを従業員と検討し、他のマネージャーとリストを比較して作業の優先順位を付けると良いでしょう。
2. SOP のフォーマットとテンプレートを選択する。Chuck Cox 氏は、フォーマットは組織のニーズが伝わるものである必要があり、すべての企業にとってのソリューションとなるような共通のフォーマットはないと強調します。承認署名や参照資料などのメタデータを含む正式なパッケージが必要か、それともシンプルなチェックリストで十分なのかを検討してください。ワークフローを図で示すと、詳細なプロセスを俯瞰で確認できるようになります。また、ワークフローの略図が情報の把握に役立つ場合もあります。必要に応じて、手順書の作成を開始する前にテンプレートを作成するか、カスタマイズ可能な無料の標準的な運用手順テンプレートをダウンロードしましょう。
3. SOP が必要な理由を理解する。今取り組んでいるのは、新しいプロセスの文書化でしょうか、それとも既存の SOP とプロセスの更新および改善でしょうか。新しい SOP を作成する場合でも、既存の SOP を更新する場合でも、現場で使われる事実上の SOP と正式な SOP の両方に取り組む必要があるのではないか、と Cox 氏は言います。事実上のプロセスとその手順書には、作業者がいつも実施していることや、これまで分析されたことも正式に文書化されたこともない内容が含まれているものです。「経営陣が好むかどうかは別として、事実上の SOP がたくさん出回っています。厄介なことに、そうした文書は系統立てて整理されていません。日勤の従業員がある SOP に基づいて作業しても、夜勤の従業員が別の SOP に基づいて作業するかもしれません。作業を行う最良の方法を手順書にして関係者全員の賛同を得ることができれば、作業の進め方における変動要素を減らすことができます。」と Cox 氏は説明します。同氏は、多くの場合、プロセスやアウトプットの指標についてチームで話し合うことがないと言います。「SOP は、誰もが従うことのできる形式に従って表面化し、標準化してください。そして、これをチームの仕事にしてください。誰かにプロセスを強いることはできないのです。」
4. ブレーンとなるメンバーを集めて文書作成に参加してもらう。SOP の作成を任されても、すべてのプロセスに関する詳細な知識や経験があるわけではないでしょう。代わりに、そのプロセスを日常的に実施している人たちに相談してみましょう。基礎資料として使用できる文書がすでにあるかもしれませんが、通常、特定分野の専門家や最前線で働く従業員は情報源として最適です。従業員に参加してもらうと、組織全体で使用するプロセスや文書作成に従業員が貢献できるようなり、結果的に従業員の能力を高めることができます。また、マネージャーである場合、外部コンサルタントへの SOP 作成の依頼については慎重に検討してください。社内で作成した SOP は外注で作成された手順書よりも尊重される、と言う専門家もいます。さらに、文書の作成に取り組むことで、あらゆる取り組みに不可欠なチームとしての団結力を育むことができます。 
5. 標準的な運用手順の公開方法と共有方法を検討する。プロセスの文書化は常に推奨されますが、文書がどこかに紛れたり失われたりしてしまっては何の役にも立ちません。その文書を日常的に必要とする人が簡単にアクセスできるような保管方法を決めましょう。印刷してバインダーで保管しておくのもよいですし、現場でも現場以外でも誰もが簡単にアクセスして読めるデジタルの文書管理システムを選択することもできます。
6. 文書の範囲を限定する。作成する文書の対象 (つまり、タスク、部門、チーム、役割) を決定します。また、文書化するプロセスの範囲を決めましょう。 
7. ユーザーとその特徴を決定する。その SOP を使用するのはどのような人々なのかを考えましょう。プロセスを熟知している人には短い手順で事足りるかもしれませんが、詳細な作業手順書が必要な人もいるかもしれません。また、ユーザーの言語能力も考慮しましょう。英語があまり得意ではない従業員向けに、絵や写真をつけるとよいかもしれません。 
8. テンプレートをアウトラインとして使用する。どのようなテンプレートを選択しても、それをアウトラインとして考えましょう。手順を調査しながら、文書の構造を気にせずに詳細を追加できます。アイデアについては、この記事の形式とテンプレートのセクションをご覧ください。 
9. プロセスで実際に SOP を試してみる。作成した手順書に従ってタスクを実行してもらうよう、日常的にタスクを実施する人、知識レベルの違う人々、そのタスクに関する知識を持たない人に依頼します。どの程度試せるかは、使える時間、従業員、プロセスの重要性によります。理にかなった有用な文書にしましょう。「若い頃、エンジニアとして多くの文書を作成しましたが、自分で作成した指示書を今見ても、その通りにできないのです。」と Johnston 氏は笑います。
10. SOP の成功基準を定義する。作成した SOP が目的にかなっているかどうかを知るために、SOP の指標を定義します。「測定できないものは管理できません。」と Cox 氏は言います。手順書に指標を組み込みましょう。たとえば、「水を加熱する」という指示は曖昧です。しかし、「温度計で 65 度になるまで水を加熱します。」とすれば、その指示は測定可能です。
11. 経験豊富な外部の人の意見をもらう。可能であれば、その業務やプロセスに関する知識を持つ外部の人に、SOP の確認を依頼してください。大企業、特に規制やその他の基準に基づいて運営されている組織では、SOP の正式な承認手続きが求められる場合があります。品質保証チームや上級職が文書の確認を行う場合もあります。 
12. 文書の更新や定期的な見直しを計画する。ISO 9001 などの一部の標準では、定期的な内部監査が必要とされます。これまで正式な基準に従っていなかったとしても、これを機にプロセスと文書のレビューおよび更新をスケジュールに組み入れて、SOP が確実に最新の規制と社内の実施計画に準拠するようにしましょう。組織は、少なくとも年に一度は文書をレビューする必要があります。標準的な運用手順の監督責任者を今すぐ決定しましょう。 
13. プロセスのリスクを評価する。正式な SOP を準備したら、リスクの要因となる可能性を洗い出します。「リスクがどこに潜んでいるかよく確認しましょう。不具合が発生する可能性が最も高いのはどのプロセスか。エンド ユーザーに損害を与えて会社を訴訟に巻き込む可能性が最も高いのは、製品やサービスのどの生産工程か。リスクを最小限に抑えることに取り組みましょう。その次に、財務的な影響を生じる可能性のあるリスクを検討します。」と Cox 氏は言います。「手順書ができた後に、思いもしなかったリスクが表面化することもあります。」と彼は付け加えます。 
14. SOP を完成させ、実施する。文書の変更や保管場所を追跡するために、文書管理プロセスを決定します。バージョン管理プログラムは、文書の改訂の追跡や古いバージョンの保管に役立ちます。新しい SOP または更新された SOP を共有する前に、その手順書を作成した目的をよく考えてください。行動を標準化する場合や、改善や規制の変更によりプロセスを更新する場合は、従業員が新しい手順に慣れるためのトレーニングが必要になるでしょう。