ビジネス ニーズに合った 130 種類以上のリモート共同作業ツールのご紹介

組織に適したリモート共同作業オプションをすべて精査するのは簡単ではありません。専門家は、単一の機能でリモート ワークのすべての問題を解決できるわけではないという意見で一致しています。むしろ、予算と文化、そして会社が直面する固有の要因を基に選択する必要があります。 

Bryant Galindo 氏は CollabsHQ (コラボス HQ) の創設者であり、紛争解決、オンライン トレーニング、リーダーシップ開発の分野で大規模な組織やスタートアップ企業と連携してきました。同氏は、最適なツールを見つけるには試行錯誤が必要であり、複数のオプションを試してみる必要があるかもしれないと強調しています。「実生活で人の働き方を学ばなければならなかったのと同じように、チームとその目標に最適なソフトウェアを見つけるには、試行錯誤が必要です」と同氏は言います。

Smart IT (スマート IT) の COO である Sergey Konoplich 氏もこの意見に同意しています。同氏は共同作業ツールを選択するための最善のアプローチについて、次のように語っています。「何を求めているのかがわかっていて、そのツールで何ができるのかを明確に把握していない限り、試行錯誤するしかありません」。 

そうは言っても、どのトップレベルの共同作業ツールでもサポートすべき機能がいくつかあります。

Layne Levine 氏は、受賞歴のある企業向け通信ソリューションである Windstream Enterprise (ウィンドストリーム エンタープライズ) の社長です。ツールを探す際について、同氏は次のように述べています。「会議機能は不可欠ですが、音声会議だけに限定しないでください。HD ビデオ会議では、標準的な電話会議に比べて生産性が向上し、共同作業が強化されます」。

さらに、Levine 氏は次の機能と能力を優先することを提案しています。

• 大規模な会議の主催 (全社会議や新入社員研修などの最も大規模な会議)
• 会議の記録
• 画面共有とチャット
• 簡単な接続性 (長い会議 ID コードなどを避ける)
• クラウドベースのソフトウェア (クラウドベースのネットワークを使用する場合)

さらに同氏はこう述べます。「セキュリティのことも忘れないでください。全員がリモートで働くようになると、会社のデータを保護する上で新たな課題が生じます。ファイアウォールを使用すると、許可された従業員以外は誰も会社のネットワークにアクセスできないようにすることができます。また、オンラインで注文を受ける予定の場合は、クレジット カード番号を保護するために PCI コンプライアンスが必要です」。 

最後に、Levine 氏は 24 時間 365 日のサポートを提供するネットワーク プロバイダーを探すことを推奨しています。「全員がリモートで働くということは、まったく新しい一連の課題を意味します。限られたサービスを提供する低予算のプロバイダーは選ばないでください。信頼できる安定したネットワーク プロバイダーから、24 時間 365 日対応のサービスを受ける必要があります」。

選択した機能、予算、文化、ニーズに関係なく、大規模な (特に会社全体の) リモート ワークでは、従業員だけでなくクライアントや潜在顧客との関係を維持するためにもツールが不可欠であることに専門家は同意しています。

「ツールはミッション クリティカルです」と Smart IT の Konoplich 氏は言います。「(共同作業ツールを) 使用しなければ、チームとクライアント間の重要なつながりが失われてしまいます。クライアントに対して可能な限りの透明性を提供するのに役立つツールを使用することが重要です」。

リモート共同作業に関する詳細とベスト プラクティスについては「リモート チームの共同作業を効果的に構築する方法」をお読みください。 リモート チームを効果的に管理するための鍵について詳しくは、こちらの記事をお読みください。