リモート共同作業とは？
リモート共同作業とは、異なる拠点間で組織がどのように連携するかを指します。 アプローチには、つながりを維持し、結果を出すために会社が導入するプロセス、ツール、一般的な労働文化などがあります。
リモート共同作業の取り組みは、多くの場合、複数の場所で働くことに対する制約を取り除くすプロセスを強化することです。 また、団結心を育む新たな方法を見つけることにも重点を置きます。 組織がリモート ワークへ移行するにつれ (そのため、世界中のどこからでもチームと関わる能力が必要になります)、成功は、チーム メンバーがワークライフ バランスを維持しながら生産性を高めるコミュニケーションを実践することにかかっています。 リモート企業文化を醸成する方法については、「成功を促進する強力なリモート企業文化を作る方法」をご覧ください。
あなたの会社は、3 つの「距離」を克服する必要があるかもしれません。
- 物理的距離: これは、チームが全国に分散していたり、自宅で仕事をしていたりするなど、地理的または場所的な距離を指します。 物理的な距離によってもたらされる問題に対処するには、適切な共同作業ツールと、コミュニケーションを堅実に実践することが必要です。
- 業務上の距離: このタイプの距離は、組織がスキル レベルや規模の異なるチーム間のコミュニケーションを図ることができなかった場合に発生します。 業務上の距離を克服するためには、チームが互いに理解し合える言語とリソースを確保します。
- 共通性に対する距離: これは、チーム内の文化的な違いやコミュニケーション スタイルの違い、およびシナジーや仲間意識への取り組みを指します。 上司は、上述の他の 2 つの「距離」よりも現れずらい可能性があるこの違いに目を向ける必要があります。 違いを増幅させるのではなく、人々を結び付けるコミュニケーション規範を確立する必要があります。
リモート共同作業のメリット
強力なリモート共同作業を優先する組織には、いくつかのメリットがあります。 おそらく最も重要なのは、それを効果的な実践することによって、チームの生産性が向上し、アウトプットの効率も高まることです。
リモート共同作業を成功させることは、チームのサポートシステムを維持しながら、個人に既存の枠にとらわれずに思考する余地を与え、チームの創造性を向上させることもできます。 新たに手にしたこの創造性によって、チームは今までにない方法でプロジェクトに取り組むことができ、 ブレインストーミング、問題解決、古い問題に対する新しい回避策の構築にも現れます。
さらに、リモート ワークへの移行により、企業はこれまでアクセスできなかった場所で人材を見つけることができます。 また、有機的に問題を解決し、仕事を完了させ、オフィスの人工的な環境の外でチーム メンバーと共同作業を行うことができるため、より多様な働き方に対応する傾向があります。 そうすれば、仕事がスペースや時間に縛られにくくなるため、人間関係を容易にし、やや逆説的ではありますが、コミュニケーションを改善できます。
リモート共同作業のデメリット
もちろん、完全リモート勤務の従業員にはデメリットがあります。 チーム メンバーは孤立感に悩まされるかもしれませんし、対面のやりとりが不足してコミュニケーションが取れなくなることがあります。 さらに、ソフトウェアやその他の共同作業ンツールに依存していると、故障や接続の問題が発生した場合、チームはリスクにさらされます。 しかし、これらの課題すべてに対処するためのステップを踏み、生産性の高いリモート チームを作ることができます。
チームがリモートで効率的に共同作業を行う方法
効果的な共同作業は、強力で定期的なコミュニケーションを維持し、地理的距離、業務上の距離、共通性に対する距離を超えるツールを組み込めるかに左右されます。
リモート ワークへの移行には、いくつかの新しい課題が発生し、それを克服するためにさまざまな試みを行う必要があります。 それを踏まえ、健全なリモート ワークを実践するために役立つ 5 つのヒントを以下にご紹介します。
- 勤務時間を設定する: タイム ゾーンの違いに留意し、チーム メンバー全員が 1 日の一部の時間帯だけでも同時にオンラインでつながる時間を設定しましょう。
- 明確かつ効果的なコミュニケーション: 期待事項、期日、プロセスの更新などについて、 可能な限り効率的に、コミュニケーションを図る必要があります。 過剰なコミュニケーションに注意し、チームを情報漬けにしないようにしましょう。 強力なリモート コミュニケーションを実践する方法について詳細をご覧ください。.
- 異なるコミュニケーション チャネルのガイドラインを確立する: チームとして、電子メール、チャット、電話、ビデオ会議、その他のコミュニケーション方法に向いている情報の種類を決定します。 これにより、共同作業を合理化し、時間を節約することができます。
- 参加を促す: 人は自分が大切にされていると感じると、より貢献したいと考えるものです。 チームの努力に感謝の意を表し、正の強化を使って、創造性や新しいアイデアを奨励します。
- 適切なツールを使用する: リモートでの作業の課題を相殺するために、新しい共同作業ツールを多数採用したいという衝動を抑えましょう。 代わりに、リサーチを行い、無料のトライアルを活用して、既存のプロセスとシームレスに統合できるツールを見つけます。 リモート チーム向けの共同作業ツール リストを確認します。
強力なリモート共同作業の文化構築に関するガイド
以下のガイドでは、 採用、スケジューリング、コンテンツの共有、参加、ツールの 5 つの主要な分野において、リモートで強力な共同作業の実践を促進するためのステップを概説しています。
事業領域 | ヒント |
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採用 |
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スケジューリング |
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コンテンツの共有 |
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チーム参加 |
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ツール |
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このガイドを使用して、リモート チームとの共同作業促進します。 このガイドのダウンロード版には、各実践内容ごとにメモを追加するスペースがあるため、アイデアを書き留めることができます。
強力なリモート共同作業の構築に関するガイドをダウンロード
リモート共同作業のベスト プラクティス
優れたリモート共同作業は、信頼性の高いコミュニケーション、繰り返し可能なプロセス、クリエイティブな共同作業を促進するツールに左右されます。 リモート チームのマネージャーは、トップダウン型ではなく、模範を示して主導し、参加することによって個人的なつながりと生産性を向上させる必要があります。
Bryant Galindo 氏は、CollabsHQ の創設者であり、紛争解決、オンライン トレーニング、リーダーシップ育成において、大規模な組織やスタートアップ企業と協力するメディエーター、コンサルタント、トレーナーです。 彼は、チームに役立つプロセスを開発すること、そしてその実践内容をさらに合理化するためのツールを導入することだけが重要であることを改めて強調しました。
「リモート共同作業を支援するワークフローを作成しましょう」と彼は言います。 「これは、Zapier や Slack を含む統合ソリューション用の標準的な運用手順を作成するのと同じくらい簡単です。 テクノロジーを活用してプロセスを標準化することで、作業がより簡単になります」
Sergey Konoplich 氏は、大規模なソフトウェア開発サービス プロバイダーである Smart IT の COO です。 生産性を犠牲にせずにチーム メンバーの自主性を維持するために、メンバーがスケジュールを守りながら時間を管理できるように、時間監視ツールを導入することを推奨しています。
「このようなツールを備えると、自己組織化の導入に役立ちます」と Konoplich 氏は言います。 「従業員は自分の時間に責任があると考え、より責任感をもって、生産性の高い仕事をすることができます」
リモート チームを効率的に管理する方法について詳しくご覧ください。
リモートでの共同作業のための高度な戦術
基本的な共同作業のアプローチとシステムをうまく導入したら、次は最適化を行います。 お試しいただきたい、専門家による高度な戦術例を以下にご紹介します。
- ポジティブなミーティング サイクルを構築します。 定期ミーティングをスケジューリングしたら、次のステップとして、異なる構造、別の視覚ツール、またはユニークな社会的側面など、ミーティングに価値を追加する新しい方法を検討しましょう。
- 難しい (機密性の高い、または複雑な) ミーティングにはビデオ チャット、自発的な共同作業にはインスタント メッセンジャーやチャット、簡単な説明が必要な場合は電話を使用しましょう。
- 電子メールの使用を制限します。長いスレッドは扱いにくく、チーム メンバーは目の前の問題に対処するのではなく、その人に不満を抱く可能性があります。
- 記録のためにすべての会話を文字に起こして保管しておくか、ミーティングを欠席したり、内容を再確認したいと考えるチーム メンバーと共有します。 Otter.ai は、録音した会話をコンピューターのオーディオから直接文字に起こすことができる、無料の AI 文字起こしサービスです。
- 視覚的に考えます。 コミュニケーションを画面越しでのみ行う場合、集中力を維持し、認識を一致させるためには、視覚ツールが必要になる場合が多いでしょう。 美しく複雑なビジュアルの作成に時間を浪費する必要はありませんが、図や画像がいくつかあると大きな違いが生まれます。
- チーム メンバーに新参のメンバーと仕事をするよう奨励します。 (必要に応じて) チームに共同作業を割り当て、新参のチーム メンバーを古参のチーム メンバーに引き合わせます。 オフィスにいない間も、チーム内の強い信頼関係を築きましょう。
- バックアップ計画を立てます。 ツールは故障し、Wi-Fi はつながらなくなり、個人の生活には予期せぬ出来事が突然起こるる可能性があります。 チームに思いやりを持ち、予期せぬ出来事や課題に備え、常に二次的な計画を立てておきましょう。
概して、上司にはストレスを取り除く努力が求められます。 リモート ワークへの移行は本質的に困難ですが、必要以上に複雑にしたり、厳しく管理したりする必要はありません。
リモート共同作業ツール
クラウドベースの共同作業ツールは、実質的にも文化的にも、全員がつながりを保つための便利な方法です。 万能のツールはありませんので、 コスト、機能、サポート対象ユーザー数などの点でニーズに合ったソフトウェアを探しましょう。
リモート共同作業ツールを選ぶ際には、以下の機能を考慮してください。
- アクセシビリティとセキュリティ
- クラウドベースかオンプレミスか
- コスト
- 使いやすさ/UI
- ファイル共有
- プロジェクト管理
- サブスクリプション モデルまたはライセンスベース
- ビデオ会議
- ワードプロセッシング、変更/編集の追跡、文字起こし
Smart IT の Konoplich 氏は、予算が大きな懸念事項でない場合、さまざまなツール (多くのツールが無料トライアルを提供しています) を試した後に選ぶとよいと述べています。 「ほとんどのツールは SaaS ツールであり、サブスクリプションはいつでもキャンセルできます」と彼は言います。 「(リモート ワークに急に移行した) 状況を踏まえ、ほとんど (のブランド) はリモートで働くチームへの自社製品の適応を急いでいます。 適応はしたものの、実際にはサービスの調整はほとんど行っていないと言っている企業に注意してください」
しかし、すべての共同作業の問題を単独で解決できるツールはなく、ツールの使い方が共同作業の成果を最終的に決定します。 リモート チームを対象とする数多くのコミュニケーション ツールを吟味してください。
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