無料のテンプレートでプロジェクトの説明を書くための専門家のヒント

効果的なプロジェクトの説明を作成するには、プロセスの早い段階で下書きします。あまり詳細や背景に踏み込まずに高レベルに保ちます。説明を使用して、幅広い読者の関心を集めます。簡潔で専門用語のないものにしてください。

• 4 つの C に焦点を当てる: 良いプロジェクトの説明は、執筆の 4 つの C に従います。
  • クリア: ポイントまでまっすぐに書き続け、不要な専門用語を含めないでください。
  • 簡潔: 背景情報ではなく、プロジェクト自体に焦点を当てます。
  • 完全: これは、正確性も目指しているときには難しい場合があります。いずれにせよ、説明には、オーディエンスがプロジェクトを理解するために必要な重要なポイントを含める必要があります。
  • 信頼できる: 信頼できる情報源と最新の情報のみを引用してください。
• プロセスの早い段階でプロジェクトの説明を起草する: PMP の Gregory Carson 氏は、20 年以上のプロジェクト管理経験を持ち、Carson 特許を所有している生物医学エンジニア、弁護士、特許代理人です。Carson 氏は、プロジェクトの説明を早期に、理想的には、アイデアが自分や自分のチームに浮かび上がったらすぐに起草することを提案します。この説明は、プロジェクト全体で参照する概要ロードマップとして機能します。
  
  「他のすべての詳細はプロジェクトの説明と直接関係があるため、実行計画を開始する前にプロジェクトの説明を十分に作成しておくと、特に変更を含める必要があるため、時間とフラストレーションを節約できます」と、Carson 氏は言います。
  
  プロジェクトの最後に、ドキュメントを参照して、プロジェクトが目標と目的を達成したことを示す必要があります。
• 思い出に残る第一印象を与える: PMP の Alan Zucker 氏は、フォーチュン 100 企業と共に 25 年以上働き、Web サイト Project Management Essentials の創設者であるプロジェクト マネージャーです。彼は、プロジェクトの説明はやる気を起こさせるべきだと言います。目標は、説明を読んだ後、人々がプロジェクトを理解し、サポートすることです。
  
  「ピッチを作成するときは、ほとんどの人が最初の 30 秒以内にプロジェクトに関する最初の印象を形成することを忘れないでください。プロジェクトのメリットについて、力強い声明と強力なイメージを持ってリードしてください」と、Zucker 氏は言います。
• 幅広いオーディエンスのために書く: プロジェクトの説明を書くときのよくある間違いは、ターゲットが狭すぎるオーディエンスです。
  
  「通常、プロジェクトに資金を提供している利害関係者に注意が欠けているわけではなく、彼らはプロジェクトの説明が焦点を当てるべき重要な聴衆メンバーです」と、Carson 氏は言います。「しかし、プロジェクトから利益を得る利害関係者に特に注意が向けられると、多くの場合、プロジェクトに役立つインサイトが得られます。」
  
  幅広い視聴者から説明に関するフィードバックを得ることも役立ちます。Zucker 氏は、主要な利害関係者、顧客、およびプロジェクトの影響を受ける人々と説明を確認することを提案しています。「自分の説明を読んだ後、彼らが自分の言葉でそれを言い直すことができるかどうかを見てください」と Zucker 氏は提案します。「言い直しは、自分が意図したとおりでしたか? そうでない場合は、フィードバックに基づいて説明を引き続き修正してください。」
• 過度の詳細を避ける、特に早い段階で: プロジェクトの説明は、詳細な実装計画を提供するのではなく、ビジョンを伝える必要があります。説明段階で詳細を計画することについてあまり心配しないでください —  Zucker 氏は、プロジェクトの目標と、プロジェクトを進めたい理由を明確に理解していることを確認することを提案しています。
  
  「説明は、プロジェクトについてさらに学ぶにつれて進化します」と、Zucker 氏は言います。「早すぎるコミットを心配しないでください。その進化のプロセスの一部は、説明を共有し、それに関するフィードバックを得ることです。」
  
  大まかな焦点を当て続けることは、プロジェクトの賛同を得るのに役立ちます。Carson 氏は、他の人が「自分の驚異を理解し、感謝することができる」ように、プロジェクトを説明することが重要だと言います。
  
  「人々が読むのをやめたり、目標や目的について混乱したりするほど教皇になりたくありません」と彼は言います。
• プロジェクトの説明を誰かに校正してもらう: プロジェクトの説明を完成させるときは、校正と編集が不可欠です。しかし、自分が説明を書いた場合は、それを編集するために他の誰かを募集してください。
  
  「書くとき、私たちは自分が書いていたことを『思い出す』ことが多すぎて、プロジェクトの意味や重要性や説明に影響を与えるような、スペルや文法さえも、細部を見逃してしまうことがあります」と、Carson 氏は言います。
  
  何度か修正して書き直す必要があっても驚かないでください。それはすべて自分のメッセージを作成するプロセスの一部です。