クリエイティブ ワークフロー管理とは
クリエイティブワークフロー管理とは、アイデアの生成からデザインの承認、プロジェクトの立ち上げまで、チームまたは組織がクリエイティブアセットの開発プロセスを監督する方法を指します。最高のクリエイティブワークフローは、順序付けされた反復可能な一連のタスクです。
クリエイティブワークフロー管理はクリエイティブ業務全体の一部であり、企業が社内のクリエイティブプロセスを管理する方法を指します。クリエイティブエージェンシーは、品質、予算、スケジュールの面でクライアントの期待に応えるために、強力なワークフローとプロセスを導入する必要があります。同じことが、自社のクリエイティブアセットを制作する社内のクリエイティブチームにも当てはまります。クリエイティブオペレーションのステップバイステップガイドで詳細をご覧ください。
次の各分野には、主な点で異なるクリエイティブなワークフロー管理が必要です。
- クリエイティブエージェンシーワークフロー：クリエイティブエージェンシーが作業を完了するために従う特定のプロセスを指します。この文脈では、ワークフローはチームメンバーがそれぞれの役割を果たすために使用する反復可能な方法であり、特定のプロジェクトや成果物ではなく、一般的な業務に焦点を当てています。ただし、これらの方法は、広告、デザイン要素、その他のクリエイティブ素材を含む個々のクリエイティブアセットの開発に影響します。クリエイティブエージェンシーのプロセスワークフローに関するこの投稿で詳細をご覧ください。
- クリエイティブチームワークフロー:クリエイティブチームが部門内やプロジェクト全体の業務をエンドツーエンドで管理するために使用するプロセスを説明します。コピーライター、デザイナー、ビデオプロデューサー、編集者、ストラテジスト、クリエイティブディレクターを含む各チームメンバーは、それぞれ独自のスキルを発揮します。クリエイティブチームのワークフローの効率は、各メンバーが自分の役割と責任を明確に理解しているかどうかにかかっています。これは、プロジェクトごとに若干異なる場合があります。クリエイティブチームを管理するためのこのガイドを読んで、管理スキルを向上させましょう。
- クリエイティブ・プロジェクト・マネジメント:クリエイティブ・プロジェクト・マネジメントには、クリエイティブアセットの提供が成功裏に行われるよう監督することが含まれます。これには、プロジェクトの開始、計画、実行、監視と管理、プロジェクトの完了といったプロジェクト管理ライフサイクルの一般的な段階がすべて含まれます。効果的なクリエイティブプロジェクト管理に関するこの記事を読んで、次のプロジェクトを成功させましょう。
「クリエイティブ制作ワークフロー」、「クリエイティブシリーズワークフロー」、「クリエイティブスタジオワークフロープロセス」という言葉を聞くこともあります。これらの用語はすべて、クリエイティブなプロジェクトやアセットを最初から最後まで管理するために使用する反復可能なプロセスを指します。
クリエイティブワークフローの再構築に関するこの記事と、デジタルアセット管理（DAM）ワークフローの総合ガイドで、クリエイティブプロジェクトをプロジェクトのライフサイクルを通じて進める方法を学びましょう。
クリエイティブ ワークフローの各フェーズ
すべてのクリエイティブワークフローには、目標の定義、アイデアの生成と開発、レビューと承認の取得、プロジェクトの立ち上げと成功の監視という4つのフェーズがあります。反復可能なワークフローを確立すると、プロセスが合理化され、毎回最初からやり直す必要がなくなります。
以下に、各フェーズの詳細と、クリエイティブプロジェクトの管理に使用できるクリエイティブワークフローテンプレートを示します。
フェーズ 1: 目標と役割の定義
最初のフェーズでは、プロジェクトの目標を定義します。これらのクリエイティブブリーフテンプレートのいずれかを使用して、利害関係者、予算、タイムライン、目標、目的など、必要なすべての情報を確実に取り込んでください。目標を定義するときは、具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限付き（SMART）であることを確認してください。これらのSMARTゴールワークシートとサンプルを使って始めましょう。
そこから、関連するすべての利害関係者（外部プロジェクトのクライアントを含む）とのキックオフミーティングを開催します。このミーティングでは、チームメンバーを紹介し、クリエイティブブリーフの情報を確認し、プロジェクトの成功を測定する方法について話し合い、チームの報告構造について説明します。キックオフミーティングの目標は、すべての関係者がプロジェクトの目標と制約について意見を一致させることです。
次に、プロジェクトを関連するタスクグループに分割して、プロジェクトマイルストーンの開発を開始します。たとえば、カバー画像の仕上げや、ビデオのすべてのアニメーション要素の制作などです。この段階では、これらのマイルストーンを暫定的なタイムラインに置くこともできます。
次に、クリエイティブチーム内の役割と責任を割り当てます。一般的な役割には、プロジェクトオーナー、ストラテジスト、プロジェクトマネージャー、デザイナー、コピーライター、開発者などがありますが、プロジェクトによっては追加の役割が必要になる場合があります。チーム階層の概要を説明し、プロジェクトの開発、承認、完了のどの側面を誰が担当するかを明確にします。承認プロセスを定義し、各ラウンドの承認をいつ、どのように、誰が行うかを指定します。プロジェクトの各フェーズをレビューしてフィードバックを提供する担当者を明確に特定し、これらのインプットと承認の期限を指定します。レビュアーの数とレビューラウンドを制限することを目指します。どのドラフトが最新のものかを全員が把握できるように、改訂の命名規則を定めてください。
フェーズ 2: アイデアの生成と開発
フェーズ2では、すべてのクリエイティブなアイデアが生まれます。ブレーンストーミングから始めましょう。グループで集まり、すべてのアイデアをホワイトボードに書き留めることで、従来のブレインストーミングを行うことができます。もう 1 つの選択肢は、マインドマッピング (チームが協力して課題を視覚的に解決する) やリバースブレインストーミング (最終製品から始めて、逆方向に作業する) などの現代的なバリエーションを試すことです。
MKP Communicationsの社長兼最高経営責任者であるヒラリー・ケルビックは、当初のブレインストーミング会議は非常に重要だと述べています。また、会議の雰囲気を厳密にブレインストーミングに保つことも重要です。「現時点では、悪いアイデアはありません」と彼女はアドバイスします。「おかしく思えるようなことでもすべて書き留めるのが決まりです。出た意見はすべて壁に貼り出します。クリエイティブなエネルギーはどこから生まれるか分からないので、この時点でおかしなことは 1 つもありません。すべてを受け入れてください。」
ブレーンストーミングのテクニックについて詳しくは、やる気を起こさせるブレーンストーミングアプローチのガイドをご覧ください。
グループでさまざまなアイデアが生み出されたら、一緒にレビューしてフィードバックを送ってください。チームメンバー全員に自分の考えを共有してもらい、全員が安心して貢献できる環境を作りましょう。そうすることで、チームは画期的なアイデアをピンポイントで特定できるようになります。
最高のアイデアを選んだら、その開発を始めましょう。多くのクリエイティブプロジェクトでは、動画、静止画像、記事、ポッドキャスト、ソーシャルメディアへの投稿、ミームなど、さまざまな種類のコンテンツが必要です。クリエイティブエージェンシーのクライアントのもとで働いている場合は、指示についてクライアントの承認を得るために、定期的にチェックインミーティングを開催するようにしてください。このような断続的な承認セッションは、最終納品時の不満を防ぐのに役立ちます。
フェニックスとシカゴにオフィスを構えるデジタルマーケティングエージェンシーのLucid AgencyのシニアデザイナーであるKat Yowellは、彼女のチームは初期の段階で書かれたコンテンツやデザインのアイデアをクライアントと共有する可能性があると言います。たとえば、ウェブサイトを構築する際、チームはウェブサイトやウェブページのワイヤーフレーム、つまり重要なページにどのような要素やインターフェース要素が存在するかを示すデザインを共有することが多いでしょう。またチームは、作成をより進めた内部 Web ページを共有して、「残りの部分をリリースする前に、どのようなものになるかのイメージ」をクライアントに提供する場合もあります。
アイデアはただクライアントに確認して、「私たちが正しい道を進んでいることを確認する」ことです、とヨーウェルは付け加えます。
取り組んでいるプロジェクトやキャンペーンのタイプに応じて、同じコンテンツをさまざまなメディアタイプに転用することを検討してください。たとえば、同じ教訓をビデオ、書かれたハウツー記事、Instagramのスライド投稿で紹介するなどです。
開発プロセス中は、プロジェクトのキックオフで定められたスケジュールに従ってください。問題が発生した場合は速やかに連絡を取り、ステータスレポートを社内外で共有して、全員が足並みを揃えるようにします。また、このプロセスを円滑に進めるために、オンラインのプロジェクト管理ツールやワークフローツールの使用を検討してください。
クライアントと仕事をしているなら、コミュニケーションの行き過ぎを間違えましょう。
フェーズ 3: 確認して承認を得る
この段階では、開発したクリエイティブアセットについて、内部と外部の両方の承認が必要です。レビューラウンドは複数回行われる可能性があります。これらのラウンドを最適化することは、ローンチに向けて効率的に進むために重要です。
内部承認から始めましょう。クリエイティブチーム全体、直属の経営陣、その他の社内の利害関係者を含めてください。初期の設計と構築に関するフィードバックを収集し、合意に達するまで改善します。
外部のクライアントのために作品を作成している場合、そのクライアントとレビューラウンドを開始できるようになりました。クライアントにクリエイティブファイルを送信し、ビデオハングアウトでまとめて確認するか、可能であれば対面で確認することで、リモートでクライアントとコンテンツを共有できます。
レビューサイクルを事前に構築して、効率的であり、求めているフィードバックの種類が明確であることを確認することが重要です。会議の議題を作成し、現在の契約で許可されているレビューラウンドの回数に制限を設定します。（業界標準は3つです。）以下のスターターキットには、3回のレビューを実施して最終承認を得ることができる無料のレビューラウンド議題テンプレートが含まれています。
また、設計に直接コメントを残すことができるライブノート作成ソフトウェアまたはデザインレビューソフトウェアを使用してフィードバックを取り込むこともできます。冗長性やバージョン管理の問題を避けるため、全員が同じバージョンにアクセスできるようにしてください。このアプローチは、すべてのフィードバックを一元化するのにも役立ち、次のラウンドで更新を行う際の時間を節約できます。
クライアントの承認を受けたら (社内チームであれ上層チームであれ)、それを正式化します。必要な承認署名をすべて取得し、コンテンツを公開するための準備を進めてください。
フェーズ 4: 製品の発売と成功の監視
最後の、そして最もエキサイティングな段階は製品の発売です。通常、これは印刷物の配布、ビデオの公開、またはデジタル資料のオンライン投稿です。 ただし、起動後も、完了すべき手順がいくつか残っています。
リリース後、指標の追跡を開始してコンテンツの成功度を測定します。初期段階で KPI を定義しておくべきなので、そこから始めてください。さらに、作成されたアセットの数、実施されたバージョンとレビューラウンドの数、承認を得るまでにかかった時間、プロジェクトライフサイクルの全体的な期間など、プロジェクトがどのように展開されたかに関する指標を文書化します。
クリエイティブブリーフに記載されている期間と頻度で、これらのKPIを引き続き監視してください。これらの指標も必ずクライアントと共有してください。満足のいく結果が得られない場合は、特に長期キャンペーンの場合は、アセットをさらに調整することを検討してください。
ローンチ後は、最終的な請求書をクライアントに送付し、プロジェクトの事後分析を行う必要もあります。この機会を利用して、プロジェクト全体の実施状況や改善すべき点についてのフィードバックを集めてください。このような話し合いは、クライアントとの関係を維持・強化し、継続的なコラボレーションを確保するために不可欠です。
クリエイティブ ワークフロー テンプレート
Microsoft Excel
用クリエイティブワークフローテンプレートをダウンロード |
Microsoft Word
| Google スプレッドシート
このクリエイティブワークフローテンプレートを使用して、クリエイティブプロジェクトの進行状況を最初から最後まで追跡します。このテンプレートでは、プロジェクトを 4 つのフェーズに編成し、サブタスクを含めて、堅牢で繰り返し実行できる構造になっています。テンプレートはニーズに合わせてカスタマイズできますが、タスクの所有者、期日、ステータス、その他のメモを一覧表示するセクションがあらかじめ用意されています。
効果的なクリエイティブ ワークフロー プロセスを確立するためのベスト プラクティス
効果的なクリエイティブ ワークフローを確立するために、範囲の明確化、ワークフローの図式化、ワークフロー ソフトウェアの使用、定期的なチェックイン ミーティングの開催、ワークフローの効果の測定を行うよう専門家は推奨しています。また、チーム メンバーにワークフローを実際に順守させます。
以下に、ワークフロー プロセス全体で重要なステップの一部を紹介します。
範囲、目的、戦略をクライアントと明確にする
プロジェクトの開始時には、プロジェクトの目的とそれを達成するための基本計画を正式に明確にします。できれば全員が承認する文書を作成してください。
「課題が決まったら、プロジェクトマネージャーは何を伝えるべきか、そしてそのコミュニケーションの重要な目的をクライアントに明確にしなければなりません」とケルビックは説明します。
ケルビックは、彼女の会社はプロジェクトの戦略ステートメントを作成し、「クライアントから提示され、レビューされるので、私たちが伝えていることについて全員が同じ認識を持っている」と彼女は言います。
ワークフローを図式化
特定のプロジェクトごとに、プロセスの各フェーズ、承認、インプット、その他の必要なアクションを示す図やチャートを作成すると便利です。ビジネスコンサルティング会社のマッキンゼー・アンド・カンパニーが策定した、相互排他的で集合的網羅的（MECE）の原則に注目してください。つまり、情報をカテゴリ分けして重複しないようにするとともに、対象となり得るすべてのカテゴリが評価に含まれるようにします。クリエイティブワークフローの文脈では、MECEとは、要件や各フェーズの責任者について混乱しないようにすべきであり、ワークフローはプロジェクトの開始から完了までのあらゆる側面をカバーすることを意味します。
Makr Consultingの創設者兼主任アドバイザーであるEd Burgoyneは、特定のプロジェクト以外で、組織がワークフロープロセス全般の仕組みを幅広く評価できるよう支援しています。
「ただ集まって、現在の仕組みを見るだけで、目を見張るようなことがある」と彼は語る。このプロセスは、組織が自問自答するのに役立つと彼は言います。「自分たちがやっていることをどうやってやるの？なぜそうするのか、意味が分かりますか？私たちがやっていることをどう説明したらいいの？」
ワークフロープロセスに関するチーム合意を取得
最初に全員がワークフロープロセスの構造と詳細を理解し、同意することが重要です。バーゴインは、組織と協力して業務プロセスの理解と改善を支援するとき、共通の合意が重要であることを強調します。「プロセスマップは一日中作成できますが、行動は非常に重要です」と彼は言います。どうするかと言えば、行動を念頭に置いて変更プロセスを管理します。一日中プロセスを推薦して壁に貼ることはできますが、人々がそれに従わなければ、望みどおりの結果は得られません。」
だからこそ、バーゴインは、組織がチーム全体と協力して作業プロセスをどのように構築するかを共同で進めることを提案しているのです。そうすることで、最初から全員の賛同を得ることができるからです。
クリエイティブワークフロー/プロジェクト管理ソフトウェアを使用する
ソフトウェアがなくてもクリエイティブなワークフロープロセスを実装して実行できる組織もありますが、多くの専門家は、ソフトウェアがプロセスの追跡と混乱の回避に非常に役立つと考えています。
組織はソフトウェアを使用して、書面によるすべてのコミュニケーションをソフトウェア内に統合し、カレンダーアイテムとリマインダーを統合することで、プロジェクトのタスクの監視と承認、および作業のレビューをより簡単かつ効率的に行うことができます。
チェックインミーティングを開催
ソフトウェアやその他のデジタル通信手段を使用している場合でも、プロジェクトが予定通りに進んでいることを確認するために、チームと定期的にチェックインミーティングを行うと便利です。
プロジェクトの各フェーズでのクリエイティブ ワークフロー
またチームは、プロジェクトのさまざまなフェーズで次の重要ポイントを念頭に置く必要があります。
プロジェクト開始
正式なプロジェクトリクエストプロセスを採用し、社内チームがそれに従うようにしましょう。
「最大の柱の 1 つは、最初のリクエストプロセスです」と、Smartsheet のシニアプロダクトマネージャーであり、クリエイティブなワークフローを支援するソフトウェアを開発し、現在は Smartsheet の一員である Slope の創設者で元 CEO でもあるブライアン・ボシェは言います。「リクエストの提出先を知っておくことは本当に重要です。摂取プロセスを持つことは本当に重要です。」
受理プロセスにより、開始予定のすべてのプロジェクトを全員が理解し、最初に必要な情報を全員に提供できるようになります、とボシェは付け加えます。
プロジェクト開発
プロジェクト内のさまざまなタスクに必要な作業量を追跡し、可能な場合は作業負荷のバランスを取り、スケジュールが作業負荷の大きい特定のチームメンバーを考慮に入れていることを確認します。
Lucid Agency の Yowell は、彼女の組織では毎週会議を開き、各デザイナーや他のチームメンバーが取り組んでいることを評価していると言います。政府機関はソフトウェアを使用して、タスクにかかる時間に応じて、各タスクに1〜3ポイントを割り当てます。「そうすることで、タスクを概観してレイアウトできます。この番号システムがあれば、必要に応じてタスクをシャッフルする方法がわかります」と彼女は説明します。
クライアントのレビューと承認
レビュープロセスの最適な仕組み（締め切りを含む）をクライアントに伝え、クライアントが原因で発生する可能性のある遅延に注意してください。
クリエイティブワークフローを管理する方法
クリエイティブなワークフローを管理するには、組織内の強固なワークフローシステム、効率的なプロセスに従うことの重要性を理解しているチームメンバー、仕事の監督と追跡に長けたマネージャーが必要です。SaaS ツールも、クリエイティブ ワークフロー プロセスの追跡と管理に役立ちます。
クリエイティブワークフロースターターキットをダウンロード
クリエイティブチームを管理するための標準プロセスを作成したことがなければ、気が遠くなるかもしれません。この無料のスターターキットには、始めるために必要なすべてのリソースが含まれています。外部のクライアントでも自分の組織でも、整理整頓やワークフローの文書化、作成に必要なすべてのクリエイティブアセットの明確化、承認ラウンドの管理に役立ちます。
このキットには、次のものが含まれています。
- エンドツーエンドのワークフローに関連するすべての一般的なフェーズとサブタスクを含む、ExcelおよびMicrosoft Word用のクリエイティブなワークフローテンプレートです data-link-text。
- 外部クライアント向けに作成するクリエイティブアセットの要件を把握できる、Excel 用のクライアントクリエイティブブリーフテンプレートです 。
- シンプルな社内クリエイティブプロジェクトの仕様を文書化するためのMicrosoft Word用のシンプルなクリエイティブブリーフテンプレートです 。
- チェックインミーティングを効率化および簡素化するための、Excel と Microsoft Word 用の週次クリエイティブプロジェクトステータスミーティングテンプレートですdata-link-text。
- 社内または社外のクリエイティブアセットのレビューミーティングを組み立てるための、Microsoft Word用のクリエイティブレビューラウンドテンプレートです 。3回のレビューミーティング用のスペースと、最終承認用の署名欄を用意しています。
- Microsoft Word用のクリエイティブワークフローチートシートには 、クリエイティブワークフローを可能な限り効率的にする方法に関する専門家からのヒントが記載されています。
クリエイティブ ワークフロー管理における最大の間違い
エージェンシー内外の専門家によれば、クリエイティブ ワークフローの構成や管理をする上で組織が犯すよくある間違いがあります。ここでは、最も一般的な間違いをいくつかご紹介します。
- 設計作業へのクライアントの潜在的な貢献を割り引く。「キャリアの初期に私が犯した最大の間違いは、クライアントは何も分かっていないと考えたことでした。」とヨーウェル (Yowell) 氏は言います。「自分が何を言っているのかも分かっていないのに、変更を求めてくるなんて。」と考えていたと同氏は付け加えます。「それは間違いでした。」クライアントは会社の性格や業界の方向性を理解していると同氏は言います。例えば、エッジの効いた Web サイトのデザインはエンジニアリング会社には向かないだろうと理解しています。
- オリジナルに定期的にタッチポイントを当てたり、デザインの全体的な方向性を練ったりしない。「クライアントがデザインを 1 つも目にしないうちに多くの (Web) ページをデザインするのは、大きく裏目に出るかもしれません。」とヨーウェル (Yowell) 氏は言います。
- クリエイティブなワークフロープロセスを一部のプレイヤーのみの視点から構築し、全員の視点を含めないようにする。Burgoyne 氏は、プロジェクトマネージャーやその他のエージェンシーリーダーは、自分にとって意味のあるワークフロープロセスを構築しても、毎日仕事をする他のメンバーからの重要な考慮事項を含めていない可能性があると説明しています。「プロセスを開発する際には、プロセス自体に関わる人々と協力して、実際に機能するものにする必要があります。」と同氏は言います。「システムの観点からプロセスを見て、どうすればさまざまな部分がうまく一体となるかを見極めることが非常に重要です。」
この包括性は、新しいプロセス構造によって組織の仕事の進め方に大きな変化が生じる場合にも不可欠です。「人は、自分が関わっていない変化を非常に嫌う傾向があります。」とブルゴイン (Burgoyne) 氏は助言します。
クリエイティブワークフローを微調整する方法
ほとんどのクリエイティブワークフローは、上記のフェーズに従って構成されています。ただし、プロセスをさらに絞り込むには、次のようなさまざまな方法があります。
- デザインアセットの一元化:デザインアセットとファイルを一元的かつ整理された方法で管理します。すべてのチームメンバーが簡単にアクセスできるように、クリエイティブファイルをクラウドに保存できるオンラインツールの使用を検討してください。
- 命名規則を採用:すべてのファイルに厳密な命名規則に従ってください。
- 職場の構造化:従業員が仕事の優先順位を決めるのに役立つ職場構造を作りましょう。これには、中断のない仕事のために休暇を取らないようにしたり、定期的なチェックインをスケジュールしたり、全員が共同作業できるように特定の時間にオンラインにしたりすることが含まれます。
- 締め切りに間に合わせる:プロジェクトの進行に合わせて、チームメンバーがすべての期日を守れるようにします。締め切りが 1 つ過ぎると、プロジェクト全体に影響を及ぼすドミノ効果が発生する可能性があります。計画段階のタイムラインに柔軟性を組み込んで、この問題を先取りしましょう。
- 継続的なコミュニケーション:クライアントとのコミュニケーションを継続し、頻繁に状況を更新します。
- チーム時間の追跡:すべてのチームメンバーがプロジェクトに費やした時間を追跡して、作業負荷をよりよく理解できます。予算全体に対して費やされた時間を測定し、それを基にクライアントへの請求書に詳細を記載します。
Gianluca Ferruggiaは、組織とトップクリエイティブエージェンシーをつなぐのに役立つマーケットプレイス、DesignRushのゼネラルマネージャーです。彼は、クライアントのニーズを最大限に満たすためには、ワークフローを柔軟に保つことの重要性を強調しています。「アジャイル手法を導入することで、プロセスを反復し、適応させ、継続的に改善することができます。」さらに、「最初から明確な期待と役割を定め、定期的なフィードバックセッションを取り入れる」と彼は言います。
組織がアジャイル手法を実装するのを支援するソフトウェア企業であるBusinessmapのマーケティング責任者であるPavel Naydenovも同意します。「クリエイティブなワークフローを微調整するには、多くの場合、分析、適応、実装という反復的なプロセスが必要です」と彼は言います。「定期的なチーム振り返りのようなプラクティスや、カンバンベースのアプローチを取り入れることで、ワークフローを継続的に改善し、ボトルネックを減らすことができました。」
クリエイティブ ワークフローと部門横断型チーム構築に関するアドバイス
Makr Consulting (マカー コンサルティング) のブルゴイン (Burgoyne) 氏は、クリエイティブ エージェンシーや組織は、ワークフロー プロセスおよび管理が組織のアイデンティティに重要だと認識する必要があると述べています。
「実際にどのように問題解決を行い、どのように世界を捉えるかということと同義だからです。何が優先事項で、何が優先されないのか？」彼は説明する。「プロセスは自身が何者かということに大きく関わります。そしてそのプロセスが、製品の品質や成果の品質を決定します。」
バーゴインは、自身の専門ブログAdsubcultureでクリエイティブなワークフロープロセスについて書いています。同氏は、クリエイティブ ワークフロー改善の理解に役立つポイントをいくつか挙げています。それには次のものがあります。
- 従来のプロジェクト管理フレームワークを理解する
- さまざまな部門のメンバーが共同作業する部門横断型チームの構築方法を理解する
- 広告代理店の構造と組織を理解する
- クリエイティブ制作およびサービス ワークフローのさまざまな構造を理解する
- ウォーターフォールやアジャイルなどのプロジェクト管理手法がクリエイティブなワークフローにどのように役立つかを理解する
これらの方法論について詳しくは、このアジャイルプロジェクト管理ガイドと、ウォーターフォール手法をどのような場合に使用すべきかについてのこの記事をご覧ください。
クリエイティブ ワークフロー プロセスの変更を求めるクライアントへの対応
ワークフロー プロセスを大幅に変更するようなプロジェクト変更をクライアントが求める場合があります。クライアントですから、時にはそのリクエストに応える必要があります。しかし、提案された変更を受け入れることでプロセスが損なわれ、最終製品を損なう場合があります。このような場合はクライアントのリクエストに対し、 もちろん丁寧な説明とともに、やんわりと反論する必要があるかもしれません。
ジム・ハミルトンはコンテンツとコピーライティングの専門家であり、コンサルタント向けのニュースレター兼コミュニティであるPersuasive Alchemyの創設者です。「クライアントが既存のクリエイティブワークフロープロセスを変更したいと思うのは、通常、プロセスがどのように展開するのか確信が持てないか、成果を出す能力に自信がないためです」と彼は言います。「いずれにしても、これを克服する最善の方法は、プロジェクトの開始時にプロセスを段階的に説明することです。全体を通して、いつ、どこで意見を述べる機会があるかを明確にしましょう。ただし、すべてのクライアントが期待する高い品質基準を満たすためには、あなたのプロセスが必要であることを繰り返し述べてください。」
プロセスを変更したいクライアントを管理する方法について、他にもいくつかの重要なヒントがあります。
- 礼儀正しくする:迅速に対応する前に、常にクライアントの視点を理解するようにしてください。プロセス設定の重要性を冷静に、理解し、丁寧に説明してください。
- あきらめないで:クライアントがプロジェクトに悪影響を与えることがわかっている変更に固執しても、あまり簡単に譲歩しないでください。プロセスの構造と、それが最終的にどのように製品に役立つのかを説明します。
- 代替案を提示する:変更リクエストを行う際に、お客様の根本的な懸念点を把握するようにしてください。その後、ワークフロー プロセスを変更することなく懸念に対処できる代替案を提案します。
- プロセスの説明：DesignRushのFerruggiaは、「プロセスと、それがプロジェクトの成果にどのように役立つかについて、[クライアントに] 教育するのに役立ちます」と述べています。彼らが意図と期待される利益を理解していれば、彼らはあなたのやり方を受け入れる可能性がはるかに高くなります。
- アイデアにオープンであり続ける:古くからの格言にもあるように、顧客は常に正しい。仕事をやり遂げることができるような構造を維持したい一方で、柔軟性を保つことは助けになります。Naydenov氏は次のように述べています。「まずは、特定のニーズと期待を理解し、次にワークフローを妨げずにフィードバックを取り入れる最善の方法を戦略的に考えてください。「柔軟性は重要ですが、チームにとって有効なコアプロセスを維持することも同様に重要です。」
フェルッジアもこの考えを反映しています。「貴重な意見を受け入れることで、建設的な適応につながることもあります」と彼は言います。
より一般的には、FerruggiaとNaydonevはどちらも、クライアントのニーズを理解し、その関係を意図的に管理することの重要性を強調しています。
「クライアントの期待に応えるには、まず明確で現実的なタイムラインを事前に設定し、オープンなコミュニケーションを維持し、プロジェクトの進捗状況を定期的に更新することから始まります」とFerruggia氏は言います。「最終製品がクライアントの期待に沿うものになるように、クライアントのビジョンを完全に理解することも同様に重要です。」
「クリエイティブなプロジェクトでクライアントの期待に応えるために私が一番の秘訣は、明確なコミュニケーションプロトコルを設定し、プロジェクトを進める上で完全な透明性を確保することです」とNaydonev氏は言います。「定期的に最新情報を提供して、顧客に常に情報を伝え、期待に応えることが極めて重要です。」
クリエイティブ・ワークフロー・オートメーション
クリエイティブワークフロー自動化とは、組織がクリエイティブプロセス内の反復作業を合理化するために使用するソフトウェアを指します。自動化は時間を節約し、手作業や面倒なタスクを減らすことができるため、クリエイティブな作業自体により多くの時間を割くことができます。
オートメーションは広義の用語で、さまざまな特定の機能を網羅できます。多くのクリエイティブチームは、自動化を使用して次のことを行っています。
- クリエイティブアセットの一元化:一元化されたクラウドベースのソリューションですべてのクリエイティブアセットを保存、追跡、管理し、チームメンバーがいつでもどこからでもアクセスできるようにします。
- ダイレクトフィードバックの促進:設計に関するフィードバックを直接提供できるため、バージョン管理の問題に関する懸念がなくなります。
- 自動通知:ステータスの変更に関する自動通知とアラートを設定して、全員が最新情報を把握できるようにします。
- タイムラインと予算の監視:タイムラインと予算をリアルタイムで追跡して、プロジェクトの進捗状況と財務状況を常に管理できます。
- プロジェクトテンプレートの活用:マスタープロジェクト計画テンプレートを作成することで、セットアップを効率化し、新しいプロジェクトの重複を避けることができます。
- 重要なファイルの配布:適切なチームメンバーにファイルを配布して、ワークフローの効率を維持します。
- 承認ルート:品質とコンプライアンスを確保するために、必要な承認チャネルにファイルをルーティングします。
「私にとって、クリエイティブなワークフローの自動化とは、デジタルソリューションを利用して生産性を高め、手作業を最小限に抑えることです。これにより、リソースの割り当てがより効率的になり、プロジェクトのスケジュールが改善されました」と、BusinessmapのNaydonev氏は言います。「説明責任の強化、タスクの優先順位付けの改善、全体的な時間の節約など、メリットは多岐にわたります。」
優れたクリエイティブ ワークフロー プロセスが必要な理由
クリエイティブな作業をするどの組織にも、成果物と締め切りがあります。そうした成果物、つまりクリエイティブ作品とその締め切りは、作業の開始、開発、承認というプロセスがなければ、常に混乱に陥る可能性があります。関係者全員が、プロジェクトの詳細、プロジェクトを進めるために必要なこと、インプットを提供した人と提供していない人、そしてプロジェクトが予定通りに進んでいるかどうかを理解する必要があります。
すべての仕事を追跡して指示するクリエイティブなワークフロープロセスを持つことは、混乱を避けるのに役立ち、時間と費用の節約にもなります。クリエイティブワークフロープロセスを日常的に実装している組織には、グラフィックデザイン会社、広告代理店、デジタルクリエイティブエージェンシー（単にデジタルエージェンシーと呼ばれることもあります）などがあります。しかし他の多くの組織も、効率化のためにこのプロセスを実施しています。一部の組織では、メールやスプレッドシート、会議、継続的コミュニケーションに限られた、古いタイプのクリエイティブ ワークフロー プロセスを実施しています。また、ワークフロー管理に役立つソフトウェアやサービスとしてのソフトウェア (SaaS) ソリューションを使用する組織もあります。
Smartsheet を使ったリアルタイム業務管理で強力なクリエイティブ ワークフローを構築
Smartsheet は、有能なマーケティング チームが重要視する 3 つのポイントである「効果的なキャンペーン管理」、「一貫したクリエイティブ オペレーション」、および「強力なイベント ロジスティクス」をすべて支援しており、より効果的に作業してより多くのことを実現するのに役立ちます。 Smartsheet プラットフォームなら、いつでもどこでも簡単に作業の計画、保存、管理、およびレポート作成が可能なため、チームはより効率的かつ効果的に仕事を進めることができるようになります。作業に関して主要なメトリックを表示したり、リアルタイムの可視性を提供したりするために、ロールアップ レポート、ダッシュボード、および自動化されたワークフローを作成する機能も装備されており、チーム メンバーをつないで情報共有を促進することが可能です。 やるべきことを明確にすると、チームの生産性と作業達成能力が向上します。ぜひこの機会に Smartsheet を無料でお試しください。
