クリエイティブ業務管理: 総合ガイド

By Joe Weller | 2023年4月20日 (更新 2023年9月8日)

クリエイティブな業務は主観的であり (そして定義が難しい目標が含まれることが多い)、クリエイティブ業務を管理するのは困難です。しかし、クリエイティブ業務管理は、クリエイティブ チーム間の共同作業を改善し、会社のために情報に基づいたデータ主導の意思決定を行うために不可欠です。

そのため、Smartsheet は社内のクリエイティブ業務を合理化し、プロジェクトをより共同作業で管理したいと考えているリーダー向けに、包括的なガイドを作成しました。クリエイティブ業務管理のメリットや、絶えず変化する市場において、共有サービス チームがどのように創造し、提供するかを形作る、注目すべきトレンドをご紹介します。

クリエイティブ業務管理とは?

クリエイティブ業務管理により、クリエイティブのワークフロー プロセスがスムーズに実行されます。

クリエイティビティに関しては、物事を動かし続けるために何らかの形の仕組みが必要です。それがなければ、プロジェクトのアイデアは実現しないか、期限内に完了しないことがあります。クリエイティブ業務管理は、クリエイティブ チームのプロセスに構造を提供します。また、メトリックとデータを管理して、チームが目標とプロジェクト時間を確実に達成していることを確認するのにも役立ちます。

クリエイティブ業務管理とプロジェクト管理は一見似ているように見えるかもしれませんが、クリエイティブ業務管理の方が少し複雑です。 

クリエイティブ業務には、プロジェクトの管理だけでなく、最終製品を生産するための戦略に関する共同作業の管理も含まれます。クリエイティブ プロジェクト管理は、クリエイティブ プロセスの文書化された仕組みに焦点を当てている点で、よりシンプルと言えます。クリエイティブ業務では、チーム メンバーが部門横断的なコミュニケーションを理解し、クリエイティブ戦略のベスト プラクティスを常に把握しておく必要があります。

クリエイティブ業務管理の 3 つの要素

クリエイティブ業務管理の舞台裏では、さまざまなことが行われていますが、主な 3 つの要素は、人、プロセス、アプリケーションです。 

それぞれを詳しく見てみましょう。

  • 人: クリエイティブ チームを構成し、プロジェクトやクリエイティブ タスクを完了する人です。 
  • プロセス: クリエイティブ チームは、計画されたプロセスを使用して、さまざまなプロジェクトやタスクを完了します。 
  • アプリケーション: このプロセスは、コミュニケーションの取り組みを合理化し、タスクを調整し、実行されるすべての作業を整理するのに役立つアプリケーションとテクノロジーによって支援されます。 

このように、クリエイティブ業務のすべての要素は、他の要素に依存して機能します。十分に油を差した機械のように機能するには、プロセスの更新やチームのダイナミクスの変更など、各要素を常に最新かつ新鮮な状態に保つ必要があります。

クリエイティブ業務管理の 6 つのメリット

クリエイティブ業務は、生産性の向上、部門間のコミュニケーションの改善、より効果的なクリエイティブ プロジェクトの管理など、さまざまな方法でビジネスを改善します。

ここでは、クリエイティブ業務管理の具体的なメリットを 6 つ紹介します。

1. 効率性の向上

時には、長いタイムラインを必要とするプロジェクトを短縮することができない場合があります。しかし、プロジェクトをいつまでも長引かせてよいというわけではありません。適切なクリエイティブ ワークフロー管理により、クリエイティブ チームはより短い時間枠内でプロジェクトやタスクを達成できます。

2. 一貫性の増大

一貫性のないワークフローは、従業員の燃え尽き症候群をもたらすおそれがあります。単一の整理プラットフォームを使用すると、プロジェクトをチーム メンバーに割り当てる方法を合理化できるため、プロジェクトを一貫性のある高水準の品質でより効率的に提供できます。たとえば、管理プラットフォーム内で、特定の種類のプロジェクト用のテンプレートを作成できます。これにより、各プロジェクトのワークフローと割り当てられた時間数が同じになり、一貫性を保つことができます。

3. チーム全体での共同作業

通常、組織管理が改善されると、チーム内での共同作業も改善されます。そして、ここで魔法が起こります。また、一元的なプラットフォームにより、すべてのチーム メンバーが最新情報を把握できるようになります。これは、ハイブリッドまたはリモート ワーク環境で作業する企業にとって非常に重要です。

4. より高度なセキュリティ

クリエイティブ業務管理では、ブランド基準をさらに監視するとともに、クリエイティブ チームがそれらの基準を満たす高水準の作業の作成に集中できるようにします。これは、企業の監査や評価の際にコンプライアンスを確保するために重要です。

5. データに基づく意思決定

クリエイティブ業務管理はプロセスに構造を追加しますが、最終的にはクリエイティブな作業そのものに集中できる安定性を提供することでクリエイティブ プロセスを解放することになります。管理システムは、以前のプロジェクトの時間とタイムラインに関するインサイトを提供できます。堅牢なシステムを導入することで、利用可能な情報とデータに基づいて意思決定を行い、リソースの利用可能状況をより明確に把握し、プロジェクトの優先順位付けが容易になります。

6. リソース プランニング

意思決定に加えて、以前のプロジェクトから入手可能なデータに基づいて事前に計画を立てることができます。このデータには、プロジェクトの種類に応じて異なる、プロジェクトの専用時間または日数が含まれる場合があります。たとえば、ある種類のプロジェクトに当初設定された時間よりも多くの時間が必要であることに気付いた場合は、より多くの時間を組み込む必要があるかもしれません。そうすれば、さまざまなプロジェクトの資金、リソース、時間を正確に戦略化できます。

共同作業と一貫性は、クリエイティブ業務管理の利点の一部です。

クリエイティブ業務のベースラインを作成する方法

効果的なクリエイティブ業務管理の利点について説明したので、次はアップグレードされた独自のワークフローの作成を開始しましょう。この次のステップは、パーソナライズされたクリエイティブ業務を構築し、オペレーショナル エクセレンスを実現するのに役立ちます。

ステップ 1. 現在のクリエイティブ ワークフローの概説

クリエイティブ業務プロセスに有意義な変更を加えるには、まず現在のプロセスを明確に把握する必要があります。まず、現在のクリエイティブ ワークフローの概要を次のように整理します。

  • チームの意見を得る: プロセスやワークフローに大きな変更を加える前に、クリエイティブ チームのメンバーからフィードバックを得ることが重要です。彼らは現在のクリエイティブ プロセスに関して、これまでとは異なるより実践的な視点を提供することができ、影響力のある意思決定を行う際により多くのコンテキストを提供できるようになります。  
  • 現在のワークフローを観察する: 時間をかけて、現在のクリエイティブ ワークフローを実際に観察してください。クリエイティブの会議に出席し、プロジェクトにおけるコミュニケーション スタイルを評価して、チームの内部業務をより正確に把握します。 
  • 現在のプロセスを文書化する: クリエイティブ プロセスの現在の内部の仕組みについて十分に理解したら、ワークフローを書き留めるか図解して、正式に文書化します。 

現在のワークフローを文書化しておくと、次の 2 つのステップで非常に役立ちます。

ステップ 2. 問題を特定する

現在のクリエイティブ ワークフローをよりよく把握できたので、何がうまく機能していて、何に取り組む必要があるかを特定し始めることができます。 

  • リソースとタイムラインをレビューする: 利用可能なリソースとプロジェクトのタイムラインを確認します。あなたのクリエイティブ チームはタイムラインに従っていますか、それとも締め切りに間に合わないことが多いですか?プロジェクトをスケジュールどおりに完了するのに十分なリソースがありますか?それとも、必要のないプロジェクトにリソースを割り当てすぎていませんか?このステップは、リソースを再構成する機会を特定するのに役立ちます。 
  • デジタル ツールとプラットフォームを確認する: デザイナーやマーケティング担当者などのクリエイティブ担当者は、アセットを作成するために複数のオンライン ツールを使用する傾向があります。現在のツールを評価し、統合できるかどうか、または効率を向上させるために新しいツールを導入する必要があるかどうかを確認します。 

問題を特定したら、優先順位に従って整理し、解決します。クリエイティブ ワークフロー全体に大きな影響を与える問題を優先してください。大規模な問題を解決すると、最終的には小さな問題も解決することに繋がるかもしれません。

ステップ 3. ソリューションを確立する

クリエイティブ チームが現在直面している問題を特定すると、現在のワークフローを修正するための最適なソリューションをより適切に判断できます。 

  • 理想的なクリエイティブ業務のワークフローを計画する: 文書化された情報を使用して、理想的なクリエイティブ ワークフローの概要をマッピングします。まず開始点と終了点を計画し、その間の各ステップを 1 つずつマッピングしていきます。 
  • ソリューションを開発する: 問題を優先度順に評価したので、優先度の高い問題から取り組みます。これらの問題を解決するには、次のような追加のソリューションや専門家に頼る必要があるかもしれないことに留意してください。
    • 外部ツール: プロジェクト管理ツールを使用すると、チーム、現在のプロジェクト、リソースのギャップを可視化できます。
    • サード パーティのコンサルタント: ソリューションを策定するために経験豊富なコンサルタントを雇ってみてください。場合によっては、組織外の人にワークフローを確認してもらい、アクション プランを決定してもらう方が簡単なこともあります。

ソリューションを確立したら、新しく改善されたクリエイティブ ワークフローを文書化します。全チーム会議を開催して、更新されたワークフローを確認し、ドキュメントや図を共有して、全員が同じ認識を持つようにします。

クリエイティブ業務の役割

クリエイティブ チームには、戦略家、コピー ライター、デザイナーなど、さまざまな役割があります。ただし、クリエイティブ エージェンシーの業務を円滑に進めるためには重要な役割がいくつかあります。 

  • クリエイティブ業務マネージャー: この役割には、すべてのクリエイティブ プロジェクトとプロセスの管理が含まれます。マーケティング、ブランド、製品デザインについて十分な理解が必要です。彼らはクリエイティブ業務ディレクターと協力して問題に対処し、部門間のコミュニケーションを維持します。
  • クリエイティブ業務ディレクター: クリエイティブ業務のリーダーとして、クリエイティブな思考とビジネス思考の両方を持たなければなりません。クリエイティブ業務マネージャーおよびコーディネーターと協力しながら、プロジェクト管理と戦略的プランニングを主導します。
  • クリエイティブ業務コーディネーター: コーディネーターは日々のクリエイティブ業務をまとめます。プロジェクトのタイムライン、リソース、レポートを整理するサポートをします。また、プロジェクトの作業時間を監督し、複数の部門間で効果的にコミュニケーションをとる能力が必要です。 

これら 3 つの役割がなければ、クリエイティブ チームには、プロジェクトを期限内に完了し、効率的なクリエイティブ プロセスを維持するために必要なインフラストラクチャが不足してしまいます。

注目すべきクリエイティブ業務 5 つのトレンド

クリエイティブな業務の実例をお探しですか?クリエイティブ業務を管理する際のヒントとなる、最新のクリエイティブ業務のトレンドを 5 つご紹介します。

1. デジタル コンテンツの消費

ここ数年の間に、デジタル コンテンツの消費は大きく変化しました。今日、デジタル空間は変革の真っ只中にあります。クリエイティブとマーケティングの両方の担当者として、競争で優位に立つためには、デジタル コンテンツのトレンドを常に把握しておくことが重要です。  

2022 年、デジタル広告・マーケティング業界の市場規模は 4,600 億ドル相当に達しました。今後もデジタル コンテンツと広告の比重はさらに高まっていくと予想されます。

2. 大規模なパーソナライゼーション

マーケティングにおいて、画一的なアプローチはもはや選択肢ではありません。これは、的外れなキャンペーンで時間を無駄にするだけでなく、潜在顧客を永久に失うリスクもあります。今日の顧客は、自分に合わせてカスタマイズされた購入プロセスを期待するようになっています。たとえば、企業が以前の購入履歴を記憶し、適切な提案をし、自分だけに向けたオファーを作成することを顧客は望んでいます。 

パーソナライゼーションを適切に行うことで、顧客エンゲージメントとロイヤルティを高めることができます。それは組織にとって利益に繋がります。Twilio Segment (トゥイリオ セグメント) のレポートによると、ビジネス リーダーのほぼ 80% が、ブランドでパーソナライズされた体験をした消費者は、支出が増えると回答しています。 

企業はいくつかのチャネルでこのプロセスを開始していますが、顧客接点全体にマーケティング戦略を拡大するには苦労するかもしれません。プロセスと実践を統一するには、組織内で統一されたアプローチが必要です。  

パーソナライゼーションには、行動データに基づき、アクションのトリガーを設定することが必要です。これらのトリガーはテストする必要があります。成功が証明されれば、それらは部門間で共有されるビジネス ルールになるはずです。

パーソナライゼーションには、購入プロセスの段階に応じたカスタム メッセージや、さまざまな顧客ペルソナすべてを対象としたターゲット メッセージなど、よりクリエイティブなアセットも必要です。チームはデータを使用してアセットを設計しますが、その量は増加します。デジタル アセット管理ツールは透明性を提供し、整理された状態を維持するのに役立ちます。

3. 分散型チーム

今日のマーケティング チームはおそらく同じ建物内にはおらず、同じタイム ゾーンにさえいないかもしれません。リモート ワークやハイブリッド ワークの普及と、ベンダーや代理店への依存が相まって、仕事がサイロ化するおそれがあります。

チームにクリエイティブ プロセスのエンドツーエンドの可視性を提供するプラットフォームは、調整、共同作業、説明責任を促進します。クリエイターやプロジェクト マネージャーは、すべての作業を 1 か所で確認できるだけでなく、自動化を使用して校正を配布するなど、関係者の所在地に関係なく、すべてのフィードバックと承認を 1 か所で収集することもできます。

4. オムニチャネル マーケティングの複雑化

Adobe (アドビ) のデジタル トレンド レポートによると、リーダーの 79% が、顧客の期待は最高のオムニチャネル体験に合わせて常にリセットされると考えています。パーソナライゼーションに加えて、顧客は一貫性、つまりブランドのすべてのチャネルにわたるオムニチャネル体験を期待しています。

チームがサイロ化されていたり、単一のビジョンが欠けていたりすると、効果的な戦略を実行することが難しくなります。いずれにしても、これは重要なことです。一貫したマーケティング アプローチを採用する企業は、顧客満足度を向上させることができます。

チャネル間でブランドの一貫性を確保するには、マーケティング担当者は広告の計画と実施において透明性を確保する必要があります。企画から制作、デジタル アセット管理と配布に至るまで、信頼できる唯一の情報源があることで、組織はチャネル全体にわたって物語を構築し、一貫したブランド ストーリーを伝えることができます。

5. 急速に変化するキャンペーン

分散型ワークの増加に伴い、消費者のニーズは大きく変化しています。マーケティング担当者が変化に対応し続けるには、現状に合わせて顧客の最新のニーズを満たす方法が必要です。Adobe によれば、長期的なマーケティング計画よりも、即時的なニーズが重視されているといいます。 

一元化されたプラットフォームでリアルタイムにインサイトを共有することで、組織は急速に変化する環境に合わせてキャンペーンを迅速に方向転換できるよう、必要な情報を活用することができます。マーケティング担当者は、効果的なキャンペーンだけでなく、効果のなかったキャンペーンに関するデータを収集できます。また、市場からのフィードバックにリアルタイムで対応することもできます。

トレンドを理解することで、マーケティング リーダーは将来の計画を立てる際に、より適切な情報を得ることができます。顧客の現状を把握して対応することが、今後も関係を構築し続けるための方法です。

クリエイティブ業務管理を必要とする業界

クリエイティブ業務管理は、必ずしもクリエイティブ エージェンシーに限らず、さまざまな業界で役立ちます。以下に、クリエイティブ業務管理を活用できる可能性のある業界をいくつか紹介します。

小売

小売企業が繁栄し、利益を上げ続けるためには、効果的なデジタル広告とトレンドのコンテンツが不可欠です。小売企業はブランド認知度を広め、顧客に自社製品を購入してもらう必要があります。小売業界のクリエイティブ チームでは、オンライン グラフィックの作成、写真やビデオの撮影、SNS 投稿のモックアップの作成が必要になる場合があります。これには、マーケティング プロジェクトを追跡し、アセットがブランド ガイドラインに準拠していることを確認するためのクリエイティブ業務管理システムが必要になる場合があります。

広告とマーケティング

広告はクリエイティブ業務が最も多く行われる業界であり、クリエイティブ チームのおかげで成り立っています。クリエイティブ チームは、厳しい期限内にあらゆる種類のメディア チャネル向けのコンテンツを作成することが求められます。これらのアセットを通じてブランドのメッセージを効果的に伝えることもできるかもしれません。 

この業界では、効果的なクリエイティブ業務管理プラットフォームが必須です。個々の時間を追跡できるだけでなく、プロジェクトの時間とタイムラインも追跡できます。また、今後予定されているプロジェクトやメンバーの空き状況を確認できるため、チーム メンバーのプロジェクトへのスケジュール設定も容易になります。

出版

今日では、出版物は紙からタブレットや電子書籍などのデジタルへと移行しています。この変化にもかかわらず、出版チームは依然として、本を宣伝し、オンラインで公開して読者が購入し、読めるようにするまでのタイムラインが短く、予算も限られている場合があります。クリエイティブな管理プラットフォームを使用すると、編集者、装丁デザイナー、その他のグループのチーム間で作業が受け渡されるため、出版のタイムラインをより効率的に管理できます。

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