Smartsheet、初の「作業管理の未来」レポートでグローバル組織全体のリソース不足と、リソース革命を起こすためのサポートとテクノロジーの必要性を明らかに

データによると、従業員 5 人のうち 4 人以上が、プロジェクト マネージャーの肩書きや役割を持たない同僚がプロジェクトの管理を行っていると述べています。そうした従業員の半数以上が若手スタッフであり、大多数が正式なプロジェクト管理トレーニングを受けていないことがわかりました。

ワシントン州ベルビュー、2023 年 1 月 24 日 - 最新の作業管理のためのエンタープライズ プラットフォーム、Smartsheet (NYSE: SMAR) は本日、初の「作業管理の未来」レポート (年次レポート) をリリースしました。世界の何千人もの従業員を対象に、職場におけるプロジェクトおよびプロセス管理に関する調査が行われた結果がこのレポートにまとめられています。それによると、回答者の 96% が、自分の役職や正式なプロジェクト管理トレーニングを受けたかどうかに関係なく、プロジェクトを管理していることがわかりました。これは、世界的なリソース不足により、従来の役職がもはや作業の推進力になっていないことを示しています。調査により、リーダーが人材に焦点を当て、適切なテクノロジーを導入することによって、リソース不足からリソース革命に移行する機会があることが明らかになりました。

世界がマクロ経済的圧力下で徐々に再開しつつある現在、多くの組織は、業界や地理的な場所を問わず、人員、テクノロジー、サポートが不足した状態で運営されており、従業員は適切なトレーニングや経験を積むことなく、追加の仕事を引き受けざるを得ない状況であることが Smartsheet の調査でわかりました。回答者の 1/4 近く (24%) が、役職や職務記述書で定められた範囲外の仕事であるにもかかわらず、プロジェクトの管理を行っていると答えています。この「素人プロジェクト マネージャー」は、肩書きを持ったプロジェクト マネージャーよりも若手に偏る傾向があり、その 50% がフロントライン、サポート、または管理スタッフです。一方、肩書を持ったプロジェクト マネージャーの半数以上は中級から上級の管理職 (60%) です。 

Smartsheet の CPO 兼エンジニアリング EVP であるプラエリット・ガーグ (Praerit Garg) は、「私たちは世界的なリソース不足に見舞われています。しかし幸いなことに、この状況からリソース革命に移行して行くためのツールがあります。」と述べています。「組織が直面する制約がなくなるわけではありませんが、リーダーには、チームの現状に合わせてイノベーションを起こすという、またとない機会があります。企業は、作業を拡張し、人材を保持するのに役立つトレーニング、メンターシップ、ソフトウェアに投資して、従業員の能力を高め、サポートする必要があります。」

レポートでは、リソース不足からリソース革命に移行するための 3 つの重要なポイントが指摘されています。

• サポートは不可欠であり、チームはさらに多くのサポートを必要としている

一般の従業員がサポートの重要性を認識し、積極的に求めています。しかし、経営幹部を見てみると、プロジェクトの複雑な問題を解決するために必要なツールやプロセスにすでに投資していると述べる人の割合が組織の他の人々よりもはるかに高いことがわかりました (60%)。また、経営幹部はプロジェクト チームが人手不足であることをあまり認めない傾向にあります (経営幹部以外の従業員の 42% が人員不足であると述べているのに対し、経営幹部でそのように認識している割合は 20%)。多くのプロジェクトベースの業務が行われている今日、リソースとツールの両方に関して基本的なプロジェクト サポートの必要性が高まっており、経営幹部もそれを認識しなければなりません。

• 「中間作業」は、プロジェクトの成功と従業員の燃え尽き症候群を避けるために最も重要である

中間作業とは、プロジェクトを構成するタスクとプロセスを指し、プロジェクトを前進させる場であると同時に、プロジェクトが行き詰まる場でもあります。従業員の 3/4 近くが、近い将来、会社がプロジェクト チームに対しより少ない人員でより多くのことを達成するよう求めるだろうと予想しています (72%)。また、プロジェクト管理責任者の半数は、期限は今後も変わらないと予想しています (51%)。これは、チームにプロジェクトを成功させるために必要なリソースやツールがあるかどうかにかかわらず、物事の進行ペースが減速していないことを示しています。これらの課題を克服するために、チームは期限にとらわれる度合いを減らし、プロジェクトをスタートから完了まで導く中間作業をより重視する必要があります。レポートのデータにより、締切に関係なく、効果的に管理されたプロジェクトと仕事の満足度の間には明確な関係があることが示されています。従業員の半数以上 (54%) が、プロジェクトが円滑に遂行されているとストレスが減り、満足度が向上する (56%) と報告しています。 

• 繰り返し作業は無駄な作業である

プロジェクトの質は、それを構成するプロセスによって決まります。中間作業は非常に重要であるため、プロジェクトを確実に成功させる最善の方法は、学んだことを拡張性のある反復可能なプロセスに変えることです。レポートでは、経験豊富なプロジェクト マネージャーがいる場合、回答者は作業の質が向上した (57%)、効率が向上した (49%)、予算内に収まった (42%)、チーム間の協力関係が向上した (40%) と感じています。

「締切が厳しくなり、期待値が高まり、リソースが制約されるようになっていますが、プロジェクトベースの仕事は増え続けることでしょう。」と、Smartsheet の製品担当 SVP を務めるベン・カニング (Ben Canning) は述べています。「従業員は、適切なトレーニングや経験を積まないまま、ギャップを埋める必要に迫られています。組織がリソース革命を完全に受け入れるには、個々のプロジェクトに焦点を当てるのではなく、拡張可能で反復可能なプロセスの実装に重点を置き、長期的な成功に向けてチームを整える必要があります。」

「作業管理の未来 2023 年」レポートの全文と、あなたと会社に役立つインサイトをすべて読むには、ここをクリックしてください。

Smartsheet について

Smartsheet (NYSE: SMAR) は、現代の作業管理のためのエンタープライズ向けプラットフォームです。組織がより迅速に行動し、イノベーションを推進できるように、人とテクノロジーを結び付けて、数百万人ものユーザーがより多くのことを達成できるようにしています。詳しくは www.smartsheet.com をご覧ください。

レポート手法

Smartsheet 作業管理の未来レポートの調査は、2022 年 9 月に、18 歳から 74 歳の成人従業員 8,000 人を対象として Wakefield Research (ウェイクフィールド リサーチ) により行われました。対象者は従業員数 50 人以上の企業で働く人々で、米国、英国、オーストラリア、および DACH (ドイツ、オーストリア、スイス) の市場に均等に分布しています。回答者はすべて、自分たちは「始まりと終わりのあるプロジェクト」と定義されるプロジェクトベースの業務になんらかの形で従事していると自己申告しました。これらのプロジェクト従事者 (従業員 50 人以上の企業に勤める成人被雇用者の約 60% を占める者) の業種は IT、ビジネス サービス、ヘルスケア、製薬、銀行、金融関係、建設、製造など広範囲に及び、組織内における役職やレベルもさまざまです。