Smartsheet 作業管理の未来レポート 2023 年
プロジェクト管理はそれをサポートするプロセスによって成功へと導かれます。
今年の年次報告書で、弊社はトップ トレンド、なかなか解決しない問題、そして組織のさまざまなレベルに存在するずれといったプロジェクト管理の現状を明らかにします。また、組織内でプロジェクトベースの業務にアプローチする方法を再構築する実用的な手段も紹介するため、お客様の成功と従業員の福利を最大限に高めることができます。
2023 年のレポートを読む次のうち、お客様の会社での役割を最も適切に表しているものはどれですか？
お客様は適切なプロジェクト管理ツールに十分な投資をしたと考えるかもしれません。しかし、お客様のチームは実際にどのように思っているでしょうか？
の回答者は、自分たちの会社は一般的なプロジェクト管理の課題に対処するために必要なツールに対して十分な投資を行っていないと述べています。
の人はプロジェクトのペースや締切に追われていると感じています。
の人は正式なプロジェクト管理ソフトウェアへのアクセス権を持っています。
それでは、従業員やプロジェクトを上手に成功へ導くにはどうすればよいでしょうか？
従業員が求めるプロジェクトのサポートの種類を明らかにして、適切に投資します。
プロジェクトベースの業務に携わる人すべてが効率的なツールとリソースにアクセスできるようにします。
人々のニーズを把握できるように従業員が定期的にフィードバックを残せる方法を考えます。
すべての調査結果をご覧になる準備はできましたか？
可視性は、拡大していく合理化されたプロセス、持続可能なプロセスを作成することにおいて極めて重要です。ただし、従業員の大半は過去のプロジェクトに対するインサイトを確実に持っているわけではありません。
の人々は、自分たちが行っていることを手作業で上司に報告しなければなりません。
の回答者は会社全体のプロジェクトについて、最新情報を定期的に入手していないと述べています。
の人は過去のプロジェクトの教訓やプロセスにアクセスすることに問題があると述べています。
それでは、彼らがそれを必要としているとき、必要な情報に誰もがアクセスできるようにするにはどうすればよいでしょうか？
すべてのプロジェクトとプロセス関連の詳細をまとめて保管する、誰もがアクセスできる場所を 1 つ作成してください。
貴重な時間を節約し、プロセスの障壁を取り除くための自動化手法を採用し、適切な人材に情報提供を適時に行えるようにしてください。
過去のプロジェクトからの教訓について議論するための事後分析を実施し、その知識をもとにして人々が今後の取り組みに利用できる拡張可能かつ反復可能なプロセスを構築してください。
すべての調査結果をご覧になる準備はできましたか？
締切は変わりません。しかしプロジェクトが機能不全となる最大の原因は、実際は「中間作業」にあります。
の人は、近い将来、会社がプロジェクト チームに対し少ない労力で多くを達成するよう求めるだろうと予想しています。
プロジェクトのプロフェッショナルは締切は今後も変わらないと予想しています（例えば、成功させるためのリソースやツールがあるかどうかに関わらず、仕事が減速することはない）。
の回答者はプロジェクトが最初から最後まで円滑に遂行しているときはストレスのレベルが低いと述べています。
それでは、限られた時間とリソースの中で、日々の業務をさらに円滑に遂行するにはどうすればよいでしょうか？
反復的な手動プロセスを可能な限り排除してください。そうすればチームは最もインパクトの強い作業に集中することができます。
プロジェクト関連の詳細すべてを保管する場所を 1 つ作成してください。それにより誰もが必要なものにアクセスすることができます。また、それが最新のものであることを確信できます。
プロジェクトのゴールに到達するために必要なリソースすべてを特定してください。加えて、リソースの再割り当てや予算の削減が必要な場合は適所に緊急時対応計画を準備してください。
役職に関わらず、最終的にはお客様がプロジェクトを管理することになるのはよくあることです。しかしそれは仕事を効率的に行うための適切なサポートを受けられるという意味ではありません。
の人々は、それが自分たちの正式な職務記述書の内容ではなくても、必要に迫られてプロジェクト マネージャーの役割を担うと述べています。
(全プロジェクト チーム中) が日常的な人員不足であると報告しています。
の人はプロジェクトのペースや締切に追われていると述べています。
プロジェクトベースの業務はすぐに無くなるものではありません。では、燃え尽き症候群を防ぎ、より持続可能で拡張可能なプロセスを作成するという面においてどうすればより効率的に働けるでしょうか？
不必要なタスク、ワークフローの障壁、およびプロジェクトの遅延に時間を費やすことを避けるために、反復可能プロセスを自動化してください。
プロジェクトやプログラムの現状および職務上の枠を超えた学びに対する可視性を提唱することにより、サイロ化された知識を取り除いてください。
適切なツールに投資を行うよう指導者に働きかけることにより、自らのプロジェクトを構想から実行まで計画、追跡、および管理するための適切なサポートを確保してください。
すべての調査結果をご覧になる準備はできましたか？
Which of the following best represents your role at your company?
You may think you’ve adequately invested in the right project management tools… but what do your teams really think?
of respondents say their company is not investing enough in the tools needed to address common project management challenges.
of people are overwhelmed by the pace of their projects and deadlines.
of people have access to formal project management software.
So, how can you better set up your employees and projects for success?
Identify the types of project support your employees need, and invest appropriately.
Ensure that all those working on project-based work have access to effective tools and resources.
Create ways for employees to regularly leave feedback so you can stay on top of the needs of your people.
Ready to dive into all the findings?
Visibility is crucial to creating streamlined, sustainable processes that scale – but the majority of workers don’t reliably have insight into past projects.
of people have to manually update their boss on what they’re doing.
of respondents say they aren’t getting regular updates on projects across the company.
of people say they face challenges accessing learning and processes from past projects.
So, how can you ensure everyone has access to the information they need, when they need it?
Create one place that houses all project and process-related details that everyone can access.
Leverage automation to save valuable time, eliminate process bottlenecks, and ensure the right people are looped in at the right time.
Conduct postmortems to discuss learnings from past projects and use that knowledge to build scalable, repeatable processes that people can use for future efforts.
Ready to dive into all the findings?
Deadlines are what they are – but the biggest source of project dysfunction is actually the “middle work.”
of people expect their company to ask project teams to accomplish even more with less in the near future.
project professionals expect deadlines to stay the same moving forward (i.e. things aren’t slowing down, regardless of if they have the resources or tools to be successful).
of respondents say their stress levels are lower when projects run smoothly from start to finish.
So, how can you ensure that the day-to-day work runs more smoothly — even with tight time and resources?
Eliminate repetitive, manual processes wherever possible so your team can focus on the most impactful work.
Create one place to house all project-related details so everyone has access to what they need – and they can be confident that it’s up-to-date.
Identify all necessary resources to get your project over the finish line. Plus, have a contingency plan in place if you need to reallocate resources or pull back on budget.
Regardless of your job title, it’s likely that you end up managing projects. But that doesn’t mean you have the proper support to do your work effectively.
of people say they step into the role of project manager out of necessity, even if it’s not part of their official job description.
of all project teams who report being understaffed on a regular basis.
of people say they are overwhelmed by the project pace and deadlines.
Since project-based work likely isn’t going away anytime soon, how can you work smarter — both to prevent burnout and create more sustainable, scalable processes?
Automate repeatable processes to avoid time spent on redundant tasks, workflow bottlenecks, and project delays.
Eliminate knowledge silos by advocating for visibility into project and program status and cross-functional learnings.
Ensure you have the proper support to plan, track, and manage your project from ideation to execution by encouraging leadership to invest in the right tools.
Ready to dive into all the findings?
