Smartsheet 作業管理の未来レポート 2023 年
プロジェクト管理はそれをサポートするプロセスによって成功へと導かれます
2023 年 1 月
方法論
Smartsheet 作業管理の未来レポートに関する初回調査は、2022 年 9 月に、18 歳から 74 歳の成人従業員 8,000 人を対象として Wakefield Research (ウェイクフィールド リサーチ) により行われました。対象者は従業員数 50 人以上の企業で働く人々で、米国、英国、オーストラリア、および DACH (ドイツ、オーストリア、スイス) の市場に均等に分布しています。回答者はすべて、自分たちは「始まりと終わりのあるプロジェクト」と定義されるプロジェクトベースの業務に従事していると自己申告しました。
これらのプロジェクトのプロフェッショナル — 従業員 50 人以上の企業に勤める成人雇用者の約 60% を占める者 — の業種は IT、ビジネス サービス、ヘルスケア、製薬、銀行、金融関係、建設、製造など、広範囲に及びます。また、経営幹部レベルおよび上級管理職 (13%)、上級経営者および中間管理職 (28%)、およびアナリスト、アカウント リード、その他の専門家 (27%)、業務支援スタッフ (15%)、現場の作業者 (15%) ならびに自らの職務を「その他」とする人たち (2%) など、組織内での職位は広範囲に及びます。
はじめに: プロジェクト管理の現状
今日のビジネス社会において、プロジェクトベースの仕事とは、端的に言えば働き方です。今後はお客様自身がプロジェクトを管理することも増えてくるでしょう。それは正式な研修を受けている、適切なツールを利用している、または「プロジェクト マネージャー」という役職に就いているかどうかは関係ありません。
つまり、あらゆるプロジェクトベースの仕事を扱う組織においては誰もがプロジェクト マネージャーなのです。事実、回答者の 80% 以上の人が述べたのは、プロジェクト管理は少なくとも、役職や職務記述書に「プロジェクトの管理」を含まない人によって行われた事があるということでした。
プロジェクト マネージャーの異なるグループ
今日ではほぼすべての人がプロジェクトを管理していますが、それは誰もが同じレベルのプロジェクト管理経験をもっているという意味ではありません。実際、調査では、プロジェクト マネージャーには以下の 3 つの異なるグループがあることがわかりました。
一般のプロジェクト マネージャーと呼ばれる人たちは、さまざまな理由でプロジェクト管理に従事するのです。通常、それは単に必要に迫られてということです。65% の人が、 誰も PM (プロジェクト マネージャー) の役割に着手する人がいない、チーム メンバーが退社する、または間に合わせで代役を立てなければならないという理由で彼らがプロジェクト管理の責任を担っているのだと述べています。さらに、一般のプロジェクト マネージャーの 45% の人は、上司に言われるがまま、単にプロジェクトを管理していると述べています。これは、臨時的な責任の性質を暗示するものです。
プロジェクト管理グループを巡っては弱点が存在しています。
興味深いことに、このプロジェクト マネージャーの 3 つの異なるグループでは、誰もが異なるレベルの経験をしているにも関わらず、現在のプロジェクト管理の状態における問題点については誰もが同じような報告をしています。
ほぼすべての回答者 (91%) が、従業員が複数のプロジェクトを渡り歩く (45%)、リモート ワークとなる (40%)、長時間退席する、またはその他の理由に起因するかどうかに関係なく、自分たちの組織はプロジェクト管理の問題に向き合っていると述べています。こういった課題を体験している人たちのうち、85% の人はプロジェクトのペースと締切に追われていると述べています。
この機能不全の結果としてネガティブな感情を報告する人々もいます。プロジェクトが失敗に終わったとき、欲求不満は一番最初に起こる感情であり (58%)、続いて燃え尽き症候群 (31%)、困惑 (27%)、怒り (26%)、そして無気力 (25%) が起こります。結果として、ほぼ 30% の人が転職先を探したり、昇進を逃したりとキャリアに直接影響を及ぼしたと報告しています。
地域や企業の規模を反映した弱点
上記に述べた問題は 1 つの地域または企業の規模に特有のものではなく、むしろ人口統計学においては同じような割合で報告されていることに注目すべきです。
調査は 4 つの異なる市場で 7 か国に及んで行われましたが、報告された課題はどれも見事に一致していました。
これらの回答を役職、地域、そして企業規模を越えてまとめると、明確な絵図が浮かび上がります。現状では、プロジェクト管理は持続可能なものでもなければ成功に向けて最適化されたものでもないのです。また、不十分なプロジェクト管理がもたらす問題から逃れられる人はいません。これはビジネスの成果に影響を及ぼすだけでなく、従業員の福利において精神的な負担を与えます。
そこで、次のような疑問が生じます。プロジェクトベースの仕事が今後も続くとすれば、一貫して成功を促進する方法 (ビジネス メトリックと従業員の福利という観点の両方) において私たちはどうすれば前進できるのでしょうか？
プロジェクト管理グループを巡っては弱点が存在しています。
興味深いことに、このプロジェクト マネージャーの 3 つの異なるグループでは、誰もが異なるレベルの経験をしているにも関わらず、現在のプロジェクト管理の状態における問題点については誰もが同じような報告をしています。
ほぼすべての回答者 (91%) が、従業員が複数のプロジェクトを渡り歩く (45%)、リモート ワークとなる (40%)、長時間退席する、またはその他の理由に起因するかどうかに関係なく、自分たちの組織はプロジェクト管理の問題に向き合っていると述べています。こういった課題を体験している人たちのうち、85% の人はプロジェクトのペースと締切に追われていると述べています。
この機能不全の結果としてネガティブな感情を報告する人々もいます。プロジェクトが失敗に終わったとき、欲求不満は一番最初に起こる感情であり (58%)、続いて燃え尽き症候群 (31%)、困惑 (27%)、怒り (26%)、そして無気力 (25%) が起こります。結果として、ほぼ 30% の人が転職先を探したり、昇進を逃したりとキャリアに直接影響を及ぼしたと報告しています。
地域や企業の規模を反映した弱点
上記に述べた問題は 1 つの地域または企業の規模に特有のものではなく、むしろ人口統計学においては同じような割合で報告されていることに注目すべきです。
調査は 4 つの異なる市場で 7 か国に及んで行われましたが、報告された課題はどれも見事に一致していました。
これらの回答を役職、地域、そして企業規模を越えてまとめると、明確な絵図が浮かび上がります。現状では、プロジェクト管理は持続可能なものでもなければ成功に向けて最適化されたものでもないのです。また、不十分なプロジェクト管理がもたらす問題から逃れられる人はいません。これはビジネスの成果に影響を及ぼすだけでなく、従業員の福利において精神的な負担を与えます。
そこで、次のような疑問が生じます。プロジェクトベースの仕事が今後も続くとすれば、一貫して成功を促進する方法 (ビジネス メトリックと従業員の福利という観点の両方) において私たちはどうすれば前進できるのでしょうか？
これらの回答を役職、地域、そして企業規模を越えてまとめると、明確な絵図が浮かび上がります。現状では、プロジェクト管理は持続可能なものでもなければ成功に向けて最適化されたものでもないのです。また、不十分なプロジェクト管理がもたらす問題から逃れられる人はいません。これはビジネスの成果に影響を及ぼすだけでなく、従業員の福利において精神的な負担を与えます。
そこで、次のような疑問が生じます。プロジェクトベースの仕事が今後も続くとすれば、一貫して成功を促進する方法 (ビジネス メトリックと従業員の福利という観点の両方) において私たちはどうすれば前進できるのでしょうか？
プロジェクト管理をより扱いやすくするための 3 つの重要な調査結果
プロジェクト管理を成功させるには、大規模な思考の転換が必要です。それは、単発プロジェクトから離れ、シームレスなプロジェクト作業と改善されたチーム間の共同作業を可能にする、繰り返しが可能で拡張性のあるプロセスの構築に移行することです。
この移行を支援するために、弊社は 3 つの重要な調査結果を特定しました。
以下のセクションでは、上記の点について詳しく述べていきます。上記の重要点を導き出した調査データを検証し、これらの弱点がお客様の最終的な収益にどのように影響を及ぼすかについて探っていきます。次に、従業員、プロジェクトおよびプロセスを組織の目標により近づけるための変更方法について、実行可能な提案をしていきます。
重要な調査結果 #1: 日々のプロジェクト作業が最も重要である
よくできた物語と同様に、プロジェクトには始まり (計画)、中間 (遂行)、そして終わり (締切) があります。しかし、締切が近づくと、それに対するストレス (さらにそれに間に合わせようとする努力) が過度に大きくなることがよくあります。
まさに、締切とは昔から仕事を完了させることにおいては常に重要な部分でした。さらに、現実として締切 (それに伴うストレス) は常に存在するものです。プロジェクトのプロフェッショナルの約 50% の人が、締切は今後も変わらないと予想し、26% の人は締切が短縮されるだろうと予測しています。
しかし、プロジェクトの緊張の源としてこのような厳しい期限を重要視しがちですが、それらは実際のプロジェクトの成功に関して運命を左右する要因ではありません。つまり、締切を伸ばしても成功の可能性は高くならないかもしれませんし、締切を短縮することで必ずしもお客様が失敗する運命にあることを意味するわけではありません。
それよりむしろ重要なことは、中間作業に集中することです。中間の作業とは、確実なワークフローを確立する、細分化されたタスクを順番に仕上げていく、コミュニケーションを上手く取る、そしてチームで協力するなど、プロジェクトを完成させるためにチームの作業として日々行う業務のことです。
それでも企画や締切は非常に重要なパズルのピースではありますが、この日々行う業務 (およびその実行方法) こそが本当の意味でプロジェクトの成功を決定するものなのです。本来、チームがこの中間作業をどのように遂行するかということが、締切に間に合うかどうかということよりも、プロジェクトの成功をより指し示すものなのです。
プロジェクト機能不全がもたらす代償
プロジェクトの成功への最大のハードルは、締切を守る能力ではなく、機能を果たしていない中間作業の結果です。一般的に報告されたプロジェクトの問題点には、すでに終えた作業の重複 (37%)、不必要に却下する作業または無関係な作業 (27%)、および古い情報または誤報の送信 (23%) などの作業が含まれています。
人々はまた、中間作業中に一貫して意思疎通の断絶があると、結果として仕事にも影響が出て悩みます。回答者の 29% の人が責任を減らされたり取り上げられたりしたことを見たことがあり、13% の人がプロジェクトから完全に除外された経験をしたか、他の人がそうなったことを見たことがあると述べています。その上、こういった一貫した問題は人々の仕事と生活のバランスに悪影響を及ぼします。回答者の 50% の人は長時間労働を経験したりその必要性を見たことがあると述べています。
より円滑な中間作業がプロジェクトのさらなる成功へと繋がるのです。
しかし、これらすべてには明るい兆しがあります。中間作業を改善することにより多くの時間と努力を割けば、プロジェクト管理を最適化して継続的な成功を収めるチャンスがあります。もちろん、チームの士気を高めることにも繋がります。
調査の回答者によると、プロジェクトが順調に進んでいるときは (単に期限内に納品しているときとは対照的に)、仕事に対してやりがいを感じる (56%)、ストレスの程度が低い (54%)、および自分の勤務日を上手く管理できている (49%) ということを認識しています。さらに、円滑に遂行するプロジェクトにより、チーム メンバーは仕事中にプロジェクトへの貢献度により集中することができます (42%)。
これらの利点はプラスの波及効果も及ぼします。安定したプロジェクトは、同僚 (47%) と会社のリーダー (41%) 両者間における仕事上の関係性を速やかに改善する傾向があります。これらの利点は仕事以外のことにも及びます。プロジェクトが円滑に遂行している場合、回答者は、関係性や活動に対して前向きになる (36%)、勤務終了後は仕事について考える時間が少ない (30%) と述べています。
これは、孤立や燃え尽き症候群 (多くの場合、仕事と生活の境界線がはっきりしていないことが原因) が一般的になりつつある今日の分散型労働力においては特に重要です。 distributed workforce
結論: 中間作業に進んで取り組みましょう
プロジェクトの成功を強化するには、大きな変化を必要とします。それは、締切にこだわるより、プロジェクトをより円滑に進めるために必要な手順やリソースに今以上に集中して取り組むことです。好調な業績を上げることと従業員の福利を向上させるという両方の観点において、組織の成功を最大限にするために重要なことは日々の中間作業を可能な限り円滑に遂行させることに集中することです。
重要な調査結果 #2: お客様のチームには成功に向けてより多くのツールとリソースが必要である
すべての組織レベルにとって朗報なのは、プロジェクト管理がうまくいくと、組織とその人員の効率が上がるという明確なコンセンサスが得られることです。プロジェクトのプロフェッショナル (経営幹部レベルから遂行の役割を担う者まで) は、経験豊富なプロジェクト マネージャーが遂行するプロジェクトは仕事の質がより高い (57%)、効率が上がる (49%)、予算内で収まる (42%)、作業が時間通りに完了する (39%)、そして共同作業が増えた (40%) と述べています。
しかし、効果的な中間作業の利点について理解できたとしても、プロジェクトの円滑な遂行への移行を促進するにはどうすればよいでしょうか？まず最初に: 組織のリーダーは、チームが切実に必要としていることをサポートすることに説明責任を負う必要があります。
上級リーダーと会社のその他の者との間にあるずれを探る
調査では、十分なサポートが実際に意味することについて、リーダーたちと一般社員との間には大きなずれがあることが明らかになりました。上級リーダーの 60% の人が、会社は通常のプロジェクトの複雑な問題に対処するために必要なツールに必要な投資を行っていると述べる一方、経営幹部以外の個人でそのように答えた人は 36% しかいません。
別の見方をすれば、36% の上級経営者、41% の中間管理職、および実際に作業を行っている 43% の人たち (一般社員、最前線で働くスタッフ、または下級管理職など) は、プロジェクト チームは通常人員不足であると感じているのに対し、経営幹部レベルのリーダーではわずか 20% しかいないということです。さらに、今後については、72% の人が自分たちの会社はプロジェクト チームに対し、より少ない労力で多くのことを達成するよう求める可能性があると述べています。
これは、現在の状況と今後のキャパシティの両方に関して、リーダーシップと会社のその他の者との間に著しい格差があることを明らかにしています。これらの問題が手に負えない状況に陥る前に対処するためには、経営幹部レベルのリーダーと上級リーダーが自分たちのチームの戦術的ニーズを理解し、そのニーズを満たすことを約束することが必要不可欠なのです。
プロジェクト管理ソフトウェアが十分に活用されていない
サポートの形態の 1 つとしてプロジェクト管理ソフトウェアがあります。これはチームが請け負う特定業務とプロジェクトをサポートするために設計されたものです。残念なことに、仕事上でこれらのツールを使用していると回答した人はわずか 35% でした。一般のプロジェクト マネージャー (すでにご承知の通り急速に増加し、リソース不足が深刻なグループ) においては、わずか 11% の人しかプロジェクト管理ソフトウェアを利用していません。
このことは、プロジェクト管理ソフトウェアを導入することで時間、費用、そしてリソースの節約を実現できるあらゆる業界や規模の組織にとっては大きなチャンスを見逃したことになります。さらに、プロジェクトのプロフェッショナルで専用のプロジェクト管理ソフトウェアを使用している人の 78% は、市販のソフトウェアを使用している人の 67% およびプロジェクトの管理においてソフトウェアは一切使用していない人の 57% と比較すると、 自分たちの会社の取り組みにより仕事と生活のバランスが保たれていると述べています。
チームの目標達成には適切なサポートが必要である
プロジェクトの成功と従業員の福利を長期的に向上させるために、組織は「十分なサポート」とはどのようなものであるかを理解し、プロジェクトベースの仕事に取り組んでいるすべての人々のために適切なツールとリソースに投資しなければなりません。結論: お客様の社員は求めています。行動に移すのはお客様次第です。
重要な調査結果 #3: プロジェクトはプロセスに従ってこそ良い結果となる
単一のプロジェクトを成功に導くことができたとしても、その取り組みを広げるためには強固で反復可能なプロセスが必要です。もはやプロジェクトを 1 回限りの取り組みとして考えることには意味がありません。なぜなら、現実には、プロジェクトベースの作業は常に起こるものであり、この継続する作業の成功はそれを支えるプロセスの強さと拡張可能性に直接結びついているからです。
チームは過去のプロジェクトと学んだ教訓をより明確に把握する必要がある
強固なプロセスを構築するために、まずは過去のプロジェクトからの教訓を把握する必要があります。残念なことに、この情報は確実に入手できるものではありません。94% の人は自分たちの職務を効率的に行うために別のプロジェクトからの教訓に頼る一方で、85% の人はこれらの教訓にアクセスすることにおいて問題があったと述べています。また、調査の回答者の 35% の人がプロジェクトのプロセスに関する教訓は組織全体で定期的に共有されていないと述べています。
サイロ化されたこれらの情報に対処する方法の 1 つは、プロジェクト管理ソフトウェアを導入することです。プロジェクト管理ソフトウェアによりチームは組織全体で起きているすべての作業を視覚で理解し、さらには過去のプロジェクト情報を取り込んでアーカイブに保管することができるようになります。調査の回答者のうち正式な作業管理ソフトウェアを使用している人の 70% は、うまくいっていることとそうでないことを定期的に見抜く力を得る機会があると述べていました。
過去のプロジェクト データに確実にアクセスすることで、うまくいっていることとそうでないことを確認することができます。次に、これらの教訓を活用して合理化された、反復可能なプロセスを作成します。これは、各個人のプロジェクトがゴールに到達すること、および長期的な成功に向けて自らの力を発揮することの両方において、仕事の進め方を向上させる重要点です。
最大限の効率、最小限の手作業
強固かつ反復可能なプロセスを開発したら、冗長性をさらに排除して時間を節約するチャンスを探す価値が生まれます。すなわち手動プロセスを削減します。おそらく、お客様の組織はそれでもなお、最低限の手作業に頼ることになります。回答者の 53% は、時間のかかる手動プロセスを使ってプロジェクト チームに進捗状況とリマインダーを送信していると述べています。
プロジェクト管理ソフトウェアでは特定のタスク、リマインダー、および更新を自動化することができます。これによりチームは最もインパクトの強い作業に集中して時間を割くことができます。実のところ、プロジェクト管理ソフトウェアを使用している人の 50% 以上が自動化されたプロセスへと移行しました。これに比べソフトウェアを使用していない人の移行はわずか 30% です。
自動化は可視性を向上させることにも役立ちます。プロジェクト管理ソフトウェアを使用している人の 45% は、影響を及ぼす可能性のあるプロジェクトの定期的な更新を行っていると報告していますが、ソフトウェアをまったく使用していない場合は 21% のみでした。
プロジェクト思考からプロセス思考へと変わるときが来ました ツールもそれに合わせて利用しましょう
これでプロジェクト管理ソフトウェアの必要性は十分に理解できます。拡張可能で、反復可能な、自動化されたプロセスを作成してプロジェクトを推進させるだけでなく、過去と現在のプロジェクトに可視性させ、これらのプロセスを引き続き改善し、強化し、そして最大限に利用することができるのです。最終的には、それがお客様の力を発揮させるプロセスとなります。そして、プロジェクト管理ソフトウェアがそれを実現させます。
最終結論: 組織の継続的な成功は円滑なプロジェクト管理とプロセス管理に左右される
この 1 年でプロジェクト管理について学んだことが 1 つあるとすれば、それは、誰もがそれに関わっているということです。これには「正式な」プロジェクト マネージャーであるかどうかは関係ありません。うまく対処して会社の目標を達成するには、プロジェクトの最初から最後まで、何度も繰り返し、堅実で持続可能な方法がすべての人にとって必要となります。
このことは増え続ける一般のプロジェクト マネージャーにとっては特に重要なことです。彼らには仕事をうまく進めるために必要なツールがいつも不足しています。有能なプロジェクト管理ソフトウェアは、このグループが感じているトレーニングと経験の間にあるずれをなくすことができます。なぜならリアルタイムの可視性を提供してチーム間のコラボレーションを促進させることができるからです。
プロジェクト管理を成功させるには、1 度限りのサイロ化されたプロジェクトから、連続した、総合的かつ協力的なプロジェクトベースの作業に向けて精神的な変化が求められます。これを行うには 3 つの重要な原則が求められます。
この変更はすぐに起こるものではありませんが、時間の経過とともにより速く、より簡単になります。プロジェクト管理ソフトウェアは、一般的なプロジェクトの課題の負担を軽減するために特別に設計されたもので、作業の可視性を促進し、反復的なタスクを自動化し、個々のプロジェクトの引渡しから組織全体の継続した進捗状況まで、効率化した工程を構築することができます。
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