どのようなプロジェクトでも、作業ですべてのステップが計画どおりに進むことはめったにありません。優先順位が変化したり、市場が変動したり、チームが変わったりする際には、対応し、方向転換し、調整する能力が、計画そのものと同じくらい重要になってきます。柔軟性は、プロジェクトおよびポートフォリオの管理において単に「あるとよいもの」ではなく、ゴールに到達するために不可欠な要素です。
この記事では、計画プロセスに高度な適応性を取り入れるための 5 つのヒントと、柔軟なプロジェクトおよびポートフォリオ管理 (PPM) 戦略の主な利点についてご紹介します。
PPM 計画に柔軟性を取り入れるための 5 つのヒント:
1. 適応力のある考え方を養う: 厳格な PPM 手法は混乱が生じると破綻しがちです。一方、スクラムやカンバン (または各手法を組み合わせて融合させたもの) などのアジャイルの原則と実践は、計画や実施において変化に柔軟に対応できる適応性を高めます。これらのアプローチでは、プロジェクトを小さなタスクに分割し、ビジネス価値に基づいて成果物を優先順位付けし、フィードバックと教訓に基づいて繰り返します。柔軟なアプローチであれば、変化する要件にチームがうまく対応できるようになります。
2. 緊急時対応計画を作成する: 緊急時対応計画があれば、不測の障害に直面した場合に、その問題が内部的なもの (リソースの制約、技術的な障害、プロジェクト範囲の変更) か外部的なもの (市場の変動、規制の変更、自然災害) かを問わず、プロジェクト目標を達成可能な状態にしておくことができます。代替アプローチとフォールバック オプションを決めておくことで、組織は目指す結果に向けて取り組みながら、戦略を適応させることができます。緊急時対応計画ではまず、主要なリスク要因を特定し、リスク要因がプロジェクト目標に及ぼす潜在的な影響を評価します。また、リスク目標を軽減するための具体的な戦略の概要を示します。ベスト プラクティスと戦略の詳細については、こちらのビジネス緊急時対応計画の作成に関する記事をご覧ください。
3. 関係者の関与を優先させる: プロジェクトのライフサイクル全体を通じて早期の段階から頻繁に関係者に関与してもらい、組織の目標だけでなくその過程で生じるあらゆる変更についての認識を一致させます。関係者に積極的に情報を共有することで、潜在的な問題を早期に発見し、介入し、解決することができ、最終的にタイムラインやマイルストーンへの影響を最小限に抑えるのに役立ちます。関係者管理計画のテンプレートなど、関係者の管理とコミュニケーションに関してサポートが必要な場合は、こちらの「The Definitive Guide to Stakeholder Management (関係者管理の決定版ガイド)」をご覧ください。
4. テクノロジーとツールを評価する: 混乱に備えておくためには、計画の変更に容易に適応できるツールが必要です。PPM プラットフォームは、カスタマイズ可能なワークフロー、リアルタイムの共同作業機能、堅牢なレポート機能を提供するため、柔軟な計画や意思決定が可能になります。これらの機能により、チームとのコミュニケーションが迅速で容易になり、問題が発生した際に調整できるようになります。
5. PPM の成熟度の向上に取り組む: PPM プロセスを最適化すると、組織は変化に対して迅速に行動し、戦略的に対応できるようになります。成熟度の高い PPM プロセスを活用している組織は、作業を効果的に拡張することもできます。事実、IDC が最近実施した調査 (『The Power of Next-Gen Project and Portfolio Management (次世代のプロジェクトおよびポートフォリオ管理の力)』、文書番号 US51500623、2024 年 1 月) によると、PPM 成熟度の高い組織では、強力なスケーラビリティや無限のスケーラビリティが実現できる可能性が 6 倍高くなります。Smartsheet の PPM 成熟度の評価を実施すると、プロジェクトおよびポートフォリオ管理の成熟度や、成熟度向上の取り組みを総合的に把握することができます。
PPM に柔軟性を取り入れるメリット
柔軟性を取り入れると、困難からの回復力が向上します。チームが不確実性を乗り越え、チャンスを利用できるようになります。柔軟なプロジェクトおよびポートフォリオ管理には、次のような重要なメリットがあります。
変化への適応性: 市場の動向、顧客の嗜好、技術の進歩はすべて想定外に変化する場合があり、ポートフォリオの優先順位と要件に影響します。柔軟性があれば、プロジェクト マネージャーもポートフォリオ マネージャーも組織の目標からそれることなく変化に適応できます。
リスク軽減: リスクを早期に発見した場合、その影響を最小限に抑えるための積極的な戦略を実施できます。柔軟性があることで、組織は潜在的な問題を想定して対応計画を立てることができるようになります。
効率的なリソース管理: 優先順位や需要の変化に合わせてリソースを調整できれば、リソースを効果的に配置してプロジェクト目標をサポートできます。
拡張性: 柔軟な PPM アプローチでは、成長度合いを適切に考慮して対応できます。戦略を組織の進化に合わせて拡張し、大規模で複雑なプロジェクトやポートフォリオをサポートできます。
