役割移行計画テンプレート
計算ツールを使った移行計画立案テンプレート
この社員移行計画テンプレートを使って、移行の各状況で必要な時間を計算します。 トレーニング、移転指示及びその他の活動に必要総合時間の見積りを入力すると、計算ツールが自動的に分析内訳と全体の予定時間表を表示します。 また、このテンプレートは、種々のタスクに費やされた時間量を現職の担当が追跡し、その後継者が特定の仕事に必要な責任と時間拘束を把握するためにも使用できます。
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プロジェクト移行計画テンプレート
このシンプルなスプレッドシートに入力して、編成プロジェクト移行計画書を作成します。 最終目標、リスク、移行チームの役割、タスク及びトレーニングの必要条件をリストにまとめ上げるためのセクションが用意されています。 各項目の横に開始日と終了日を追加して、明確な予定表を作成します。 より具体的な計画表が必要な場合は、カスタマイズされた移行テンプレートに補足行を挿入します。
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知識移転テンプレート
このテンプレートには、単一のスプレッドシートに知識を統合すし、そのシートを同僚と簡単に共有できるようにするという意図があります。 現職の担当者は、後続メンバーがアクセスする必要がある現在のプロジェクト、重要な連絡先、締め切り、課題及び文書資料に関する情報を入力できます。 コメントを追加するスペースもあり、テンプレートを変更し補足列を追加することもできます。
ビジネス移行計画テンプレート
このビジネス移行計画立案テンプレートには、貴方の戦略と計画の取り組みを指導するための詳細な説明書が付則されています。 貴方独自のコピーを追加して、進行中の状況や変化、様々なビジネス要素に与える移行の影響、計画実施の予定表、コミュニケーション問題と戦略及びその他の詳細を記述します。 また、このテンプレートを、ビジネスに広範な影響を与える可能性のある組織の変更に使うこともできます。
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請負人移行計画テンプレート
この仕事（ジョブ）移行計画テンプレートを使って、外部請負人から社内チームメンバーへの役割移行を管理します。 移行計画の目的、その目標、契約詳細、リスク、知識移転、関連活動のスケジュールを記述してください。 これは、他の作業移行計画テンプレートと似ていますが、契約社員向けに設計されています。
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企業の移行計画とは何ですか?
移行計画 とは、リーダーシップの役割を負う者の退職や辞職、組織内の構造的変化、他の企業との合併又はビジネス計画立案段階での移行などの変化に対応するための文書資料です。 変化の種類やリスクレベルは組織によって異なりますが、変化を予測し成功させるためには、どの企業にとっても移行計画立案が重要な要素となります。
加えて、移行計画は、個人が転職に成功し、つつがなく退職するのに役立ちます。 また、計画を立てると、容易に知識を後継者に引き継げるので、専門知識の維持が可能になります。
経営移行とは何ですか?
経営移行 とは、経営上の職務への社員の移動を指し、この場合社員には上級管理職も、下層の職務に就く社員も含まれます。 この移行は、事業主（ビジネスオーナー）の退職又は事業主による会社売却、事業の成長による新経営者の必要性の増大、あるいは昇進やその他の要因による転職が原因で発生する場合があります。
移行戦略とは何ですか?
移行戦略は、ビジネス変化の背景及び種類によって異なってきます。 CEO の退職、会社業績上の問題又は新事業の成長など、大きな移行を促すシナリオは数多くあり、変化を効果的に管理するにはそれぞれに適応した戦略が要求されます。 万能の移行戦略はありません; むしろ、特定のビジネスニーズに応じて計画を調整する必要があります。
移行計画立案の一環として、その事業に反するのではなく、その事業に適した方法で移行処理ができるように、事業諸目標、管理ニーズ、潜在的リスクについて戦略的に考える必要があります。
移行計画には何が含まれていますか?
テンプレートを使って、退職、新しい仕事の開始、社員の役割の変更又はその他の作業移行のために移行計画を立てる場合でも、テンプレートを使えば、使用概要が提供されています。 移行計画文書には、現職、監督者、その他の関係者の合意を表示する署名欄も含まれる場合があります。 また、ビジネス移行計画には、移行の性質に応じて、組織態勢、ビジネス価値、または詳細な変更管理手順に関する情報が提供される場合もあります。
ここでは、スタッフ移行の対処計画に含めるべき項目例を紹介します。
- 職務と責任： 職務や責任とは、定期的に参加するミーティング並びに特別活動などのように継続的であり得るし、合わせて、日毎、週毎、月毎に組織されることも、年毎のタスクである可能性もあります。 役割移行中も作業が途切れることなく続けられるよう、諸責任を書き留めます。
- 割り当て： 割当には、進行中の現在のプロジェクトや各プロジェクト状況の説明、同僚やその他の重要な関係者の連絡先、今後の締め切り及び納品予定物の内容がについて期待される成果物が含まれます。
- 鍵となる連絡先： 社内外の関係は、仕事にとって不可欠な場合があります。 これらの連絡先を後継者に引き継ぐことで、関係者との関係を維持し、ビジネスのスムーズな運営に役立ちます。
- 知識移転： このセクションは、現在の地位で要求される鍵となる知識とスキル (使用技術や特定のプロセスを含む) のリストから始まります。 また、その知識をどのように移転するか、知識移行の予定表、トレーニング計画を文書化します。 知識移転段階を分析し、行動計画を提供するには、このリストをチェックリストとして提示すればよいわけです。
- 問題とリスク： この領域には、その地位で対処する現在の問題や検討すべき潜在的なリスクが含まれます。
プロジェクトのある工程から別の工程へ移行する時、新しいマネージャーに変更する時、または現在のプロジェクトに新しいテクノロジーを導入するなどのその他の変化生じる時にプロジェクト移行計画が使われます。 ここでは、プロジェクト移行計画に共通に含まれる要素の一部を紹介します。
- プロジェクト範囲： 移行計画には、プロジェクトの説明、移行がもたらすと予測される影響及び補足文書を伴う概要が含まれるでしょう。
- 物流： このセクションでは、ソフトウェア、スタッフのニーズ又は使用設備など、必要な資源について説明されます。 また、コンピューターシステム、技術機器、セキュリティ及び関連契約に関係するメンテナンスやサポートの必要条件もこのセクションで説明されます。 メンテナンス計画には、関連する経費や予算の詳細も含まれます。
- コミュニケーション計画： 一部の計画には、スタッフと関係者のコミュニケーション計画が含まれます。 また、レポートや移行中に行われるその他のコミュニケーションの手順を定義するためにこのセクションを使うこともできます。
- リスク： リスク要因を特定したら、軽減計画とともに優先度に基づくリスクリストを作成します。 問題が発生した場合は必ず移行計画を更新し、軽減計画の進捗を追跡してください。
- 主要スタッフ： 移行チームのメンバーは、多くの場合彼らの連絡先情報や役割説明を加えてリストに記載されます。 また、責任の変更を文書化するのも良いでしょう。
- 知識移転： スタッフが容易に計画更新、新機器又は役割変更計画に対応できるようにするため、新しいスキルや関連するトレーニングが必要になる場合があります。
- 製品納品： 関連する場合、その計画では、ソフトウェア製品用のデータ移動、テスト及び問題解決など、提供品のリリースプロセスに関する詳細説明が提供されることがあります。
- 実行： 実施スケジュールには、各活動の予定表とともに関連ステップの概要が記載されます。
- 移行承認： これは、プロジェクトマネージャーや他の関係者の承認を得るためのセクションでも、実施する前に移行計画を承諾する必要がある顧客専用セクションでも構いません。
プロジェクトの範囲や移行種類によっては、計画立案は複雑で時間のかかるプロセスになる可能性がありますが、戦略的アプローチの使用と徹底的な資料文書作成いくら言及しても言い過ぎではないほど重要です。
Smartsheetのリアルタイム・ワーク・マネージメント（実時間作業管理）使った移行計画の改善及び監視
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