効果的な業績評価の秘訣: 例、サンプル、フォーム

「業績の評価は不用意に行うべきではありません。 評価者が誤りを犯すことを防ぐために、評価者が正しい評価方法について訓練を受けることが不可欠です。 頻繁に発生する誤りには、ハロー効果や、その人の職務遂行能力の一面から不適切な一般化をしてしまう傾向などがあります。 その他にも、すべての人を優秀だと評価し、正確な業績評価ではなく、過大な評価を与えてしまう傾向を指す「寛容性」や、業績の違いに関係なく、すべての人を平均的に評価してしまう「中心傾向」といった誤りもあります。

「従業員は、採用された際の職務記述書に基づく仕事内容に対して評価されるということが前提となっています。 しかし、いつもこうであるとは限りません。 ほとんどの仕事は、 行うべきこと/知るべきこと、行う必要があること/知る必要があること、行えるとよいこと/知っているとよいことに分かれています。 評価者は、従業員が行えるとよいこと/知っているとよいことをどれだけ達成しているかに過度に集中し、行うべきこと/知るべきこと、行う必要があること/知る必要があることをわずかしか達成していないおそれがあることを見落としてしまう場合があります」と、コップ氏は説明します。

彼は、業績評価を行う前に、適切なトレーニングを受けることの重要性を強調し続けています。 「正しく実施する場合、業績評価を効果的に行うには時間とトレーニングが必要です。 実際、これを回避すれば、組織を危機的な状況に陥れることになるかもしれません。 業績評価システムの重要な特徴は、ピーターの法則、 つまり、昇進した従業員が無能化してしまう現象を回避する助けになる可能性があるということです。 効果的な業績評価システムにより、従業員は自己のスキルセットを確実に伸ばすことができます」と、コップ氏は付け加えます。

検討すべき業績評価の注意点

業績評価には念頭に置くべきさまざまな側面があります。 ここでは、当社の専門家による注意点をいくつかご紹介します。

• 準備を整える: どの専門家も、準備は業績評価の最も重要な側面であると指摘しています。 経営者が業績評価を最大限に活用できるように設計されたトレーニングや専門的能力の開発は、プロセスをよりスムーズに進めます。 トレーニングは、従業員の業績評価を行う際に避けるべきフレーズを学び、潜在的な法的問題を防ぐのに役立ちます。 定期的にパフォーマンスログにメモを取り、従業員の評価にかける時間を減らし、課題と成果を記録し、無形の特徴 (以下の行動を参照).を記録する時間を取ります。
  
  
 Smartsheet では、業績評価など、あらゆる種類の人事業務を支援する無料テンプレートが多数提供しています。 この記事には、以下の従業員の目標や業績評価テンプレートなどのツールが含まれていますので、ダウンロードしてご利用ください。
  
  
 従業員の目標と業績評価
  
   
  
  
  
  
 フルカスタマイズ可能なこのテンプレートは、準備を可能にし、共同作業を支援する一体型ソリューションです。 目標を記録し、目標に対する業績の比較を確認し、フィードバックを行い、関係者とリアルタイムで共有します。 このテンプレートには、ベスト プラクティスのガイドライン、各処理要素の手順、サンプル情報なども用意されています。

従業員の目標と業績評価テンプレートをダウンロード

Excel

• ポジティブな姿勢を持つ: ネガティブなアプローチは抵抗感を生みます。 可能な限り、ネガティブをポジティブに変えます。 修正が必要な場合は、肯定的なフィードバックと否定的なフィードバックを交互に行います。 書面や対面による評価では、会社の業績基準を強化し、可能性を強調し、個人の改善計画を策定します。
• コア コンピテンシーに関連する行動を重視する: 従業員が保持する責任のレベルに応じて、コア コンピテンシーの習得度は当然と異なります。 以下の行動を活用して、従業員の業績評価に基準や評定を適用します: 

  • コミュニケーション: 会話や書面によるコミュニケーションを明確に計画および実施し、適切な個人またはチームに情報をいつどのように伝えるべきかを把握します。
  • 考える: 情報を収集し、分析的思考を適用し、概念的かつ戦略的に考えます。
  • 対人関係: 対人意識、チームワーク、協調性を発揮します。
  • カスタマー サービス: 社内外の顧客を満足させる能力を発揮します。
  • 適応力: 関連情報を収集し、クリティカル シンキングを適用して、変化していく環境の中で複数の要求や競合する優先事項に対処し、必要に応じて計画された作業を変更します。
  • 説明責任: 自分の行動や意思決定に対する責任を認め、効率的で費用対効果に優れた倫理的な方法で仕事を遂行します。
  • 職業知識: 自分の専門分野と役職に必要な能力を発揮します。 適切な技術の習得を含め、継続的な改善に取り組みます。
• コーチやメンターになる:
  
   
  

  Orin Davis 博士は、Quality of Life Laboratoryの主任研究員であり、初期段階の企業のスタートアップ アドバイザーです。 また、Happify と Happy Brain Science のサイエンス アドバイザーを務め、ビジネス、心理学、起業、創造性分野の助教授も務めています。

  
  
 あなたとあなたの組織は、従業員が最高の業績を達成できるようにするという目標を持つべきです。 「『CYA』が必要とされる人事や説明責任 (またはその錯覚) に執着している部署では、昇給、昇進、解雇などの意思決定を正当化する最も簡単な方法です」と、デイビス氏は言います。 「業績評価は、従業員が達成したいこと、達成することによって支払われる報酬、その両方で評価されるように実施するのが最適です。 また、仕事に対する理解を深め、どうすればより良い仕事ができるのか、どうすればより有意義な貢献ができるのかということを理解する機会を提供するため、個人的にも職業的にも向上・成長することができます」
• 通常の人事以外の仕事: 大企業の経営者の方が、年次業績評価を超えることを行いたいとお考えの場合、アジャイル業績管理 (APM) を利用すると、チーム メンバーに継続的なフィードバックと能力開発を提供するソリューションを得ることができ、知識関連の従業員にはに特に有効です。 APM はアジャイル ソフトウェア開発の原則を用いて、従業員の業績、従業員エンゲージメント、事業価値を高めます。 アジャイルは、収集された証拠に基づいて、短いサイクル、定期的な振り返り、コースの修正を取り入れるレスポンシブ手法です。
• テクノロジーを活用する: APM では、情報共有や進捗確認にテクノロジーの使用が求められますが、人事担当者がテクノロジーを使用するための一つの方法に過ぎません。 また、ピア レビューやコミュニケーション用の SNS、進捗状況の追跡やフィードバックを求めるためのネイティブ モバイル アプリ、パフォーマンス指標を基準に照らし合わせるためのソフトウェア プログラムなどのツールを使用することもできます。 Web フォームを使用することにより、業績評価のプロセスをサポートし、チーム メンバーが自己評価を書き、従業員から経営陣へのフィードバックを行うための簡単な方法を提供することができます。 その他のアイデアについては、「知識を深める: 業績評価を改善するための 4 つのヒント」をお読みください。