情報管理戦略: パンチ カードからデータ ウェアハウスへ、そしてビッグ データと AI で未来を見据える

i-SCOOP に記載された記事には、「すべて面で戦略的に取り組み、ビジネスの現実と優先事項を見極めることで、データ管理のベスト プラクティス基準を満たしていない企業の 3 分の 2 に属さないようにすることができます。」と記されています。ベスト プラクティスの形はさまざまですが、以下のリストは、多数の情報源の調査をまとめたもので、良い出発点となります。 

• 使いやすさ: IM システムは使いやすいものでなければなりません。ユーザー インターフェイスがうまく設計されていない場合、マネージャーと従業員は不満を抱き、他の非認可の情報共有方法を見つけ、セキュリティ プロトコルに従わなくなる可能性があります。また、使いやすさに関する懸念に早急に対処することで、後にシステムを更新する回数を減らすことに繋がります。ロバート・D・ガリアーズ (Robert D. Galliers) およびドロシー・E・レイドナー (Dorothy E. Leidner) が編集した『Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems』の第 3 版では、「システムは開発のあらゆる段階で、また最終的な形でユーザーにアピールするべきだという考えが、『ユーザー フレンドリー』なシステムの開発を促し、その初期の使いやすさによって、将来的にメンテナンスのリクエストが減少することを期待しました。」と述べています。
  
  UI デザインの詳細については、ユーザー インターフェイス デザインの重要な要素と、アプリや Web サイトを設計する際の UI デザインの使い方をご覧ください。 
• ユーザーの賛同を得る: 使いやすさと関連して、ユーザーのニーズを考慮することが不可欠です。R・レベッカ・カーター (R. Rebecca Carter) 氏は、「単に仮定をするのではなく、環境を観察し、ユーザーが何を必要とし、また期待しているのかを直接尋ねるようにします。リフレクティブ デザインの概念を使い、耳を傾け、進化させ、適応できるシステムを作成します。」と述べています。
• エンタープライズ レベルでの計画と設計: 各部門が独自の IM プロセスを管理するのではなく、エンタープライズ レベルからプログラムへの共有と相互運用性を構築します。 
• 企業全体で再利用: データと情報はすべての部門で利用できるようにする必要があり、これによりスケール メリット、より良い意思決定、より良いフィードバックを得ることが可能になります。 
• データ管理: 組織情報、および情報の変更や分配、アーカイブ、そして削除を適切に行うためのポリシーを作成します。
• 一元化されたデータ管理とガバナンス: データ ガバナンスとは、企業が使用するデータの可用性、使いやすさ、整合性、セキュリティを総合的に管理することです。データ ガバナンス プログラムには、管理機関、定義された一連の手順、および手順の実行計画が含まれます。1991 年に発表した『Globalization and Information Management Strategies』というタイトルの論文で、著者のジャハンギール・カリミ (Jahangir Karimi) とベン・R・コンシンスキー (Benn R. Konsynski) は、「一元化された情報管理戦略がないと、企業 (顧客や製品など) が複数の属性あるいはデータベース間での値を持つことがよくあります。そのため、価値活動間での連携やデータ共有が困難になります。これらの要因により、重要なパフォーマンスと相関データが意思決定に利用できなくなります。そして、企業の競争上の優位性に重要な障害を生み出すことになります。」と述べています。
• メタデータ管理: メタデータは、データを適切に分類する方法を提供するため、異なるシステムのデータと比較して組み合わせることができます。メタデータは、データへのアクセス権を持つユーザーを追跡するのにも役立ちます。メタデータの例には、作成日、言語、カテゴリなどが含まれます。メタデータを正しく、最新の状態に保つことにより、情報がより使いやすく、セキュリティ ポリシーのサポートに繋がります。 
• 分類を行う: 同じ概念に対して、異なるグループで異なる用語を使います。分類学は、これらの用語を関連付けて分類し、システム間で検索と共有を可能にします。
• データ品質管理: 従業員およびマネージャーによって表示されているデータや情報に信頼性が無い場合、そのデータを使用しません。品質チェックを実装することで、不良データの使用を防ぎ、エラーが見つかった場合に修正するプロセスを作成し、データの品質を高く保ちます。 
• データと情報を利用可能にする (適切な制限付き): データと情報の共有は情報管理の重要な目的であるため、IM プログラムではこれを基本原則として維持する必要があります。しかし、全員がすべてのものにアクセスできるわけではありませんので、誰がアクセス権を持つべきかを明確にし、使用するテクノロジーがこれらのポリシーをサポートしていることを確認してください。再度『Strategic Information Management: Challenges and Strategies in Managing Information Systems』からの引用になりますが、「情報を管理するには、何を維持すべきか、どのように整理すべきか、どこに保持するか、誰がアクセスすべきかを特定する必要があります。」と書かれています。
• トレーニング、ルール、説明責任: データにアクセスし、データの使用方法と共有方法をガイドするポリシーに関する情報を作成する人をトレーニングします。ポリシーが守られなかった場合、マネージャーと従業員は責任を負う必要があります。 
• IT とビジネスのコラボレーション: データを所有して使用する人と、データを保存して処理する人との協力は非常に重要です。システムを追加または更新する際には、IT 部門がユーザーのニーズを第一に考える必要があります。IT と連携する場合、ユーザーは利用可能なツールの制限を理解する必要があります。 
• 継続的改善計画: ビジネス ニーズと利用可能なデータは常に変化しています。このアイデアを念頭に、IM プログラムとそれをサポートするテクノロジーをデザインし、新しいインプットや変更されたインプットに対応し、新しいアウトプットを作成できるようにします。 
• 未来のための計画: R・レベッカ・カーター (R. Rebecca Carter) 氏は、「予測不能なテクノロジーの進歩がますます進む中、今日デザインされたシステムは適応性を持たせていない限り、明日には時代遅れになってしまいます。システムを構築して、ほったらかしにしてはいけません。組織は、情報管理システムの維持と改善にリソースを投入することの重要性を認識する必要があります。これにより、組織は成長し、進化し続けるプロセスの変化に対応できるようになります。」と語っています。
• 他のアプリとの統合とシステム間の相互運用性のデザイン: システムは、異なるデータ ソースと不均一なデータ ソースと形式を組み合わせて、統合されたビューとして表示できなければなりません。
• 監査証跡: 優れたデザインの IM システムでは、誰が情報にアクセスし、何を行い、また誰と共有したかを表示できるものでなければなりません。これにより、セキュリティ違反を防ぎ、全員が確立されたポリシーに従うのに役立ちます。