無料のプロセス ドキュメント テンプレート

このアウトラインを Microsoft Word 用に使用して、正式なビジネス プロセス ドキュメントを作成します。 このテンプレートには、プロセスの目的、フロー、役割、その他の詳細など、ドキュメント化のための一般的なセクションが含まれており、特定のニーズに合わせて簡単に編集できます。 シンプルな書式設定により、このテンプレートは使いやすく、チーム メンバー、関係者、その他の関係者と共有できます。

ビジネス プロセス ドキュメント テンプレートのダウンロード - Word

このドキュメント テンプレートは、プロセスの詳細を入力するための基本的な形式と、視覚的なマッピング用のフローチャートを提供します。 特定のビジネスやプロジェクトに基づいてセクションを編集または追加して、テンプレートをカスタマイズできます。 これは Excel テンプレートであるため、プロセスの測定を追跡および分析するための新しいシートを追加することもできます。 テンプレートを PDF ファイルとして保存して印刷します。

‌シンプルなプロセス ドキュメント テンプレートのダウンロード - Excel

このフローチャート テンプレートは、プロセス マッピングに使用し、ビジネス プロセス ドキュメントに追加します。 フローチャートは、多くの場合、その他のマッピング ソフトウェアを使用して作成しますが、このシンプルなテンプレートは、簡単で費用対効果の高いソリューションのために切り取って貼り付けることができる記号を提供します。 ビジネス プロセス内の各ステップを視覚的に表現します。

‌ビジネス プロセス フローチャートのダウンロード - Excel

プロセスの文書化は、個々のプロセスの効率だけでなく、ビジネス全体のパフォーマンスにも影響します。 ここでは、正確なドキュメントによってもたらされる可能性のあるメリットをいくつかご紹介します:

• 移行の促進: ドキュメントは、特定のプロセスを綿密に確認できるだけでなく、他のビジネス慣行とどのように関連しているかを示す大きな背景を提供します。 この情報は、複数のプロセスを統合する方法や、個々のプロセスに変更を加える方法を決定する際に便利です。 たとえば、手動のプロセスから自動化に切り替える場合、プロセス ドキュメントを用意しておけば、移行を容易にできます。
• コミュニケーションの改善: プロセス ガイドがあれば、組織全体での相互理解が促進され、新しいプロジェクトやプロセスの変更の計画と実施がサポートされます。 また、新入社員のトレーニングや、プロジェクトをアウトソーシングする際のトレーニングを合理化することもできます。 文書作成のプロセスは、関係者間の議論のきっかけとなり、イノベーションや改善につながる可能性もあります。
• 構造の提供: プロセスの境界と制御ポイントを定義することで、手順と結果を明確に把握し、効率的に実施できるようにします。
• コストの削減: 品質を改善しながら効率を高めることができれば、収益と顧客満足度の向上につながります。


プロセスド キュメントにはメリットがある反面、デメリットもあります。 たとえば、あるプロセスを誤って記録した場合、その文書は不正確なものとなり、有害なものとなる可能性があります。 ドキュメント担当者は、プロセスを完全に理解しているか、正確性を確保するための関係者のチームの一員である必要があります。 プロセス管理手順の明確なガイドラインがあれば、ドキュメントを作成する人に構造と説明責任を与えることができます。 文書化を行うことで、当初はプロジェクトの進行が遅れることもありますが、最終的には効率性を高め、将来的に必要となるプロセスの変更を迅速に行うことができます。

明確で簡潔なプロセス ドキュメントがあれば、タイムリーな変更を管理し、貴重な参考ガイドを提供できます。 効果的には、読者が文書を活用できるように、徹底的かつ十分に記述する必要があります。 ここでは、いくつかのベストプラクティスと留意点をご紹介します。

• ドキュメントのプロセスを進めながら、改善の可能性を見つけましょう。
• ドキュメントを定期的にレビューし、プロセスの変更に合せて修正します。 ドキュメントに「変更履歴」セクションを含めて、プロセスの変更を追跡します。
• プロセスに関わる従業員からのフィードバックを募り、アクティビティの実行方法、さまざまなステップの重要性、その他の関連するインサイトの詳細を取得します。
• 画像とフローチャートを含め、プロセスのステップを示します。
• プロセス ドキュメントのテンプレートを使用して、アプローチと最終文書を標準化します。
• 1 つのドキュメントにまとめるのではなく、個々のプロセスに個別のドキュメントを作成します。


上記のヒントは、ビジネス プロセスの文書化に当てはまります。 ソフトウェア ドキュメンテーションとは、企画・運営時のドキュメント作成から最終製品のユーザー マニュアル作成まで、ソフトウェア開発のさまざまな段階に適用される用語です。

プロセス ドキュメントの作成は、テンプレートの概要に従うのと同じくらい簡単ですが、特定のビジネスのニーズに合わせてカスタマイズする必要があります。 テンプレートを微調整したら、組織内の他のメンバーが従うガイドとして使用できます。 以下に、一般的にプロセス ドキュメントに含まれるセクションを示します:

• プロセス名: プロセスを他のプロセスと区別するわかりやすい名前でまとめます。
• はじめに: このセクションには背景情報を含め、プロセスの目的を説明し、プロセスの範囲を説明します。 範囲の説明には、プロセスに含まれるものと含まれていないものの両方を含めることができます。 また、プロセスの範囲や関連する役割をすばやく視覚的にガイドするための適用可能なマトリックスを含めることもできます。
• プロセスのインプット: プロセスの開始をトリガーするインプットまたは必要なものを特定します。
• プロセスの境界: プロセスの開始と終了の明確なパラメーターを定義します。
• プロセスのフロー: フローチャートを使用するか、プロセスや組織に関わるすべてのタスクをリストアップします。 プロセスのステップを視覚的に示しておけば、最初から最後までその流れを読み手がすぐに理解できます。
• プロセスのアウトプット: 実際の製品でも、より少ない具体的な結果でもかまいませんが、すべてのプロセスには達成するように設計された目的があります。 アウトプットは、実際にはプロセスの定義された境界外にあるかもしれませんが、期待される結果を知ることは、プロセスを理解する上で重要です。
• 例外: 例外管理プロセス (通常のプロセスフローに対する例外例外が発生したときにどのように処理されるか) を概説します。
• 役割と責任: ビジネス プロセスのさまざまな側面を実行する責任は、複数の人が担当する場合があります。 すべての役割と関連する責任をリストに含めて、問題が発生した場合や変更を実行する必要がある場合に誰に連絡するかを明確にします。 プロセス文書の中には、プロセスのさまざまな要素について誰が決定できるかを示す意思決定マトリックスが含まれる場合があります。
• プロセスの承認: プロセス ドキュメントのレビュー、変更、承認の手順をまとめます。

プロセス文書には、プロセスのパフォーマンスを追跡するための具体的な測定、他の文書を引用するための参照セクション、更新を記録するための変更履歴なども含まれます。

医療組織は、正確でリアルタイムの臨床ドキュメントとプロセス記録に基づいて、迅速かつアジャイルな意思決定を行い、患者、臨床試験、またはその他の健康関連の研究の進捗状況を追跡、分析、報告し、組織全体のコミュニケーションを促進します。

また、医療従事者が保険金請求を評価したり、患者情報を確認したりする際にもドキュメントが必要です。 さらに、ヘルスケア企業は、すべてのプロセス、データ、および健康情報が安全に保存、追跡、および維持されることを保証するために、厳格なセキュリティ対策を遵守しなければなりません。 最適なケア品質を確保し、プロバイダーと患者間のコミュニケーションを促進し、データと情報の機密性を維持するには、医療組織が効果的に文書を管理できるようにする強力なリアルタイムのツールが必要です。

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