イベント プランニング テンプレート
イベント プランナー テンプレート
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このイベント計画用テンプレートには、イベントの目的、対象者、メッセージなどの戦略的要素に加え、ケータリング、プログラム、オーディオビジュアルなどの運営面の情報を入力するエリアが用意されています。 また、各タスクについて、その責任者、必要なアクション、期限を明確にすることができます。 この総合的なテンプレートは、プランニング プロセスのガイド役になり、またイベント中に達成すべきタスクもここにまとめることができます。
イベント スケジュール テンプレート
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日付、場所、プログラムの開始時間と終了時間、予定された休憩時間を含め、イベントのスケジュールを作成しましょう。 このシンプルなスプレッドシートは、イベント スケジュールを整理して作成するための便利なツールで、スタッフや参加者と共有することもできます。 このテンプレートは、1 日だけのイベントにも、複数日にわたるイベントにも、また複数の講演者がさまざまな会場でプレゼンテーションを行うカンファレンスなどにも使用できます。
イベント マーケティング タイムライン テンプレート - Excel
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大規模なイベントのマーケティング活動では、全国的な宣伝、オンライン コンテンツの作成、広報活動、市場調査などが必要になることがあります。 このテンプレートには、個々のマーケティング キャンペーンのためのセクションや、1 週間の計画策定に利用できるタイムラインが用意されています。 キャンペーンの各タスクに対しタイムラインを作成することで、アクションの重なり具合を把握し、重要な日のために計画し、各項目に必要な時間を視覚的に示すことができます。
イベント ToDo リスト テンプレート
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この ToDo リスト テンプレートを使用して、イベントに必要なすべてのタスクを計画し、それらに優先順位を付け、実行に移しましょう。 期日を事前に決めておけば、各項目の完了に向けた進捗も追跡できます。 このテンプレートには、メモやコメントを入力できるスペースが用意されているため、ToDo リストを共有する場合には特に便利です。
イベント提案テンプレート - Word
イベント プランナーが見込み客に最高の企画を提案することができれば、競合他社に水をあけることができます。 このテンプレートは、顧客に合わせたイベント管理提案書を作成する際に必要な、アウトラインを提供します。 ここには、顧客のニーズや経費を入力するセクションや、顧客に提供できるサービスの詳細などを提示するセクションなどがあります。
イベント プランナー契約テンプレート
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イベントプランナーの契約書では、クライアントの期待、イベント プランナーの責任、契約条件、関連するプロジェクトの詳細などを明確に記述する必要があります。 また、イベントの企画書に契約書を入れ込みたいこともあるでしょう。その場合は、このテンプレートをモデルにして独自のイベント プランナー契約書を作成し、そこにサービスや条件、その他の重要なビジネス項目を盛り込みましょう。 イベントの範囲や提供する管理サービスに応じて、契約書の内容を簡潔にしたり、このテンプレートを拡大してさらに情報を追加したりすることができます。
挙式チェックリスト テンプレート - Excel
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プロのウェディング プランナーにとっても、結婚する当人にとっても、イベント チェックリスト テンプレートは有益なツールです。 挙式のプランニングでは、装飾、料理、写真など、決定すべき項目が多数あります。しかしシンプルなチェックリストがあれば、プランニングが容易になり、費用も明確にでき、重要なことを忘れてしまう心配もなくなります。 挙式のプランニングに関する専門家からのさらなるアドバイスや、まだここで紹介されていない便利なテンプレートについては、挙式のタイムライン作成に関する専門家のヒントを掲載したページにてご確認ください。
イベント評価フォーム
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カンファレンス後に評価を実施すると、そのイベントで成功した部分について重要なデータを得ることができ、また改善すべき点も特定しやすくなります。 このイベント評価フォームは、あらゆる種類のイベントに使用でき、社内のチーム メンバーやイベント参加者に合わせてカスタマイズすることもできます。 イベントやプランニング プロセスのどの部分を評価したいかなど、収集したい情報が決まったら、そのニーズに合わせてカスタマイズするだけで、評価の準備は完了です。
イベント カレンダー テンプレート
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このカレンダー形式のテンプレートには、イベントをリストアップできる列が用意されています。 このカレンダーでは、12 か月すべてを単一の Excel シートで表示できるため、すべての月に目を通して事前に計画を立てたり、対応する列に表示されているイベントを簡単に確認したりすることができます。 また、各月は見やすいように背景色を交互に変えています。
イベント予算テンプレート
カンファレンス予算テンプレート - Excel
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予算は、プランナーが使用する重要な会議管理ツールで、これにより費用と必要なリソースを特定し、イベントの決定に反映させ、全体的な計画をサポートすることができます。 このテンプレートを使って、予想される費用を見積り、実際に使用した費用も追跡しましょう。 予測と実際の費用を比較することで、将来のカンファレンスに向けて、より正確な見積り作成に活かすことができます。
イベント予算テンプレート - Excel
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このイベント予算テンプレートは、経費をスプレッドシート形式で項目化し、さらにデータを視覚的なグラフで表現しています。 このテンプレートを使用すれば、どのコストが予算の中で最も大きな割合を占めているかをすぐに把握することができます。 たとえば、イベントのプログラミングや、フード サービス、広告、会場のレンタル料など、特定のコストが最大の支出になっていることに気づくかもしれません。 このテンプレートにはコメント欄も用意されているため、メモを書き留めて思考を整理したり、イベントのチーム メンバーにメッセージを残したりすることもできます。
パーティ予算テンプレート - Excel
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このテンプレートを使用して、パーティの計画を整理して立てたり、予算を追跡したりしましょう。 ここでは、費用の要約とその合計額だけでなく、費用をカテゴリに分け、さらにそれぞれの費用の詳細な内訳を確認できる、円グラフも用意されています。 各セルには、機材のレンタル料や警備・清掃サービス費用など、発生することの多い費用項目があらかじめ設定されています。 しかし、必要に応じてそれらは簡単に編集することができます。
挙式予算テンプレート - Excel
この予算プランナーでは、衣装、装飾、レセプション、写真撮影など、挙式の費用をカテゴリに分けて管理できます。 それらのカテゴリはさらに詳細な費用リストに分類されているため、大きな項目と小さな項目の両方を把握し、どのカテゴリに最も費用がかかるかを判断し、挙式を予算内に収めることができます。
イベント会場とベンダー テンプレート
飲食店用申請テンプレート
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飲食店の出店を伴うカンファレンスやイベントを計画している場合は、このテンプレートを使用することで、その申請プロセスを効率化することができます。 このテンプレートを使用して、連絡先、提供する食品やサービス、許可証などの情報を各ベンダーから集めましょう。 ここに、イベントに参加するために各飲食店が同意する必要のあるルールや規定を追加することもできます。
イベント会場チェックリスト
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このチェックリスト テンプレートを使用して、会場を点検し、イベントの要件を満たしているかどうかを判断しましょう。 確認する項目には、料金、会場の収容人数、駐車場、AV 機器などがあります。 チェックリストを使用することで、潜在的な問題を特定でき、また会場候補を簡単に比較することもできます。
ケータリング ベンダー チェックリスト
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このケータリング チェックリスト テンプレートを使用することで、ケータリング ベンダーへのインタビューが簡単になります。 ケータリングの費用は簡単に膨らむので、正確な予算を立てられるよう、詳細な見積りを依頼することが重要になります。 会場によっては、ケータリングがサービスに含まれている場合もありますが、それでもイベントの詳細をケータリング ベンダーに伝えたり、ベンダーの方針を理解したりしておく必要はあります。
イベント講演者チェックリスト
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プレゼンテーションやパフォーマンスに必要なオーディオ ビジュアルやその他の機材など、講演やイベントのエンターテインメントに関する情報をすべて整理しましょう。 講演者の選定はイベント管理の重要な要素です。そのためプランナーは、それぞれの講演を成功させられるよう、しっかりと準備する必要があります。 この事前の準備には、交通手段の手配、講演者の経歴書の収集、必要な機材の手配と確保なども含まれるでしょう。
挙式ベンダー リスト テンプレート
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ウェディング プランナーは、このテンプレートを使用することで、一緒に仕事をする予定の、または入札しているすべてのベンダーを追跡することができます。 このテンプレートには、連絡先、契約状況、コスト、提供サービスなどを入力するセクションが用意されています。 また、ベンダーとの仕事の内容に基づいてスコアを付けたり、プロの視点でレビューを行ったり、他のベンダーと比較したりすることも可能です。
登録と出席のテンプレート
イベント登録シート テンプレート
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イベントのボランティアを募集する場合は、このような登録シートを印刷しておくと、情報収集に役立つでしょう。 このテンプレートをイベント会場に用意するだけで、名前や連絡先、その他の必要な情報 (イベントへの参加資格など) をすぐに集めることができ、また特定のタスクにボランティアが参加申請するためのスペースを追加することもできます。 必要な情報を収集するには、列のラベルを編集するだけで済みます。
カンファレンス出席確認シート テンプレート
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カンファレンスやトレーニング イベントに参加者予定者が全員参加していることを確認するには、参加者にこの出席確認シートに署名をしてもらいましょう。 テンプレートの上部には、会議の詳細を表示するスペースがあるため、後でシートを確認する際にも、ファイリングする隊にも便利です。 この基本的なフォームは変更が可能なため、あらゆる種類のイベントで出席者の情報を収集することができます。
パーティ事前登録テンプレート
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会社のパーティを計画する場合でも、チーム ビルディングのためのイベントを企画する場合でも、事前登録用シートがあれば、参加人数を事前に把握できます。 このテンプレートには、セットアップや清掃の欄もあるため、ボランティアでパーティをサポートしてくれる人がこれらの作業について事前に計画することもできます。
戦略的イベント計画に何を盛り込むか
プランニング プロセスはブレイン ストーミングから始めることができます。そこで、イベントの目的や達成したいこと、利用可能なリソースなどを検討していくのです。 その際は、すべての基本をカバーし、重要な項目を忘れないことが重要ですが、それと同様に簡潔であることも重要です。 簡潔にすることで (イベント計画を 1 ページに収められる場合もあります)、計画がより明確になり、決定事項に従いやすくなります。 計画を短くしておくことは、組織の他のメンバーが今後のイベントの手配に使用するイベント テンプレートを作成する場合には特に有益になることがあります。 手順が明確あれば、チーム メンバーやイベントの詳細が変化しても、基準や要件を維持することが容易になります。
目的に合ったイベントを実施するには、以下のような点に注意して計画を立てるとよいでしょう。
- イベントの目的: イベントの日時や場所などの基本的な情報だけでなく、重要なのは、そのイベントで何を達成したいのかを明確にすることです。 資金調達や教育など具体的な目標がある場合もあれば、 製品の発売発表や、ブランドの認知度向上、売上の向上など、複数の目標を達成したい場合もあるでしょう。 いずれにしても、イベントの目的を念頭に置いておけば、その目的を達成するための効果的な戦略を立てることができます。
- ターゲット層: ターゲット層とそのニーズを把握することは、マーケティング活動やイベント企画の指針となります。 それは、そのニーズをどう満たすのか、 どのようにすれば競合とは一線を画すイベントに仕上げられるのかを考えることにつながるからです。
- イベントのメリットと価値: ターゲット層が何を必要としているかを見極められたら、最も効果的なイベントになるように講演者やエンターテインメント、アクティビティ、メッセージを決めていくことができます。 潜在的な参加者が見逃したくないと思うようなユニークな価値提案になっているか、考えてみましょう。
- イベントのマーケティングと指標: イベントを宣伝するために利用するすべてのマーケティング チャネルをまとめ、マーケティングの各段階のタイムラインを作成しましょう。 キャンペーンの効果を確認するための指標に加え、イベント全体を評価するために使用するその他の主要な指標も特定しましょう。
- 予算: イベントを計画する際には、コストと収益の両方を考慮する必要があります。
イベントが終了したら、イベント管理は、主要な指標を収集し、評価する段階に入ります。 チケットの売上や参加者数を確認したり、参加者からフィードバックを募ったり、企画やイベントのプロセス全体のパフォーマンス レビューを実施したりなど、評価を行うことで、何が成功し、何を改善する必要があるのかを理解することができます。 このような情報は、今後のイベントの判断材料となる重要なデータになります。
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