Smartsheet が WestEd (ウェストエド) の成功文化の定着に貢献

WestEd (ウェストエド) は非営利の研究開発組織として、州の基準や評価の策定から、介護人向け研修プログラムの作成、児童の識字率向上、学校風土に関する教員の教育まで、米国の教育システムのあらゆる側面に貢献しています。同組織は、カリフォルニア州の共同権力行使協定によって認可され、アリゾナ州、カリフォルニア州、ネバダ州、ユタ州の主要地域の役員と、全米のその他のメンバーで構成される共同権力行使機関です。

「私たちのビジネスは助成金と契約によって成り立っており、WestEd (ウェストエド) は毎年何百もの契約を行っています。」と、テクノロジー/サービス担当ディレクターの Yvonne Keene 氏は説明します。「契約から教育的な内容を除くと、スタッフの仕事の多くがプロジェクト管理です。ところが 3 年前までは、プロジェクト管理の基礎が成功の鍵であるという見方はあまりされていませんでした。」 

WestEd (ウェストエド) には正式なプロジェクト管理システムがなかったため、従業員は、さまざまなツールを使って仕事を調整したり成果物を管理したりしていました。Excel を使っている人がいるかと思えば、Microsoft Project を使おうとしている人、オープンソースのツールを試している人もいました。

「WestEd (ウェストエド) と請負業者すべてにおいて、標準として使用できるソリューションを見つけるのに何年も苦労しました。」と Keene 氏は言います。「幾度となく同じ課題が発生したのです。スケジュールリングに関連した混乱や、スケジューリングにおいて明確な役割が定義されてない、といった課題です。チームはプロジェクト計画をまとめるのに苦労していました。」

「場当たり的なプロジェクト管理ソリューションを導入した結果、悪夢のような結果につながりました。」と、エンタープライズ情報システム プロジェクト マネージャー Jason Hayes 氏は言います。「バージョン管理の問題や成果物をめぐる混乱が発生し、タイムラインやスケジュールに関する経営陣との意思疎通も十分ではありませんでした。何百もの外部ベンダーや請負業者と連携している私たちのような分散型組織には、スケジュールや責任の所在を簡単に伝える手段がどうしても必要でした。」

変革のとき

Keene 氏は、WestEd (ウェストエド) の全従業員にプロジェクト管理について教えることにしました。それには、その概念を紹介するためのツールが必要でした。

「プロジェクト管理は、アイデアを実行に移す実践的な方法がなければ教えられません。」と同氏は言います。WestEd (ウェストエド) によるプロジェクト管理指向の文化の導入に関してさまざまな意見が出されるなか、Keen 氏は Smartsheet を紹介されました。

あるパイロット プロジェクトの後、Keene 氏は Smartsheet が正しいソリューションであることを確信しました。CEO のサポートのもと、IT 部門は、Smartsheet をシンプルにオプトイン ツールとして、会社の他の部門でも利用できるようにしました。

「Smartsheet は、導入後あっという間に広まりました。」と Keene 氏は言います。「2010 年、わずか 40 人のユーザーからスタートしたのですが、3 か月でたちまち 200 人に増え、今では 400 人以上の従業員が Smartsheet を使ってチーム プロジェクトを管理しています。

チームのメンバーは、更新リクエスト、セル リンク、自動アラートとリマインダーなど、主要な Smartsheet 機能を利用して、見落としがないようにしています。WestEd (ウェストエド) は、Smartsheet の導入後すぐに、Box を使ってファイルを共有し始めました。この 2 つのツールはシームレスに連携します。この組み合わせによる共同作業は、WestEd (ウェストエド) にとって必要不可欠です。

共同作業の強化と、プロジェクトの可視性の向上

WestEd (ウェストエド) は多くのプロジェクトに参加しています。Smarter Balanced Assessment Consortium はその一例で、リサーチ アソシエイトの Greg Hill 氏が主導しています。Smarter Balanced は州主導のコンソーシアムで、大学進学やキャリア形成を目指す学生の進捗を正確に測定する次世代アセスメントの開発に取り組んでいます。 このコンソーシアムには 600 人を超える代表者が 26 州以上から参加しており、連邦政府の予算は 1 億 7,600 万ドルに上ります。Hill 氏はそのすべてを Smartsheet で管理しています。

「関係者が全米に散らばっているこのプロジェクトで、Smartsheet は、全員の透明性とコラボレーションを確保するうえで本当に役立っています。」と Hill 氏は説明します。「Smartsheet を使用して、多くのプロジェクト スケジュールを慎重に管理しながら、コミュニケーションも効率化しています。Smartsheet は私たちのドキュメント管理システムの中心です。関係者とのレビュー/フィードバック サイクルの促進や、プロジェクト コミュニケーションの計画や追跡に Smartsheet を使用しています。そしてベンダーは、主にプロジェクト成果物の提出に利用しています。また、プロジェクトの問題やリスクの追跡および報告にも使っています。重要な要素は、すべて Smartsheet で管理しているのです。」

Regional Educational Laboratory (REL) は、WestEd (ウェストエド) のサンフランシスコ本部の 2 階で、Smartsheet を使って複数のプロジェクトを管理しています。「私たちの部門では毎年 80 を超えるプロジェクトに取り組んでおり、すべてが平行して進行するよう管理するのが私の仕事です。」と、REL のプログラム コーディネーター Kelly Gerstbacher 氏は語ります。物事を順調に進めることができるのは、Smartsheet のおかげです。一日中、しかも毎日このツールを使っています。Smartsheet なしでは、どうやって仕事をすればいいのかわかりません。」

Smartsheet は、Hill 氏と Gerstbacher 氏のプロジェクトのほか、WestEd (ウェストエド) とその請負業者およびベンダー機関のネットワークにおいて、次のような何百ものプロジェクトやプロセスで使用されています。

• プロジェクト計画とタイムライン

• 助成金管理と報告

• 成果物の追跡

• 問題のログ

• チームのタスク リスト

• 財務と年間予算

• 戦略的プランニング

• ベンダーと請負業者の調整

• Web サイトの更新リクエストとログ変更

• 資産および調査管理

ほぼすべてのプロジェクトが Smartsheet で追跡管理されているため、WestEd (ウェストエド) の経営陣は、さまざまな部門に対する作業要求をより明確に把握することができます。

成功のための新しい習慣

Smartsheet は、組織全体の生産性と透明性を高めるだけでなく、プロジェクト管理を成功させるカルチャーの根付きに役立っています。

「Smartsheet のおかげで、WestEd (ウェストエド) では全員がプロジェクト管理の習慣を向上させ、より体系的に目標を達成する方法を身に付けることができました。 また、チーム内とチーム間での共同作業を効率化する、実績ある標準的なリソースも提供してくれます。」と Hill 氏は言います。

さらに Keene 氏が付け加えます。「Smartsheet を使い始めて 3 年以上が経ちますが、私を含む多くのメンバーは、以前は Smartsheet なしでどのように仕事をこなしていたのか、信じられない思いです。たくさんの同僚が、Smartsheet のおかげで仕事の進め方を変えることができたと、廊下で声をかけてくれたりメッセージをくれたりします。今までは考えられなかったことが、できるようになったのです。」