Veritiv (ヴェリティヴ)、Smartsheet によってプロジェクト管理プロセスを変革

Veritiv (ヴェリティヴ) は、北米における企業間流通ソリューションのリーダーです。ほぼすべての業界の顧客にサービスを提供している同社は、印刷、出版、パッケージング、ファシリティ、ロジスティクス ソリューションを提供することで顧客の成功に貢献しています。全世界で約 8,900 人の従業員を擁し、北米約 180 か所に配送センターがあります。

Veritiv (ヴェリティヴ) は、流通業界の最前線を走り続けるために、プロジェクト管理機能だけでなく、企業全体での革新的なレポートおよびダッシュボード ソリューションの実現に向けて、ソリューションの開発/提供から Smartsheet プラットフォームの利用まで、あらゆる活動において革新的に前進することを目指しています。

文化の変化に対応

International Paper (インターナショナル ペーパー) の Xpedx 部門と Unisource Worldwide (ユニソース ワールドワイド) の合併により 2014 年に設立された Veritiv (ヴェリティヴ) は、オペレーショナル エクセレンスの歴史を組み合わせることで、卓越したサービス、革新的な人材、一貫した価値観を通じて成功を形にする 1 つのチームへと進化しました。現在 Veritiv (ヴェリティヴ) は、流通におけるセグメントに応じたマーケット リーダーシップとオペレーショナル エクセレンスへのコミットメントに焦点を当てることで、世界クラスのサプライヤーと提携し、複数の機能によって価値を高め、幅広い顧客セグメントにソリューションを提供しています。

顧客のニーズに応えることに対するこのこだわりは、製品やサービスを顧客に提供する Veritiv (ヴェリティヴ) チームの連携方法だけでなく、すべてをシームレスに実現するためのツールにも影響します。

「私たちのような複雑なビジネスには、新しいエンタープライズ全体で共同作業を可能にするプロジェクト管理ツールが必要です。」と、Veritiv (ヴェリティヴ) の情報技術マネージャー Chris Enderle 氏は言います。 「IT グループは、あらゆるプロジェクトでビジネス パートナーと密に連携しています。私たちが必要としていたのは、プロジェクトを簡単に共有し、Veritiv (ヴェリティヴ) ネットワーク全体のデータベースに新しい情報をアップデートできる、費用対効果の高いソリューションです。」

「IT プロジェクト マネージャーにとって影響力があり、ビジネス パートナーにとって使いやすく、企業全体で共同作業が可能な革新的なプログラムであることが重要でした。」と Enderle 氏は付け加えます。

プロジェクト共同管理の基盤の成長

Veritiv (ヴェリティヴ) のチームが探していたのは、合併前に進行していた数々のプロジェクトの管理および整理の役に立ち、かつ 2 社が Veritiv (ヴェリティヴ) として合併した後も引き続き使用できるプロジェクト共同管理ツールです。すでに Salesforce を大規模に導入していた Veritiv (ヴェリティヴ) は、AppExchange にアイデアを求めました。

AppExchange で Smartsheet を見つけたチームは、これは自分たちが探していた、すぐにでも必要なソリューションかもしれないと期待しました。Veritiv (ヴェリティヴ) がプランを購入するとすぐに、プロジェクト チームは利用者の急増を確認しました。Smartsheet ツールが、会社全体の多くのユーザーに利益をもたらすアプリケーションであることを示す最初のサインを察知したのです。

「私たちが開始したのは、大手のお客様を多数オンボードし、最大 900 の出荷場所を社内のデータ システムに追加するプロジェクトです。」と Enderle 氏は述べています。「部門の枠を超えた全国の 2,500 種類の SKU について相談していました。そのような従業員と共同作業し、プロジェクト情報を容易に共有できるようにするプロジェクト管理ツール、従業員が自分で更新を行い、プロジェクト ステータスをリアルタイムに把握できるツールが必要でした。Smartsheet に注目したのはそのときです。IT 部門では、プログラムが使いやすく、便利であることがすぐに確認されました。」

現在、Veritiv (ヴェリティヴ) では数百人のチーム メンバーが Smartsheet で共同作業を行っており、その数は増え続けています。

「最初約 200 人が Smartsheet を使い始めました。」と Enderle 氏は言います。「今では 1,500 人以上のユーザーがいます。この人数は組織の 10 パーセントをはるかに上回っており、IT、人事、マーケティング、統合チームの従業員が含まれます。Smartsheet は、すべての部門のプロジェクト管理に利用することができるのです。」

イノベーションの解放

プロジェクト管理ツール スイートへの Smartsheet の追加は、あらゆるレベルで変革を実現するという同社の姿勢に沿ったものです。

「お客様には一切迷惑をかけないようにすることが、合併にあたっての基本方針でした。」と Enderle 氏は言います。「この顧客オンボーディング プロジェクトでは、あらゆることを予定どおりにスケジュール、結合、展開するために IT 組織が膨大な作業を行う必要があったのですが、Smartsheet はそれをサポートしてくれました。」

共同作業の拡大にともなう使用の拡大

Veritiv (ヴェリティヴ) のチーム メンバーは、Smartsheet を使い続けながら、新しい使い方の発見によってより多くのタスクを達成するようになっています。

Veritiv (ヴェリティヴ) のマネージャーは、購買、IT、物流、不動産、施設運営、顧客サービス、従業員のコミュニケーション フローの管理で、Smartsheet を使用する機会をさらに模索しています。

「Smartsheet を初めてビジネス チームに導入したときの最初のフィードバックは、主にツールの使いやすさでした。」と Enderle 氏は言います。「もちろん、プロジェクト管理の基本を学ぶ必要はありましたが、一度このソフトウェアを使えば、すぐに理解できました。特に役に立ったのがオンライン トレーニングです。」

透明性で顧客の信頼を獲得

Smartsheet は Veritiv (ヴェリティヴ) の大切な営業ツールにもなりました。セールス チームはこのソフトウェアを使って、さまざまな部門の意見を取り入れながら、適切な人材との共同作業に確信を持って顧客への提案や販売計画を効率的に作成しています。

また、Smartsheet は顧客との信頼関係の構築にも役立っています。作成中の計画を共有することで、透明性に関するコミットメントを果たすことができるためです。Veritiv (ヴェリティヴ) 全体で Smartsheet を活用することで、新規顧客獲得においてさらなる差別化が実現しました。

Veritiv (ヴェリティヴ) のセールス チームは、Smartsheet でプロジェクトやタスクを整理し顧客との共同作業の効率化によって節約された時間を、ビジネス拡大と顧客関係の強化に用いることで、こうした仕事にさらに注力できるようになりました。

Veritiv (ヴェリティヴ) のビジネス部門が Smartsheet ツールを使用して効率性を高めている例は、まだたくさんあります。マーケティング チームはこのソフトウェアを使って、キャンペーンやイベントの多くを管理および追跡しています。ロジスティクス チームは、安全性の監査にこのアプリケーションを使用しています。最近では、現場監査員がデータ、コメント、写真を入力できるように、モバイル Web フォームが開発されました。これは即座に管理者に送信され、マスター監査シートで自動的に更新されます。

広がり続ける Smartsheet

Chris Enderle 氏は、Smartsheet の利用は全社的に広がると見ています。

「Smartsheet は、負荷の高いプロジェクト管理に対応できる強力なツールです。使い方が簡単なのでビジネス グループが利用しやすく、日常のプロセスを管理しやすくなります。また、効率化にも役立ちます。」と彼は言います。「シームレスな共同作業を促進するイノベーションにより、Smartsheet は Veritiv (ヴェリティヴ) のプロジェクト管理に最適な選択肢となっています。」