Vecol (ベコール)、Avilan Santos (アビラン サントス) と提携して Smartsheet でソリューションを構築することにより時間を節約

Vecol (ベコール) は、60 年以上にわたり、動物の健康と農業の生産性を促進するために設計された生物学的製剤や医薬品をコロンビア、エクアドル、ボリビアに提供してきました。同社が、2024 年の大きな戦略計画を実現するために新しいテクノロジー プラットフォームを必要としていたときに、アドバイザリ コンサルティング会社でラテン アメリカの Smartsheet パートナーである Avilan Santos (アビラン サントス) に注目しました。Avilan Santos (アビラン サントス) は Vecol (ベコール) と提携し、Vecol (ベコール) がプロセスを自動化、合理化、簡素化してビジョンを実現し、プロジェクトと戦略的取り組みを遂行できるようにするために、Smartsheet プラットフォームを導入しました。

「2024 年に向けて運用プロセスと戦略に関する目標があります。」と Vecol (ベコール) のプランニング マネージャーである Sebastian Morato 氏は述べています。「運用、生産、物流、マーケティングと商品化分野を向上させて、顧客に最良の価値を提供する必要があります。これを実現するために、テクノロジー プラットフォームを導入して、約 220 件のプロジェクトを構築する必要がありました。大きな収益目標もあります。このため、古いバリュー チェーンすべてを統合してパフォーマンスを向上させることや、計画を実行するときにプロセスとプロジェクトを追跡することが必要でした。」

Vecol (ベコール) では、何十年もの間、農業分野の競争力と収益性を高めるのに役立つ製品を開発しながら、環境汚染を防ぐ取り組みも行ってきました。同社のリーダーが、2024 年に完了するようにスケジュールされた戦略的ビジネス トランスフォーメーションを組み立て始めたところ、より効率的な方法でプロジェクトを管理し、進捗状況を追跡する必要があることが明らかになりました。スプレッドシート、個人のドキュメント、電子メールのスレッドに情報が分散していて、期限に間に合わせるには、手作業でカレンダーを更新したり、プロジェクトの所有者をフォローアップしたりする必要がありました。Vecol (ベコール) は、習得しやすく、プロジェクトの追跡にかかる時間と労力を少なくできる強力なソリューションを必要としていました。 

Avilan Santos (アビラン サントス) には、戦略計画の立案、プロセスの設計、ソフトウェアの実装、変更管理など、エンタープライズ リソース プランニングにおける 20 年以上の経験があります。Avilan Santos (アビラン サントス) のオペレーション担当バイス プレジデントである Carolina Galarza 氏がチームを率いて、Morato 氏や彼の同僚と協力し、Vecol (ベコール) のニーズを満たすことができるテクノロジー ソリューションのモデルを設計しました。プラットフォームで、進捗状況の追跡をリアル タイムで行い、クラウドを経由して安全にアクセスし、Qlik Sense データ可視化ツールなどを、Vecol (ベコール) のデータ リソースと統合できるようにする必要がありました。

「これまで、ツールを統合したことがありませんでした。」と Vecol (ベコール) のプランニング責任者である Carolina Rodriguez 氏は述べています。「Excel でプロセスの指標を管理し、プロジェクト管理には Web ツールを使用していました。情報が別々のツールに保存されているため、進捗状況を包括的に把握するのは大変でした。Avilan Santos (アビラン サントス) と協力して、戦略的なマッピング、プロジェクトのプロセス、プロセスの指標を 1 つか 2 つのツールに統合するためのモデルを開発しました。」

各プロジェクト要素の明確な可視化

現在、Vecol (ベコール) では、Smartsheet プラットフォームを使用して 2024 年計画に取り組んでいます。150 個以上の進捗状況に関する主要な指標を集計したり、数式を使用してプロジェクトの重要な詳細を関連付けたり、提示したりしています。プロジェクト所有者は、開始日と終了日、目標に対する進捗率、予算の使用状況など、多数の細かい要素を追跡できます。会社のリーダーは、ダッシュボードを使用して全体的な傾向を確認したり、クリックして具体的なステップや数値を表示したりすることができます。また、計画の中でスケジュールどおりの項目、スケジュールよりも早く進んでいる項目、スケジュールよりも遅れている項目も確認できます。Smartsheet プラットフォームは Vecol (ベコール) の SAP ビジネス インテリジェンス ツールと統合されているため、データを再入力しなくても、具体的な数値が常に最新の状態です。

「プロジェクトのバランス スコアカードを作成するだけでなく、Smartsheet でプロジェクト管理を自動化しました。」と Galarza 氏は述べています。「すべてを Smartsheet で開発しました。そして、開発したものを Qlik Sense ツールや市販されているあらゆる BI ソフトウェアと連携させることができます。連携させることで、さらに強力なツールになり、より幅広い顧客にアクセスできます。また、すべてのデータ収集 (BI を除く) は Smartsheet で行われます。」

時間を節約し、プロジェクトの追跡を簡素化する効率的なプラットフォーム

Vecol (ベコール) では、Smartsheet を使用して時間と労力の大幅な節約を実現し、顧客のために新しい製品を開発したり、農業に関する問題を解決したりすることに時間を活用しています。追跡する戦術上の指標と運用上の指標が 150 個以上あるため、手作業でのレポート作成に 1 か月近くかかっていました。今では、2、3 日でレポートを作成できるため、リーダーは戦略的な意思決定をより早く、十分な情報に基づいて行うために必要なデータを入手できます。

安全なクラウドベースのプラットフォームにより、現場の研究者やさまざまな場所で働くオフィスのスタッフが情報を簡単に共有できるため、会社全体のコミュニケーションが向上します。ユーザーは個別の電子メール スレッドを検索するのではなく、シート内でコメントや質問を共有できるので、問題をよりすばやく正確に解決するのに役立ちます。また、データが 1 か所に集まっているため、古くなった情報に基づいて作業をするリスクがありません。

「Smartsheet は共同作業に適したプラットフォームであるため、すべてのユーザーが同じ情報を入手できます。これは大変良いことです。」と Morato 氏は述べています。「クラウドで利用できるため、インストールする必要がありません。どこからでも安全にアクセスできることも、弊社にとってのメリットです。プラットフォームを他のツールと統合して情報をリアル タイムで入手できるため、速やかに意思決定を行うことができます。」

また、Smartsheet は新しいユーザーが簡単に習得できます。Rodriguez 氏は、ほとんどの従業員が Microsoft Excel の操作に慣れているため、Smartsheet に備わっている付加的機能を習得する際に強力な基盤となっていると述べています。

Avilan Santos (アビラン サントス) の専門知識とパートナーシップにより、価値のあるソリューションを構築

Morato 氏と同僚は、Smartsheet プラットフォームの開発に Avilan Santos (アビラン サントス) が加わることが、Vecol (ベコール) の戦略計画をうまく進めるために不可欠であったと述べています。Galarza 氏のチームが設計した概念フレームワークにより、Vecol (ベコール) ではプロジェクトの膨大な数の要素を追跡し、管理するための最適な方法を理解できました。これにより、テクノロジー ソリューションの最適な設計も確認できました。

「ソリューションを導入する際に Avilan Santos (アビラン サントス) から得られた支援は、非常に重要でした。」と Vecol (ベコール) の AT 部門で ACT プロジェクトの責任者を務める Andres Rubiano 氏は述べています。「弊社には、移行と変更管理に関する Avilan Santos (アビラン サントス) のガイダンスが必要でした。」

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