Trafag は Smartsheet で複雑なグローバル プロジェクトを簡素化します

Trafag は、スイスに本拠地を置くエンジニアリング企業で、高品質なセンサーと制御装置を提供する世界的なリーディング カンパニーです。 世界 40 か国以上で事業を展開し、6 つの製品ラインで年間 30 件以上の開発プロジェクトを行っています。 以前行われていたプロジェクト プランニングのプロセスは非常に面倒で、会社全体の状態を把握するために必要な透明性に欠けていました。 効率的なプロセス管理とハイレベルでの状況の把握を維持するために、Trafag は直感的で巧みな作業管理プラットフォームを必要としていました。

同社はプロジェクト管理ツールを採用しようとしましたが、それは同社のニーズに対応していませんでした。 プロジェクト管理責任者である Marzio Locatelli 氏は、「ツールが機能しないか、操作が難しいかのいずれかでした」と述べています。 彼は、会社の 3 つの主要なビジネス目標に対応できる、より良いソリューションを見つける必要がありました。

プラットフォームがウィッシュリストの実現を支援

このソリューションは、経営陣が同時に進行する 15～20 のプロジェクトの方向性を効率的に決めるために、プロジェクトのステータスを可視化する必要がありました。

また、プランニング プロセスの精度を高めるためには、大枠の見積もりではなく、具体的な内容を提示する必要がありました。 最後に、ソリューションでは、プロジェクトのニーズに合わせてリソースを拡張したり、優先順位や期限の変更に対応する方法を提供する必要もありました。

そのソリューションとは? 会社の目的を達成するために明確なメリットをもたらした Smartsheet です。

ステータスのおおまかな概要

直感的に使える Smartsheet は、Trafag が使用していた他のツールと連携し、プロジェクトの計画やリソースを完全に透明化することができました。 たとえば、Smartsheet から Meisterplan にデータをインポートすることで、PMO はプロジェクトの詳細にアクセスできるようになり、重要なプロジェクトやリソースのステータスの概要を表示グラフで即座に確認できるようになりました。 これにより、ポートフォリオ内の競合や課題を迅速に特定できました。

「私たちが得た大きな改善点は、透明性です。 以前は、たくさんの質問がありました。 「このプロジェクトはどうなっているのか」、 「ステータスは?」、 「いつになったらプロトタイプができるのか」、 などです。 今では、誰もがオンラインに接続して、プロジェクト計画から知りたいことを確認でるようになりました」と Locatelli 氏は言います。

プロジェクトを正確に計画する方法

Smartsheet は正確なロードマップ作成とプロジェクト プランニングを提供します。 「私たちのロードマップは、プロジェクト マネージャーから得た情報に基づいてまとめられた、PowerPoint に描かれた絵に過ぎませんでした」と Locatelli 氏は言います。 「私は自分たちのプロジェクトと将来のプロジェクトについて知っていることに基づいて、見積もりをしなければなりませんでした。 あまり正確な作業ではなく、時間もかかりました」

残念ながら、より優先度の高いプロジェクトのために、プロジェクトが中止されたり、保留されたりすることがよくありました。 「プランニングの中でそれを考慮し、中断の将来的な影響をチェックしなければなりません」と Locatelli 氏は言います。 「Smartsheet と Meisterplan を組み合わせて使用することで、これを実現できます」

効率的なリソース管理

リソースの割り当ては、複数の関係者に状況を確認し、Excel またはその他のツールで作成中の計画を確認し、それらの情報からサマリーを作成する必要があり、Locatelli 氏にとって時間のかかる作業でした。 「この方法はエラーが発生しやすく、持続可能な計画方法ではありませんでした」と彼は言います。

Smartsheet は、リソースを効率的に割り当てる方法を提供しました。 「同時に 15～20 のプロジェクトが稼働しています」と Locatelli 氏は言います。 「プロジェクトの期間は 6 か月から 3 年です。 プロジェクトのフェーズに応じて、Smartsheet や Meisterplan でリソースを計画しています。 私は、特定の活動ではなく、1 か月という特定の期間に担当者を割り当てます。これにより、利用可能なリソースを全体的に把握し、それに応じて規模を調整することができます」