2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) の数千人の選手とコーチ、数百の競技を Smartsheet で容易に管理

Special Olympics USA Games (スペシャル オリンピックス USA ゲームス) では、4 年に一度、何千人もの選手が集まって、水泳、競走、ゴルフなどのスポーツで競い合います。Special Olympics は、知的障害のある子供そして大人のための世界最大のスポーツ組織で、年間を通じて 172 か国、500 万人の参加者にトレーニングと活動を提供しています。フロリダ州オーランドで開催される今年の USA Games は、11 会場で数百の競技が行われ、全米 50 州とカリブ海地域から 5,500 人以上の選手とコーチが参加します。

USA Games の成功には、Smartsheet を始めとしたテクノロジーが中心的な役割を担っています。同組織は、Smartsheet を使用して参加者とボランティアのスケジュールを管理することで、選手、コーチ、観客が、すべての競技を把握しやすくしています。「史上最も高度な技術を駆使した USA Games にするつもりです。Smartsheet での仕事はすべてのグループと関わり、ビジネスをより効果的に実現するうえで役立っています。」と、2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) の最高情報責任者 Lonnie Snyder 氏は言います。

2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) のスケジュールや競技の管理は、必ずしも効率的ではありませんでした。「作戦も計画指針もありませんでした。請負業者やコンサルタントはメールや表計算ソフトなどの独自のツールを使っていたため、すべてをまとめて把握することができなかったのです。」と、Snyder 氏は言います。「このような大規模イベントを適切に管理するには、まずは仕事を整理して、皆が同じ考え、同じ方向性で、物事を進めるようにする必要がありました。

Smartsheet のポータルとダッシュボードで競技をさらに可視化

効率性と可視性を高めるために、Snyder 氏が導入を促したのが Smartsheet です。「Smartsheet は前から使っていたので、革新的で導入しやすいツールであることは知っていました。」と、同氏は言います。Smartsheet がプロジェト管理の簡素化に役立つことや、共同作業や情報を 1 か所で検索するための新しい方法を提供していることはわかっていました。」

2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) では、まず 70 を超える内部プロジェクトの計画を、Smartsheet を使って作成しました。「マップ代わりとなるプロジェクト リストからプロジェクトをクリックすれば、各チーム リーダーは詳細情報やワークスペースにアクセスできるリンクを確認できます。」と、Snyder 氏は言います。「これが、すべてのプロジェクトの拠点となりました。」その後、組織は、大会に参加する 64 の代表団の責任者 (HOD) ごとにパブリック ポータルを構築しました。「HOD はそれぞれ、今後のマイルストーンや締め切り、ウェビナーや連絡先情報などを確認する必要があります。この情報すべてが Smartsheet で一元管理できるようになりました。」と、Snyder 氏は言います。

また、2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) は、Smartsheet でオペレーション ダッシュボードを構築し、スケジュール、機材の配送、宿泊施設、テクノロジー、輸送、およびボランティア調整の詳細なスナップショットを、組織のリーダーに提供しました。各スポーツ種目のリーダーは、必要な情報を、Smartsheet のモバイル アプリを使用してすばやく確認できます。「特定のスポーツのオペレーション ダッシュボードでも、会場運営責任者のダッシュボードでも、すべてのリーダーが Smartsheet でリアルタイムのデータにアクセスし、作業を効率化し、ゲームを合理的に計画できます。」  プロジェクトやカレンダーのデータがポータルまたはダッシュボードを介して送信されると、同組織は Smartsheet の自動ワークフローを使用して、アラートや通知を受け取ります。

さらに、2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) は、大きなシートとレポート間でデータをマッピングする Smartsheet ツール、DataMesh を使用して、社内チームや外部ベンダーが競技固有の詳細を容易に追跡できるようにしています。「DataMesh は、複雑な機器/備品リストや要件収集プロセスを合理化してくれるため、特定の会場や競技に必要なものすべてを簡単に確認できます。」と Snyder 氏は言います。「今ではドロップダウン リストから、備品や機器の種類、医療用品などを選ぶことができます。調達の際、ベンダーに表示されるのは、そのベンダーが担当する備品や消耗品だけで、ソース データに触れる心配はありません。」

複雑な 7 日間の競技をより簡単に管理するために

Smartsheet を使用すると、2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) で行われる最新の競技情報の詳細をモバイル デバイスで確認できるため、とても複雑な 1 週間の大会が管理しやすくなります。「Smartsheet により、最新のプロジェクトやイベントの詳細を 1 か所で確認できるので、何か問題が発生してもすぐに解決できます。」と 、Synder 氏は語ります。「トラブルが発生したとき、何度も電話やメールをして担当者を探す必要がなくなりました。Smartsheet ダッシュボードをひと目見るだけで担当者が見つかるのです。」 何十通もの電子メールを調べる必要はもうありません。代表団の責任者は、Smartsheet ワークフローを利用して、スケジュールの変更や更新を通知することができます。

また、Smartsheet により、組織はリーダーのリクエストに迅速に対応することもできます。「CEO から難しいことを聞かれても、Smartsheet があれば、ほんの数秒で回答を引き出すことができます。」と、Snyder 氏は述べています。たとえば、常に更新されている予算データは、専用の予算ダッシュボードで確認できます。「情報は中央のワークスペースで一元管理されているため、どの予算が承認されているか、いつでも、誰でも見ることができます。」と、Snyder 氏は言います。「これにより、会議中に予期しないことが発生するのを避けられます。」

推定コスト削減額: 20 万ドル以上

2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) では、Smartsheet で効率化を実現することで、コストを削減しています。「Smartsheet の代表団責任者向けポータルがなければ、フルタイムの従業員が少なくともあと 3 人はいないと、毎日送られてくるデータやリクエストをすべて管理できなかったでしょう。」と、Snyder 氏は語ります。「人を増やさずに済むというだけで、年間 20 万ドルを節約できます。」

また、必要な情報が見つけやすくなったことで、時間の節約も実現しました。「チーム、ベンダー、家族から、週に 10 件ほど、最新のスケジュールや競技情報に関する問い合わせを受けます。以前は、こうした問い合わせに対する回答を見つけるのに 1 週間かかることもありましたが、今では、数時間以内に必要な情報すべてが見つかります。」と、Snyder 氏は言います。

競技追跡のためのシンプルなツール 

Smartsheet はローコード ソリューションなので、2022 Special Olympics USA Games (スペシャル オリンピックス USA ゲームス) チーム メンバーは、ほとんど時間をかけずにツールを導入し、その機能を活用できました。「どのパソコンやオペレーティング システムを使っていても、とても使いやすいと好評です。」と、Snyder 氏は言います。「Web フォームの作成やフィールドのドラッグなども簡単で、数分でやり方を覚えられます。Smartsheet の導入後すぐ、高度な計算式やサマリー フィールドなどの機能を使い、数週間後にはパワー ユーザーになった人もいます。」

さらに 2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) は、新しいファン エンゲージメント モバイル アプリに Smartsheet を統合しました。これにより、選手やファンが試合のスケジュールを作成、閲覧したり、会場の場所/距離のほか、仲間の選手やコーチを検索したり、応援メッセージを送信したりすることができます。「ファンや選手に特別な体験を提供してもらいたいという思いから、ファン エンゲージメント アプリを実現しました。」と、Synder 氏は言います。「Smartsheet を、競技スケジュールの信頼できる唯一の情報源として利用し、それに基づいてアプリが自動的に更新されるようにしました。」

2026 Games へのスムーズな移行

2022 Special Olympics USA Games (2022 スペシャル オリンピックス USA ゲームス) の Smartsheet 導入に基づいて、2026 年にミネソタで開催される USA Games にスムーズに移行する準備も進めています。Snyder 氏は、この大会の最高技術責任者および最高情報責任者を務める予定です。「アカウントを移行するだけのつもりです。次のリーダーシップ チームが、必要なものすべてを Smartsheet で揃えられるようにして、2026 年の大会を成功させます。」と、Snyder 氏は述べています。「複雑なプログラミングや、他のコンテンツ管理システムを使う必要はありません。Smartsheet のシートを更新するだけで、ライブ データをすぐに配信できます。Smartsheet があらゆるリクエストに対応できることは証明されました。まるでスイス アーミーナイフのように、頑丈かつ万能なツールなので、できないことはありません。」

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