Sonnedix (ソネディックス)、COVID-19 の期間も Smartsheet で共同作業を維持し、従業員をサポート

持続可能な未来の創造に向けて、クリーンなエネルギー源への投資は非常に重要です。Sonnedix (ソネディックス) のように革新的な独立系発電事業者 (IPP) は、高性能でコスト競争力のある太陽光発電所の設計、資金調達、建設、監視を行うことで、太陽の力でより環境に優しく明るい世界をすべての人に率先して提供しています。 

世界中に太陽光発電所やオフィスがある Sonnedix (ソネディックス) にとって、長期的な成功を実現するうえで基礎となるのが、1 つのチームとして適切に共同作業を行うことです。「Sonnedix (ソネディックス) では、私たちは 1 つのチームだと言っています。」と、プロジェクト管理の責任者 Andrea Vecchi 氏は言います。「1 つのチームとして、世界のどこにいても Sonnedix (ソネディックス) の一員であることを実感できます。」

パンデミックのときも、Sonnedix (ソネディックス) は、「1 つのチーム」の企業文化を堅持するためのプロセス開発に尽力し、従業員を全面的にサポートすることを重要視しました。 

多くの企業と同様 Sonnedix (ソネディックス) にも、COVID-19 によって、大量のリモート ワークの需要に数日で対応するという重大な課題が課されました。幸いなことに、Andrea 氏はプロジェクト管理責任者として、必要な取り組みの多くをリードする準備ができていました。また Andrea 氏は、Smartsheet が、パンデミックに対処する同僚を支える Sonnedix (ソネディックス) の新たな取り組みをサポートする、理想的なプラットフォームであることがわかっていました。

Andrea 氏が 2018 年に Sonnedix (ソネディックス) に着任したとき、Smartsheet はすでに業務で使用されていました。しかし Andrea 氏は、さらに大きなプロジェクトの最適化と標準化を進める中ですぐに Smartsheet が十分に活用されていないことに気付きます。そして、このプラットフォームが持つ共同作業とコミュニケーションの大きな可能性を認識するようになったのです。 

最初、Andrea 氏は、エマージェント取得プロセスの標準化や最適化などのプロジェクトに Smartsheet を使用し、Smartsheet が「パイプラインを明確に視覚化し、各部門が上手く共同作業を行えるようにするうえで役立つ」ことを発見しました。2019 年後半、Smartsheet のワークフローとアプリケーション統合の可能性を探り続けた Andrea 氏は、後にリモート ワークの課題に悩まされ始めたとき、このプラットフォームを思い出しました。 

それ以来、Sonnedix (ソネディックス) は、リモート ワークに関する新しいポリシーのトレーニング、オフィスの安全対策、ホーム オフィスの評価など、さまざまな取り組みに Smartsheet を使用することで、その包括的かつ協力的な企業文化を維持しています。

エンゲージメントの高いトレーニングの実施 

ロックダウンが始まると、Sonnedix (ソネディックス) の人事チームは、新しい働き方について従業員をサポートする必要がありました。影響力の大きな一連のトレーニング セッションをすでに開発していた人事部は、Andrea 氏に連絡し、在宅勤務の大規模導入に伴う課題やストレスを克服してチームをリードするための、マネージャー向けトレーニングの実施を加速させるよう依頼しました。 

チームは Smartsheet を使用して、トレーニングの申し込みから受講までスピーディに行える人事ポータルの迅速なイテレーションを実施しました。グローバルな従業員がさまざまなセッションでトレーニングを予約できますが、このような従業員がフォームを使用すると、一連の自動化プロセス、たとえば、有償トレーニング プログラムのバックエンド承認プロセスが起動します。これは、主に電子メールと Excel のデータを使っていた従来の予約プロセスから、大幅に改善されたものです。 

Sonnedix (ソネディックス) のトレーニング量は 6 か月で少なくとも 1 桁増え、トレーニング セッション数は 90 を超えました。これは合計で 1,000 時間以上になりますが、そのすべてが Smartsheet システムを通じて予約されました。従業員はレポートによって自身の成長を簡単に確認できます。これにより、誰もが成長し、成果を上げ続けることができます。 

「このトレーニングを可視化し、従業員がアクセスできるようにして、参加を促進する必要がありました。」と Andrea 氏は付け加えます。「Smartsheet はこれを可能にしました。コメントも好意的なものばかりです。」 

安全性とセキュリティを優先してオフィスを再開

従業員の心身の健康を守るためにさまざまな取り組みを行っている Sonnedix (ソネディックス) は、効率的な在宅勤務を促進することに力を注ぎました。しかし、自宅の環境が整っていない人にとって、オフィスが重要なライフラインであることも認識しています。規制が許可されたとき、Sonnedix (ソネディクス) にはこのような人のためにオフィスを安全に開放する方法が必要になりました。 

その中心的な役割を担い、COVID-19 管理の社内対策本部を運営していた Andrea 氏は、フランス オフィスからオフィス ワークのロジスティクスをサポートしてほしいとの依頼を受け、まずはチェックボックスを使ってオフィス デーを予約できるシンプルなシートを作成しました。これにより、オフィス マネージャーが定員に関するアラートを受け取ることができる一方、ユーザーはそれに応じて訪問を計画できました。これは後に便利な QR コード機能へと進化します。従業員が携帯電話でこれをすばやくスキャンすると、オフィスに「ログイン」することができます。さらに、最も安全な通勤時間に関するガイドラインがリアルタイムで表示される、トラベル ウィジェットのようなダッシュボードで補完されました。たとえばロンドン オフィスでは、ロンドン交通局の Web サイトのデータを埋め込み、駅に人が少ない時間をスタッフが確認できるようにしています。 

今ではさまざまな場所のスタッフが安心してオフィスを訪れることができ、一方で Sonnedix (ソネディックス) は Smartsheet に記録されたデータを使ってウイルス感染の可能性を追跡し、さらなる感染を防ぐことができます。 

「COVID-19 への対応において、Smartsheet はとても役に立っています。」と Andrea 氏は言います。「これにより従業員の安全性とセキュリティが向上しました。」 

ホーム オフィスにおける評価の可視性と効率  

在宅勤務が長期化することが明らかになり、Sonnedix (ソネディックス) はホーム オフィスの整備によりすべての従業員を確実にサポートすることを強く望んでいました。従業員はさまざまな場所にいて、環境要件もそれぞれ異なるため (すでにオフィスから椅子などの備品を持ち出している従業員もいます)、これを効率的に管理することが重要な課題となりました。さらに、人事部はすべての従業員一人ひとりへの連絡、評価し、サポートを行う必要があり、それは本当に大変なことでした。 

すべての従業員に対する在宅勤務評価の実施と記録が Smartsheet を使用して行われ、その一元化された明確なプロセスにより、従業員は評価プロセスに効果的に参加することができました。人事部は誰が何を持っているか、誰がさらなるサポートを必要としているかを明確に把握でき、オフィス マネージャーは専用レポートを使ってオフィス備品を管理できるようになりました。 

「ニーズや要件がまったく異なる従業員のそれぞれを適切にサポートしたいと考えていました。」と Andrea 氏は言います。「Smartsheet により、そのすべてを 1 か所で行えるようになりました。手配担当者にとって本当にわかりやすく可視化されています。」

さまざまなユースケースでこのプラットフォームのメリットを実感している Sonnedix (ソネディックス) では、今後さらに Smartsheet の活用を進めていく予定です。素晴らしい計画がすでに進行しています。Andrea 氏は、このプラットフォームを使用して Sonnedix (ソネディックス) のデータベース構造を見直し、最終的にはプロセスの全体像を把握し、バックエンドのオペレーションを最適化していく予定です。 

強力な企業文化を維持し、従業員をリモートでサポートすることは大きな課題です。それでも Sonnedix (ソネディックス) は、コミットメント、創造性、そして Smartsheet プラットフォームのサポートにより、順調に前に進み続けています。

このストーリーの詳細については、事例をご覧ください。