Project Plan Services (プロジェクト プラン サービシズ) と連携してクライアントの業務変革過程を最適化する Solution Cell (ソリューション セル)

Solution Cell (ソリューション セル) は繁栄しているコンサルティング会社を築き、組織が行動と文化に対する長期的な変革を開発、計画、実行するのを支援しています。Solution Cell (ソリューション セル) のオペレーション マネージャーである Sue Beasey 氏は、会社の成長が加速するにつれて、クライアントの作業をより効率的に管理および追跡するためのテクノロジー プラットフォームを採用して、同社自身を変革する必要があることに気付きました。Smartsheet は、チーム間の共同作業をサポートすると同時に、Solution Cell (ソリューション セル) が時間と労力を節約するのを支援しています。  

「挙げられたものをすべて試しました。」と Beasey 氏は言います。「会社は大きく成長し始めたばかりで、自社のプロジェクトを管理するものは何もありませんでした。情報の入力に多くの時間を費やした挙句、『水曜日に手紙を書くこと』という指示が得られるだけのプロジェクト ソリューションを用意しても意味がありませんが、Smartsheet ではそれほど時間がかかりません。とても視覚的で、皆が気に入っていますし、他の人にプロジェクトに参加してもらうのも非常に簡単です。」

Solution Cell (ソリューション セル) が自負している点の 1 つは、クライアントの特定のニーズと目標に基づいて、クライアントごとに独自のプランを作成できることです。あらゆるクライアントの工程には、行動の変化を促進するように設計された、個別の高度にインタラクティブなプログラムが含まれています。これまでは各クライアントの工程を初めから作成する必要があり、標準化された慣例を確立することが困難でした。同社が各クライアントの変革プロセスに合わせてカスタマイズできるブランド化された手法のメニューを改良するのに伴い、Beasey 氏は、ビジネスの管理負担を軽減するテクノロジー プラットフォームを見つけることができるという自信を深めました。しかし、最初に見たツールで決めてしまおうとは思いませんでした。

適切なパートナーを適切なプラットフォームに

Peter Allanach 氏は、英国の Smartsheet プラチナ パートナーである Project Plan Services (プロジェクト プラン サービシズ) (PPS) の取締役です。Smartsheet は、その包括的な機能と使いやすさから、同社の主要な製品であると言っています。Allanach 氏とそのチームは Solution Cell (ソリューション セル) と連携して、同社の明確に定義されたプロセスと目標をサポートするテクノロジー プラットフォームを作り上げました。

「最初の依頼は非常に単純でした。」と Allanach 氏は言います。「Solution Cell (ソリューション セル) には、財務情報、タスク調整情報などの多くの情報があり、それらをひとまとめにして表示する必要がありました。最適化すべき一連のプロセスが非常にはっきりしていました。何かが必要であるとわかっていても、それが何かを正確に指摘できないクライアントに出会うことがよくあります。焦点を絞ったソリューションを思い付き、より大規模であるか伝統のあるプロジェクト管理会社だけが Smartsheet などのプランニング クラウド ソリューションの利点を享受できるわけではないことを実証するうえで、Solution Cell (ソリューション セル) はうってつけでした。」

PPS と Smartsheet は、Solution Cell (ソリューション セル) がビジネス プロセスを 1 つのプラットフォームに集約して情報を統合するとともに、従業員の 1 日の時間と労力を削減するのに役立ちました。 

「上司は私が変化に抵抗していると思ったようですが、私は作業に費やす時間を短縮するのでなく、むしろ長くしてしまうような変化に抵抗があったのです。」と Beasey 氏は言います。「そして PPS に出会ったとき、これがうまく機能することが皆すぐにわかりました。私が何かを受け入れたので、職場ではかなり笑われました。私はこれを皆に宣伝してきました。なぜなら、単にそれが機能するからで、非常に簡単に機能するからです。」

唯一の真実の情報源によって時間と労力を節約

Solution Cell (ソリューション セル) のプロセスは、クライアントの独自の状況を理解するために現場を訪問することから始まります。次に同社は、クライアントが目標を達成できるように設計された、オンライン トレーニング、対面ワークショップ、少人数グループのコーチングなどを含む工程をカスタマイズします。工程を計画するには、分断したドキュメントとアプリケーション間で情報を移動する必要がありました。クライアントのフィードバックとスケジュールの変更を組み込むには、複数の段階で更新と照合を行う必要がありました。Smartsheet はその時間と複雑さを解消し、迅速かつ簡単に作成し更新できるプログラム情報の単一ソースを提供します。 

「7、8 種類の異なるツールで別々の作業を行うことがなくなりました。」と Beasey 氏は言います。「私たちはある方法で財務を記録し、プロジェクトとタスクを別の方法で記録します。一部のプロジェクトにはまだ特別なシートがありますが、それらはすべて関連しており、最終的なシートにすべての詳細が示されます。想定される展開方法、展開する日付、その年に予想される財務状況、最終的な状況といった詳細情報です。私にとって、おそらくそれが最も重要なことです。」

クライアントの工程の進行に伴って、Smartsheet は最新情報と進捗状況を共有するプロセスを合理化します。Solution Cell (ソリューション セル) は Smartsheet のフォームを使用して、個別のワークショップの評価にかかる時間を短縮します。参加者は紙のフィードバック フォームを返す代わりに、オンライン フォームに記入して評価とコメントを中央のシートに送信します。完了ステータスやスケジュールの更新など、クライアントとのコミュニケーションの他の側面は、数回クリックするだけで伝達できると Beasey 氏は指摘します。

「Smartsheet をクライアントと共有するのは非常に簡単です。」、と Beasey 氏は言います。「いいですね。一貫していて、手ごわくは見えません。クライアントと特定のプロジェクト管理システムを共有していましたが、それにはキーが必要で、非常に複雑です。それに対してこの場合は、共有した人には見て欲しいものだけを見せることができます。複数の手順ではなく、1 つの手順で行うのに非常に良い方法ですね。」

ライバルに勧めたいほどのプラットフォーム

Beasey 氏は Smartsheet の大ファンなので、同じコンサルティング市場の別の企業の知人にも Smartsheet を勧めています。 

「ごく最近話をしたのですが、Smartsheet のように他のすべてのものと連携するものは見あたらないと言っていました。」と Beasey 氏は言います。「そこで私は PPS の連絡先を伝えました。常に他のトレーニングやコンサルタントのプロバイダーと話しているわけではありません。私たちと同様にそれぞれ自分の仕事に取り組んでいます。そして、実際にビジネスの一端で競い合うなど意見がぶつかるまでは距離を置いたままです。しかし、彼らにとって Smartsheet が非常に有益だと思いました。ライバル会社であろうとなかろうと、本当に役立つものを使うことをうらやんだりはしません。」

Beasey と同僚たちは、引き続き PPS と連携して Smartsheet の機能をさらに組み込み、概ね 1 年に 1 つ主要な新機能を導入する予定でいます。Solution Cell (ソリューション セル) の次の目標は、自動化の使用を最適化することです。Beasey 氏は、まだいくつかのプロジェクト ステップで手動のリマインダーやワークフローに依存していると指摘していますが、Smartsheet では少しの戦略的な取り組みによってこれらの作業を迅速化できると確信しています。そしてこれらの機能や将来の追加機能が、既に使用している機能と同じく簡単に習得でき、簡単に利用できるようになると確信しています。

「新しいツールを学ぶだけでなく、新しいツールを信頼することが大事です。」と Beasey 氏は言います。「Smartsheet と古いスプレッドシートの両方をしばらくの間併用して、それが機能することを確認しました。実際に会社全体とそのすべてのデータに対して新しく何かを導入するときに信頼するのは非常に難しいことです。採用するのは重大な意味を持ちますが、その機能の使いやすさによって、素早く絶対的信頼を得たのだと思います。」