リアルタイムの IT データを拡散して意思決定を促進する Sabra (サブラ)

ハマスは通常、ひよこ豆、レモン、タヒニ、ニンニクの 4 つの材料から作られ、パーティーの定番であり、世界の多くの料理に登場します。人々がより健康的な食品を選ぶことに躍起になる中、Sabra (サブラ) はハマスとワカモレ ベースのスナックを提供して家庭用ブランドを構築し、顧客を満足させています。

Sabra (サブラ) の情報技術 (IT) 部門の PMP 兼 IT プロジェクト リーダーである Juan Vargas 氏は、内部プロセスを管理するためのより単純な新しいレシピを必要としており、それを実現するために IT プロジェクト マネジメント オフィス (PMO) がクラス最高のテクノロジを活用できるようにしたいと考えていました。

「Sabra (サブラ) では、データに基づく意思決定を重視しています。」と Vargas 氏は言います。「それはビジネスの成功の鍵の 1 つです。」同社の IT PMO は Smartsheet を採用して、スプレッドシートでの重複報告を排除し、変更管理プロセスを作り直して可視性を高め、テクノロジー チームがより効率的に活動できるようにしました。

一般的な変更管理の問題

Smartsheet を採用する前は、IT チームの変更管理プロセスがテクノロジー チームの作業量に不要な負担を加えていました。既存のプロセスは煩雑で、リアルタイムで明確なデータが見られなかったため、混乱と複雑性が増していました。

「当社のウェブサイトに停止時間が計画されていた場合、または影響が予想される別の変更があった場合、チームは事後に対処する必要がありました。」と Vargas 氏は言います。ビジネスへの影響を軽減するには情報が少なすぎ、遅すぎたためです。作業実行プラットフォームを採用する前は、電子メールを使用して変更を伝え、組織内のさまざまな配信グループに一斉送信していました。

Vargas 氏はまもなく、履歴のデータベースが必要であることに気付きました。「環境に加えた変更をログに記録し、計画を立てるためのより構造化された方法で完全な履歴を確認できるようにしたいと考えていました。」と Vargas 氏は言います。「ファイルのアップロードや電子メールを待たずに、リアルタイムで情報をやり取りできるようにしたかったのです。」

効率を高めるための組織化されたプロセス

認識を高め、共同作業を強化するために、Vargas 氏は Smartsheet を選択しました。このプラットフォームが効率と有効性を高めると信じていたからです。チームはすぐにプラスの影響を感じました。「Smartsheet の導入前は、変更プロセスごとに 45 ～ 60 分の会議が必要でした。」と Vargas 氏は言います。

「新しいプロセスでは変更に関するすべての情報が常に見えているので、会議は 15 分で済みます。誰が、何を、いつ、なぜ、どのように変更管理プロセスを行っているかを把握するために余分な時間は必要ありません。」

今では、すべての変更管理リクエストが Smartsheet で作成された情報技術変更リクエスト フォームを通じて処理されます。フォームを使用すると、提出者はビジネスまたは生産の領域に影響する特定の変更ウィンドウの適切な日時を確認できます。フォームの他の部分には、優先度、範囲、対象者、添付ファイル (手順書の方法を含む)、変更による達成目標など、コミュニケーション要件のフィールドがあります。

フォームへの入力が完了すると、提出者はすぐに IT 変更カレンダー (Smartsheet Calendar アプリを使用して作成) に誘導されます。ここから、スケジュール済みのすべての変更を月ごとに確認できます。「Smartsheet を使用して、当社のデータから企業向けのカレンダーを作成することができました。」と Vargas 氏は言います。

「それによって組織の誰もが、そのビジネス価値を向上させるために何をしているかを知りたいという願いをかなえることができます。そしてチームはいつでも、変更によって何が起きているかをトップ レベルから確認できるのです。」

このソリューションを構築する前、変更管理のプロセスは非常に閉鎖的でサイロ化されていました。Smartsheet によって Vargas 氏のチームはユーザー コミュニティが質の高い情報と行動計画にアクセスできるようにし、IT チーム全体が変更を認識できるようにしたため、ビジネスへの影響が予測可能になりました。「今では、変更が 6 か国の何百人もの人々に伝達されるようになりました。」と Vargas 氏は言います。

また Vargas 氏は、IT PMO 向けにプロジェクト コンセンサス ダッシュボードも構築しました。ここでチーム メンバーは、現在の段階、所有者、全体的なステータス、範囲、予算などを含むプログラム概要レポートを確認できます。また、Smartsheet のアイテムとリソース (IT ランブック、フォーム、レポート、オンコール ローテーション用カレンダーなど) を便利なチーム ポータルにまとめました。

セキュリティ、シングル サインオン、および管理者コントロール

さまざまなプロセスに Smartsheet を使用する最大の利点の 1 つは、会社全体の透明性が向上することです。「今では、以前よりも多くの人が情報にアクセスできるようになりました。また、Smartsheet は何の支障もなく、優れたサービスを提供します。」と Vargas 氏は言います。

「対応が必要な変更を素早く取得できるので、チームはこのプロセスを気に入っています。変更を承認するために面倒なシステムに飛び込む必要はありません。アプリでシングル サインオンを使用すればすべてができ、完了します。この使いやすさは、チームが Smartsheet を採用するのに非常に役立ちました。」

IT 部門は、権限、シングル サインオン (SSO)、および Microsoft Azure Active Directory を活用して、ユーザーの管理方法の制御を支援しようと取り組んでいます。彼らは権限のさまざまな制御方法をスピンアップして、人々が見る必要があるものにのみアクセスできるようにしました。

重要な仕事に集中する

変更管理プロセスを Smartsheet に組み込むことで、IT チームは変更後の混乱を解消する必要がなくなり、「多くの時間を節約」できました。

これによって Vargas 氏は会議の計画に費やす時間を減らし、プロジェクトの成功を実際に支援する時間を増やすことができます。時間を節約するためにも Smartsheet テンプレートを利用しています。「必要なテンプレートを入手したらすぐに微調整して作業を始められます。」

「Smartsheet は当社のゴールド スタンダードになりました。『そのスプレッドシートを送ってください』と言う代わりに、私たちは「Smartsheet 上にあります」と言っています。」