Providence Medical Group が患者体験をパーソナライズしている方法

医療行為と患者ケアの水準を継続的に改善していくことは、複数の州にまたがるプライマリー ケアと専門クリニックのネットワークにとって、計り知れない課題となっています。 オレゴン州とワシントン州南西部にある Providence Medical Group (PMG) では、60 以上の診療所が四半期ごとに認定を受け、新しい要件を満たしているという証明書を提出しなければなりません。


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PMG および Providence Health & Services の臨床サービスのプログラム マネージャーである Kiesha Smith 氏は、Smartsheet を使用してチェックリストやダッシュボードを作成することで認証プロセスを効率化し、クリニックのマネージャーが事務作業を減らし、より良い患者体験を提供することに集中できるようにしています。

「認証は、私たちの戦略計画に合わせるのに役立ちます」と Smith 氏は言います。 「私たちのチェックリストにあるすべての基準が、クリニックで効果があったか、システムから展開されたものとして試験的に実施され、実証されています。 Model of Care Governance Committee の審査を経て、私たちの基準や戦略計画に沿ったものであること、そして患者さんに利益をもたらすものであることを確認しています。」

Smith 氏はプロジェクト管理の経験を活かして、PMG での新しいプログラムの作成と実行を支援しています。 これには、患者の健康と安全を守るために、クリニックのスタッフが破ることのできない「レッド ルール」を確実に遵守するためのプロセス フローなど、患者中心の取り組みが含まれます。 また、クリニックのワークステーションのシングル サインオン機能や、患者が駐車場に入る際の自動予約チェックインなど、革新的な IT プロジェクトも含まれています。

これらの取り組みは、PMG の戦略的目標に沿っています。 Smartsheet は、システム全体で、クリニック業務に標準化とパーソナライズの両方を提供します。

信頼できるプラットフォームの選択

PMG 以前は、Smith 氏は Providence Center for Outcomes Research and Education (CORE) に勤務し、健康データを分析する複雑なデータ サイエンス リサーチ プロジェクトを管理して、十分なサービスを受けていない人々の健康状態をより良く理解し、改善していました。

Smartsheet はチームの IT ツールキットの一部であり、Smith 氏はこれを CORE の研究活動を整理して追跡するために使用していました。 Smith 氏は PMG に移るまでに、さまざまなプロセスを簡略化していました。

Smartsheet の機能には、以下のようなものがあります。

• 情報の中心的なソース: スプレッドシート、電子メール、オンラインのファイル共有に依存している場合、同僚が異なるバージョンのドキュメントに変更を加えたときに、作業プロセスが衝突し始めるまで競合は検出されないことがあります。 Smartsheet を使用すれば、最新の情報が共有され、更新履歴を追跡できます。
• ダッシュボードを介した最新のデータ ビュー: PMG のリーダーシップは、クリニックの四半期認証の完了を注意深く監視しています。 そのためには、まとめて最新の状態に保つのに時間のかかるレポートが必要でした。 今では、各クリニックのマネージャーは、カスタマイズ可能なダッシュボードを介して表示と分析ができるマスター シートにクリニック シートを取り込んで、要件の完了をチェックできるようになりました。
• 他のツールとのスムーズな統合: Smith 氏は、プログラム分析からIT機器の追跡、医師の連絡先情報まで、データを取り込むためのさまざまなフォームを作成しました。 Smartsheet フォームは、Zapier や Cognito Forms などのツールと簡単に統合し、情報をリクエストする必要があるクリニック チームに適したインターフェースを作成するのに役立ちます。
• プラットフォーム横断的なアクセシビリティ: 研究室のデスクトップ コンピューターから、診察室のハンドヘルド タブレットまで、あらゆるデバイスで Smartsheet データを利用できます。 チームは、クリニック内のどこにいても、最新かつ正確な情報にアクセスできることを知っています。

共同作業をサポートする可視性

Smartsheet ダッシュボードは、関係者の可視性を高めるのに役立ちます。 経営陣は、クリニックの取り組みを統一的に見ることができ、注意が必要な分野に集中できるようになりました。 さらに、クリニックのマネージャーは、同僚が何をしているかを確認し、その知識を使用して自分の取り組みを改善できます。

「あるクリニックに何かを依頼し、そのクリニックが何らかの理由で苦戦している場合、ダッシュボードを見て、その基準を満たしている他のクリニックに連絡し、彼らに働きかけ、クリニックの成功に役立つツールを持ち帰ることができます」と Smith 氏は言います。「透明性を確保することで、チームとしてより緊密に協力でき、より多くの質問をする機会が得られます。」

また Smartsheet フォームは、時間と労力も節約しました。 Smith 氏は PMG の IT チームと協力して、システムのコンピューター ネットワーク用のシングル サインオン機能を作成しています。 プロセスの一環として、IT はすべてのクリニックでワークステーション ID のリストを作成する必要がありましたが、スタッフがすべてのクリニックを訪問し、各場所の 50 近いワークステーションの一覧を作成するのに数日かかることを懸念していました。

Smith 氏は、クリニックの住所、クリニックのマネージャー名、各クリニックの場所ごとの連絡先情報などの情報フィールドをあらかじめ入力したフォームを作成しました。 クリニックのマネージャーがハードウェア ID を入力して情報を中央のシートに送り返すだけでよく、出張する必要はなくなりました。

「介護者にはやらなければならないことがたくさんあるので、プロセスを簡単にすることは非常に重要です」と Smith 氏は言います。 「別のアンケートや別のフォームがあると聞いても、それは彼らの仕事量を増やすだけです。 データを収集するプロセスを簡単にすることで、自分たちのためにもなり、相手のためにもなります。 私たちが構築したシステムは、Providence での透明性の向上、物事の追跡、物事の証明、プロセスの改善に本当に役立ちました。」

医療のガイドラインと慣行が進化し、より良いパフォーマンスに対するプレッシャーが高まる中、Smith 氏は、Smartsheet を使用すれば PMG のすべての臨床チームの作業を簡素化し合理化できると感じています。 それは、組織が最も野心的な目標を達成し、新たな目標を設定できるように支援するための彼女の取り組みの重要な要素です。

詳細は Smartsheet にお問い合わせください。