Impact Housing (インパクト ハウジング) は可視性と主体性を築き、縦割り組織間のギャップを埋める

南カリフォルニアの不動産開発業者の大半は、高級住宅や助成の対象となる低所得者層向け住宅を扱っています。しかし、Impact Housing は違います。同社は、サービスが最も行き届いていない低・中所得世帯向けに価格設定された、助成の対象とならない住宅に特化しています。​​ 誰もが収入に関係なく自分たちの暮らす場所を愛せるようにするというビジョンを掲げつつ、手頃な価格の複数世帯住宅を社会的責任を果たしながら大規模に開発することで、南カリフォルニアの住宅危機による影響を軽減しようと決意しているのです。

部門間の橋渡し

Impact Housing では、7 つのビジネス ユニットが共同作業を通じて不動産開発プロジェクトを完了に導いているため、強力なプロジェクト管理ツールの必要性が早くから認識されていました。「鍵となるのは、建築、建設、製造など、社内のさまざまな縦割り組織を単一のプラットフォームにまとめ、これらのチームが各プロジェクトをリアルタイムで調整し、共同作業できるようにすることでした」と、Impact Housing の業務担当シニア マネージャーを務める Michelle Choate 氏は言います。

試行錯誤の末、Impact Housing は Smartsheet に出会いました。「一瞬で気に入りました」と、財務および業務担当シニア ディレクターの Diego Morales 氏は振り返ります。 

「そこで会社全体、とりわけ中間管理層への Smartsheet の導入に専念する小委員会を設けました。現場の最前線に立ち、各部門の現状を理解しているスタッフや、テクノロジーを通じて効率と共同作業を改善しようと絶えず努力しているスタッフに発言権を与えるという発想でした」。

豊富なソリューションの活用

程なくして、Impact Housing は Smartsheet が提供するすべての機能を把握しました。取得チームは各プロジェクトを Smartsheet Control Center から開始し、さまざまな部門が予算、スケジュール、設計などの重要文書を共同で使用できるようになっています。そのため Smartsheet は、プロジェクトのライフサイクル全体を通じてすべての情報を一元管理する場所になっています。また、同チームは DataMesh と Data Shuttle を使用して、社内の情報を外部プログラムと自動的に同期させています。一方、建設チームは Dynamic View を活用して請求書の管理を行っており、各サイクルの請求対象者に関するカスタマイズされたビューを第三者に提供しています。「弊社は Dynamic View を、管理部門による承認待ちの経費レポートのステータス追跡にも利用しています」と、Choate 氏は付け加えます。Impact Housing では、Smartsheet 関連のあらゆることについて同氏が頼れる存在になっています。

Smartsheet は建設現場にも導入されています。Impact Housing のスタッフは現場作業で Smartsheet モバイル アプリを使用しており、タスクの実行がより簡単になっています。「すべての現場監督が、各現場のニーズに合わせて設計されたカスタム ワークフローを活用しています」と、Choate 氏は言います。「建設後の現場検査にもこのシステムを使用しています。さらに、弊社に加わった新任の現場監督に支給する『現場監督ツールキット』も作成しました。これにより、作業指示書、インシデント報告、出欠勤記録に 1 か所からアクセスできるようになりました」。

賞に輝いたテンプレートの構築

Impact Housing が抱える顕著なギャップの 1 つは、製造業務の重要業績評価指標の追跡でした。「新任の最高製造責任者から、さまざまな期間の重要業績評価指標を一目で追跡およびレポートし、前月の数値に基づいてパフォーマンスを予測するツールを開発して、自分や製造チームのリーダーが日々の会議で使用できるようにしてほしいと言われました」と、Choate 氏は言います。これに対処すべく、同氏は重要業績評価指標 (KPI) を追跡するための Smartsheet テンプレートを構築しました。それがあまりに印象的だったため、Choate 氏は Smartsheet Community Created Template Showcase (Smartsheet コミュニティ作成テンプレート ショーケース) で見事優勝しました。

「私たちは 3 つのレベルに基づいて KPI を分類し、最上位のレベルは最高幹部向けに設計しました」と、同氏は説明します。「一番下のレベルは、その日の電気テストにすべて合格したかどうかなど、日々のワークフローの基本事項を示すものでした」。

経営陣は新しいダッシュボードにより、物事が週ごとにどう変化するか、あらゆる物事がどのように組み合わさるかを確認できるようになりました。「これにより、さらに俯瞰的な新しい認識を得られるようになりました」と、Choate 氏は付け加えます。「今では、目を向けるべき場所に集中することができます」。一例を挙げると、立ち上げたばかりの製造チームで初年度の離職率が高かったことに、チームは気づきました。そこで同社は、人材のオンボーディング、定着、および従業員満足度に焦点を当てることを決定しました。その結果、従業員の離職率が劇的に改善されたのです。賞に輝いた Choate 氏のマルチカテゴリ KPI テンプレートに興味がある方は、Smartsheet テンプレート ギャラリーから今すぐダウンロードできます。

各タスクに主体性をもって取り組む

Impact Housing のチームは Smartsheet を使用することで、タスクを容易に把握し、遂行できるようになりました。「毎朝集まり、すべての作業項目を 1 か所で確認し、緊急度が最も高いタスクに集中します。また傾向を確かめ、改善方法を見つけます」と、Choate 氏は述べます。

このシステムにより、会社全体で主体性に関する意識が育まれ、最終的に従業員はより自立して働けるようになりました。「Smartsheet のようなソリューションを使用することで、スタッフにさらなる自律性を与え、創造性を伸ばすことができました」と、Morales 氏は言います。

その後、製造チームとエンジニアリング チームも Smartsheet 認定コースを修了し、誰にも頼らずソリューションを構築できるようになりました。「自分の問題を解決し、革新を成し遂げ、プロとして成長できると、すべての人が感じています」と、Choate 氏は付け加えます。「エンジニアリング部門全体が自分たちのツールを作成しています。たとえば、現場監督向けの時間研究アプリケーションを開発し、事前に定義されたパフォーマンス レベルで従業員が仕事を完了するのにかかる時間を観察および記録できるようにしています。また、各マネージャーが実施した時間研究の件数を追跡し、マネージャー間の競争を促せるようにしました」。

円滑な共同作業

KPI 追跡テンプレートをはじめとする Smartsheet ソリューションは、思わぬメリットも生み出しました。「私たちは会社のために絶えず資金を調達していますが、当社の投資家は物事がどのように動いているかを理解したいと考えています」と、Morales 氏は説明します。「Smartsheet を使用することで、ダッシュボードにリアルタイムの情報を表示できるようになっており、投資家は強い感銘を受けています。縦割り組織が複雑に関連し合っている比較的小規模な企業でも、主要な共同作業ツールが Smartsheet のように堅牢かつ俊敏なものであれば、各部門が対話と共同作業を行うことでスムーズに活動できます。私たちはそれを実証しました」。

Impact Housing は Smartsheet を中心に据えつつ、テクノロジーを活用して各部門のニーズに応え続けています。 

「新しいソリューションが必要な場合は、Smartsheet と統合できるかどうかをまず尋ねます」と、Morales 氏は述べます。

Choate 氏にとって重要なのは、チームが連携して作業するよう促すことです。「共同作業に最適な Smartsheet を本当に気に入っています。物事を一緒に構築し、自分たちが何を達成したいのかを深く考えることができるからです」と、同氏は締めくくります。「人生でこれほど夢中になったことはほとんどありません。つまり、人々がより簡単に目標を達成し、自分たちの献身を表す手段を生み出すということです」。

詳細については、Choate 氏のプロ ストーリー顧客ビデオをご覧ください。