Haberman: マーケティング エージェンシーとしてクライアントを成功に導く

Haberman は、ミネソタ州ミネアポリスにある、フルサービスの独立系マーケティング代理店です。同社は様々なチャネルにおいて、戦略的プランニングからクリエイティブな実行まで、様々なサービスをクライアントに提供しています。同社には、さまざまな業界で活躍し、世界中に社会的変化をもたらしている先駆者たちのストーリーを伝えるというユニークなミッションがあります。

クライアントのために「最高の作品」を作る

50人規模の代理店である Haberman の社員は、適応力があり、柔軟性が高く、目標達成のために様々な役割を担うことを厭いません。Corrina Wertzberger 氏は、Haberman のプロジェクト マネジメント チームのアソシエイト プロジェクト マネジメント ディレクターであり、効率的なオペレーションと共同作業を促進する役割を担っています。Wertzberger 氏はクライアントの仕事を担当する一方で、会社が可能な限り効率的に業務を遂行できるよう、社内のプロセスにも目を配っています。

「結局のところ、私たちはお客様にとって最高の作品を作りたいと思っていますし、チームにとっても、その作品を作るための最高の体験を構築したいと思っています。」と彼女は言います。「そのためには、正確な範囲設定、実行可能なスケジュール、部門間の調整や予算内でのアプローチなど、さまざまなことが必要です。」

Haberman は、クライアントごとに調整されたメトリックを設定しています。同社は、社内業務を改善しながら、成功を測定および追跡する方法を必要としていました。

Wertzberger 氏は、次のように述べています。「私たちのプロジェクトの作業の複雑さと範囲は大きく変化するので、適応して柔軟に対応する必要があります。誰が、何を、何のために行うのかを判断するためのデータが必要なのです。」

プロジェクト管理チームは、Resource Management by Smartsheet プラットフォームを中心的な情報源として活用することで、代理店全体をサポートしています。リソース計画から予算追跡まで、利用可能なデータは、日々の重要な意思決定に役立っています。「才能と努力をお金と成果物に変換するのは難しいことです」と Wertzberger 氏は言います。「どちらのツールも、私たちがそれらを管理できるようサポートしてくれます。」

Haberman では、Resource Management by Smartsheet を使用した結果、業務効率の改善やクライアントへのより良いサービスの提供など、社内外で複数のメリットを実感しています。

プロジェクト プランニングの改善

「Resource Management by Smartsheet を使えば、これらの情報を頭の中に保っておく必要はありません」と Wertzberger 氏は言います。「私は現在、約 23 のアクティブなプロジェクトを抱えています。これらのプラットフォームを使うことで、進捗状況を追跡したり、その場で質問に答えたりすることができます。会議では、答えを必要としている人のためにスマートに対応することができます。また、チームのためにリーダーシップを発揮することもできます。」

Haberman が新しいクライアントと仕事を始めたり、新しいプロジェクトを立ち上げたりするときには、チームは作業範囲記述書 (SOW) を作成し、プロジェクトの成果物、予算、タイミングの概要を示します。プロジェクト マネージャーは Smartsheet を使用して、予算とスケジュールを作成します。次に、プロジェクト マネージャーは、Resource Management by Smartsheet でプロジェクトを暫定的なものとしてマークし、プロジェクトに必要なチームの時間を確保し、割り当てニーズを割り出します。

「プロジェクトが進むにつれ、予算に対してどのように動いているかを確認し、その都度タイムラインを調整することができます」と Wertzberger 氏は言います。「Smartsheet では詳細なステップ バイ ステップのワークフローを、Resource Management by Smartsheet では時間の割り当てやシフトを行うことができます。」

Haberman のチームは、プランニングの際に過去のプロジェクトを参考にすることもあります。Wertzberger 氏はフィルターを使用してフェーズ名やプロジェクトタイプで検索し、類似した仕事を絞り込みます。

「私たちは過去から学び、より正確な価格設定ができるようになりました」と彼女は言います。「Smartsheet は、プロジェクトの期間中、ミーティングやマイルストーンなど、毎日の作業を構成しています。Resource Management by Smartsheet では、プロジェクトを段階的に分割し、日ごとに時間を割り当てています。」

透明性が期待を高める

Resource Management by Smartsheet では、社内の各メンバーのリソース管理の俯瞰的な視点を提供します。Haberman 氏は Smartsheet を使用して、プロジェクトのタイムラインを作成、共有しています。大規模なプロジェクトの場合、Haberman 氏は成果物、時期、予算を詳細に分類しています。プロジェクト管理チームは、Smartsheet でプロジェクトのタイムラインを常に更新しているため、同じプロジェクト シートで作業をすることができます。

プラットフォームはまた、チェックと調整の感覚を提供してくれます。「たとえば 7 か月のプロジェクトを、特定の予算と時間で開始し、それがうまくいったかどうかを 7 か月後に確認するわけではありません」と Wertzberger 氏は言います。

「私たちはプロジェクトをフェーズに分割し、Smartsheet でタイムラインを構築し、必要に応じて調整を行います。前のフェーズで予算内に収まった場合、Resource Management by Smartsheet で人員を再配置しますが、これらの変更はリアルタイムで行うことができます。」

プロジェクト マネージャーはタイムラインを更新して共有し、成果物へのアプローチ方法を提案する舞台裏を見せてくれます。「プロジェクトに参加していない人たちが、このような詳細な情報を見て計画に自信を持つことができるのは、本当に役に立ちます」と Wertzberger 氏は言います。

効果的な事後活動

プロジェクトが終了した後、Haberman のチームは次のプロジェクトに生かすための洞察を得るために、プロジェクト総括ミーティングを行っています。プロジェクト マネージャーは、Resource Management by Smartsheet からデータを引き出して、プロジェクトの各段階で発生した時間をよりよく理解し、今後のプロジェクトに生かすための学びや洞察を収集しています。

「さまざまな理由が超過の一因となる可能性があります。Resource Management by Smartsheet は、学んだことを次のプロジェクトに生かすことができるようにするための重要なやりとりをサポートします。」

—Corrina Wertzberger、アソシエイト プロジェクト マネジメント ディレクター、Haberman

データへのアクセス、時間の節約、使いやすさ

Habermanでは、さまざまなチームがさまざまな方法でデータを見る必要があります。詳細な情報を必要とするチームもあれば、進行中のプロジェクトの大まかな概要を好むチームもあります。

Wertzberger 氏によると、彼らが使用するソフトウェア プラットフォームは、「プロジェクトだけでなく、それを使用する多様な個性に、価値をもたらす柔軟性を備えている必要があります。」

「クリエイティブ ディレクターは、自分のチームの中で誰かがキャパシティを超えていたり、十分に活用されていないと感じていることについて、意見を求めているかもしれません」と Wertzberger 氏は言います。「私たちは、Resource Management by Smartsheet からそのデータを即座に提供することができます。また、トップラインの収益性や全体の追跡方法など、リーダーシップに関わるデータも得ることができます。」

Resource Management by Smartsheet で強化する前は、チームが必要とするデータが統合されておらず、またアクセスもできませんでした。

「Resource Management by Smartsheet を使えば、数分でリアルタイムの情報を取得できます。たとえば、リソース会議を行っている場合、「折り返しご連絡します」と言わずに、話している間に Resource Management by Smartsheet で分析レポートを取得することができます。しかも、瞬時にできるのです。」

さらに、プラットフォームによっては習得が大変なものもありますが、Wertzberger 氏が使用するプラットフォームは使いやすいものである必要があります。Haberman の従業員は、Resource Management by Smartsheet は、直感的で習得しやすいと感じています。

「私は多くの人にこれらのプラットフォームの使い方を教えていますが、新入社員がいかに簡単に使いこなせるかをすぐに実感しました」と Wertzberger 氏は言います。

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