Government Contractors Association (政府請負業者協会) (GCA) による中小企業の競争の支援

中小企業は米国国内の全企業の 99.7% に相当しますが、そのうち政府と契約している企業は 22% にも満たない状況です。女性やマイノリティが経営する企業となると、この数はさらに少なくなります。

Government Contractors Association (政府請負業者協会) (GCA) はこの状況を変えようとしています。同協会の目的は、中小企業が抱えているハンディを取り除き、政府との契約に伴う大きな収益機会を少しでも得られるように支援することです。GCA の社長である Abraham Xiong 氏はその額を「5,000 億ドルというところでしょう。」と見込んでいます。  

「中小企業を支援する制度はたくさんあります。しかし経営者がその契約をどうやって行うのか知らなければ、つまりどう競争に参加すればよいのかわからなければ、利益を得ようにも得られません。」と Xiong 氏は語ります。「だからこそ、その課題を解決しようとしているのです。」

まず手始めに、Xiong 氏はカリキュラムを作成し、次のその内容を管理し、企業と共有できるようにするツールを見つける必要がありました。「この情報をすべて集め、整理し、そして中小企業のコミュニティからその情報が見えるようにして、中小企業がこの制度に参加しやすくなり、政府の資金を獲得できるようにする手段を見つける必要がありました。」と Xiong 氏は語ります。

適切なツールの発見

Xiong 氏は、Basecamp のようなプロジェクト管理ソリューション、Mindflash のようなトレーニング モジュール プラットフォームなど、さまざまなツールを試しながら、同氏のクライアントが使用するのに適したソフトウェアを探しました。  

「Smartsheet に出会ったとき、まさにこれが自分が求めていたものだと思いました。」と同氏は語ります。「トレーニング カリキュラムを 1 枚のシートにまとめることがいかに簡単なのかすぐに理解できました。スプレッドシートと見た目も使い勝手も似ているため、どのクライアントにとっても使いやすく、何の問題もなくトレーニング カリキュラムを簡単に利用できると考えました。」

Xiong 氏は Smartsheet を調べているうちに、高性能でありながら導入も簡単であることに気が付きました。「Smartsheet は、カリキュラムを整理するだけではなくもっと別の用途でも使えることがわかりました。」と同氏は語ります。「今では、クライアントのトレーニングの進捗状況を確認したり、完了率を自動計算したりできるほか、階層を作成したりすることなどもできます。カリキュラムの作成だけでなく、トレーニング プロセスを実施中のクライアントの管理にも Smartsheet が役立つという事実に驚かされました。」

中核となるカリキュラムのシートをテンプレートとして保存できるため柔軟かつ確実な処理が可能で、Xiong 氏とそのチームはこの特徴を活かして「The Government Contracting Fast Track Curriculum」というプログラムをすべてのクライアントに迅速かつ安全に複製し、配布しています。

Smartsheet に保存されている重要な情報

Xiong 氏は、中小企業向けのカリキュラム作成にあたって調査、執筆、編集に 2 年半かけていましたが、その後、以下の機能を使用してトレーニング プランを簡単に編集できるようになりました。

トレーニング段階の細部がわかるように階層化

Xiong 氏は、列にインデントを付け、詳細に作りこんだカリキュラムを整理し、クライアントにとって扱いやすくしています。「企業が政府系のマーケットで収益を獲得できるようにするためのトレーニング プロセスには 5 つの段階があります。」と同氏は語ります。

その 5 つの段階にはそれぞれ詳細なリストがあり、Smartsheet でインデントを付けて、整理しているため、クライアントは、各段階を進める際に細かい部分を掘り下げることも、全体像を把握することもできます。

添付ファイルを使った整理

Xiong 氏の中小企業向けトレーニング プランには、ビジネス プランのテンプレートを付けた Word 文書、プレゼンに使用する PowerPoint スライドなど、100 個以上のドキュメントが添付されています。  

「政府との契約に対する非常に現実的なアプローチを段階的に進めるようクライアントを指導していますが、Smartsheet はそのすべてのブループリントとなります。行にどのようなタイプのファイルでも添付できるため、プロセスを整理し、成長の各段階にある企業のニーズに合わせることができます。」と同氏は説明します。 

リソース用のハイパーリンクから直接アクセス

「このトレーニング プランの 12 か月の間に、企業が申請する必要がある認定が数多くあります。クライアントは、ハイパーリンクを使用すると、IRS の EIN 番号の申請に必要な Web ページに簡単に直接アクセスできます。

「中小企業の経営者は、このような細々とした事項を多数、把握している必要がありますが、1 つのオンライン ツールにすべてをまとめて整理すれば、クライアントは貴重な時間を節約できます。」

進捗状況を追跡するための記号列

Xiong 氏はカリキュラムの中で Smartsheet のさまざまな記号列を使用しています。たとえば、赤、黄色、緑のボール、チェックボックスの列、日付選択機能は、トレーニング タスクを動的に追跡したり、優先順位にフラグを付けたり、トレーニング プログラムの進行に応じて完了した段階を表現したりする上で最適です。

ガント チャートを使った進行状況の可視化

タイムラインが視覚的にわかりやすくなっており、クライアントは (それに Xiong 氏も) それぞれの段階が完了に向けてどの程度進捗しているのか、この先にどのようなステップがあるのかを簡単に確認できます。

継続的なメリット

「Smartsheet でカリキュラムを編集するメリットを挙げたらきりがありません。クライアントは Smartsheet を使った体系化により、1 年で政府との契約を申請することが可能になっています。3 年間も待機する必要はなくなっています。

「それ以外にも、プロジェクト管理の基本を学んでもらい、ビジネスのあらゆる領域に応用可能な作業追跡のツールと手法を紹介しています。」