ビジネスを変革するために Smartsheet を利用する EMyth (イーミス)

企業は自分たちが誰であり、何を表しているかをどのように見直すのでしょうか。この新しいレンズを使ってどのように再構築するのでしょうか。あるビジネス コーチング会社が昨年、これらのことを自らに問い、その発見に基づいて行動しました。そして変革の中心には Smartsheet がありました。 

EMyth (イーミス) は、EMyth (起業家の神話) ブック シリーズの成功から生まれた創業 40 年のビジネス コーチング会社です。長年にわたり、EMyth (イーミス) は 145 か国の 7 万社以上の企業との業務に関わってきました。同社の古い構造を刷新し、ビジネスを批判的に評価する中で、導入しているテクノロジー システムの更新が明らかに必要であると判断しました。

当初は簡易的なシステム アップグレードを想定していましたが、この機会にビジネスを全体的に考え直すことになりました。  

ビジネスの変革を受け入れるという決断

必要とされるシステムの大改造と会社の再構築に関わるプロジェクトとタスクは広範囲にわたり、すべての部門に影響しました。「プロジェクト管理のために導入したシステムは限定的でした。」と EMyth (イーミス) のプロジェクト マネージャーである Kelly Hay 氏は語っています。「私たちは Excel を利用してプロジェクトとタスクを記録していました。そのため、プロジェクトのタイムラインを簡単に表示することができず、変化についていくために会議で時間を無駄にしていました。」

EMyth (イーミス) が本当に成功するためには、社内で進行中のすべての変化を綿密に管理できるリーダーが必要でした。

EMyth (イーミス) のプログラム マネージメント担当ディレクターである Jackie Sangster 氏は、2012 年 4 月に EMyth (イーミス) のチームに加わりました。「私の最初の仕事は、行っている業務のために完璧なプロジェクト管理ソフトウェアを見つけ、それをチームに紹介することでした。一貫性を持って協力して進捗状況を追跡し、目標に向かって積極的に前進するためのシステムを開発したいと思いました。」

「Smartsheet を見つけたとき、まさにぴったりだと感じました。IT 部門のトップが Google の統合について言及し、まもなく Google Apps への移行が予定されていると述べたとき、他に候補はありませんでした。」と Sangster 氏は言います。

共同作業に適したトランスフォーメーションをクラウドで実現

Sangster 氏と EMyth (イーミス) は現在、Smartsheet で 7 つのワークストリームを管理しており、これらが会社全体の変革の中心になっています。

• 移行計画: 従来の一連の EMyth (イーミス) コーチング プロセスから新しいプロセスへの移行は容易な作業ではないため、各詳細が Smartsheet で追跡されます。ガント チャートにより、どの従業員もこの移行の進捗状況を簡単に確認できます。
• 企業の再ブランディング: EMyth (イーミス) の新しいアプローチは、新しい企業ブランド イメージに反映されています。Sangster 氏とそのチームは添付ファイルを使用して、このプロセスに関連するすべての資産を整理して見つけやすくし、プロジェクトのタイムラインとともにアーカイブしています。
• ビデオ プロジェクト: 新しいビデオでは、EMyth (イーミス) のクライアントの説得力のあるストーリーと、昨年クライアントがたどった道のりが語られています。これらのビデオの作成は、絵コンテ作りから最終的なレンダリング ステップまですべて Smartsheet で追跡され、文書化されています。
• ウェブサイトの開発と再設計: EMyth (イーミス) の新しいウェブサイトのアイデア、メモ、契約、画像、タイムラインはすべて 1 つの場所に記録されています。
• コンテンツ開発: EMyth (イーミス) の再考されたもう 1 つの重要な機能は、新しい製品提供システムです。これによってさらに多様なサービスをクライアントに提供することが可能です。この新しいシステムの開発フェーズはそれぞれ Smartsheet で追跡されます。
• 製品の提供: また EMyth (イーミス) は、クライアントがコーチング サービスにアクセスするために必要なオプションを再評価し、現在では包括的なオンライン コーチングを提供しています。Smartsheet を使用して、これらの新製品の開発が追跡され、その提供が調整されています。  
• 人事: EMyth (イーミス) は Smartsheet を使用して、スタッフ メンバーの新規採用からスケジュールやマイルストーンのトレーニングまで、新たに拡張されたコーチング ネットワークの採用およびトレーニングを管理しています。  

Smartsheet と Google によりシステムを連携

Sangster 氏のワークストリームと同様に、EMyth (イーミス) の IT 部門でも Smartsheet を使用して、すべてのシステム移行の計画と管理を行っています。最近では Outlook から Gmail への移行を行いました。  

Smartsheet の採用は、EMyth (イーミス) のクラウドへの移行のほんの一部に過ぎませんでした。Gmail に加えて、現在は Google ドキュメントと Google ドライブを使用しています。 

「シート内に割り当てられた主要なタスクにはすべて、要件や目標が記述された Google ドキュメントが関連付けられています。それによって、すべての関係者がプロジェクトの背景を把握できるようになりました。」と Sangster 氏は説明します。  

メイン ストリート再構築の時間を節約

「Smartsheet を使えば、すべてがつながります。」と Sangster 氏は言います。「これらのクラウドベースのシステムによって内部システムが連携することは、改革にあたって EMyth (イーミス) がまさに必要としていたことです。」

Smartsheet と Google がシームレスに連携することで、コミュニケーションとフィードバックがより効率的になります。さらに Sangster 氏は、今年は約 2,000 時間の会議時間を節約できると見積もっています。「今は誰もが共同作業を行う能力があります。EMyth (イーミス) ではメガシフトが起こりました。プロジェクト管理を率先して受け入れています。

「当社の IT 部門は、Smartsheet と Google Apps のおかげで大きく変化しました。」と EMyth (イーミス) の COO である Ben Ostergaard 氏は述べています。「テクノロジーを持っているからといって、必ずしも仕事のやり方を知っているとは限らないことに気づきました。Smartsheet と Google Apps によってテクノロジーが仕事を遂行するための妨げにはならなくなりました。自己責任が促進され、従業員が自分のテクノロジーの使用に責任を持つことができます。IT の保守や危機の解決に追われていた日々は過去のものとなりました。『何ができるか』を考えるのではなく『今何ができるか』を考えるためリソースがあります。」

EMyth (イーミス) の事業開発担当副社長である Tricia Huebner 氏は「Smartsheet は当社の変革における全体の進捗状況を追跡する手段となりました。」と述べています。「私たちはイノベーションと進歩的な考え方という約束を、まったく新しい方法でクライアントに提供することができます。Smartsheet と Google によって EMyth (イーミス) はより多くの製品とプログラムの開発に投資するための時間と資金を取り戻し、顧客が当社の経済的な柱である持続可能で収益性の高いビジネスを創出できるように顧客にサービスを提供できるようになったのです。」