Creative Kingdoms (クリエイティブ キングダムズ) が Smartsheet で組織の枠を超えた共同作業をシンプルに

毎年 900 万人以上の来訪者を迎える Great Wolf Resorts (グレート ウルフ リゾーツ) は、北米最大の家族向けバケーション運営会社の 1 つです。数十の公園を営み、Creative Kingdoms (クリエイティブ キングダムズ) という子会社を設立して、テクノロジー、ストーリーテリング、ゲームでブランドに命を吹き込む完全統合型のブランディング サービスを提供しています。

Creative Kingdoms (クリエイティブ キングダムズ) のコンテンツ チームと生産チームは、来訪者とクライアントに忘れられない体験をしてもらうために、遊園地の建設と運営、想像性豊かなソフトウェアの開発、ケネディ宇宙センターなどの組織との共同作業を行っています。

これらのプロジェクトを運用するためにチームはツールを組み合わせて使っていましたが、プロジェクト間、アプリケーション間で連携させて総合的に表示する手段がありませんでした。Creative Kingdoms (クリエイティブ キングダムズ) の制作作業は、作業の流れ、プロジェクト チーム、サイロ化されたツールの境界線が曖昧なまま範囲を広げていきました。

特に仕事の負荷の増大に伴って、情報が分断されて混乱が生じ、作業が遅れるようになりました。制作管理チームはすべてのプロジェクトに関するタイムリーで正確な情報を得るために、必要な情報を電子メールやスプレッドシートから探し出し、Jira で各プロジェクトの情報に反映させるまで何時間もかけていました。

「私たちのプロジェクト管理の状況は実に一風変わっていました。何しろ、Jira ではアジャイル ソフトウェア開発手法を使用していましたし、コンテンツ チームとの作業ではウォーターフォール手法を使用していたのですから。」と生産担当ディレクターの Natalie Pohorski 氏は説明します。「それに公園における物理的な設置も管理する必要もありました。このようにさまざまなシステムを持つ各チームの足並みを揃えることは難しくなっていたのです。」

Smartsheet for Jira で貴重な時間を節約

Creative Kingdoms (クリエイティブ キングダムズ) のチームが増加する仕事量の求めに応えるために必要としていたツールは、Jira でのアジャイル ソフトウェア開発を維持しつつ、生産の全体的なステータスを包括的に視覚化できるツールでした。そこで、Smartsheet for Jira と連携させて、各部門が協力し合って作業に取り組めるようにして作業の効果を高め、業務をうまく扱える範囲に収めるようにしました。

Pohorski 氏は、組織全体から必要な情報を集められるように、Smartsheet と Jira が連携するようワークフローをセットアップしました。同氏はプロジェクトを 1 つのスプリントにまとめ、アジャイル スクラム ボードを使用して進捗を管理するようにしました。チームに対してこのようなアプローチを採ったため、データ処理に二度手間が発生することがなくなりました。これは、ばらばらに使われていたツールに手作業で情報を追加することがなくなったからです。それと同時に、プロジェクトの状況を一貫して正確に反映する Smartsheet のビューに、経営陣が簡単にアクセスできるようにしました。

Jira との連携は、Pohorski 氏とそのチームによる開発プロセスの管理にすぐに効果を発揮しました。ワークフローが自動化されたため、データの収集と再入力に割く時間が不要になり、最新のステータスが常にリアルタイムで反映されるようになりました。

「今ではすべてのレポート処理を一元化しています。おかげで、たくさん抱えていた冗長性の問題を解消することができました。」と Pohorski 氏は語ります。

組織の枠を超えた共同作業

Creative Kingdoms (クリエイティブ キングダムズ) の制作チームとコンテンツ チームはすぐにステータスを把握でき、プロジェクトとプロセスを一元的に管理することができます。経営陣やビジネス上の関係者は、制作ソフトウェア開発プロジェクトの状況を把握できると同時に、組織の枠を超えた協調的な作業環境を推進しています。

Creative Kingdoms (クリエイティブ キングダムズ) は、たった 1 年の間に、共同作業の管理が向上して、増え続けるビジネスへの需要に応えられるようコントロールできるようになり、リソースにかける時間を 10% 短縮できると予測しています。

また、効率が上がり、プロセスが改善されたため、Creative Kingdoms (クリエイティブ キングダムズ) は顧客とクライアントが期待している魅力的な体験を継続的に提供できるようになりました。