マーケティングの効率性と共同作業力の向上

Behr Process Corporation は、北米最大の建築用塗料および外装木材ケア製品サプライヤーのひとつです。 Behr マーケティング チームは、年間のロードショーのためにスケジュールを厳守し、資材を発送し、看板を設置する必要があり、より効率的に運営し、複数のイベントを同時に開催している場合も仕事を続けられる方法を必要としていました。

業界

  • 建設 / エンジニアリング

組織/団体規模

  • エンタープライズ (従業員 10,000 人以上)

地域

  • 北米

使用事例

  • マーケティング オペレーション

これは経営陣への報告の場面で非常に役立ちました。 チームが各イベントのあらゆる詳細について考え抜いたことを示すタスク リストを、簡単に提示することができます。 誰でも参加してプロジェクトの状況を確認し、そして必要に応じてサポートできるため、私のチームでは、時間と経費を大幅に節約できています。

プロフェッショナル製品およびサービス担当ディレクター、Lisa Kudukis

専門の請負業者による仕事の遂行をサポート

現在、Behr は、消費者と専門請負業者という 2 つの主な市場に重点的に取り組んでいます。 請負業者市場には、塗装工、資産管理者、および建設業者が入り混じっています。 新製品の発売、Web サイト開発、PR イベント、および専門請負業者のニーズをサポートするその他の活動に重点的に取り組む専任のマーケティング チームを設けていることは、Behr のビジネスにとって非常に重要な部分です。

このチームが重点的に取り組むプログラムの一例として、幅広い専門請負業者のオーディエンスを結びつける上で役立つプログラム、Behr プロ エクスペリエンス ツアーが挙げられます。 毎年開催される全国を巡るこのイベントでは、5 つのツアー チームに分かれて、34 州にある 75 の市場を訪ねます。 Behr のプロ マーケティング チームは、500 か所以上もの The Home Depot での活動の計画とプロモーションを担当しています。 スケジュールを厳守し、資材を発送し、看板を設置する必要があり、さらに各イベントを通して一貫性のある外観や雰囲気作りが必要となります。そして、これほど多くの活動を調整するには膨大な時間と労力が必要です。

2011 年に Lisa Kudukis 氏がプロフェッショナル製品およびサービス担当ディレクターとして Behr に入社した時、マーケティング チームはスプレッドシートを使ってこれらの活動をすべて管理していました。 しかし、この方法はスピード感のあるグループの中では機能せず、特にツアー中はまったく機能していませんでした。

「私たちが直面した最大の課題の 1 つが、各イベントの情報をチームの皆に伝えることでした。何がうまくいって、何がうまくいかなかったのか、今後の提出書類や期日、フォローアップ…とにかくありとあらゆるものです。 チームが取り組んでいる戦略は Behr プロ エクスペリエンス ツアーだけではありませんでした。 各チーム メンバーはそれぞれ同時進行で取り組んでいることがあり、時折、情報の壁が形成されていました。 直前になって問題が発生し、プロジェクトの担当者がつかまらないと、チームの中に問題を解決できる人がほかに誰もいませんでした」と、Kudukis 氏は説明します。

経営陣のボトルネック

Kudukis 氏の生産性を妨害したもう 1 つの弱点は、彼女の 11 人の直属の部下たちがそれぞれ独自のスプレッドシートでプロジェクトの情報を提出していた点でした。 それはつまり、彼女が上層部のためにチーム レポートを作成する際には、同じフォーマットで統一されていない 11 個の文書を開いて閲覧する必要がある、ということでした。 また、文書のバージョンの互換性の問題も発生し、本当に最新の情報を見ているのか、彼女自身もわかりませんでした。 イライラが積み重なり、彼女は改善が必要だと痛感しました。

「チーム全体の活動の管理には Microsoft Excel を使用していましたが、それでは、ほんの一瞬のことしか把握できませんでした。 私たちが必要としていたのは、すべての活動や締め切りの最新情報を知らせてくれ、活動の追跡や管理のための一貫性のあるフォーマットを提供し、さらに経営陣のための報告書を作成する上で必要な情報をすべて提示してくれる、そんな共同作業ツールでした。 自分たちの管理する物すべての全体像を視覚化してくれるだけでなく、常に変化する活動の詳細を取り仕切る上で、使いやすいことが必要でした。 これは、1 つのツールに求めるにはかなりの難題です」と、Kudukis 氏は言います。

本当の意味での共有

より良いソリューションを探し始めて、Kukukis 氏は必要不可欠な重要な条件に気づきました。

 

チーム全体で、使いやすく直観的に使用できるものである

各イベントに必要な補足情報を添付として追加できる

チーム メンバーがどこからでもログインして、リアルタイムに更新できるクラウドベースのソリューションである

多数の選択肢を比較検討し、Kudukis 氏はチームのプロジェクト管理ツールとして Smartsheet を選びました。 はじめにチーム内で協力し、誰もが活動の記録に使用できるテンプレートを作成しました。 これにより、どのプロジェクトも同じフォーマットで整理され、更新が簡単になりました。

次に彼女は、各部下の主な取り組みの情報を網羅したマスター ダッシュボードを作成しました。 ステータス情報などの重要なデータを含むセルは、チーム メンバーの個別のシートに直接リンクされているため、メンバーが変更を加えると自動的に情報が更新されます (Smartsheet のセル リンクの詳細情報をご覧ください)。 今では、すべてが 1 か所に集約されて便利になり、Kudukis 氏はすべてのプロジェクトの全体像を見ることができます。これこそ彼女が求めていたものでした。

Kudukis 氏は次のように説明しています。「これは、経営陣への報告の場面で非常に役立ちました。 チームが各イベントのあらゆる詳細について考え抜いたことを示すタスク リストを、簡単に提示することができます。 さらに、経営陣の誰もが内容を掘り下げて見られ、好きな時にいつでも書類を閲覧し、私たちの仕事内容を確認できるのです。 誰でも参加してプロジェクトの状況を確認し、そして必要に応じてサポートできるため、私のチームでは、時間と経費を大幅に節約できています。 また、新規業務開発のチャンスや障害物を見極める上でも役立っています」

Smartseet の導入後、Kudukis 氏とチームが気づいた利点は次のようなものでした。

 

使いやすいためすぐに導入が可能で、投資利益率の向上につながる

共同作業が強化され、生産性と効率が向上する

レポート、トラブルシューティング、および予算管理を簡略化できる

先を見据える

Kudukis 氏は、チームは現在のところ Smartsheet の多数の機能のほんの一部分しか使用していないと鋭く指摘しています。 たとえば、予算管理の場面にも Smartsheet を使用しようと計画中です。 さらに、物流管理チームを含む Behr の別のチームもSmartsheet の活用をはじめており、クチコミによる宣伝やこのソリューションの持つ共同作業という性質が、Behr のような大企業で多くの注目を集めるのに役立つことを証明しています。