マーケティングの効率性と共同作業力の向上

専門の請負業者による仕事の遂行をサポート

現在、Behr (ベーア) は、消費者と専門請負業者という 2 つの主な市場に重点的に取り組んでいます。請負業者市場には、塗装工、資産管理者、および建設業者が入り混じっています。新製品の発売、Web サイト開発、PR イベント、および専門請負業者のニーズをサポートするその他の活動に重点的に取り組む専任のマーケティング チームを設けていることは、Behr (ベーア) のビジネスにとって非常に重要な部分です。

このチームが重点的に取り組むプログラムの一例として、幅広い専門請負業者のオーディエンスを結びつける上で役立つプログラム、Behr (ベーア) プロ エクスペリエンス ツアーが挙げられます。毎年開催される全国を巡るこのイベントでは、5 つのツアー チームに分かれて、34 州にある 75 か所の市場を訪ねます。Behr (ベーア) のプロ マーケティング チームは、500 か所を超える The Home Depot (ホーム デポ) での活動の計画とプロモーションを担当しています。スケジュールを厳守し、資材を発送し、看板を設置する必要があり、さらに各イベントを通して一貫性のある外観や雰囲気作りが必要となります。そして、これほど多くの活動を調整するには膨大な時間と労力が必要です。

2011 年に Lisa Kudukis 氏がプロフェッショナル製品およびサービス担当ディレクターとして Behr (ベーア) に入社した時、マーケティング チームはスプレッドシートを使ってこれらの活動をすべて管理していました。しかし、この方法は頻繁にツアーに出回っていて、スピード感のあるグループで機能していませんでした。

「私たちが直面した最大の課題の 1 つは、何がうまくいって、何がうまくいかなかったのか、今後の提出書類や期日、フォローアップなど、ありとあらゆることについて、各イベントの情報をチームの皆に伝えることでした。チームが取り組んでいた戦略は Behr (ベーア) プロ エクスペリエンス ツアーだけではありませんでした。チーム メンバーにはそれぞれ同時進行で取り組んでいることがあり、時折、情報の壁が形成されていました。直前になって問題が発生し、プロジェクトの担当者がつかまらないと、チームの中に問題を解決できる人がほかに誰もいませんでした。」と、Kudukis 氏は説明します。

経営陣のボトルネック

Kudukis 氏の生産性を妨害したもう 1 つの弱点は、11 人の直属の部下たちがそれぞれ個人のスプレッドシートでプロジェクトの情報を提出していた点でした。それはつまり、彼女が上層部のために全体的なチーム レポートを作成する際には、同じフォーマットで統一されていない 11 件の異なる文書を開いて閲覧する必要がある、ということでした。また、バージョン管理の問題も発生し、本当に最新の情報を見ているかどうかがわかりませんでした。フラストレーションが募るにつれて、改善が必要であると実感しました。

「チーム全体の活動の管理には Microsoft Excel を使用していましたが、それでは、決められたある時点のことしか把握できませんでした。私たちが必要としていたのは、すべての活動や締め切りの最新情報を知らせてくれて、活動の追跡や管理のための一貫性のあるフォーマットを提供し、さらに経営陣向けにレポートを作成する上で必要な情報をすべて提示してくれる、そんな共同作業ツールでした。自分たちの管理する物すべての全体像を視覚化するだけではなく、常に変化する各活動の詳細を把握しやすくするために、使いやすいものである必要がありました。これは、1 つのツールにとってかなり困難な要求です。」と、Kudukis 氏は述べました。

本当の意味での共有

より良いソリューションを探し始めた際に、Kudukis 氏は必要不可欠で重要な条件に気づきました。

• チーム全体で、使いやすく直観的に使用できるものである

• 各イベントに必要な補足情報を添付として追加できる

• チーム メンバーがどこからでもログインして、リアルタイムに更新できるクラウドベースのソリューションである

多数の選択肢を比較検討し、Kudukis 氏はチームのプロジェクト管理ツールとして Smartsheet を選択しました。はじめにチーム内で協力し、誰もが活動の追跡に使用できるテンプレートを作成しました。これで、どのプロジェクトも同じデザインになることによって、更新が簡単になりました。

次に Kudukis 氏は、各部下の主な取り組みに関する情報を網羅したマスター ダッシュボードを作成しました。ステータス情報などの重要なデータを含むセルは、チーム メンバーの個別のシートに直接リンクされているため、チームが変更を加えると自動的に情報が更新されます (Smartsheet のセル リンクに関する詳細情報をご覧ください)。今では、すべてが 1 つの便利な場所に集約されて、Kudukis 氏はすべてのプロジェクトの全体像を見ることができます。これこそ彼女が求めていたものでした。

Kudukis 氏は次のように説明しています。「これは、経営陣への報告の場面で非常に役立ちました。チームが各イベントのあらゆる詳細について考え抜いたことを示すタスク リストを、簡単に提示することができます。さらに、経営陣の誰もが詳細を確認できて、好きな時にいつでも書類を閲覧し、私たちの仕事内容を確認できます。誰でも参加してプロジェクトのステータスを確認し、必要に応じてサポートできるため、私のチームでは時間と経費を大幅に節約できています。また、新規業務開発のチャンスや障害物を見極める上でも役立っています。」

Smartseet の導入後、Kudukis 氏とチームが気づいた利点は次のようなものでした。

• 使いやすいためすぐに導入が可能で、投資利益率の向上につながる

• 共同作業が強化され、生産性と効率が向上する

• レポート作成、トラブルシューティング、および予算管理を簡略化できる

先を見据える

Kudukis 氏は、チームが多数ある Smartsheet の機能の一部しか使用していないと鋭く指摘しています。たとえば、予算作成のために Smartsheet を使用しようと計画中です。さらに、物流管理チームを含む Behr (ベーア) の他のチームも Smartsheet を使用し始めており、クチコミによる宣伝やこのソリューションの共同作業という性質が、Behr (ベーア) のような大企業で多くの注目を集めることに役立つことが再証明されています。