4EF はワークフローを合理化し、効率を 50% 向上

4EF は、製造業のオペレーションを最適化し、より効率的に運営するためのテクノロジー コンサルティング サービスを提供しています。 オランダを拠点とする同社は、エンタープライズ リソース プランニング (ERP)、ビジネス インテリジェンス、クラウド ベースのホスティング ソリューションを統合するカスタム ソフトウェアを作成し、顧客がテクノロジーへの投資から最大限の利益を得られるようにしています。

従業員は、 コンピューター プログラマー、プロジェクト マネージャー、マーケティング担当者など、さまざまな役割を担っています。

お客様の製造工程を理解するために、4EF の社員は工場の現場に何時間も足を運びます。 カスタムのソリューションを作成する前に、まずお客様の戦略的目標と実際のオペレーションの間にある断絶を特定する必要があります。

4EF のプロジェクト ポートフォリオ マネージャー兼テクニカル コンサルタントの Maaik Meijerink 氏は、「当社は、お客様が望んでいるものと持っているものの間のギャップを埋める仕事をしています」と述べています。

これらのギャップを埋めるには時間がかかり、多くのタスクが必要です。

しかし、同社は独自の大きなギャップに直面していました。 4EF の現在の作業管理ツールでは、ビジネスを成長させることはもちろん、プロジェクトを効率的に管理することも困難でした。

スタッフは、自分の仕事の各側面を正確に追跡することができず、その情報をクライアントと共有することもできませんでした。 また、以前の作業の計画時間に対する実際の時間に関するインサイトにアクセスできず、新しいプロジェクトの範囲を正確に把握することができませんでした。

チームのメンバーは、プロジェクトの計画や時間の追跡に Microsoft Excel を使用していましたが、より速く、より共同作業に適した方法を必要としていました。 彼らは、すべてのプロジェクトを明確に把握し、個々のタスクに費やされた請求可能な時間とそうでない時間を追跡したいと考えていました。

プロジェクトのステータスをリアルタイムで把握できないと、チームメンバーは日々、情報に基づいていない意思決定を行ってしまう危険性がありました。 これらのアクションはプロジェクトのタイムラインに悪影響を及ぼし、予算のミスマッチを引き起こし、現在のクライアントとの関係に影響を与えたり、将来の仕事を減らしたりする可能性があります。

ビジネスをコントロールするために、効率化の専門家は、日常業務をサポートし、戦略的目標に合わせられる柔軟なソリューションを必要としていました。

多くの未確定要素を追跡しながら効率化を図る

チーム メンバーのほとんどが現場で作業し、各プロジェクトには何百ものタスクが含まれるため、4EF は会社全体のプロジェクトのワークフローとリソースを追跡するための堅牢な作業実行ソリューションを必要としていました。

4EF は Smartsheet を見つけた時、このプラットフォームの作業管理と自動化ソリューションを利用することで、従業員の時間と才能を最大限に活用できると考えました。 チームメンバーは Smartsheet を簡単に導入し、プロジェクトのレポートとリソース計画に対するアプローチ全体を合理化しました。

たとえば、プロジェクトのどの時点でも、計画時間と実際の時間を比較できるようになりました。 各タスクの進捗状況を把握することで、プロジェクト マネージャーや顧客は、段階的な調整や、より多くの情報に基づいた意思決定を行うことができます。

「1 か月の間に、それまでの数年間で得られた以上の知見を得ることができました。 コスト、戦略的意思決定、社内外のコミュニケーションの面で、より効率的になっています。 実に、全体の効率を 50 パーセント向上させることができました」と Meijerink 氏は言います。

透明性とお客様とのコミュニケーションの向上

4EF は、Smartsheet を使用することで、最新の整理された包括的な情報を顧客と共有できるようになったことが最大のメリットだと考えています。 「お客様は、プロジェクトの各部分に何時間かかっているかなどのデータに簡単にアクセスできるようになりました」と Meijerink 氏は述べています。

Smartsheet のスケーラブルなソリューションは、Microsoft Power BI をはじめとする 4EF の既存のツールと容易に統合できるため、テクノロジーへの投資を最大限に活用できます。 また、従業員はより効率的に作業できるようになり、時間とコストを節約できます。

「私たちのチームは Smartsheet でメモを取り、それらを割り当て、シートを共有しています。 すべてのものが追跡され、収集され、あるべき場所で維持されているため、アクセス権を持つすべての人がすぐに行動を起こすことができます。 しかも、入力は一度だけで済みます。 このような効率化に加えて、プロジェクト管理が当社の製品ポートフォリオの中で大きな位置を占めるようになり、年間 60,000 ユーロの追加収益が見込めるようになりました」

この新しいアプローチは、会社のビジネスに波及効果をもたらしています。 これは、4EF のチーム メンバーの効率を高め、個人がビジネスの成長に貢献する付加価値のある活動に集中できるようになりました。